現代醫院管理制度下公立醫院檔案管理與建設路徑研究

中圖分類號：G271：R197.323 文獻標識碼：A

對于現代醫院來說，在新管理制度下發后，要求各級公立醫院將科學化和規范化等作為現代化管理工作開展的主要原則，以確保公立醫院的現代化管理水平能夠在此背景下持續提升。在對醫療衛生體制改革提出新要求的同時，其對應的公立醫院檔案管理工作同樣面臨更多挑戰，要求相關管理人員提高對公立醫院檔案管理工作的重視，革新檔案管理與建設思路，真正將信息服務以及運營管理等融入檔案管理與建設過程中，其同樣是公立醫院在后續發展環節的主要方向。

一、現代醫院管理制度下公立醫院檔案管理與建設的重要價值

1.文化傳承與歷史見證

醫院檔案作為記錄醫院發展歷程、重要事件和人物貢獻的寶貴資料，是醫院文化積淀與傳播的重要媒介。這些檔案不僅承載著醫院的獨特文化基因，還通過歷史鏡鑒的方式，為醫院的文化建設提供靈感與指導，幫助醫院形成具有特色的文化品牌，增強員工的歸屬感和使命感。

2.支持醫院管理與決策

通過對醫療、教學、科研以及行政管理等方面檔案的系統整理與分析，醫院管理層能夠獲取全面、準確的信息，為制定科學合理的戰略規劃和政策決策提供堅實的數據支撐。同時，檔案管理還有助于規范醫療行為，確保醫療過程符合規定，提升醫療質量和安全，為醫院贏得良好的社會聲譽。

3.保障患者權益與醫療安全

通過嚴格管理患者檔案，醫院能夠確保患者隱私得到妥善保護，避免信息被泄露帶來的潛在風險。此外，檔案中的醫療記錄為醫療糾紛的處理提供了客觀、真實的證據，有助于維護醫院和患者的合法權益。

二、現代醫院管理制度下公立醫院檔案管理與建設期間存在的問題

1.制度粗放

首先，管理制度不完善。許多醫院缺乏一套全面、細致的檔案管理規定，導致檔案收集、整理、存儲和利用等環節缺乏統一標準和明確流程，影響了檔案的系統性和完整性；其次，制度執行力不足。即便制定了相關的管理制度，但缺乏有效的監督機制，使得制度往往成為“紙上談兵”，難以在實際工作中得到有效落實，檔案管理呈現出較大的隨意性和不規范性。

2.意識淡薄

醫院管理層往往將重心放在提升醫療服務質量和經濟效益上，檔案管理被視為邊緣化的后勤工作，缺乏足夠的重視。這種自上而下的忽視導致醫院內部對檔案管理重要性的普遍認識不足，員工缺乏主動參與檔案管理的積極性，認為其與自己的工作無直接關聯。

3.人才缺乏

由于檔案管理部門在有些醫院中的地位相對較低，難以吸引具備檔案管理專業知識和高素質的人才加入，再加上現有檔案管理人員往往缺乏系統的專業培訓和技能提升機會，導致其管理水平停留在傳統經驗層面，難以適應現代檔案管理信息化、智能化的發展趨勢。此外，檔案管理人員隊伍中還存在技能水平參差不齊的問題，影響了檔案管理的整體質量和效率。

4.投入不足

在資源有限的情況下，醫院往往將更多資金投入醫療設備設施更新、醫療服務質量提升等方面，而忽視了對檔案管理設備設施的改善和技術升級，導致檔案管理設備設施陳舊、存儲條件不佳，難以滿足檔案長期保存的需求。同時，檔案管理信息化建設滯后，缺乏高效的信息管理系統和智能化工具，限制了檔案信息的快速檢索、共享和利用，影響了檔案管理的現代化進程。

三、現代醫院管理制度下強化公立醫院檔案管理與建設的路徑

1.完善制度

（1）審視現有的檔案管理制度，識別其中的不足和漏洞

應盡快建立缺失的制度，如檔案保密制度、檔案開發利用制度等，以填補管理空白。對于已存在的制度，但內容陳舊或與實際工作脫節的部分，應修訂和完善，以確保其與時俱進，符合現代醫院管理的要求。

