高校財務檔案管理的特殊性及管理策略

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

一、高校財務檔案管理的特殊性

1.財務檔案種類的特殊性

（1）會計憑證

會計憑證是財務在檔案管理中最基礎和最重要的部分，它是高校經濟活動的直接記錄，具有極高的法律效力。會計憑證主要分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是指直接來源于經濟業務活動的原始材料，具有直接性和真實性。比如，收據、發票、合同和銀行存款單等，它們能夠反映高校日常經濟活動的基本情況，確保財務處理的合規性；記賬憑證則是會計人員根據原始憑證編制的會計憑證，是財務會計工作中的重要文件，具有傳遞信息和形成會計記錄的功能。通過對原始憑證和記賬憑證的保存和管理，財務人員能夠全面、真實地記錄和追蹤每一項經濟活動，從而為后期的財務分析和決策提供可靠的數據依據。高校的財務管理體系需要高度重視會計憑證的準確性與完整性，任何疏忽都有可能導致財務數據失真，影響資金的合理使用和監管。

（2）會計賬簿

會計賬簿是高校財務管理中的核心檔案之一，它將所有的財務憑證信息整理和分類，為決策者提供詳細的財務數據支持。會計賬簿主要分為總賬、明細賬和日記賬等形式。總賬是對整個高校所有會計賬戶的匯總，記錄了所有資金和資產的變動情況，為財務報告提供了依據；明細賬則對每一項經濟活動展開具體分類記錄，能夠詳細列出某項資產、負債或收入支出的具體數據，便于財務人員深人了解高校的財務狀況；日記賬是記錄每日發生的經濟活動的賬簿，可以反映高校在某一時間段內所有財務收支的動態情況，確保財務信息的及時、準確更新。通過這些賬簿的保存和管理，高校能夠追溯每一筆資金流動的細節，有效防止財務漏洞或錯誤，保障資金管理的透明性和規范性。

（3）財務報告

財務報告是高校財務檔案中綜合性較強的部分，它通過對年度、季度或月度財務狀況的總結和分析，向管理層、監督部門和社會公眾展示高校的整體經濟運行情況。年度報表是反映高校財務全年收支、資產負債等綜合情況的核心文件，通常包括資產負債表、損益表和現金流量表等，具有高度的總結性和宏觀性；季度報表和月度報表則是基于年度報表的基礎上，對某階段的財務狀況實時匯報，具有更強的時效性和靈活性。這些財務報告不僅能夠幫助高校及時發現財務運營中的問題，還能為管理層提供決策依據，尤其在實施預算調整、資金配置和審計等方面具有重要作用。此外，財務報告還需要遵循一定的會計準則和法律規定，確保報告內容的公正性和透明度。

2.財務檔案管理的功能性

高校財務檔案管理不僅是對財務資料的保存，還具有多重功能性，這些功能為高校的財務管理、決策支持及監督提供了基礎保障。首先，財務檔案具有記錄功能。它可以全面、準確地記錄高校各項財務活動，如收入、支出、投資及資金流轉等。通過對財務檔案的整理和分析，高校可以清晰地了解其財務狀況、資金運作及經濟活動的全面信息，為管理層提供決策依據。其次，財務檔案具備保障功能。通過規范化的檔案管理，能夠為高校的日常管理提供信息支持。例如，財務檔案可以幫助學校合理規劃資源分配和資金使用，確保資金的合規性和合法性。

3.高校財務檔案管理的原則

高校財務檔案管理應遵循一系列基本原則，以確保檔案管理工作的規范性、完整性與高效性。完整性原則要求高校財務檔案管理系統必須涵蓋所有涉及財務活動的原始資料和重要記錄，包括會計憑證、賬簿和財務報表等。每一筆經濟活動的詳細記錄都應被完整保存，以確保檔案的系統性與完整性。通過完整的檔案記錄，高校能夠全面了解財務狀況，避免遺漏任何關鍵信息；真實性原則強調財務檔案的準確性和真憑實據。高校財務檔案必須真實、無誤地反映經濟活動的實際情況，對于資金管理、財務審計及合規檢查至關重要。真實性不僅保障了檔案的可信度，還為后續的財務分析和決策提供了可靠數據支持；時效性原則要求財務檔案的收集、整理和利用必須及時。在快速變化的財務環境中，及時更新財務檔案信息對于高校管理層決策和資金流動監控至關重要。財務檔案管理的延誤可能導致資金流向不清，甚至影響資金使用的透明度和合規性；安全性原則指明了財務檔案的保密和保護措施。在數字化時代，如何確保電子財務檔案的安全性和防范數據被泄露至關重要。高校應建立完善的檔案保護制度，包括數據備份、權限管理和加密處理等，確保檔案信息的安全性。

