數媒時代高校檔案信息化安全管理策略探析

基金項目：2023年內蒙古自治區檔案科技局項目“數媒時代高校檔案安全管理與風險控制策略研究”，項目編號：2023-59。

高校檔案主要包括學籍檔案、財務檔案、科研檔案、聲像檔案、實物檔案等，尤其學籍檔案，數量巨大、內容復雜，且在學生錄取入學、畢業審查、學習考核、社會招聘等活動中承擔重要角色。對如此海量的檔案資源進行信息化管理已成為大勢所趨，不僅為管理人員的日常工作提供極大便利，還加快數據信息流轉的效率，提高檔案文件的資源率，減少自然因素、人為因素對高校檔案資源庫的威脅，進而保障學校、教職工、學生的切身利益。

1數媒時代高校檔案信息化安全管理的特征及面臨的風險

1.1高校檔案信息化安全管理特征

數媒時代，高校檔案工作整體由紙質文件管理的庫房模式轉變為電子檔案資源的數字模式，進而呈現網絡化、智能化趨勢，實現數字化的收集、管理、利用。其安全性表現在以下三個方面：一是信息的完整性。保證檔案在數字化過程中原始文件的安全，也要保證電子檔案文件保持原始狀態，不會在加工、保存過程中被篡改、替換、丟失、刪除等。同時要保證檔案的物理保存，做好備份工作，確保數據可理解性和長期可用性。二是信息的可用性。在電子檔案文件生成過程中，其檔案數據類型、格式、存儲方式會受到不同程度的影響，甚至會因為數據加工標準的不統一，導致在后期信息處理、加密傳輸、共享利用過程中由于兼容性問題而受到影響。同時隨著科技的進步，系統、軟件、設備、運行環境進行了不同程度的更新修復，容易造成新舊更替期間數據處理方式、保存方法的變化，其前后的一致性需重點考慮。三是可追溯性。在檔案原始文件數字化加工、收集整理、分類保存、共享利用過程要做到日志的及時記錄及存儲，以便于歸納總結時定位相關錯誤的時間、人物、事件，從而尋找問題根源及解決方案，為高校減少損失。

1.2高校檔案信息化管理面臨的風險

一是信息安全風險。主要體現在數字化加工外包的過程，容易出現因為服務商管理不善、人員濫用職權、保密意識不夠等因素，導致高校檔案文件在加工過程中出現數據被泄露、文件丟失、信息被篡改等風險，尤其對于部分涉及敏感信息及關鍵數據的檔案，一旦安全管理不規范，極易為不法分子提供機會，影響檔案的真實性和可靠性，甚至導致嚴重的法律糾紛。二是技術手段風險。在信息化基礎設施建設過程中，沒有配置完善的安全防護硬件設備與先進的殺毒軟件，且在高校檔案開發利用時沒有設定用戶識別、權限劃控、日志記錄、路徑跟蹤等安全手段，在網絡層面沒有將系統網絡與外網隔離，使得病毒及惡意軟件可能通過掃描設備、存儲介質等途徑傳播，造成電子檔案數據丟失。三是數據保存風險。隨著現代教育的不斷完善及學生擴招政策的不斷普及，使得高校檔案數據量呈幾何級增長，對于海量數據的存儲也有著巨大挑戰，如若沒有開展定期備份工作，且對于存儲介質的保存保管不夠規范，容易出現文件意外清空、格式被淘汰、存儲介質損壞等風險隱患1。

2數媒時代高校檔案信息化管理存在的現實問題

2.1對高校檔案信息安全的重視程度不到位

受檔案工作性質影響，大多高校認為其是邊緣型工作，無法為自身發展帶來良好的經濟效益和社會效益，耗費過多的資源去實現精細化、安全化管理得不償失。使得在高校開展檔案信息化過程中，領導與管理人員信息化安全管理意識薄弱，在工作中往往沿用傳統管理模式的思想，認為只要檔案原始文件在庫房中得以妥善保存即可，無需投人過多資金用于安全工作，在頂層設計層面沒有制定安全建設的相關文件，嚴重制約了高校電子檔案管理的成效。與此同時，管理人員檔案法治意識不強，工作閑散，缺乏主動性，不重視高校各項業務檔案的收集積累，對于已制定的管理制度沒有做到很好的落實，對急用的資料隨用隨拿，對緩用的檔案隨意堆放，對借出的文件沒有及時催交與利用路徑跟蹤，使得檔案資源庫遺失損壞現象較為嚴重。同時還存在著在檔案數據的提取、錄入、導出、利用環節，出現數據丟失、冗余等現象，使得目錄數據庫和實體檔案不能相一致，造成檔案管理工作成效有所下降，也給信息化過程增加障礙和困難。

