筆談：數據時代的電子文件定位與電子文件管理事業發展

主持人語：國家大數據戰略和數字中國戰略背景下，社會數字化轉型加快推進，數據作為生產要素的重要性日益凸顯。作為國家重要信息資源，電子文件與數據既有明確區別，也有密切聯系。如何在數據要素化背景下厘清電子文件與數據的關系，明確電子文件的價值定位，實現電子文件與數據要素的充分融合，賦能國家各行業領域充分發展，是文檔數據管理領域迫切需要思考的現實問題。此次筆談圍繞電子文件與數據的概念關系、電子文件與數據的實踐關系、面向數據時代的電子文件管理事業發展三個問題展開，以期通過對數據化轉型背景下電子文件管理具體問題的思考，為學界和業界深化相關認知、尋求實踐突破提供參考借鑒。

（周文泓，中國人民大學信息資源管理學院）

（實錄整理人：熊小芳、楊璐羽，中國人民大學信息資源管理學院）

Host'sstatement： Againstthe backdropof thenationalbig datastrategyand the digital Chinastrategy，the digital transformationofsociety isacelerating，andtheimportanceofdata asaproductionfactor isbecomingincreasingly prominent. As important information resources of the country，electronic records and data have both clear distinctions and close conections.How toclarifytherelationshipbetween electronicrecordsanddata，clarifythevalue positioningofelectronic records，achieve fullintegrationof electronicrecordsand data elements，and empower the full developmentof various industries inthecountryunderthebackgroundofviewingdata asaproductionfactorisanurgent practical isue thatneeds to beconsidered in the fieldofrecords and data management.This seminar focuses onthreeisues：theconceptualrelationship between electronicrecords and data，the practicalrelationship between electronic recordsanddata，and the development of electronic records management in the data age.The aim is to provide reference and guidance for academia and ndustry to deepen their understanding and seek practical breakthroughs through thinking about specific isues in electronic records management under the background of data transformation.

（Zhou Wenhong，School of Information Resources Management，Renmin University of China） （SalonrecordsbyiongXiaofangandYangLuyu，ScholofInformationResources Management，Renmin Universityofhina） Keywords： Data; Electronic Documents;Document Digitization; Data Documentation

1電子文件與數據的概念關系

從學界和業界對“電子文件”和“數據”的權威定義和應用來看，二者概念可以從對象范疇、形式特征、功能屬性、構成要素等多個層面進行辯證分析。

第一，對象范疇層面，數據是最小的有意義的信息單元，電子文件是業務活動中形成的有機聯系的記錄化信息，數據的范疇廣于電子文件。在InterPARES項目中，“數據一信息一文件”是由外向內的“縮進”關系，數據（data）被定義為最小的有意義的信息單元，信息（information）是以人類可理解的形式存在并可以在時空范圍傳播的信息集合，文件（document）則是“記錄下來的信息”，是以穩定的句法方式固化于某一載體上的不可分割的信息集合。在計算機領域，數據是事實或觀察的結果，是對客觀事物的邏輯歸納；而在我國電子文件管理政策法規和國家標準相關定義中，電子文件是“國家機關、社會組織或個人在履行法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄”。由此來看，二者在對象范疇上具有顯著的邊界差異。

第二，形式特征層面，數字環境下二者的表現形式具有共通性，難以進行顯著區分。信息技術的發展推動了記錄方式變革，導致文件和數據的元素點均被打散，形成形態發生了變化。數據是“任何以電子或者其他方式對信息的記錄”，電子文件是“以電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的信息記錄”，其表現形式均包括且不局限于符號、文字、語音、圖像、視頻等多種類型，在數字環境下均依賴于計算機設備進行記錄和傳播，二者基本一致。

第三，功能屬性層面，對數據的定義主要強調其在反映客觀事實方面的作用，而電子文件則強調其作為社會業務活動的產物，具有憑證屬性和記憶功能。數據是用于表示客觀事物的未經加工的原始素材，而在電子文件生命周期中的任何管理行為均應以維護文件與業務活動、文件之間以及文件組成部分之間的聯系為基本原則。數據價值的實現主要通過連接、整合、挖掘等發揮其“事實描述”功能，而文件價值的實現主要通過分析其記錄化信息所反映的業務背景和內容聯系，發揮其在證據維護和記憶建構等不同維度的社會功能。

第四，構成要素層面，數據相對松散，文件則相對穩定。一個完整的數據元素可由若干個描述實體屬性的數據項組成，數據項是構成數據的不可分割的最小單位。一份完整的電子文件需要包含背景、結構、內容三要素，缺一不可，且“記載”“固定形式”“穩定內容”等要求共同賦予了文件穩定性、明確性、排除爭議性等特性，也是其能夠成為證據的必要條件。數據可以是動態的、不斷變化的，而電子文件則強調固化，以固化維護文件的內在有機聯系和文件真實性、完整性。對于文件而言，所固化的對象是以保存為前提的、業務驅動的、有選擇的信息。隨著社會發展和技術迭代，文件固化的形式從按一定版式、格式進行固化逐步延伸至對數據庫、信息系統等進行不同方式的“固化”。

