綜合檔案館檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型研究

綜合檔案館作為檔案資源的集中保存與管理機(jī)構(gòu)，在社會發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮極為重要的作用。隨著時代的變遷，尤其是信息化與大數(shù)據(jù)時代的到來，社會多元化需求的增長以及文化傳承與發(fā)展要求的提高，綜合檔案館檔案資源建設(shè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。深入研究綜合檔案館檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型具有極為重要的現(xiàn)實意義，有助于推動綜合檔案館在新時代背景下實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提升其在社會治理、文化建設(shè)、歷史研究等方面的服務(wù)能力與價值貢獻(xiàn)。

1傳統(tǒng)綜合檔案館檔案資源建設(shè)的局限性

1.1資源結(jié)構(gòu)單一

傳統(tǒng)的綜合檔案館長期以來形成以紙質(zhì)檔案為核心的資源格局，紙質(zhì)檔案成為主要的檔案載體形式。這種單一性表現(xiàn)得極為顯著，無論是歷史檔案還是現(xiàn)行檔案，幾乎都以紙張為依托進(jìn)行記錄與保存2。這種資源從信息的表達(dá)形式來看，僅僅局限于文字與圖表，缺乏聲音、影像等動態(tài)和直觀的元素，難以全面地展現(xiàn)事件的全貌與細(xì)節(jié)。例如，在文化研究領(lǐng)域，當(dāng)學(xué)者對某一傳統(tǒng)藝術(shù)形式深人探究時，需要文字記載的藝術(shù)理論、發(fā)展歷程及與之相關(guān)的表演視頻、藝人訪談音頻以及珍貴的歷史照片等多媒體檔案資源。單一性的檔案館在這些多媒體資源的收藏與提供方面存在明顯不足，無法滿足研究者對檔案信息豐富性和多樣性的需求，從而在一定程度上制約了學(xué)術(shù)研究的深度與廣度，也不利于文化的全方位傳承與創(chuàng)新呈現(xiàn)。

1.2收集范圍有限

以往綜合檔案館在檔案收集過程中，呈現(xiàn)出明顯的偏向性。其重點聚焦于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等官方機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的各類文件材料。與之形成鮮明對比的是，對民間檔案資源的關(guān)注嚴(yán)重不足[3。民間檔案蘊(yùn)含著豐富的社會信息，如民間藝人的技藝傳承資料，這些資料記錄了民間手工藝的獨特技巧、工藝流程以及傳承脈絡(luò)，是民族文化多樣性的生動體現(xiàn)。由于缺乏有效的收集舉措，大量此類珍貴的檔案資源散落于民間，面臨著自然損壞、人為遺失等風(fēng)險，無法被納人檔案館的資源體系之中，使得檔案館所保存的檔案難以完整地勾勒出社會全貌，在反映社會多元性、文化豐富性以及歷史縱深性方面存在明顯短板，不利于從宏觀和微觀層面全面深入地了解社會發(fā)展的整體進(jìn)程。

1.3管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式深陷人工操作的困境。在檔案整理環(huán)節(jié)，工作人員依據(jù)預(yù)先設(shè)定的人工分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案歸類，這種分類標(biāo)準(zhǔn)往往缺乏靈活性與動態(tài)性，難以適應(yīng)檔案內(nèi)容的多樣性與復(fù)雜性。例如，對于一些涉及多領(lǐng)域交叉的檔案，人工分類時可能因分類人員的理解差異而導(dǎo)致分類不準(zhǔn)確或不一致。檢索時，工作人員需要在浩如煙海的檔案架中人工逐一查找，這一過程不僅耗費大量的時間與人力，而且容易因人為疏忽而出現(xiàn)查找誤差，可能導(dǎo)致重要檔案的遺漏或延誤使用。從檔案利用的角度來看，煩瑣的借閱手續(xù)成為阻礙檔案信息傳播與共享的一大障礙。借閱者需要經(jīng)歷層層審批，填寫大量的表格與文件，這不僅增加了借閱者的時間成本，也降低了檔案的利用效率。此外，檔案館有限的開放時間也限制了用戶獲取檔案信息的便利性，導(dǎo)致檔案資源的價值在重重限制下難以得到充分地釋放與發(fā)揮，無法有效地服務(wù)于社會各界的需求與發(fā)展。