2.2高校檔案信息安全的管理制度不完善

一是安全工作組織建設不足。部分高校未設置專人專班負責檔案工作，在頂層設計層面沒有對檔案的安全性管理進行統籌規劃，導致有關工作存在關鍵職能缺位，關鍵崗位缺失，任務不明確的現象，安全問題無人負責、無人管理，甚至出現推矮扯皮的現象，嚴重制約了安全防護水平的提高。二是安全管理制度不明確。對于計算機安全漏洞、日常管理缺陷等問題重視不足，部分高校體制機制內容有限，大多是在上級部門制定的通用性制度上進行簡單的修改，沒有根據現實情況制定切實有效的安全管理實施細則，在一定程度上削弱了高校檔案信息數據的真實性與可用性，難以在后期實現標準化、高質量的管理。

2.3高校檔案信息安全的干部隊伍不專業

一是高校的檔案管理工作大多由辦公室人員負責，大多安排給新上任的職工或即將退休的老職工。大多尚未進行專業檔案安全管理培訓便直接上崗，最基本的安全管理意識薄弱，甚至部分人員認為只要做好高校檔案的保存管理即可。“輕開發、輕服務”的思想嚴重，不主動參與熟練掌握和操作檔案安全管理的業務培訓，沒有深刻認識到復雜的網絡環境給信息安全帶來的潛在風險，僅憑過往經驗管理一味敷衍塞責，極易在管理過程中造成重大失誤。二是信息化安全管理教育培訓不到位，大多高校召開的安全工作專題會議較少，沒有開展相關繼續教育活動，流于形式、參與度較低等問題嚴重，管理人員安全管理實踐經驗較少，無法在出現安全問題、緊急問題時妥善解決。

2.4高校檔案信息安全的技術手段不先進

一是硬件問題。在高校開展檔案信息化工作的過程中，工作人員在采購硬件設備時對其性能、標準、應用性、兼容性缺乏足夠認識。部分院校在系統平臺建設過程中未采購安全設備，導致高校電子檔案管理系統運行面臨極大的威脅。二是軟件問題。檔案管理系統平臺覆蓋整個校區的各個業務部門，卻沒有設置完備的安全訪問、規范利用等制度，容易使不法分子乘虛而入，使高校檔案在日常開發利用過程中容易出現信息被泄露、文件被盜用等問題。

3數媒時代高校檔案信息化管理的風險控制與安全管理路徑分析

3.1強化檔案信息化建設的安全意識

一是提升檔案管理人員的安全意識以及檔案從業人員的責任心，扎實做好檔案數據基礎性錄人等環節工作。學校要面向檔案管理人員定期開展網絡安全、信息安全宣傳教育活動，針對檔案安全工作相關法律法規進行重點講解，樹立科學認知，在教育培訓中提升工作人員安全管理的能力。二是提升全體師生的信息安全意識。通過微信公眾平臺、智慧校園App、宣傳展板等方式，在線上線下開展安全教育宣導工作，強化各部門人員與檔案管理部門的溝通協作，在校內外營造良好的檔案安全管理、檔案安全利用服務的氛圍，在高校內部建立安全管理的科學認知梯度，將安全工作自上而下地宣傳貫徹執行。

3.2健全檔案信息化管理的制度規范

一是全面構建高校檔案信息化安全管理的組織體系。由檔案工作分管領導負責統籌，各部門的負責同志落實具體任務，將高校檔案管理及檔案信息化安全業務工作的實時進展與學校教學等日常工作同研究、同部署，防止關鍵時刻有關部門發生互相推諉扯皮的情況。同時設置專門的檔案部門負責日常管理、業務指導、監督檢查工作，以“檔案信息化安全管理”為核心，明確職能職責、細化安全分工，明確“誰主管誰負責、誰管理誰負責”的檔案安全責任制，加強領導壓實責任，確保各項工作任務落實落地。二是完善檔案信息安全管理制度。依據《高等學校檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等工作規范，結合安全工作發展情況，制定本校檔案信息化安全管理制度，修正信息化管理過程中在線征集、分類歸檔、安全存儲、合理利用等業務流程，不斷填補問題漏洞，加強綜合規劃，提高管理效果，使相關的電子檔案安全管理工作有據可依、有章可循3。制定“高校檔案管理流程規范”“高校檔案信息化管理標準”“學籍檔案業務流程工作職責”“高校檔案管理應急預案”“涉密檔案管理工作手冊”等。三是制定完整的應急預案。加大日常工作的監管力度，并定期開展檔案信息化管理安全防護應急演練，對遇到的問題及時查漏補缺，以便在發生安全事件時可以快速跟進應對。

