信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革路徑與高質(zhì)量發(fā)展策略研究

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理是關(guān)系事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵工作。在信息技術(shù)持續(xù)進(jìn)步的趨勢下，事業(yè)單位的檔案管理由人工作業(yè)逐步過渡到基于信息系統(tǒng)的管理模式。這種轉(zhuǎn)換在一定層面上加快了單位整體革新的步伐，并促進(jìn)了檔案管理職能進(jìn)入一個(gè)嶄新的發(fā)展時(shí)期。但是檔案管理工作的開展依然面對較多的問題，包括對信息化認(rèn)知程度較低，信息化管理制度不夠完善，信息化管理水平相對滯后等。面對智能化快速發(fā)展的時(shí)代背景，檔案管理工作開展需要深入理解和學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的應(yīng)用。基于此，在實(shí)施革新的過程中，事業(yè)單位應(yīng)重視采納前沿的發(fā)展觀念，整合先進(jìn)技術(shù)與現(xiàn)代化管理策略，確保檔案管理效率的顯著提升。

一、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要意義

在現(xiàn)今的背景下，事業(yè)單位對歸檔制度的更新顯得極為關(guān)鍵，其首要目標(biāo)是與時(shí)代的發(fā)展同步。隨著時(shí)代發(fā)展，單位對歸檔機(jī)制的更新能夠保障其發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。通過強(qiáng)化科技應(yīng)用，依托科技手段優(yōu)化管理模式，極大地提升了歸檔效能，并降低了操作成本，這對事業(yè)單位的長期發(fā)展具有積極的推動作用。此外，還推動了現(xiàn)代化資料保管的手段。歸檔方式從人工過渡到數(shù)字化管理，讓管理變得更加快捷，并且記錄的介質(zhì)也隨之轉(zhuǎn)變，由紙制檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，開啟了管理的嶄新篇章。與傳統(tǒng)方式相比，信息化歸檔管理無論在存儲還是檢索方面都更加容易，并且檔案也較少受到外界因素的影響，所需存儲空間較小，使得保存更有效率。在傳統(tǒng)管理下，紙質(zhì)檔案的整理比較煩瑣，查找時(shí)也頗為不便，未能對文件展開細(xì)致劃分，且在調(diào)用檔案時(shí)難以迅速取得，這種方式還存在信息不精準(zhǔn)的問題。在信息化管理模式下，歸檔管理信息準(zhǔn)確無誤、分門別類且井然有序，文件的檢索也變得方便快捷，調(diào)用流程更加順暢，還有效克服了檔案運(yùn)用不足的問題。相較于其他種類的管理，檔案管理在職責(zé)上更顯繁雜，其有效實(shí)施需要多方面的資源支撐，包括但不限于物質(zhì)和人力資源的配備，如此方能確保管理任務(wù)的順利執(zhí)行。此外，檔案管理的連續(xù)性特征較為顯著。因而在信息化背景下實(shí)施檔案管理領(lǐng)域的改革，必須制訂符合邏輯的計(jì)劃，并有效融人信息技術(shù)手段，識別管理中的不足，持續(xù)積累改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以此為未來的檔案管理工作提供有力的借鑒和參考。

二、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

1.信息化認(rèn)知水平較低

在展開文獻(xiàn)資料的保管與規(guī)劃過程中，許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員依然固守陳舊的思維模式與觀念來處理相關(guān)工作。他們對于當(dāng)代文獻(xiàn)保管的深層含義和廣泛范圍缺乏及時(shí)的認(rèn)識更新，未能有效把握數(shù)字化時(shí)代檔案保管的核心要點(diǎn)，導(dǎo)致其管理要旨模糊不清，在發(fā)掘、分析與利用各類文獻(xiàn)方面還有較大的提升空間，對信息技術(shù)手段的應(yīng)用不夠積極，有的工作人員甚至認(rèn)為信息化對于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展沒有好處。認(rèn)識上的不足導(dǎo)致其日常管理流于形式，未能有效彰顯檔案的價(jià)值，難以為單位發(fā)展提供有力的支持。同時(shí)，工作態(tài)度也顯得消極，在檔案資料整理和歸檔方面，缺乏前瞻性，開展工作不夠主動，檔案信息收集與編輯質(zhì)量較差，文獻(xiàn)信息處理質(zhì)量未能達(dá)標(biāo)，在資料搜集過程中缺乏全面的監(jiān)督，導(dǎo)致資料零散且不集中，進(jìn)而使得檔案保管無法達(dá)到預(yù)期效果。因而檔案管理體系亟待改進(jìn)。