綜上，電子文件與數據在概念內涵方面存在一定交集，數字環境下兩者在形式特征上具有相似性，在對象范疇上存在包含關系，在構成要素方面各成體系，本質差別主要體現于“事實描述”和“業務記錄”等功能屬性層面。兩者在概念上的關系特征直接影響其在實踐方面的聯系。

2電子文件與數據的實踐關系

對電子文件與數據的實踐關系分析，需要立足于不同業務領域下的實踐場景，結合數據管理、文件管理和檔案管理的職能邊界與交集展開討論，二者之間存在平行交叉、相互轉化等多種實踐關系。

第一，在企業生產經營業務領域，數據和電子文件的管理在流程上缺少清晰界定，兩者在一定程度上呈現出并行關系。首先，在業務層面，企業數據不同于政務數據，不需要通過輸出版式文件來保證憑證效能的發揮，用戶也不需要獲取版式或可視化界面，數據可以通過算法模型直接賦能業務活動；其次，在管理層面，固化處理的技術和手段較為落后，對于復雜的結構化數據或模型文件而言，固化后存在業務數據無法重新打開、大量信息損失等風險，也會導致進人檔案部門的數據失去價值，并非所有數據都會以文件形式進行長期保存和管理；最后，在應用層面，關注對內場景的企業數據管理側重于要求流通、方便使用，關注對外場景的電子文件利用則對規范性、權威性、可靠性要求更高，因此面向不同利用場景，對數據或電子文件的需求偏好有所不同，數據和電子文件在不同的職能需求下各司其職，平行發展。

第二，電子政務、公共服務和企業行政管理等場景對數據和文件的結構規范、信息獲取方式等有明確要求，具有數據文件化的普遍需求。在政務數據、公共數據或企業管理類數據的職能發揮過程中，為實現數據價值、發揮業務作用，會對數據和文件的結構規范、管理流程提出明確要求，如按照一定的格式標準形成和輸出版式文件，或轉化為通用的數據格式進行歸檔，因此在管理流程中會經歷將數據固化為文件的過程。例如，相關國家和行業標準對電子公文、行政審批類政務數據的形成和保存格式具有明確要求，一般以非結構化文件形態進行管理。再如，電子發票的效力得以確認之后，在數字化報銷流程中實質發揮憑證價值的是構成發票信息的多個具體數據項和有效電子簽章，但在實際應用過程中，基于文件的形態結構更符合使用者的信息獲取習慣、可以使用戶更直觀地獲取信息，因此在電子發票等系統中仍以可視化的“文件”形態進行呈現和使用。

第三，在文件管理視角下，基于證據價值實現、法律效力發揮等目標驅動，存在數據文件化的規定性要求。在大文件觀視角下，數據管理被視為文件管理的一個環節，文件管理的概念包含了數據組織、數據關聯等數據管理行為。其一，當數據對實質性業務決策產生影響時，形成文件記錄能夠為這一過程提供重要的憑證性支撐。在DAMA數據管理體系下，文件作為一種特殊類型的數據，是為了機構的合規審查對非結構化數據進行處理的結果。例如，在辦理合同、財務憑證等業務時，目前需要以可視化的印戳印章作為真實性、憑證性保障，需要生成文件作為數據和印戳的載體。在應急管理場景下，如果數據在輔助決策時沒有形成文件形式，可能會造成后續政府問責等活動缺乏依據。其二，法律層面對數據效力的規定也會影響數據文件化過程。例如部分法律法規對某項活動是否需要提供文件有明確要求，或者對業務過程應該記錄的數據項有明確規定，均為數據以“文件”形式發揮作用提供了方向。

第四，在檔案管理視角下，基于數據歸檔、長期保存等專業要求，存在數據先文件化再檔案化和數據檔案化等不同管理路徑。從檔案視角來看，不可能固化所有的業務數據，也不需要保存所有的數據，以保存為前提的數據歸檔對象應該是實質性反映業務活動的原始記錄，具有關鍵憑證或信息價值屬性的數據。從電子文件/數據歸檔和電子檔案管理實踐來看，目前存在兩種檔案化路徑：一是沿用將數據先識別捕獲為文件，再對文件進行歸檔的傳統檔案管理思路，如對政務服務類電子文件的歸檔和管理；二是直接對數據進行存檔，再根據憑證審核或合規審計等業務需要在特定情況下形成文件進行利用，如對數據庫文件的存檔可以采取整庫歸檔的方式，未必要經過文件化階段。從這一角度來講，文件是數據的聚合，但并非所有的數據都會聚合成文件。

