數字化檔案管理賦能高校教學科研的策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是學校寶貴的信息資源，在高校教育教學、科學研究、學科建設和人才培養中發揮著基礎性、資源性作用。隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，高校檔案管理進入數字化時代，呈現存儲數字化、管理智能化以及服務個性化等新特征，不僅極大地提高了檔案管理的效率和質量，還為推動高校教育教學改革創新、服務師生教學科研需求提供了新的契機。數字化檔案與教育教學和科技創新的有效融合，能夠更好地發揮檔案的史料價值、憑證價值和文化價值，為高校人才培養質量提升、科技創新能力提高提供堅實的支撐。在新時代背景下，高校檔案工作人員要主動適應信息化發展的需要，充分運用大數據、云計算和人工智能等現代信息技術手段，更新工作理念，轉變服務方式，深人挖掘檔案資源，優化檔案資源配置，豐富和創新服務內容，拓展服務渠道，為教育教學和科技創新提供精準化、個性化的檔案信息服務，助力高校內涵式發展和高質量發展。

一、數字化時代高校檔案管理的特征

1.高校檔案資源數字化

近年來，各高校不斷加大信息化建設力度，加快檔案數字化進程，優化檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等環節。檔案數字化是指通過掃描、數碼拍攝和電子文件歸檔等方式，將紙質檔案轉化為數字信息，實現檔案信息資源的數字化存儲。數字檔案具有存儲密度大、檢索速度快和遠程利用方便等優點。檔案數字化存儲，節省了檔案室的空間，降低了檔案存儲成本。數字檔案可長期、穩定地保存，免受紙張老化、霉變等自然損毀的影響。數字檔案易于被檢索和查閱。用戶可以通過關鍵詞、分類號等途徑快速、精準地查找所需檔案，滿足了用戶快速獲取檔案資源的需求，提高了檔案利用的效率。

2.高校檔案管理智能化

智能化是數字化發展的高級階段，以人工智能、大數據和5G等新一代信息技術為支撐，推動檔案管理從數字化向智能化躍升。智能化檔案管理是傳統檔案管理與新興信息技術的高度融合，通過人工智能算法實現檔案資源的自動采集、智能審核、精準檢索和關聯分析等，有利于提高檔案管理的智能化、精細化水平。在檔案收集與整理方面，通過應用光符識別技術，可以自動識別、提取檔案文件中的關鍵信息，自動分類、組卷，實現檔案的自動化歸檔和整理。在檔案大數據分析方面，運用機器學習和自然語言處理等技術，可多維度、關聯性分析檔案資源，深度挖掘檔案資源價值，為高校發展決策、學科專業建設提供數據支持和情報服務。在人機交互方面，可利用語音識別和人臉識別等技術，實現人與檔案的智能交互，提供直觀、便捷和高效的檔案服務。運用物聯網技術實現檔案庫房環境的實時監測和預警，智能化管控溫濕度和光照等因素，保障檔案的安全。檔案智能化管理可以使檔案工作人員從煩瑣的事務性工作中解放出來，從被動服務向主動服務轉變，極大地提高了管理和服務效率。

3.高校檔案服務個性化

個性化服務是數字時代檔案服務創新的重要方向。個性化檔案服務能根據不同用戶的特點和需求，提供差異化、精準化的信息資源和咨詢指導。高校不同類型的用戶，如教師、學生和管理人員等，對檔案資源的需求差異較大。教師可能需要教學檔案、科研檔案，學生可能需要學習檔案、就業檔案，管理人員可能需要行政管理檔案、基礎設施檔案等。檔案數字化管理為實現檔案服務的精細化、個性化提供了條件。通過應用大數據分析技術，可分析不同用戶群體的檔案利用偏好、興趣特點，并形成對應的畫像，構建用戶個人偏好模型，有針對性地給用戶推送檔案資源，為他們提供個性化的咨詢指導服務。檔案工作人員還可根據不同單位、部門的工作性質，有側重地開發特色檔案信息產品，實現“一對一”的精準服務。個性化服務是新時代檔案服務創新發展的重要體現，需要檔案工作人員轉變工作理念，創新工作路徑，增強服務的針對性和有效性。

二、數字化檔案管理賦能高校教學科研的意義

1.加強思想政治教育

高校檔案蘊含著豐富的思想政治教育資源。校史檔案真實地記錄了學校發展的光輝歷程，承載著學校的紅色基因，是開展理想信念教育和愛國主義教育的寶貴財富。

第一，用好革命歷史檔案，運用數字化技術，整合紅色資源檔案。例如，“西遷精神”檔案，其生動詮釋了西遷老一輩科學家胸懷祖國、無私奉獻的崇高精神，彰顯了知識分子的家國情懷，是開展形勢與政策教育的鮮活素材。將革命歷史檔案與思政課教學深度融合，引導大學生在革命先烈事跡中感悟信仰的力量。