（2）制定詳細的檔案管理實施細則

細則應涵蓋檔案的收集、整理、分類、編號、保管、利用以及銷毀等環節，確保每一步操作都有明確的指導和規范。通過制定和實施這些細則，公立醫院可以構建一個全面、細致且具操作性的檔案管理制度體系，為檔案的安全、完整和有效利用提供堅實的制度保障。但是，構建完善的檔案管理制度體系并非一蹴而就，而是需要醫院管理層、檔案管理部門以及全體員工的共同努力和持續改進。醫院管理層應給予充分的重視和支持，為檔案管理提供必要的資源和條件。檔案管理部門應發揮專業優勢，積極推動制度建設和實施。全體員工則應增強檔案意識，自覺遵守檔案管理制度，共同維護檔案管理的良好秩序。

2.加強宣傳

（1）充分利用電子屏幕

作為直觀且高效的宣傳媒介，電子屏幕可定期播放與檔案相關的法律法規、管理政策及知識等內容，使職工在日常工作中潛移默化地接受檔案文化的熏陶。同時，某信公眾號作為現代社交媒體的代表，具有傳播速度快、覆蓋面廣的特點，醫院可以開設專門的檔案管理欄目，定期發布檔案動態、歷史故事以及知識問答等內容，吸引職工關注和參與，提高檔案管理的知名度和影響力。

（2）組織豐富多彩的活動

醫院可以積極組織和參與“國際檔案日”宣傳周等主題活動，通過舉辦講座、展覽以及知識競賽等形式，向職工和公眾展示檔案的價值和作用，增強檔案意識。這些活動不僅可以豐富職工的業余生活，還能讓他們在實踐中學習和了解檔案知識，提高檔案管理水平。

（3）提高醫院領導層對檔案管理的重視

領導層可以通過親自參與檔案管理會議、聽取檔案管理匯報以及提供必要的資源和支持等方式，表達對檔案管理的重視。同時，領導層還可以將檔案管理納入醫院績效考核體系，定期評估檔案管理工作，并實施相應的獎懲機制，激勵職工積極參與檔案管理，形成全員參與和共同維護檔案管理的良好局面。

3.人才培養

（1）合理配備專職檔案人員和兼職檔案員

專職檔案人員負責檔案管理的核心工作，如檔案的收集、整理、保管和利用等，確保檔案管理工作的專業性和規范性。兼職檔案員則分散在各科室，負責本科室的檔案收集與初步整理，與專職檔案人員形成緊密合作，共同推動檔案管理工作的有序開展。

（2）定期組織檔案管理業務培訓

培訓可以涵蓋檔案管理的理論知識、操作技能以及法律法規等方面，幫助檔案管理人員不斷更新知識和提升技能。同時，醫院還可以邀請資深檔案管理專家來院指導，通過專家講座和現場示范等方式，讓檔案管理人員學習先進的檔案管理理念和方法，拓寬視野，提高水平。

（3）為檔案管理人員提供繼續教育的機會

醫院應鼓勵檔案管理人員參加各種形式的進修學習、學術研討等活動，不斷提升自己的專業素養和綜合能力，不僅可以為檔案管理人員提供更多的職業發展機會，還能為醫院檔案管理水平的持續提升提供有力的人才保障。

（4）綜合素質的提升

醫院需要打破常規，不拘一格選用人才。除了注重檔案管理人員的專業知識和業務能力外，還應關注他們的創新思維、團隊協作以及溝通能力等綜合素質。通過引入競爭機制、設立激勵機制等方式，激發檔案管理人員的積極性和創造力，確保檔案管理隊伍始終保持新鮮血液和創新能力。

4.加大投入

（1）加大資金投入

醫院應定期更新庫房設備設施，如引入先進的溫濕度控制系統、防火防盜系統等，以確保檔案存儲環境的安全穩定。同時，醫院還需對庫房布局展開合理優化，提高空間利用率，確保檔案的妥善保管。通過這些措施，公立醫院可以顯著提升檔案的物理安全，為檔案的長期保存提供堅實的基礎。

（2）積極推進檔案信息化建設

醫院應充分利用現代信息技術，如掃描和數字化等技術手段，將紙質檔案轉化為電子檔案。通過這一過程不僅可以實現檔案的數字化存儲，便于檔案的檢索和利用，還可以有效減少紙質檔案的使用頻率，從而保護紙質檔案的原貌，延長其使用壽命。此外，檔案的數字化、網絡化以及智能化管理還可以帶來諸多好處。例如，通過構建檔案數據庫和檢索系統，醫院可以實現檔案的快速檢索和精準定位，提高檔案利用的效率。同時，利用大數據分析等技術手段，還可以對檔案信息展開深入挖掘和分析，為醫院的決策和管理提供有力的支持。

