解析事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是人類寶貴的歷史文化遺產，在新時代更是推進國家治理體系和治理能力現代化的重要基礎。隨著事業單位改革的不斷深入，加強人事檔案管理顯得尤為迫切和重要。當前，事業單位人事檔案管理還面臨一些亟待解決的現實問題，影響和制約了檔案管理的規范化、標準化和信息化水平。因而，事業單位要提高政治站位，以新理念、新思路以及新舉措強化人事檔案管理，著力健全制度、規范流程、夯實基礎和強化保障，全面提高管理的科學化、規范化以及現代化水平，為深化改革和推進治理現代化提供有力支撐。

一、檔案管理規范化的內涵

檔案管理規范化的內涵是指以科學化、制度化和程序化為基本特征，通過制定統一的工作標準和規范，對檔案收集、整理、保管以及利用等環節實施有效管控，實現檔案管理工作的標準化、規范化和精細化，從而進一步優化管理流程，提高工作效率，保障檔案安全和完整，為事業單位人事管理與決策提供有力支撐。其內涵的核心要義在于將原本隨意性、經驗性較強的檔案管理工作納入規范化、標準化軌道，利用科學系統的管理思路、方法和手段，使檔案工作的各環節、各項要求都能做到“有法可依、有章可循”，有效克服人為隨意性，避免管理行為的隨意性和盲目性，實現檔案管理工作的科學化與現代化。與此同時，規范化管理還應秉承與時俱進和開拓創新的理念，在堅持制度化與程序化的同時，積極順應信息化時代發展要求，主動運用計算機與網絡等現代技術手段改造傳統管理方式，進一步提高檔案管理的信息化與智能化水平。

二、事業單位提高人事檔案管理規范化水平的作用

1.提高檔案管理效率，優化資源配置事業單位提高人事檔案管理規范化水平，其首要作用在于顯著提高檔案管理效率，進而實現人力、物力以及財力等各類資源的優化配置。規范化管理能夠明確檔案收集、整理、保管以及利用等各環節的標準和要求，使檔案工作有章可循、有據可依。同時，科學合理的分類、編目和存儲方式，再輔以現代化信息技術手段，可快速、準確地查詢以及調取所需檔案，大幅壓縮時間成本，節約人力投人。不僅使檔案管理更加高效便捷，還能據此開展工作分析與績效評估等，為人事決策提供有力支撐，真正實現組織內人力資源的優化配置與高效利用。

2.保障人事檔案安全，維護信息完整性

規范化管理對于保障人事檔案安全、維護信息完整性具有重要作用。人事檔案蘊含大量個人隱私和敏感信息，一旦被泄露或丟失，不僅侵犯員工隱私權，還可能引發經濟糾紛、法律訴訟等嚴重后果。完善的管理制度和規范的操作流程，能夠從物理環境、設施設備以及人員行為等方面為檔案安全提供全方位保障；采取密級管理、權限設置以及跟蹤審計等手段，嚴格控制檔案的調閱、復制和借閱等使用行為；定期開展檔案清點、鑒定和統計，及時發現并消除安全隱患。

3.優化人事管理工作，提升決策科學性

事業單位推進人事檔案管理規范化，是優化人事管理工作、提升人事決策科學性的題中應有之義。人事檔案是開展人事管理的基礎和依據，其規范化、標準化和系統化水平直接影響人事工作質量與效率。利用完整、準確的檔案信息，可為人員聘用、崗位調整、考核晉升、薪酬福利及培訓發展等各項人事活動提供翔實依據，做到“事有憑、人有據”，杜絕“私拿亂調”和“任人唯親”等問題。通過深入挖掘、系統分析檔案數據，可以準確把握人力資源現狀，科學預測人才需求，為人事政策制定和重大決策部署提供有力支撐。

三、事業單位人事檔案管理的現狀分析

1.管理意識有待提高，重視程度仍需加強

縱觀當前事業單位人事檔案管理現狀，普遍存在管理意識淡薄、重視程度不足的問題。相當一部分單位領導對人事檔案管理認識不到位，將其視為無關緊要的“邊緣工作”，未將檔案管理納入全局工作布局，缺乏統籌謀劃、系統推進的思路和舉措；部分檔案管理人員責任心不強，滿足于“守著檔案睡大覺”，安于現狀和不思進取，未能主動作為、積極履職盡責。受此影響，事業單位在人力、物力和財力等方面對檔案管理的投入明顯不足，在機構設置、人員配備以及經費保障等方面重視不夠，客觀上限制了檔案管理工作的開展，難以實現應有作用與價值。