第二，用好優秀校友先進事跡檔案，發揮榜樣的示范引領作用。結合數字化技術，講好優秀校友故事，引導學生樹立遠大理想和砥礪奮斗的品格。

第三，用好重大歷史事件檔案，引導師生從歷史中汲取智慧和力量。利用數字化技術處理重大事件檔案，引導師生從中感悟中國共產黨的初心和使命，堅定他們對中國特色社會主義的信仰。

2.服務教學科研活動

高校檔案記錄了學校辦學治校、教書育人的方方面面，蘊藏著豐富的育人元素和創新源泉，能夠為教學科研活動提供基礎性的信息資源和數據支持服務。

第一，高校檔案提供了豐富的教學案例和素材。高校檔案工作人員可以從學校發展歷程檔案、專業建設檔案、課程建設檔案和教學管理檔案中，發掘和整理形式多樣、內容豐富的教學資源，為教師備課授課、更新教學內容提供素材，增強教學的針對性和實效性。

第二，高校檔案為科研選題和研究提供數據支撐。科研選題的質量一定程度上取決于前期調研資料的全面性和前沿性。學校將重大科研項目檔案、科研獎勵檔案和學術論文檔案等進行系統化數字化處理，深度挖掘具有前瞻性、針對性的選題方向，為教師確定研究主題、設計技術路線提供數據支撐和情報服務。此外，檔案工作人員還應跟蹤國內外學術研究的最新趨勢，主動提供高質量的文獻資料和咨詢服務。

第三，搭建學術交流平臺，促進科研成果轉化。檔案部門人員依托數字化技術，主動聯系校內外相關單位，建立“產學研用”的協同創新機制。檔案部門人員可以定期舉辦學術沙龍和科技成果交流會等，為科研人員交流最新學術動態、展示最新科研成果搭建平臺。高校檔案部門要積極推進科技成果的轉化，實現學校與社會的良性互動。

3.助力創新創業教育

創新創業教育是培養學生創新精神和實踐能力的重要途徑，高校要緊密結合檔案資源與創新創業教育，努力構建大學生創新創業成長的“加速器”。

第一，加強創新創業案例的挖掘與分析。結合學校現有創業檔案，利用數字化技術，形成案例庫。引導學生學習優秀創業事跡，了解創業歷程和創業規律。開展創業案例研究，找出創業成功的因素，總結創業成功的經驗，啟發學生的創業思路，提高其創業成功率。

第二，為創新創業項目孵化提供支持。鼓勵學生申報各類創新創業項目，為優秀創新創業項目提供多方面的支持。建立重點項目的立項、中期檢查和結題驗收等環節的檔案，借助數字化技術記錄項目運行全過程。及時總結項目實施效果，提煉推廣經驗，為后續項目開展提供借鑒。

第三，做好知識產權保護與管理的檔案服務。引導學生樹立知識產權保護意識，規范申請專利、軟件著作權等知識產權，做好知識產權檔案的收集、整理、統計和保管工作，為知識產權的申請、維護、運用和保護等提供支撐。開展知識產權檔案的分析研究，挖掘學校知識產權的特色和優勢，為制定知識產權管理政策、完善知識產權服務體系提供參考。加強知識產權信息的推送服務，引導師生及時了解掌握知識產權動態，提高知識產權創造、運用、管理和保護能力。

三、數字化時代高校檔案服務創新的策略

1.挖掘檔案資源，構建文化育人體系

高校檔案蘊藏著鮮活的思政教育素材，承載著學校的光榮傳統、優良校風。新時代高校檔案工作要進一步強化育人職能，深入挖掘檔案資源的思想內涵和育人價值，在文化育人中彰顯檔案新作為。

第一，加強檔案資源的數字化轉化。采用信息技術，加快館藏檔案的數字化進程，將散落的紙質檔案資料系統集成和規范整合。

第二，推動檔案資源跨部門、跨學科整合。注重發揮檔案資源的綜合效應，加強與校史館、博物館等部門資源的整合，達到優勢互補和關聯利用的目的。促進檔案學與歷史學、教育學等學科的交叉融合，拓展檔案資源的學術研究和教育應用價值。

第三，構建高校檔案資源共享平臺。在現有數字檔案管理系統基礎上，進一步完善功能，優化結構，實現館藏檔案資源的網上發布、檢索和利用。推動學校各類專題檔案數據庫的互聯互通，實現檔案資源的共建共享。積極推進館校合作、校際合作，實現優質檔案資源的共享共用，擴大檔案資源的輻射帶動效應。