2.信息化管理制度待完善

在事業(yè)單位推進(jìn)檔案信息化的過程中，由于缺乏全面的管理規(guī)定，未能構(gòu)建統(tǒng)一的管理體系與流程，以致管理行為顯得較為隨意。在歸檔眾多文件時(shí)，缺少一套統(tǒng)一的歸檔準(zhǔn)則，許多檔案信息并未納人檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致各部門的檔案管理各自為政，缺乏對檔案信息的有效統(tǒng)籌與監(jiān)管。負(fù)責(zé)檔案管理的部門在指導(dǎo)各部門開展檔案整理方面的執(zhí)行力度不足，未能從單位全局的角度出發(fā)開展工作，導(dǎo)致各部門在檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)上存在顯著差異，亟須提高整體管理水平。此外，檔案的遺失情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了檔案文件管理的整體效能。

3.信息化管理水平待提升

雖然國家在推進(jìn)信息化檔案管理工程的發(fā)展，但大部分單位的自動化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用仍處于探索階段，研究進(jìn)展止步于紙上談兵，實(shí)際應(yīng)用成果并不盡如人意。具體而言，各單位在管理檔案的過程中沒有建立完善的辦公自動化系統(tǒng)，因?yàn)橛布蛙浖O(shè)施的不足以及人才的缺乏，使得系統(tǒng)運(yùn)行效率并不高，應(yīng)用尚不廣泛，影響了整體的信息化管理水平。所以在電子檔案管理方面，工作人員普遍缺乏接受意愿，未能掌握必要的技術(shù)知識，且缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中難以發(fā)揮電子檔案管理應(yīng)有的效能，電子檔案系統(tǒng)的潛力未能得到充分挖掘，檔案管理技術(shù)水平遲遲未見提高。此外，一些單位在檔案管理上嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一性，由非專業(yè)人士兼職處理，缺乏專業(yè)知識和素質(zhì)，不可避免地削弱了檔案管理的專業(yè)性與效率，在人力資源配置上暴露出明顯的合理性不足，影響了單位的整體發(fā)展。

三、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的改革路徑

1.檔案管理信息化建設(shè)

主要是將過去的檔案資料借助先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)錄入電腦中，形成電子化檔案。這些檔案資料借助Word文件、Excel表格等多種電子格式實(shí)行存檔。這種方法的最突出優(yōu)點(diǎn)是其能夠便捷地保存和檢索檔案數(shù)據(jù)，從而大幅節(jié)約時(shí)間成本。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的電子化儲存，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存方式來說更加安全，儲存時(shí)間更長。只要在互聯(lián)網(wǎng)存在的情況下，相關(guān)檔案數(shù)據(jù)可以長久保存和使用。

2.檔案數(shù)據(jù)的自動化保護(hù)

在當(dāng)代的檔案管理實(shí)務(wù)中，核心手段便是依賴互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的保護(hù)。無論是內(nèi)網(wǎng)還是公司特定的網(wǎng)絡(luò)，均需提高其安全防護(hù)水平。主要是互聯(lián)網(wǎng)屬于開放的網(wǎng)絡(luò)，如果不能做好自我防護(hù)，可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息泄露或被篡改或被惡意盜取等，影響檔案管理的安全性。如果是保密單位，檔案信息的泄露還有一定風(fēng)險(xiǎn)造成國家安全威脅。因而需要重視檔案數(shù)據(jù)的自動化保護(hù)。對此，我國始終將檔案安全操控視為關(guān)鍵的科研方向，在確保檔案材料的完整性和安全性方面已取得較為系統(tǒng)的進(jìn)展，各類檔案材料均采取了相應(yīng)的防護(hù)措施。