2.規范化程度不夠，標準執行不夠統一

事業單位在推進人事檔案管理規范化方面，尚存在諸多短板和不足。一方面，檔案管理制度不夠健全，覆蓋面和針對性不強，未能就檔案收集、整理、保管、鑒定以及利用等各環節作出明確規定，可操作性不強；相關流程不夠規范，缺乏可視化和程序化的工作指引，容易導致各說各話、各行其是的混亂局面。另一方面，即便制度健全、流程清晰，執行起來也往往不夠到位、不夠統一，存在寬嚴有別、標準不一的現象。究其原因，既有思想認識不到位的因素，也與執行監督不力密切相關。

3.信息化建設滯后，數字化轉型需推進

當前，事業單位人事檔案管理信息化建設總體滯后，與數字時代要求不相適應。很多單位仍沿用傳統的紙質檔案管理模式，檔案數字化水平不高，電子檔案比重較低；現有的檔案管理系統功能單一、性能薄弱，主要用于簡單查詢和統計，缺乏大數據分析和知識挖掘等智能應用，未能充分發揮信息化優勢和海量數據價值；各類人事管理系統相互割裂、互聯互通不足，數據匯聚融合難度較大，信息孤島問題凸顯。受制于信息化手段落后，檔案管理效率低下，知識服務能力不強，遠不能滿足人事管理決策對信息資源的需求，亟須加快推進數字化轉型。

4.安全保密措施不足，風險防控有待完善

事業單位在人事檔案安全保密和風險防控方面仍存在薄弱環節。檔案庫房選址、設計不夠科學合理，防盜、防火、防潮以及防塵等硬件設備設施配備不足，檔案存放環境和安全狀況堪憂；保密制度不夠健全，定密、管理、接收以及傳遞等環節銜接不緊密，把關不嚴格，泄密隱患時有發生；涉密檔案統計不清與管理混亂，電子載體檔案備份機制缺失，一旦發生損毀與丟失等情況，難以及時補救；從業人員安全意識淡薄，保密教育培訓不到位，客觀上增加了內部人為泄密的風險。

四、事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略

1.強化管理意識，完善制度體系建設

事業單位要切實強化人事檔案管理意識，需要領導干部率先垂范，以身作則，將檔案管理作為事關單位發展的重要工作來抓。領導干部應當加強學習，提高政治站位，把握檔案工作的政策導向，真正認識到做好新時期檔案管理工作的重要性。同時，領導干部要勇于擔當，敢于負責，將檔案工作擺上重要議事日程，納入單位整體工作布局，結合實際研究制定工作方案，明確目標任務、細化措施辦法，加大人力、物力和財力的投人，為檔案管理提供堅實保障。

在強化管理意識的同時，事業單位要著力構建健全的檔案管理制度體系。制度建設要堅持全面覆蓋、突出重點的原則，綜合考慮政策法規要求、單位實際情況以及檔案管理需要等因素，系統制定分類管理、保管利用、安全保密以及數字化建設等各項管理制度，并根據形勢任務變化，適時補充完善。在此基礎上，還要結合制度要求，系統梳理檔案管理業務流程，針對檔案收集、整理、統計、移交以及銷毀等重點環節，研究制定可視化、程序化的操作規程和實施細則，編制工作手冊和指南，使制度落地落細，可操作、可執行。與此同時，要建立健全配套的考核評價和責任追究機制，明確檔案管理要求和標準，做到用制度管人、按制度辦事，有力推進依法治檔、從嚴治檔。

2.健全規章制度，規范檔案管理流程

事業單位應當立足實際，制定出臺一整套切實管用的檔案管理規章制度。制度制定要堅持問題導向、需求導向，聚焦檔案管理中的突出矛盾和薄弱環節，有的放矢與精準發力。聘用檔案、職稱檔案、保密檔案以及復退檔案等分類管理制度必須健全，明確界定各類檔案的范圍、標準和要求；檔案信息采集、整理、統計、查詢以及利用等各環節的標準規范要細化量化，確保各項工作有章可循；檔案保管期限、保管條件、銷毀流程和移交接收等硬性要求必須嚴謹細致，確保檔案實體和內容安全。同時，檔案管理制度的制定還要廣泛聽取一線工作人員、檔案專家學者的意見建議，注重吸收借鑒兄弟單位的成熟經驗做法，在繼承優秀傳統基礎上不斷改革創新，切實增強制度的科學性、針對性和可操作性。

