淺議建設工程檔案利用對工程項目成本控制的影響

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

建設工程項目是推動經濟社會發展的重要引擎，其高質量、高效益的實施離不開科學的成本管理。在建設工程管理實踐中，成本控制是一項系統性、復雜性極強的任務，涉及設計、采購、施工以及結算等諸多環節，需要以完整和準確的工程信息為依據。檔案作為工程項目活動的真實記錄，蘊含了豐富的成本管理信息，在工程成本的測算、監控以及核算等方面發揮著不可替代的作用。然而，在實際工作中，檔案管理與成本控制往往各自為政，檔案信息未能得到充分利用，影響了項目成本目標的實現。如何有效利用檔案信息資源，將其轉化為項目成本控制的數據基礎和決策依據，已成為建設工程管理領域亟待解決的重要課題。

一、檔案信息：成本控制的數據基礎

建設工程檔案是項自實施過程中形成的原始記錄，忠實記載了工程項目從投資決策、勘察設計、招標投標、合同管理、施工組織以及竣工驗收到運營維護的全生命周期信息。這些檔案資料不僅包括了設計圖紙、施工方案以及合同協議等靜態文件，還涵蓋了工程變更、進度款支付以及材料簽收等動態業務數據。可以說，工程檔案是項目成本管理的信息寶庫，其完整性、準確性和及時性直接影響到成本控制的效果。從成本測算和成本核算的角度看，完整和準確的工程檔案是編制概預算、確認結算成本的基礎。設計文件和施工圖紙提供了工程項目的設計標準和技術參數，是測算工程量的重要依據；施工合同、材料采購合同等檔案則確定了人工、材料以及機械等生產要素的價格水平，是控制成本的關鍵標尺。可見，只有基于真實、完整的檔案數據，才能準確測算項目成本，客觀核實實際支出。從成本監控和成本分析的視角看，及時、連續的檔案信息是實施動態管控、及時糾偏的前提。在項目實施過程中，設計變更、技術核定以及索賠簽證等事項頻繁發生，動態調整了項目的成本基線。如果這些信息不能實時歸集到檔案系統中，成本控制就可能偏離實際，監控預警就可能滯后。相比年度財務報表等事后數據，連續性的過程檔案能夠更加動態、全面地反映成本執行狀況，是開展偏差分析、優化資源配置的利器

綜上所述，工程檔案不僅是項目成本控制的數據基礎，還是成本管理的信息寶庫。檔案質量的高低，直接關系成本測算的準確性、成本核算的客觀性以及成本監控的及時性和成本分析的有效性。因而充分認識檔案信息的基礎性作用，切實加強工程檔案的規范化管理，提高檔案數據的完整性、準確性和及時性，是強化項目成本控制的首要任務和基礎性工作。

二、檔案利用：成本控制的關鍵環節

1.前期規劃：估算與預算的精準指導

建設工程項目前期策劃階段，是確立項目投資目標和制定成本管理策略的關鍵時期。這一階段的核心任務是編制可行性研究報告和初步設計概算，為項目決策提供可靠依據。高質量的可研報告和概算文件，必須以翔實的歷史數據和科學的測算方法為基礎，這就需要充分利用工程檔案信息資源，借鑒以往類似項目的成本管理經驗，實現對新項目成本的精準估測和優化控制。

首先，工程檔案是前期成本策劃的重要信息源。通過系統采集、整理和分析以往項目的檔案數據，包括可行性研究報告、初步設計文件、工程量清單、招標文件以及合同協議等，可以全面了解類似工程的設計標準、建設規模、工藝路線以及成本水平等關鍵信息。在此基礎上，運用類比估算、參數估算等方法，并結合擬建項目的具體情況，就可以科學測度項目的投資規模和成本構成，編制出切合實際的可研估算和設計概算。

其次，前期策劃階段的檔案利用，不僅為投資決策提供了數據支撐，還為優化成本管理策略提供了經驗借鑒。通過對比分析同類項目的成本構成和變化趨勢，可以發現影響成本的關鍵因素，識別潛在的成本節約空間。在此基礎上，有針對性地制定成本控制策略，如優化設計方案、嚴控設計變更以及加強施工組織管理等，進而在源頭把控項目成本。實踐證明，越是重視前期策劃，越是注重檔案利用，越能實現對項目成本的精準預測和有效引導。