2綜合檔案館檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型的驅(qū)動因素

2.1信息化與大數(shù)據(jù)時代的要求

當(dāng)今時代，信息技術(shù)以驚人的速度持續(xù)革新，尤其是云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等前沿技術(shù)的蓬勃興起，為檔案資源的數(shù)字化與信息化進(jìn)程注入強(qiáng)大動力。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式逐漸顯露出其滯后性，檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為順應(yīng)時代潮流的必然選擇。海量的數(shù)據(jù)資源如潮水般涌來，其蘊(yùn)含的豐富信息為檔案工作開辟了全新的視野與素材庫。這些數(shù)據(jù)不僅來源廣泛，涵蓋了政府部門的電子政務(wù)數(shù)據(jù)、企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、社交媒體的交互數(shù)據(jù)以及各類傳感器采集的物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)等，還具有數(shù)據(jù)量大、類型繁多、產(chǎn)生速度快以及價值密度低等顯著特征。

2.2社會多元化需求的增長

現(xiàn)代社會的復(fù)雜性與多元性日益凸顯，不同行業(yè)、不同群體對于檔案資源的需求也呈現(xiàn)出前所未有的多樣化特征。綜合檔案館作為社會公共文化服務(wù)的重要提供者，必須敏銳地捕捉這種多元化需求的變化趨勢，積極主動地拓展檔案資源建設(shè)的廣度與深度。在內(nèi)容層面，不僅要繼續(xù)做好傳統(tǒng)政務(wù)檔案、歷史檔案的收集與管理工作，還要加大力度收集與民生、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等領(lǐng)域密切相關(guān)的檔案資源。在形式上，要突破單一的紙質(zhì)檔案局限，積極接納照片、音頻、視頻、電子文件等多種類型的檔案載體。在利用方式上，要創(chuàng)新服務(wù)模式，提供便捷的在線查詢、遠(yuǎn)程利用、個性化定制等服務(wù)，以全方位地滿足社會各界在不同場景下的差異化需求。

2.3文化傳承與發(fā)展的需要

檔案資源作為歷史文化的記憶寶庫，承載著人類社會發(fā)展進(jìn)程中豐富而珍貴的歷史文化信息。在當(dāng)前我國大力推進(jìn)文化強(qiáng)國戰(zhàn)略的宏觀背景下，綜合檔案館肩負(fù)著傳承和弘揚(yáng)優(yōu)秀文化的神圣使命與歷史擔(dān)當(dāng)。每一份檔案都是特定歷史時期政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等方面狀況的真實寫照，它們相互交織、串聯(lián)起中華民族源遠(yuǎn)流長的文化脈絡(luò)。通過深人細(xì)致地挖掘和開發(fā)檔案資源中的文化內(nèi)涵，可以將那些沉睡在檔案中的歷史故事、文化傳統(tǒng)、人文精神等喚醒并激活，使其重新煥發(fā)出耀眼的光芒，為當(dāng)代文化建設(shè)提供深厚的根基與滋養(yǎng)。以歷史文化名人檔案為例，這些檔案詳細(xì)記錄了名人的生平事跡、思想成就、藝術(shù)創(chuàng)作以及社會貢獻(xiàn)等內(nèi)容。對其進(jìn)行系統(tǒng)的整理與開發(fā)，能夠為文學(xué)創(chuàng)作提供豐富的素材與靈感源泉，激發(fā)作家創(chuàng)作出更多反映歷史文化名人風(fēng)采與時代精神的優(yōu)秀作品，為旅游景點的開發(fā)與文化旅游產(chǎn)品的設(shè)計提供有力支撐，促進(jìn)文化旅游產(chǎn)業(yè)的繁榮發(fā)展。