與此同時，事業單位要在健全規章制度的基礎上，大力規范檔案管理操作流程，推動制度落地見效。檔案管理流程涉及收集、整理、統計、鑒定、保管和利用等諸多環節，必須進一步優化完善與量化細化。檔案的收集起點和時限要明確，整理歸檔的原則、方法以及標準要細化，檔案信息錄入系統的項目、內容以及格式要規范，重要檔案的保管要求和調閱程序要嚴謹，檔案銷毀鑒定流程和移交接收辦法要科學。對各環節的流程規范要求，都應制作流程圖以直觀展現，同時輔以詳細的文字說明加以闡釋，清晰界定檔案管理各崗位的職責分工和工作任務，做到有據可依和有章可循。

3.推進信息化建設，實現智能化管理

事業單位必須順應數字化發展大勢，堅定不移地推進人事檔案信息化建設，力爭用現代信息技術手段變革傳統檔案管理模式，實現檔案管理的智能化與高效化。信息化建設的核心是數字化，事業單位要加快實施檔案數字化戰略，積極采用先進成熟適用的數字化技術設備，有計劃、分步驟地實現檔案載體形式從紙質向數字化的系統轉換。新接收的檔案材料要同步實現紙質和數字化管理，存量紙質檔案要區分輕重緩急，穩妥有序地實施數字化加工，做到應換盡換和應數盡數。與此同時，事業單位要高度重視功能強大、性能優良的檔案信息管理系統研發，充分運用大數據、云計算以及人工智能等新技術，著力打造涵蓋檔案采集、整理、統計、查詢以及利用等功能的一體化智能管理平臺，并與其他人事管理系統充分對接，實現數據互聯互通、資源共享共用，從源頭上破解“信息孤島”難題。

在大力推進信息化建設的基礎上，事業單位要積極探索創新檔案管理智能化應用，充分發揮海量數據資源優勢，賦能人事管理和決策。檔案大數據蘊含著豐富的信息資源和知識價值，事業單位要充分利用數據挖掘、文本分析以及知識圖譜等智能化技術，深度剖析人事檔案大數據，準確把握人才隊伍建設現狀，科學繪制人力資源配置圖譜，為人事決策提供參考依據。同時，事業單位還可整合檔案信息資源，依托智能算法開發干部選拔任用、人才引進培養等人事輔助決策系統，為人事工作插上科技的翅膀。除此之外，檔案部門還要積極利用智能客服、語音識別以及人臉識別等先進科技，創新檔案查詢利用服務方式，提供更加便捷、高效的檔案知識服務。

4.加強安全管理，確保檔案信息安全

事業單位必須始終繃緊檔案安全這根弦，堅持底線思維、問題導向，強化風險意識，下大力氣加強檔案安全管理，為檔案信息安全提供堅實保障。事業單位要本著“寧可備而不用，不可用而無備”的原則，立足防患于未然，狠抓檔案庫房安全防護設施改造，配備必要的防盜、防火、防潮、防磁以及防塵等硬件設備設施，定期開展安全隱患大排查、大整治，及時發現和消除各類安全隱患，最大限度地降低自然災害和意外事故風險。同時，事業單位要嚴格遵循“誰產生、誰負責”原則，進一步壓實檔案安全管理責任，層層傳導壓力，級級夯實責任，明確第一責任人和直接責任人，并納入年度考核，嚴格責任追究，形成一級抓一級與層層抓落實的嚴密責任體系。對于涉密檔案和重要檔案，還要嚴格執行定密、管理、接收以及傳遞等保密制度規定，完善電子檔案的異地備份機制，確保檔案不失、不損、不泄密。

與此同時，全面從嚴治黨，大力加強人防建設，是確保檔案信息安全必須盯緊的關鍵環節。事業單位要高度重視檔案管理隊伍建設，完善選人用人標準，把好入口關，配齊配強檔案管理力量。要加強思想政治教育，突出保密安全教育，增強工作人員的安全意識、保密意識和責任意識，筑牢思想道德防線。要創新教育培訓方式，采取政策宣講、案例剖析以及情景模擬等多種形式，提升教育的針對性和實效性，確保檔案工作人員熟悉掌握各項安全保密要求。要健全完善檔案管理人員保密承諾、離崗審查等配套制度，嚴格管理檔案查閱調檔審批流程，最大限度地降低內部人員失泄密風險。

五、結語

綜上所述，加強和改進新時期事業單位人事檔案管理，關鍵要在深化認識、完善制度、優化流程、推進信息化以及強化安全管理等方面持續用力，多管齊下、標本兼治，構建一套科學規范、務實管用的規范化管理長效機制。展望未來，隨著大數據與人工智能等技術在檔案管理中的深入應用，智慧檔案建設必將成為發展方向，為推動人事檔案管理變革創新與實現高質量發展，拓展更為廣闊的發展空間。

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作者單位：濰坊市人事考試和勞動能力鑒定中心