2.實施過程：監控與分析的實時利器

建設工程項目實施階段，是項目成本支出的高峰期，也是成本控制的關鍵期。這一階段，隨著設計深化、材料采購、設備安裝以及分包簽約等項目活動的開展，大量的成本動態數據不斷產生，并以合同文本、技術文件以及業務單據等形式匯集檔案管理系統中。如何有效整合和利用這些動態檔案數據，建立實時的成本監控和預警機制，是項目成本管理的核心課題。

首先，工程實施階段的檔案數據具有動態性、連續性和多樣性的特點。其中既有反映成本支付的會計憑證、銀行對賬單等財務檔案，也有體現工程進度的施工日志、監理通知等管理檔案，還有記錄工程變更的技術核定單和簽證單等合同檔案。只有將這些多源異構的檔案數據實行系統歸集和實時傳輸，建立動態的成本數據倉庫，才能做到對項目成本的全方位感知和實時跟蹤。

其次，基于實施過程檔案的動態成本數據，可以開展即時的成本監控和偏差預警。通過對比分析當期發生數與計劃值的差異，計算成本和進度偏差指標，管理者可以及時發現成本超支和進度失控等問題，并研判其原因，采取針對性的糾偏措施。相比事后的財務核算數據，動態的過程檔案能夠更加及時、全面地反映成本執行狀況，為成本控制決策提供了可靠依據。此外，隨著數字化管理理念的深人應用，以檔案為載體的大數據分析技術在工程成本控制領域得到廣泛應用。通過對設計變更、技術簽證、物資采購以及合同預付等過程檔案數據實行關聯分析和深度挖掘，可以客觀評價成本控制的績效水平，揭示成本變動的內在規律，并據此優化資源配置，從而實現項自成本管理的動態優化和精細化。這種融合檔案管理與數據分析的創新實踐，正在成為工程企業提高成本管控水平的利器。

3.竣工結算：核算與考核的可靠依據

建設工程竣工結算是項目成本管理的最后一道關口，是確認項目收益與考核成本績效的重要環節。竣工結算的核心在于以完整、準確的檔案資料為依據，客觀計量工程實物量，準確計算竣工款項，全面評價工程質量。可以說，竣工結算是對項目檔案管理成效的最終檢驗，檔案的完整性、規范性和準確性直接決定了結算工作的效率和質量。

一是工程竣工結算涉及設計、施工、監理以及材料設備供應等諸多方面，需要匯集和查驗大量的原始檔案。竣工圖、工程變更洽商記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料檢測報告以及設備調試報告等，都是確認工程量和質量的關鍵憑證。只有通過系統梳理和交叉印證這些檔案，嚴格對比合同條款和相關標準，才能準確計算實際完工數量，客觀評判是否符合質量要求，并在此基礎上據實計算工程款項。反之，如果檔案資料缺失和錯漏百出，結算依據就難以成立，項目各方的利益訴求就難以客觀衡量，由此引發的糾紛和損失在所難免。

二是從管理的角度看，竣工結算不僅是對已完工作的價款確認，還是對成本控制績效的最終考核。通過對比結算價與合同價、對比竣工圖與施工圖以及對比實際造價與概預算，可以分析成本節超的原因，評價成本管理的優劣，為后續項目提供經驗教訓。這種事后的績效評價和反饋改進，同樣離不開完整、系統的工程檔案。檔案資料的缺失或混亂，不僅影響結算工作的開展，還會阻礙成本管理經驗的總結提煉，對組織的成本管理能力提升產生負面影響。

三、優化利用：提升成本控制的新思路

1.數字化轉型：智能檔案的無限潛力

隨著數字經濟時代的來臨，數字化轉型已經成為各行各業謀求變革發展的戰略選擇。對于建設工程檔案管理而言，數字化轉型不僅意味著檔案載體形式的變革，還意味著管理模式和利用方式的根本性重構。通過數字化采集、智能化識別等技術手段，可以將傳統的紙質檔案快速轉化為數字化的信息資源。將工程圖紙、合同文本和現場照片等非結構化檔案，與成本臺賬和進度報表等結構化數據實行關聯融合，建成集中統一的工程大數據資源庫。在此基礎上，運用云計算與大數據等新興技術，對工程數據展開多維度、跨系統的實時檢索、深度挖掘和關聯分析，并結合可視化展示工具，建立智能化的檔案管理和利用平臺。這種創新的數字化解決方案，能夠顯著提高檔案資源的管理效率和使用價值，并由此開創精細化工程成本管控的新局面。一方面，數字化檔案打破了傳統檔案管理的時空界限，使得檔案信息的獲取和共享更加便捷高效。項目管理人員可以隨時隨地調閱所需的圖紙文件、過程資料，極大地縮短了信息查找的時間，提高了成本異常的響應速度。另一方面，海量工程檔案數據的關聯分析，能夠揭示工程成本變化的內在規律和長期趨勢，并智能預警成本風險、優化資源配置，從而實現項目成本的動態平衡與持續優化。可以預見，隨著人工智能、區塊鏈等新興技術與工程數據的進一步融合，智慧檔案必將進一步拓展成本管控的新邊界，創造更大的應用價值。