2.4國家政策與行業(yè)規(guī)劃的導(dǎo)向作用

國家檔案局在《2025年全國檔案工作要點》中明確提出，要“加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案接收工作”，并將“檔案館業(yè)務(wù)評估”作為提高檔案管理水平的核心舉措。這一政策導(dǎo)向為綜合檔案館轉(zhuǎn)型提供了明確的行動綱領(lǐng)。《省級檔案館業(yè)務(wù)評估指標(biāo)體系》將數(shù)字化工作成效、資源體系完整性、服務(wù)能力等納入考核重點，倒逼檔案館優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。檔案館業(yè)務(wù)評估指標(biāo)涵蓋資源建設(shè)、信息化水平、服務(wù)效能等維度，其中“資源多樣性”“數(shù)字化覆蓋率”“開放利用成效”等成為核心考核項。例如，省局要求綜合檔案館需要建立包含民生檔案、特色檔案的多元資源庫，并通過評估推動跨部門數(shù)據(jù)共享機(jī)制建設(shè)，這與傳統(tǒng)檔案管理模式形成鮮明對比，成為轉(zhuǎn)型的直接驅(qū)動力。

3綜合檔案館檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型的策略

3.1檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型

綜合檔案館應(yīng)積極爭取政府財政支持和社會資金投入，購置先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，如高速掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、大容量存儲服務(wù)器等，提高檔案數(shù)字化的硬件水平。同時，加強(qiáng)數(shù)字化軟件的研發(fā)與應(yīng)用，優(yōu)化數(shù)字化工作流程，提高數(shù)字化工作效率。例如，開發(fā)智能掃描軟件，能夠自動識別檔案頁面內(nèi)容并分類存儲，減少人工干預(yù)，提高掃描的準(zhǔn)確性和速度。依據(jù)國家檔案局2025年的工作要點，制定分階段數(shù)字化計劃：優(yōu)先完成建國前革命歷史檔案、民生檔案（如婚姻、社保、拆遷檔案）的數(shù)字化，確保2025年年底前完成館藏存量數(shù)字化率不低于 80% 。同時，建立“電子檔案單套制管理”試點，與政務(wù)服務(wù)平臺對接，實現(xiàn)電子文件“實時歸檔、在線利用”。制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案數(shù)字化格式、分辨率、壓縮比、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，確保不同來源、不同類型檔案數(shù)字化成果的規(guī)范性和兼容性。這有利于檔案信息的整合、交換與共享，為檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化管理和利用奠定基礎(chǔ)。例如，規(guī)定所有文書檔案數(shù)字化采用PDF格式，圖像檔案采用JPEG2000格式，并統(tǒng)一規(guī)定元數(shù)據(jù)的標(biāo)注規(guī)則和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

3.2構(gòu)建多元檔案資源體系

除了繼續(xù)加強(qiáng)對傳統(tǒng)官方檔案的收集外，綜合檔案館應(yīng)積極拓展收集渠道，面向社會廣泛收集各類檔案資源。與社會組織、企業(yè)、個人建立合作關(guān)系，接收民間檔案捐贈，征集具有地方特色、行業(yè)特色的檔案資料。例如，與當(dāng)?shù)貧v史文化研究會合作，收集民間流傳的歷史故事、傳說等口述檔案；與企業(yè)聯(lián)合，收集企業(yè)發(fā)展歷程中的重要文件、產(chǎn)品樣本、廣告宣傳資料等。注重收集多種類型的檔案資源，除紙質(zhì)檔案外，加大對照片、音頻、視頻、實物等檔案的收集力度。建立多媒體檔案資源庫，對不同類型檔案分類管理和整合開發(fā)。例如，在城市建設(shè)檔案資源中，不僅收集城市規(guī)劃文件等紙質(zhì)檔案，還收集城市建設(shè)過程中的照片、視頻記錄以及建筑模型等實物檔案，全方位地展示城市建設(shè)的歷史變遷。