第五，在數據要素化視角下，電子文件價值的充分挖掘和實現，需要依托文件數據化來完成。隨著社會數字化進程加速推進，數據成為推動社會發展的關鍵生產要素，各行業高度重視激活數據價值，推進數據要素化和數據資產化發展。數據要素化要求信息以數據顆粒度形式進行組織、開發，包括深度的語義關聯和相關性挖掘，以充分釋放數據價值，實現知識增值。在這一視域下，對電子文件、電子檔案等信息資源的管理和開發，也必然需要突破“固化”“版式”等結構框架的束縛。通過將文件、檔案管理的顆粒度細化到“數據”層次，實現對其內容所蘊含知識的深度開發，即文件數據化的過程。例如，要實現電子公文等文件資源庫對行政辦公、綜合管理和決策活動等多元場景的深度服務，可通過文件內容結構化、多維標簽標注、知識圖譜構建等知識加工活動，為決策服務平臺建設提供支撐，最終實現其知識服務功能。

3面向數據時代的電子文件管理事業發展

數據時代，電子文件管理事業面臨機遇和挑戰并存。電子文件管理的創新發展，需要與時俱進，充分拓展電子文件管理對象，協同優化管理職能，立足專業優勢，實現與數據管理、檔案管理事業相互成就、相輔相成的發展圖景。

第一，持續拓寬管理對象，充分賦能業務創新和社會發展。電子文件管理實踐應繼續立足于發揮其第一價值，在組織機構層面充分發揮憑證價值、信息價值、文化價值、數據要素價值等專業價值，挖掘其作為數據形態所蘊含的潛在可能性，服務于業務創新發展。未來，電子文件管理也需要進一步面向社會、面向民生拓展視角服務社會。當前，電子文件主要服務于黨政機關和企業管理等業務領域，但鑒于數據產生的廣泛性，其管理范疇將由電子公文這一傳統關注重點擴展至涵蓋各個領域多個類別的文件內容，其內容和形式層面都將呈現出不同程度的多樣性。例如，國家電子文件管理部際聯席會議辦公室在相關項目規劃中，對電子文件管理的重心不再僅僅局限于電子公文、電子證照等，而是向更多涉及民生的內容如電子病歷等領域拓展，在管理對象上呈現出更具包容性、更加多元化的趨勢。

第二，強化與數據管理、檔案管理的職能協同，從全生命周期視域建構良性主體生態。在從數據到檔案的管理全鏈路中，電子文件既和前端業務數據存在交集，又和后端檔案資源緊密關聯，因而電子文件管理架構相應地與數據管理和檔案管理產生自然交集。首先，數據時代背景下，數據、文件和檔案管理對象的邊界趨向模糊，文件管理、數據管理、檔案管理也從原來的權責分明轉變為職能交叉更為顯著，這要求管理主體之間相互協調、協同發展，建設更高效的管理流程，以確保數據、文件、檔案在不同生命階段的價值得到最大限度發揮。其次，數據時代的數據管理和檔案管理也為電子文件的開發和應用提供了良好基礎。電子文件的優勢在于既與前端的業務數據有交集，同時又銜接到后端檔案資源，因此可以基于文件資源庫建設這一“橋梁”，實現前端一中端一后端的資源整合，進而基于綜合資源優勢發掘更廣闊的數據利用場景，充分釋放資源價值。

第三，重點發揮在規范建構、價值鑒定、質量管理、前端管控等方面的專業優勢，為數據治理和檔案事業發展提供創新方法和視角。其一，電子文件管理的成熟經驗可以為數據治理提供方法支撐。在制度建設層面，將電子文件管理思維對接數據管理，面向結構化業務數據構建成熟、體系化的管理標準，為數據管理提供良好的規范化行動依據；在數據價值判定層面，數據管理缺乏全面的價值判定標準和認知，而電子文件管理在價值鑒定和技術鑒定方面多年積累的工作經驗和方法，可以為數據價值鑒定提供參考；在數據組織層面，數據分級分類的重要性逐步凸顯，但從數據維度對零散的數據進行分級分類難度較大，而數據聚合而成的電子文件在數據內容和結構層面更加系統，因而在電子文件基礎上進行數據分級分類更具可行性；在長期保存層面，文件的長期保存與數據質量管理相關聯，且文件管理站在更高視角，如面向長期保存、四性保障、可信管理等層面開展質量控制，可以為數據質量管理提供更廣視角。其二，電子文件管理基于前端優勢，可以更主動地開展資源前端控制和數據管理，為后端檔案管理和檔案資源數據化奠定良好基礎。首先，在電子文件管理階段加入預歸檔環節，將來源可靠、要素合規、程序規范等電子檔案管理要求向前端業務階段進行滲透嵌人，做好從數據到檔案之間的規范性資源建設，提升檔案資源的整體質量。其次，在單套制層面，電子文件管理可以基于全數字化的業務流程和文件單套制歸檔，與前端業務活動、業務機構實現更高效協同，同時直接形成數字形式的檔案資源，與后端檔案工作在數字連續性等方面做好銜接。最后，借助數據管理方法，電子文件管理在業務運轉和歸檔階段進行數據文件化的同時，強化文件數據化管理手段，既形成規范化的歸檔文件，又保存管理好聚合成文件的數據字段，即文件、數據方法并駕齊驅，為后端檔案數據化化解煩瑣手續和降低技術成本，提升整體工作效益，促進釋放檔案數據價值。

（責任編輯：張帆 李婧）