二、高校財務檔案管理的主要內容

1.檔案收集

高校財務檔案的收集工作是財務檔案管理的基礎，直接關系檔案信息的完整性和真實性，必須嚴格執行相關要求。收集范圍的明確是非常關鍵的。高校財務檔案收集應當包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等關鍵財務文檔，并結合學校的實際財務活動需求來補充。同時，收集工作的時限性也不可忽視。由于高校在寒暑假期間會有較長的停工期，因此，財務檔案的收集應盡量安排在學期末或假期前，避免因假期導致資料丟失或收集不全。為了確保檔案資料的完整性，財務人員需要在規定時間內全面收集所有財務信息，包括各類原始憑證、記賬憑證、發票以及合同等文件。檔案收集工作需要做好檔案交接管理。檔案的交接是確保檔案完整的重要一環，在收集工作完成后，檔案資料需要按照既定流程交接，確保檔案的無縫轉交與存檔。檔案的收集應根據相關政策文件實施規范化處理，保證財務檔案的系統性與規范性，以便于后期的管理與利用。

2.檔案整理與鑒定

高校財務檔案的整理與鑒定是確保檔案管理規范性和實用性的核心環節。整理工作要求檔案管理人員按照既定的分類標準和管理規定，對收集的財務檔案實行分類、排序和歸檔。財務檔案需要根據類別和重要性展開初步分類，如會計憑證、賬簿以及財務報告等。然后，遵循整理規范，將各類檔案材料依照時間順序或事件類別展開排列，以確保檔案的可追溯性和便于高效查找。檔案整理還包括對檔案材料實行編號和編制目錄，以保證檔案的系統性和規范性，便于未來的檢索和管理。財務檔案的鑒定工作同樣不可忽視。鑒定的目的在于對檔案的保存價值展開評估，確保留下來的檔案具有長期保存和實際使用價值。鑒定工作需要遵循檔案管理規定，結合高校財務活動的實際需求定期鑒定檔案，剔除已經過時或無效的文件，減少檔案空間占用，提高管理效率。對于具有長期保存價值的檔案，需采取適當的存儲措施，以確保其能夠長期保存并在需要時隨時可以調取使用。通過規范的整理與鑒定流程，能夠有效提高財務檔案的管理效率，并為后期的檔案利用提供便利。

3.檔案利用

檔案利用是高校財務檔案管理的最終目的，只有充分利用財務檔案信息，才能發揮其應有的價值。在檔案利用過程中，要推進高校財務檔案管理的信息化建設，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，形成便于存儲和查找的數字檔案系統。這一過程可以利用現代信息技術，如計算機系統、云存儲等，將各類財務檔案按時間順序錄人數據庫，確保數據的整合性與可訪問性。隨著大數據和云計算技術的發展，高校財務檔案不再局限于存儲和查閱，還可以通過數據挖掘技術對財務信息展開深入分析，從中提煉對高校發展具有參考價值的內容。這些信息可以為高校的戰略決策、資金分配、預算編制以及資源調配等方面提供有力的數據支持。高校財務檔案應服務于教學、科研和管理工作。在教學和科研領域，財務檔案可以提供真實的財務數據作為研究的基礎，幫助學生和教師深人了解高校的財務運營與管理模式。在管理方面，財務檔案可以為決策層提升資金使用的透明度，支持決策的科學化與民主化。通過合理的檔案利用，財務檔案可以幫助高校在資源配置、預算控制等方面實現更高效、更精確的管理。此外，高校財務檔案管理部門應主動提供檔案服務，利用檔案為學校其他部門和人員提供支持，推動學校整體發展的同時，提高檔案管理的社會價值和服務功能。