2.加快信息平臺建設，推進檔案資源數字化轉型

第一，嵌入式檔案服務融入教學科研全流程。主動適應教育教學改革和信息技術發展需求，將檔案數字化服務嵌入教學科研活動的各環節。比如，在教學檔案方面，利用數字化手段記錄教學全過程，及時收集整理教學大綱、教案和教學日志等資料，動態反映教學狀態。在科研檔案方面，全程跟蹤科研項目的立項、實施到結題環節，提供科研成果的數字化管理服務。建立基于教學科研過程產生的動態檔案，為教學診斷和科研管理提供數據參考。

第二，開展基于大數據技術的檔案增值服務。利用大數據分析技術，深加工檔案館藏數據，發掘新的應用價值。通過數據關聯分析、可視化呈現等技術，形成反映學校辦學水平、學科實力和師資狀況等方面的分析報告，為學校發展決策、學科專業評估提供參考。針對不同類型的檔案用戶，為他們提供個性化的檔案大數據服務，提高服務的精準度。

第三，提供多樣化的檔案利用培訓和指導。檔案工作人員要更新服務理念，創新服務方式。檔案工作人員要組織形式多樣的檔案利用培訓活動，提升師生的檔案素養和信息技能。編制簡明易懂的數字檔案使用指南，方便師生查找利用檔案資源。建立網上咨詢平臺，及時解答師生在檔案利用中遇到的問題。構建線上線下相結合的新型服務模式，擴大服務范圍，提高服務效率和水平。

3.豐富線上線下服務，優化資源共享體系

檔案工作人員要堅持線上服務與線下服務并重，不斷創新服務內容和形式。組織線下活動時，檔案工作人員可以依托檔案館、校史館等實體場館，定期開展檔案文獻展和專題講座等。學校組織重大活動時，檔案工作人員要適時舉辦檔案展，全方位展示學校發展的恢宏歷程。在重要紀念日、傳統節日時，檔案工作人員要組織檔案文化活動，傳播校園文化。在線上，檔案工作人員要充分利用門戶網站、某博和某信等新媒體平臺，及時發布檔案信息，解讀檔案政策。開設網上展廳、數字檔案庫，提供在線檢索、瀏覽和咨詢等功能。開發移動客戶端，實現檔案服務的移動化、泛在化。針對師生關注的熱點內容，檔案工作人員可以組織在線檔案知識競賽和有獎問答等活動，調動師生參與檔案活動的積極性。還要注重線上線下的互動融合，將線下講座、展覽的精彩內容制作成視頻，并在線上平臺發布。將線上收集的師生建議和意見，在線下活動中努力改進，構建全方位、多層次和寬領域的新型服務體系。

4.加強人才隊伍建設，提高服務保障能力

第一，加強檔案管理人員的專業化培養。完善檔案學專業人才培養機制，大力開展在職培訓和繼續教育。突出數字化技能培訓，提升檔案工作人員的信息化素養，培養他們檔案數字化管理、大數據分析及知識挖掘等方面的能力。同時，注重加強職業精神和職業道德教育，增強檔案人員的責任感和使命感。

第二，建設復合型檔案工作團隊。高校要適應檔案工作數字化發展需求，科學設置崗位，配齊配強檔案專業人員、計算機技術人員和相關學科專業人員，促進多學科人才的交叉融合，形成專業互補、優勢疊加的復合型工作團隊。制定科學合理的人員聘用、管理制度，完善考核評價和職業發展通道，調動檔案工作人員的積極性和主動性。

第三，完善績效考核和激勵機制。將檔案數字化建設、服務創新和育人效果等納人考核指標，建立科學規范的績效考核評價體系。將考核結果與職稱評聘、崗位晉升和薪酬分配等掛鉤，形成能者上、優者獎的正向激勵機制。同時，加大人才引進力度，完善高層次人才引進政策，為數字化檔案管理服務創新提供堅實的人才支撐。

四、結語

數字時代，檔案工作從單純的文獻管理向知識服務轉型，從封閉保管向開放利用拓展。高校檔案工作人員要順應檔案信息化發展大勢，以服務育人為宗旨，以推動學校改革發展為己任，加快檔案資源數字化進程，更新服務理念，優化資源配置，豐富服務內容，創新服務方式，在文化育人、教學科研和創新創業等方面彰顯新作為，為提升人才培養質量、服務經濟社會發展作出新的更大貢獻。高校檔案工作者要以檔案數字化轉型為契機，不斷開創高校檔案事業發展的新局面，為學校高質量發展提供堅實的檔案信息支撐和服務保障。

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作者單位：濟寧職業技術學院