3.3夯實檔案信息化干部隊伍的基礎

一是構建完善的干部隊伍架構。設置相對獨立、專業性強的檔案安全技術管理崗位，面向社會積極引進既懂現代檔案信息化管理技術，又了解安全技術防護手段的復合型電子檔案管理人才，不斷充實干部隊伍。二是要定期開展系統管理、網絡安全、軟硬件維護等信息化安全操作技能培訓。邀請當地檔案主管部門、網信辦等業務專家授課，推動檔案管理人員開拓視野、夯實理論基礎，熟練掌握檔案信息安全應急處理措施，增強管理能力，主動出擊防范數據安全風險。三是加強內部考核，進一步強化工作責任制及作風建設，確保每一位檔案管理人員增強安全意識和社會責任感，堅守道德底線，作風清廉，進而提供安全可靠的服務。

3.4優化信息化管理的安全防護體系

一是檔案數字化加工方面。檔案管理部門要根據國家檔案局《紙質檔案數字化規范》，制定數字化加工標準及質量要求，包括清晰度、分辨率、文件格式、存儲方式等。要求數字化外包公司采用成熟、先進的數據處理技術，如OCR文字識別，提高數據的準確性，高校工作人員要對數字化檔案的質量以及保密工作、安全工作進行全程監控，在源頭上保證電子檔案文件的規范化、安全化。二是硬件設備方面。在系統平臺建設初期，要安排專項資金合理配置可用性強、可兼容、安全防護水平較高的漏洞掃描、日志審計等硬件設備，同時考慮電磁波輻射影響，要選用性能強的電磁波接收器，從而提升信息安全性能。除了配置硬件設備，還要做好機房硬件的定期檢查工作，及時更新老舊的設備設施，修復硬件問題，加強安全抵御水平。三是軟件方面。要充分利用大數據、智能化、云存儲等先進的科學技術，配合相應的病毒風險評估防御體系，在數據流通、信息傳遞、共享利用過程中解決安全問題，實現在安全可控下的檔案開放、對外服務。例如，防火墻技術和數據加密技術，將惡意軟件及病毒阻擋在系統外的同時鑒別電子文件的真實性，提高電子檔案文件的安全性能，起到安全阻擋風險隱患的作用，為檔案的在線流轉、管理利用保駕護航4。四是技術手段方面。要應用區塊鏈技術，通過密碼學算法對用戶信息加密，保證用戶身份證號、家庭住址等個人數據不被篡改或竊取。在應用入網訪問控制中逐步樹立零信任理念，采用持續驗證，動態授權原則，運用網絡權限控制技術，確保檔案管理業務系統與外部網路的物理隔離。應用身份識別、口令認證、賬號檢查、數字簽章等措施手段，在對外服務過程中識別一些網絡非法操作。五是數據備份方面。高校檔案管理部門要定期開展檔案資源異地異質備份工作，選擇適當的備份媒介和備份策略，同時也可配置磁盤陣列，構建海量存儲器，及時安裝數據庫補丁程序，有效防止重大事件造成全部數據清空刪除、被破壞的安全風險，保障數字檔案信息的完整性和持久性。

綜上所述，安全工作是檔案事業的第一要務，需要根據實際存在的安全問題進行針對性的解決，利用各種技術手段、制度標準保障檔案信息化安全，形成常態化、一體化的數據安全管理體系，讓檔案信息資源在高校未來發展、教育行業建設、業務提質增效中發揮重要作用，可以更好地為高校高質量、精細化發展提供優質服務。

參考文獻

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作者簡介：陰志芳（1977—）大學學歷，呼倫貝爾學院檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。秦敏（1976—），碩士學位，內蒙古師范大學檔案館副館長館員，研究方向：檔案管理。