三、現階段高校財務檔案管理的實施策略

1.增強檔案收集工作的規范性

增強檔案收集工作的規范性是高校財務檔案管理的基礎，它直接關系檔案管理的效率和效果。在實施過程中，高校應明確檔案收集的具體范圍，確保所有與財務工作相關的資料都能夠被及時、全面地收集，包括財務報告、會計憑證和會計賬簿等關鍵檔案，每一項財務活動都會生成相應的財務文書，由于這些文書是日后財務分析和決策的依據，因此必須確保不遺漏任何關鍵文檔。同時，檔案收集還要考慮各類財務文件的有效性和保存價值，對于那些具有法律效力和歷史價值的檔案，要格外重視其收集和保存。檔案收集工作應結合高校實際情況，設定具體的時間節點，明確檔案收集的時間表和周期。由于高校通常有寒暑假等假期，因此財務檔案的收集應考慮到假期的特殊性，確保在假期前或假期期間完成檔案的收集工作，避免由于假期導致的檔案積壓和遺漏。在收集工作中，檔案管理人員需要提高責任意識，嚴格按照規定的程序來收集檔案，不能有所松懈。同時，應加強對檔案工作人員的培訓，使其了解檔案收集工作的重要性和技術要求，從而形成規范的收集流程和工作習慣。高校應完善檔案收集的管理制度，建立健全檔案收集工作流程，制定具體的操作規范和考核標準。對財務檔案收集人員實施定期的監督和考核，確保檔案收集的質量和效率。加強檔案收集的規范性，不僅能夠提高檔案管理的整體水平，還能為后續的檔案整理、鑒定和利用提供良好的基礎，避免出現檔案丟失、損壞或不合規的問題，確保財務檔案能夠長期有效地發揮其價值。

2.嚴格執行檔案整理和鑒定程序

嚴格執行檔案整理和鑒定程序是高校財務檔案管理工作的重要環節，它直接影響檔案管理的規范性、可用性和長效性。在檔案整理過程中，檔案管理人員應遵循科學、系統的整理流程，將收集的財務檔案根據內容、性質和保存價值分類。只有通過合理分類，才能確保后續的整理工作更加高效和準確。高校財務檔案應根據其不同的類型，如會計憑證、會計賬簿以及財務報表等分別整理。分類之后，檔案需要按照時間順序、賬目類別等展開排序，并為檔案設定編號和標簽，以便后續查找和管理。為了提高整理效率，可以借助現代信息技術手段，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立數字檔案系統，形成完整的檔案庫。檔案的鑒定工作是確保檔案管理質量的重要環節。通過鑒定，能夠對檔案的保存價值展開評估，判斷哪些檔案可以繼續保存，哪些可以銷毀。高校在檔案鑒定過程中，應遵循客觀、公正的原則，結合檔案的內容、歷史價值以及法律效力等因素展開科學判斷。對于過時且不再具有實際利用價值的檔案，應嚴格按照規定實行銷毀，以便騰出檔案存儲空間，確保檔案管理的高效性和資源的合理利用。此外，鑒定工作還需要根據檔案的保存期限定期復審，確保檔案的及時更新和科學管理。

3.提高檔案服務能力與利用價值

提高檔案服務能力與利用價值是高校財務檔案管理的最終目標，不僅有助于提高檔案管理的整體水平，還能夠有效支持高校決策、教學和科研等各項工作。為了提高檔案的服務能力，高校應積極推動檔案信息化建設，利用現代技術手段將傳統的紙質財務檔案轉化為電子檔案，建立數字化檔案管理系統。通過數字化管理，可以極大地提高檔案存儲、檢索和使用的效率，減少人工操作帶來的誤差和延遲。此外，數字化檔案還可以更方便地實行分類、排序和歸檔，為財務數據的快速分析和利用提供有力支持。高校應加強檔案信息的深度開發與應用，提升檔案的利用價值。通過對財務檔案的分析和挖掘，可以提取對高校戰略決策有幫助的信息，如資金使用狀況、項目支出等，為高校管理層提供精準的決策依據。利用大數據、云計算等技術，可以對檔案中的信息展開更為深入的分析，挖掘出潛在的規律和趨勢，幫助高校及時調整財務規劃，優化資源配置。高校還可以結合具體需求，開展專題財務檔案研究，針對某一特定領域或問題展開深人分析，從而為教學、科研和管理提供有價值的參考。為了提升檔案的利用價值，高校應加強檔案利用的培訓和宣傳，鼓勵各部門、各學科在日常工作中充分利用財務檔案資源。通過建立檔案利用機制，提升檔案利用的普及性和科學性，確保財務檔案能夠在學校管理、教學和科研等領域發揮最大效益。

四、結論

高校財務檔案管理在提高財務管理水平以及保障學校各項工作順利開展具有重要作用。通過規范化的檔案收集、科學的整理與鑒定程序以及高效的檔案利用，可以顯著提高檔案的價值和服務能力，推動高校財務管理的現代化與信息化。未來，高校應進一步加強檔案管理的信息化建設，利用先進的技術手段提高檔案的管理效率與利用價值。同時，隨著財務管理模式的不斷創新，檔案管理的流程和手段也需不斷優化，以適應新形勢下的需求，為高校的發展提供更強有力的支持。

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作者單位：濟寧職業技術學院