大數據時代民政檔案管理工作模式的創新路徑研究

中圖分類號：G721；D632 文獻標識碼：A

隨著大數據技術的迅猛發展和廣泛應用，各行各業都在積極探索與大數據技術的融合路徑，以提升工作效率和服務質量。民政檔案管理作為公共服務體系的重要組成部分，同樣面臨著從傳統紙質檔案管理向數字化和智能化管理轉型的迫切需求。

傳統的檔案管理模式存在數據分散、流程煩瑣和信息利用效率低等問題，已經難以滿足現代社會對高效、便捷和智能化服務的需求，大數據技術以其強大的數據存儲、處理和分析能力，為民政檔案管理提供了新的思路和方法。因而研究大數據時代民政檔案管理工作模式的創新路徑，對推動民政檔案管理的現代化和智能化，提高公共服務水平具有重要意義。

一、大數據在創新民政檔案管理工作模式中的意義

在信息化高速發展的今天，大數據技術的崛起為各行各業帶來深刻的變革，民政檔案管理領域也不例外。大數據技術的引入對民政檔案管理工作模式的創新具有深遠的意義。首先，大數據技術能夠大幅提高檔案管理效率，相比傳統的檔案管理方式依賴于人工操作，不僅耗時費力，還容易出錯，而大數據技術通過自動化與智能化的手段，可以實現對檔案信息的快速處理、存儲和檢索，從而極大地提高檔案管理的效率。其次，大數據技術有助于實現檔案信息的深度挖掘和利用。在大數據技術的支持下可對檔案信息展開全面的分析和挖掘，發現其中的規律和趨勢，為民政工作的決策提供更加精準的數據支持。最后，大數據技術還能夠推動民政檔案管理的現代化和智能化進程。通過構建大數據平臺，可實現檔案信息的數字化、網絡化和智能化管理，使檔案管理更加便捷、高效和智能。

二、大數據時代民政檔案管理工作中存在的不足

1.紙質檔案存儲空間有限

在民政檔案管理中，紙質檔案一直占據著重要地位，但隨著時間的推移，紙質檔案的數量不斷增加，其存儲空間問題愈發凸顯。一方面，紙質檔案需要占用大量的物理空間，對于空間資源有限的檔案管理部門來說，無疑是一個巨大的挑戰。另一方面，紙質檔案的保存和管理也面臨著諸多困難。紙質材料容易受到環境因素的影響，如潮濕、蟲蛀和火災等，這些都可能導致檔案信息的損壞或丟失。在大數據時代，信息量爆炸式增長，紙質檔案的存儲空間更是顯得捉襟見肘，且紙質檔案的查閱和復制也需要耗費大量的人力和物力，不僅增加了檔案管理成本，還降低了工作效率。

此外，紙質檔案空間有限的困境還體現在檔案信息的更新和維護上，由于紙質檔案難以快速修改和更新，一旦檔案信息發生變化，就需要重新制作新的檔案，不僅浪費了資源，還會增加檔案管理的復雜性，且紙質檔案的查閱和復制過程也容易出錯，影響檔案信息的準確性和可靠性。

2.手動檢索效率低下

在傳統的民政檔案管理中，檔案檢索主要依賴人工操作，這種手動檢索方式不僅耗時費力，還容易出錯，特別是在面對海量的檔案數據時，手動檢索的效率更是低下。在大數據時代，信息的快速檢索和精準定位是基本要求，而手動檢索顯然無法滿足這一需求。手動檢索效率低下的瓶頸主要體現在以下幾個方面：一是檢索速度慢。由于需要人工翻閱目錄和查找卡片等，手動檢索的速度往往非常緩慢，無法滿足快速獲取檔案信息的需求。二是檢索準確性低。手動檢索過程中容易出現遺漏或重復的情況，導致檢索結果的準確性降低。三是檢索成本高。手動檢索需要耗費大量的人力和物力，增加檔案管理成本。

此外，手動檢索還可能導致檔案信息的利用不充分，由于檢索效率低下，許多有價值的檔案信息可能被埋沒在海量數據中，無法得到有效的利用和開發，浪費信息資源的同時，也影響民政工作的整體效率和效果。

3.檔案共享機制欠缺

在當前的民政檔案管理中，各部門之間會因為缺乏有效的信息共享機制，且多數檔案信息分散存儲和管理，不同部門之間難以實現信息的互聯互通，造成信息資源浪費，影響民政檔案管理工作的整體效率。檔案共享機制欠缺的難題主要體現在以下幾個方面：一是信息共享渠道不暢。各部門之間缺乏有效的信息共享渠道和平臺，導致檔案信息無法及時傳遞和共享。二是部門之間存在一定的利益沖突和信息壁壘，信息共享意愿不足，影響檔案信息的共享和利用。三是信息共享標準不統一。由于各部門之間的檔案管理標準和規范存在差異，導致信息共享時存在兼容性問題，進一步限制了檔案信息的共享和利用。