3.檔案管理的現(xiàn)代化手段

在信息化時(shí)代背景下，對技術(shù)專業(yè)人士而言，檔案管理系統(tǒng)所提出的標(biāo)準(zhǔn)要求愈顯嚴(yán)格，必須確保相關(guān)工作人員足夠關(guān)注該領(lǐng)域，方能保障檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。從實(shí)際操作層面出發(fā)，事業(yè)單位應(yīng)著力培養(yǎng)工作人員對信息化建設(shè)的重視，讓他們深刻理解檔案信息化管理的核心價(jià)值。為減少工作失誤，必須著重在檔案管理的過程中實(shí)施創(chuàng)新，運(yùn)用最新的技術(shù)手段，確保管理工作的效率與準(zhǔn)確性得以提升。比如人工智能技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)等的應(yīng)用，對于提高檔案管理智能化水平都有積極作用，而且也便于對檔案資料的分析和利用。

四、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展策略

1.完善信息化檔案管理體系

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)獲得了顯著加強(qiáng)。作為單位發(fā)展不可或缺的一環(huán)，檔案管理必須融合當(dāng)前的實(shí)際狀況與未來需求，積極運(yùn)用信息化手段，提升管理質(zhì)量。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的革新進(jìn)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化信息技術(shù)的應(yīng)用成效，利用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程。首先，基于單位具體情況，制定合適的策略，清晰定義服務(wù)方式，并針對各階段的需求制訂細(xì)致的計(jì)劃，確保檔案服務(wù)的無縫銜接。其次，創(chuàng)建信息化服務(wù)平臺，為用戶提供更為便捷的檔案管理服務(wù)。通過該平臺提高檔案服務(wù)的效率，便于用戶快速、有效地查詢和獲取所需檔案信息，從而提高檔案管理的整體性能和服務(wù)質(zhì)量。再次，為確保信息化作業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)得到恰當(dāng)運(yùn)用，并發(fā)揮其應(yīng)有的作用，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建全面的檔案資料庫，確保信息資源的有序整合，進(jìn)而展現(xiàn)一個(gè)客觀、精準(zhǔn)且完整的組織檔案資料全景。最后，構(gòu)建完備的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，及時(shí)分類整理信息內(nèi)容，提高歸檔效率，促進(jìn)信息資源共享，為檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)造更有利的環(huán)境。在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的初始階段，必須前瞻性地考慮信息整合的長遠(yuǎn)規(guī)劃，留有充足的余地，保證在單位不斷發(fā)展情況下，依然可以收集海量的數(shù)據(jù)納入數(shù)據(jù)庫實(shí)施管理；在這個(gè)過程中，需要注意檔案人員自己的習(xí)慣，提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)的針對性，確保人員可以按照自己的習(xí)慣展開檔案資料的收集、整理、歸檔和分析處理。對此，還需要不斷挖掘各類檔案信息的潛在價(jià)值，建立健全管理系統(tǒng)維護(hù)機(jī)制，保證檔案資料的完整性，避免出現(xiàn)遺露、缺損或信息泄露等問題。另外要注意提升檔案人員的安全防護(hù)意識，可以熟練使用防火墻、殺病毒軟件等工具，隨時(shí)更新安全補(bǔ)丁，更新維護(hù)系統(tǒng)以及防護(hù)系統(tǒng)，預(yù)防出現(xiàn)信息泄露等問題。另外，還要定期備份重要檔案，以免因管理不善而導(dǎo)致檔案資料的丟失。

2.提高管理人員信息化水平

事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深化對檔案信息化建設(shè)重要性的理解，將其視為單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的核心要素之一。檔案管理人員的信息化素養(yǎng)直接關(guān)系到工作品質(zhì)，因而需不斷提高其信息化專業(yè)水平。事業(yè)單位可通過開展信息化培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)。在選拔人員時(shí)，需要綜合考慮其態(tài)度和專業(yè)技能，明晰信息化檔案管理的具體要求，并制定詳盡的崗位職責(zé)，以保證工作的規(guī)范性。此外，應(yīng)給予員工更多的培訓(xùn)機(jī)會，以增進(jìn)他們的專業(yè)知識。尤其是在信息技術(shù)的掌握上，通過專業(yè)培訓(xùn)，使其檔案管理知識與信息技術(shù)有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)管理流程的優(yōu)化提升。單位可以從內(nèi)部篩選相關(guān)人才，組織到社會或者高校實(shí)施檔案信息化管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，汲取先進(jìn)知識，彌補(bǔ)自身不足，提高綜合素質(zhì)。另外，依托現(xiàn)有的內(nèi)部培養(yǎng)機(jī)制，事業(yè)單位亟須著力吸引外部人才，積極面向社會公開招聘經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的檔案管理人才。他們應(yīng)接受過系統(tǒng)檔案學(xué)教育且熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，并具備將前沿理論與技術(shù)引入本組織的能力，能夠在檔案信息化處理過程中，面對突發(fā)狀況時(shí)迅速應(yīng)對，從而為事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)提供堅(jiān)實(shí)的支撐。