四、現代醫院管理制度下公立醫院檔案管理與建設未來的發展方向

1.構建網絡服務平臺與推動檔案管理智能化

構建網絡電子檔案服務平臺旨在實現檔案信息的資源共享和遠程訪問，從而打破傳統檔案管理的時空限制。通過利用互聯網和移動通信技術，醫務人員和患者可以隨時隨地訪問所需的檔案信息，極大地提高了檔案服務的便捷性和效率。為了進一步提高檔案管理的智能化水平，公立醫院應積極探索人工智能、大數據以及云計算等新技術在檔案管理中的應用。通過對檔案數據的智能處理，醫院可以獲取更多有價值的信息，為醫院管理和決策提供有力支持。

2.檔案管理與醫院信息化建設同步發展

通過與醫院其他信息系統的無縫對接，檔案管理系統能夠實現與醫院內部其他關鍵業務流程的深度融合，不僅極大地提高了檔案信息的收集、整理、存儲和利用效率，還確保了檔案信息的實時性和準確性。例如，與電子病歷系統、財務管理系統以及人力資源管理系統對接，使得檔案系統能夠自動獲取并整合這些系統中相關數據，形成一個全面、連貫的醫院信息鏈。在此過程中，檔案管理系統充分利用醫院信息化建設的成果，特別是先進的數據庫技術和網絡技術。數據庫技術為海量檔案信息的存儲、檢索和分析提供了強大的支持，使得檔案管理更加系統化和結構化。而網絡技術則打破了物理空間的限制，使得檔案信息可以在醫院內部乃至更廣泛的范圍內實現共享，促進了信息的流動和利用。此外，這種無縫對接和信息化建設還推動了檔案管理的創新和發展。一方面，促使檔案管理從傳統的紙質管理向數字化、智能化管理轉變，提高了管理效率和質量；另一方面，通過與醫院其他系統的協同工作，檔案管理系統能夠挖掘更多有價值的信息，為醫院的決策支持、科研教學及質量控制等方面提供更加全面和準確的數據基礎。更重要的是，這種現代化的檔案管理模式更加符合現代醫院管理的需求。隨著醫療改革的深人和醫療市場競爭的加劇，醫院需要更加高效、靈活的管理體系來應對各種挑戰。檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，其現代化水平的提高將直接促進醫院整體管理水平的進步，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

3.檔案管理與醫院管理改革的協同配合

隨著醫院管理改革的持續深化，檔案管理作為醫院運營不可或缺的一環，需要與之緊密配合，實行適時且必要的調整與優化。公立醫院需要高度重視檔案管理在醫院管理改革中的定位與作用，確保檔案管理與醫院整體發展的戰略同頻共振，相互促進。為了實現這一目標，公立醫院應從多個維度出發，對檔案管理展開全面革新。例如，應持續優化檔案管理流程，通過引人先進的管理理念和技術手段，如流程再造、自動化工具等，減少冗余環節，提高檔案管理效率。同時，強化檔案信息的整合與共享，確保醫院內部各部門間的信息流通順暢，為臨床、教學以及科研等多領域提供有力支持。為此，公立醫院應加強與醫院管理改革的協同配合，將檔案管理納入醫院管理改革的整體規劃中，通過優化檔案管理流程、提高檔案管理效率以及發揮檔案管理的歷史借鑒和參考作用等措施，為醫院的管理創新和發展提供有力保障。同時，也要注重檔案管理的文化價值和社會價值，為醫院的可持續發展注入新的活力和動力。

五、結束語

綜上所述，在現代化管理制度下，公立醫院需要在提高醫療技術水平以及完善設備設施的同時，強調檔案管理創新以及文化內涵建設等工作的重要意義，打造一支完善的現代化公立醫院檔案管理隊伍，提高檔案信息化水平，充分發揮公立醫院檔案管理工作的優勢。如此，方可為更好地推動公立醫院未來可持續性發展奠定堅實基礎。

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作者單位：山東第二醫科大學附屬醫院