此外，檔案共享機制欠缺還可能導致信息孤島的出現，原因在于各部門之間缺乏有效的信息共享機制，一些重要的檔案信息被孤立在特定部門或地區內，無法得到有效的利用和開發。

三、大數據時代民政檔案管理工作模式的創新路徑

1.構建大數據平臺，實現檔案數字化管理

在大數據時代，民政檔案管理面臨的首要挑戰是如何高效地管理和利用海量的檔案數據，構建大數據平臺實現檔案數字化管理，是解決這一問題的有效途徑。

婚姻檔案是民政部門管理的重要檔案之一，記錄了公民的婚姻狀況，包括結婚和離婚等關鍵信息，傳統的婚姻檔案管理方式以紙質檔案為主，存在存儲空間有限與檢索效率低等問題。隨著大數據技術的發展，構建婚姻檔案大數據平臺，實現檔案數字化管理，成為提高管理效率和服務質量的關鍵。構建婚姻檔案大數據平臺需要實現數據的采集、存儲、處理和分析。首先，需通過數字化手段將紙質婚姻檔案轉換為電子數據，實現數據的采集。其次，利用數據分析技術，深度挖掘和分析婚姻檔案數據，為民政決策提供數據支持。

以某市民政局為例，婚姻檔案大數據平臺的建設帶來顯著的效果。一方面，在線查詢和檢索功能提高了檔案的利用效率，市民可以通過互聯網或移動App等渠道，隨時隨地查詢自己的婚姻檔案，方便快捷。另一方面，通過數據分析技術，該局還可以對婚姻檔案數據展開深度挖掘和分析，為制定婚姻政策和優化服務流程等提供數據支持。

2.開發智能檢索系統，提高檔案搜索效率

在民政檔案管理中，土地檔案記錄了公民的土地權益，是維護社會穩定和公平正義的重要基礎，但傳統的土地檔案管理方式存在檢索效率低與準確性差等問題，如何開發智能檢索系統，提高檔案搜索效率，成為解決此類問題的關鍵。

以土地檔案管理為例，智能檢索系統的開發需要實現自然語言處理和機器學習等先進技術的應用。首先，通過自然語言處理技術，協助系統理解用戶的查詢意圖，提取關鍵信息，并將其與土地檔案數據庫中的數據匹配。其次，利用機器學習技術，系統可以不斷優化檢索算法，提高檢索的準確性和效率的同時，智能檢索系統還可以提供多種查詢方式，如關鍵詞查詢與模糊查詢等，滿足不同用戶的需求。

以某縣民政局為例，土地檔案智能檢索系統開發后，快速檢索提高了檔案的利用效率，使得用戶可以在短時間內快速找到所需信息，避免傳統檢索方式中煩瑣的查找過程。另外，精準定位提高了檔案的準確性，借此準確匹配用戶的查詢意圖和檔案數據庫中的數據，以防傳統檢索方式中可能出現的誤檢和漏檢情況。此外，智能檢索系統還可以根據用戶的查詢歷史和行為習慣，推薦相關的土地檔案信息，為用戶提供更加個性化的服務。

3.建立數據共享機制，強化跨部門協作能力

在民政檔案管理工作中，退伍軍人檔案記錄了退伍軍人的基本信息及其服役經歷，構成了保障退伍軍人合法權益和助力其就業創業的堅實基石。傳統的退伍軍人檔案管理方式存在部門間信息孤島和數據共享不暢等問題，建立數據共享機制，強化跨部門協作能力很有必要。

以退伍軍人檔案為例，數據共享機制的建立需要實現數據的標準化、整合和共享，此過程需通過制定統一的數據標準和規范，確保各部門之間的數據格式和內容一致，便于數據的整合和共享，并利用大數據平臺等技術手段，整合和存儲各部門的退伍軍人檔案數據，形成一個統一的數據倉庫。同時，建立數據共享平臺也很重要，更利于實現各部門之間的數據互聯互通和共享利用。