2.標準化建設：規范利用的制度保障

工程檔案管理的標準化建設，是充分發揮檔案在項目成本控制中作用的制度保障。只有建立科學、規范以及統一的檔案管理標準體系，明確檔案收集、整理、移交以及利用等環節的基本要求，才能從根本上確保工程檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，從而為項目成本核算、分析以及監控等管理活動提供高質量的信息支撐。

構建完備的工程檔案標準化體系，需要從檔案形成到利用的全過程入手，綜合考慮各參建主體的責任分工和業務需求。一方面，要制定可操作的檔案收集、整理規范，明確施工、監理以及建設等各方的檔案報送義務，細化圖紙、合同以及票據等不同類型檔案的組卷要求，確保檔案資料的齊全和規范。另一方面，要建立檔案移交、借閱和利用的標準化流程，界定檔案查閱權限和保密責任，嚴格控制檔案的調用和外借，并通過信息化手段加強全過程的痕跡化管理，確保檔案利用全程可追溯、有跡可查。

第二，信息化是加快檔案標準化建設的重要手段。制定統一的工程檔案數據標準和系統接口規范，是實現多系統互聯互通、各專業協同聯動的關鍵所在。通過構建基于統一標準的檔案信息共享平臺，將設計、施工、材料以及成本等業務系統產生的動態數據實時歸集，并與相關檔案展開關聯，就能夠形成完整、準確以及實時的項目數據庫，從而為成本測算、核算和控制等管理決策提供更加及時和全面的數據支持。

3.人才隊伍建設：專業素養的持續提升

建設高素質、專業化的工程檔案管理隊伍，是全面提高檔案管理水平、充分發揮檔案在工程項目成本控制中作用的根本保證。隨著工程建設日益專業化和信息化，對檔案管理人員的知識結構和專業能力提出了更高要求。檔案工作已經從單一的文件管理，發展為綜合性的信息資源管理，要求檔案人員不僅要精通檔案專業知識，還要熟悉工程管理的業務流程，掌握信息技術的應用技能，具備數據分析和價值挖掘的創新意識。

首先，建設與時俱進的檔案人才隊伍，需要從人才培養、選拔和激勵等方面系統發力。一方面，要與高校合作，加強檔案學專業人才的培養力度，促進檔案教育與工程管理、信息技術等多學科交叉融合，為行業輸送既懂專業、又懂管理的復合型人才；另一方面，要創新檔案人才的選拔機制，將工程管理經驗、信息化應用能力等作為重要遴選標準，優化檔案隊伍的專業結構和知識結構。同時，要完善檔案人員的培訓體系和職業發展通道，有計劃地開展業務培訓和繼續教育，營造尊重知識、尊重人才的良好氛圍，充分調動檔案人員的積極性和創造性。

其次，高水平的檔案隊伍建設，還需要加強與相關部門的協同配合。應建立檔案管理部門與施工管理、財務核算及合約管理等業務部門的定期交流機制，組織開展檔案業務與工程專業的互訓互學，推動檔案管理與項目管理、成本管理的一體化融合。通過專業部門間的協同互動、知識互補，檔案人員能夠更好地了解工程建設的業務特點和管理需求，工程管理人員也能夠深化對工程檔案價值的認知，由此形成檔案利用與成本控制的良性互動，實現檔案人才效能的最大化發揮。

四、結束語

綜上所述，檔案信息是工程項目成本控制的重要依據，檔案利用貫穿項目成本控制的全過程。高質量的檔案信息是成本控制的數據基礎，前期規劃、實施過程以及竣工結算等關鍵環節的檔案利用，對成本控制的精準實施至關重要。未來，需要在數字化轉型、標準化建設和人才隊伍建設等方面持續發力，不斷創新檔案利用的模式和路徑，充分釋放檔案的潛在價值，切實發揮檔案管理在工程項目成本控制中的戰略作用。本文的研究，對于推動建設工程檔案事業與成本管理實踐的深度融合，具有重要的理論價值和實踐意義。

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作者單位：山東省淄博市淄川區公用事業服務中心