3.優(yōu)化信息化檔案管理方法

在推進(jìn)檔案管理改革的過程中，事業(yè)單位應(yīng)給予充分重視，確保管理措施的轉(zhuǎn)型升級，以保障領(lǐng)導(dǎo)干部及管理層能夠有效發(fā)揮指導(dǎo)作用。同時(shí)，需結(jié)合既定制度開展檔案管理，有序監(jiān)管檔案工作人員，確保其嚴(yán)格按照既定要求開展工作。管理團(tuán)隊(duì)中的成員須樹立正確理念，全方位優(yōu)化檔案管理工作，提高服務(wù)水平，以增強(qiáng)檔案管理的整體效能。信息化檔案管理模式作為一種順應(yīng)現(xiàn)代化需求的檔案管理模式，應(yīng)借助信息科技的深度融合來提高管理效率。在此過程中，檔案工作人員必須具備必要的技能，全面掌握檔案管理知識，以確保信息化檔案管理工作順暢開展，從而進(jìn)一步提升管理成效。

4.深化檔案管理信息化應(yīng)用

為了提高檔案管理效率，事業(yè)單位應(yīng)制定周詳?shù)囊?guī)章制度，以期顯著提升檔案管理效益。同時(shí)，必須對傳統(tǒng)檔案管理方式實(shí)施創(chuàng)新改進(jìn)，優(yōu)化管理機(jī)制，助推業(yè)務(wù)流程，確保檔案資料完整無缺。健全規(guī)章制度是一個(gè)持續(xù)的過程，須依據(jù)單位發(fā)展的現(xiàn)況，有效革新與創(chuàng)新單位運(yùn)營機(jī)制，激發(fā)員工的工作熱情，并使其充分認(rèn)識檔案管理的重要性，全面提升管理質(zhì)量。單位需建立起檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，確保單位內(nèi)部各個(gè)部門之間信息共享，支持對各部門業(yè)務(wù)檔案的實(shí)時(shí)收集與歸檔整理，避免出現(xiàn)遺漏。

5.強(qiáng)化檔案管理信息化支撐

以醫(yī)療單位為例，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理對其日常運(yùn)營具有極為關(guān)鍵的影響，利用信息化手段可顯著提升病患服務(wù)的便捷性。醫(yī)院開展檔案信息化管理，需要完備的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，搭建醫(yī)療信息網(wǎng)絡(luò)，有助于提高醫(yī)院整體競爭力。在檔案管理過程中實(shí)行細(xì)致的管控，加大資金投入，提升硬件設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量，并組建專門部門，確立高效的網(wǎng)絡(luò)管理體系，定期維護(hù)系統(tǒng)以預(yù)防潛在故障，避免信息傳遞受阻，確保檔案信息處理工作全方位實(shí)施。同時(shí)，還要保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，以取得更佳的應(yīng)用效果。還要關(guān)注對電子檔案材料的保存與管理，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)，根據(jù)本醫(yī)院檔案保管的現(xiàn)狀，打造專門的電子檔案存儲平臺，提高電子文檔安全存儲能力。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式轉(zhuǎn)向電子數(shù)據(jù)，并開始借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施檔案管理操作。在信息化環(huán)境下，管理模式的改革與高質(zhì)量發(fā)展是目前檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以優(yōu)化檔案管理操作流程，提高檔案管理效率和質(zhì)量，從而給社會帶來更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動了檔案管理工作的進(jìn)步。

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作者單位：鄄城縣第三人民醫(yī)院