例如，某省退役軍人事務廳建立退伍軍人檔案數據共享機制后，可實現跨部門的數據共享和協作，在工作中制定了統一的數據標準和規范，整合和存儲各部門的退伍軍人檔案數據，并建立了數據共享平臺實現與公安、人社和教育等部門的互聯互通和數據共享。一方面，數據共享打破了部門間的信息孤島，實現了數據的互聯互通和共享利用，且各部門可通過數據共享平臺獲取所需的退伍軍人檔案信息，避免重復采集和錄人，提高了工作效率。另一方面，跨部門協作也提升了服務的精準性和針對性，且通過數據共享和協作，各部門還可共同制定針對退伍軍人的優惠政策和服務措施，為退伍軍人提供更加精準和貼心的服務。此外，數據共享還可以為制定退伍軍人政策和優化服務流程等提供數據支持，推動退伍軍人事務工作的科學化和規范化發展。

4.加強檔案信息安全防護，確保數據安全無虞

在大數據時代，民政檔案管理工作不僅面臨著數據量激增和管理難度加大的挑戰，還承擔著保護個人隱私和敏感信息的重任，特別是計生檔案類涉及個人生育情況和家庭關系等敏感信息的檔案，其信息安全防護工作尤為重要。

以計生檔案管理為例，探討大數據時代民政檔案管理工作中加強檔案信息安全防護的創新路徑。一方面，需構建完善的檔案信息安全防護體系，包括制定嚴格的檔案信息安全管理制度，明確檔案信息的收集、存儲、使用和銷毀等各環節的安全要求的同時，還要加強檔案信息安全技術防護，采用先進的加密技術和防火墻技術等手段，確保檔案數據在傳輸、存儲和處理過程中的安全性。另一方面，則應強化檔案信息安全意識教育，針對民政檔案管理人員定期開展檔案信息安全培訓，提高其對檔案信息安全重要性的認識和防范能力，并加強對公眾的檔案信息安全宣傳，引導公眾了解并遵守相關法律法規，共同維護檔案信息安全。

以某民政局為例，該局在加強計生檔案信息安全防護方面采取了多項創新措施。一方面，該局建立完善的檔案信息安全管理制度，明確檔案信息的收集、存儲、使用和銷毀等流程的安全要求，并設立了專門的檔案信息安全管理崗位，負責監督和管理檔案信息安全工作。另一方面，該局引入了先進的加密技術和防火墻技術，對計生檔案數據加密存儲和傳輸，有效防止數據被泄露和非法訪問。此外，該局還注重加強檔案信息安全意識教育，針對檔案管理人員，該局定期舉辦檔案信息安全培訓班，邀請專家授課，提高管理人員的檔案信息安全意識和防范能力。同時，還通過宣傳欄和某信公眾號等渠道，向公眾普及檔案信息安全知識，引導公眾了解并遵守相關法律法規，不僅有效防正數據被泄露和非法訪問等安全事件的發生，還提高了檔案管理人員和公眾的檔案信息安全意識，最終為民政檔案管理工作的順利開展提供了有力保障。

四、結語

綜上所述，大數據時代為民政檔案管理工作模式的創新提供了廣闊的空間和無限的可能。一方面，可通過構建大數據平臺，實現檔案的數字化管理，以此有效解決紙質檔案存儲空間有限的問題。同時，還可開發智能檢索系統，大幅提高檔案的搜索效率，使檔案信息的獲取更加便捷。另一方面，需建立數據共享機制，強化跨部門協作能力，為打破信息孤島和實現檔案資源的優化配置起到促進作用，全面推動民政檔案管理的現代化進程。

參考文獻：

[1]劉明強.大數據背景下民政檔案管理與文化建設分析[J].智庫時代，2023（26）：76-78.

[2]趙新星.大數據背景下強化檔案管理工作的思考[J].蘭臺內外，2024（02）：13-15.

[3]耿畫青.大數據時代事業單位檔案管理創新的思考[J].行政事業資產與財務，2024（02）：106-108.

[4]劉巍.基于大數據背景試析如何優化與創新民政檔案管理工作[J].中文信息，2022（04）：91-93.

[5]陳明玉.大數據時代民政檔案管理工作模式的創新策略研究[J].山東檔案，2022（06）：40.

[6]鄧增月.大數據時代下提升檔案管理工作質量的路徑探索[J].名匯，2024（05）：29-31.

[7]韓新芝，劉述田.探索大數據背景下檔案管理工作質量提升路徑[J].城市情報，2023（14）：94-96.

[8]劉英志.大數據背景下事業單位檔案管理工作創新思路[J].中文信息，2022（12）：37-39.

[9]項璞.“數字民政”視域下民政專業檔案信息化管理工作探析[J].黑龍江檔案，2022（05）：137-139.

[10]姜東艷.大數據技術在基層檔案工作中的應用探索[J].蘭臺世界，2022（03）：87-89.

作者單位：山東省日照市嵐山區黃墩鎮人民政府