3.3大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案資源建設(shè)中的應(yīng)用

利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)、數(shù)據(jù)交換平臺等手段，從互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等多渠道采集與檔案資源相關(guān)的數(shù)據(jù)，并與館內(nèi)已有檔案數(shù)據(jù)整合。同時，對采集到的大數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、去重、分類等預(yù)處理工作，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。運用數(shù)據(jù)挖掘算法、機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)等對檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析挖掘，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系、規(guī)律和趨勢。通過分析用戶的檔案檢索記錄、瀏覽行為等數(shù)據(jù)，了解用戶需求偏好，為檔案資源的精準(zhǔn)服務(wù)提供依據(jù)。構(gòu)建“評估導(dǎo)向”的數(shù)據(jù)治理體系，跨部門數(shù)據(jù)采集：通過政務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺，實時獲取民政、教育、衛(wèi)健等部門的民生數(shù)據(jù)（如人口、學(xué)籍、醫(yī)療檔案），與館內(nèi)檔案關(guān)聯(lián)整合，形成“個人全生命周期檔案鏈”。還有針對評估中的“資源利用率”指標(biāo)，分析用戶檢索日志、下載頻次等數(shù)據(jù)，動態(tài)調(diào)整檔案開放的策略。例如，對高頻利用的民生檔案開通“免審即查”綠色通道，提升服務(wù)效能。

3.4創(chuàng)新檔案資源管理模式

將知識管理理念融人檔案資源管理中，注重對檔案知識的提取、組織和共享。通過對檔案內(nèi)容的深度分析，將檔案中的隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，建立檔案知識地圖、知識庫等，方便用戶快速獲取所需知識。例如，在科技檔案管理中，對科研項目檔案進(jìn)行知識挖掘，整理出科研成果、技術(shù)創(chuàng)新點、研究方法等知識內(nèi)容，為科研人員提供借鑒和參考。加強(qiáng)綜合檔案館與其他檔案機(jī)構(gòu)、圖書館、博物館、文化館等文化機(jī)構(gòu)以及政府部門、企業(yè)之間的協(xié)同合作，建立檔案資源協(xié)同管理機(jī)制。在檔案資源收集、整理、開發(fā)利用等方面實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)。例如，綜合檔案館與圖書館合作開展地方文獻(xiàn)資源共建共享項目，雙方共同收集、整理和開發(fā)地方文獻(xiàn)檔案資源，為讀者提供一站式的文獻(xiàn)服務(wù)。

3.5強(qiáng)化檔案資源的安全保障

制定完善的檔案資源安全管理制度，明確檔案數(shù)字化、存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全責(zé)任和操作規(guī)程。加強(qiáng)對檔案工作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。例如，規(guī)定檔案數(shù)字化工作必須在安全隔離的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行，嚴(yán)禁將未授權(quán)的移動存儲設(shè)備接入檔案信息系統(tǒng)。采用多種技術(shù)手段保障檔案資源安全，如防火墻、人侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等。對重要檔案數(shù)據(jù)備份，并存儲在異地的安全場所，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。例如，利用區(qū)塊鏈技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分布式存儲和加密保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性和不可篡改。

綜合檔案館檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型是適應(yīng)時代發(fā)展需求的必然選擇。通過克服傳統(tǒng)檔案資源建設(shè)的局限性，積極應(yīng)對信息化與大數(shù)據(jù)、社會多元化需求、文化傳承與發(fā)展等驅(qū)動因素，采取檔案資源數(shù)字化、構(gòu)建多元資源體系、應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、創(chuàng)新管理模式、強(qiáng)化安全保障等轉(zhuǎn)型策略，綜合檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源建設(shè)的現(xiàn)代化、高效化和可持續(xù)發(fā)展。這將有助于提升綜合檔案館在社會的地位和作用，為社會各界提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷、多元化的檔案服務(wù)，促進(jìn)文化傳承與創(chuàng)新，推動社會的全面進(jìn)步與發(fā)展。在轉(zhuǎn)型過程中，綜合檔案館應(yīng)不斷探索和實踐，結(jié)合自身的實際情況，靈活運用各種轉(zhuǎn)型策略，逐步構(gòu)建適應(yīng)新時代要求的檔案資源建設(shè)體系。

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作者簡介：蔡欣（1986—），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市蘭山區(qū)檔案館檔案館員，研究方向：檔案管理。