論如何提高檔案管理工作水平

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理工作作為管理工作的重要組成部分之一，在管理中占據(jù)舉足輕重的地位，加強檔案管理工作，是提高工作效率、實現(xiàn)教學改革的前提和基礎，亦是衡量教育教學水平的重要指標。由于受各項因素的影響，檔案管理工作在具體落實階段依然存在諸多問題，使得其無法達到預期效果。因而本文深入探究如何提高檔案管理工作水平具有一定的現(xiàn)實意義。

一、檔案管理工作的定義

檔案管理工作是指對在教學、科研和管理等活動中形成的各類文件資料的收集、整理、保存、利用和銷毀的全過程管理，主要包括紙質(zhì)文件和電子文件。檔案管理工作的核心目的是確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，為的教學、科研和管理提供有力支持。檔案管理工作的內(nèi)容主要包括學生檔案管理、教師檔案管理、教學檔案管理、行政檔案管理、檔案信息化建設以及檔案室管理等內(nèi)容。檔案管理工作是管理工作的重要組成部分，需要檔案管理人員具備高度的責任心和專業(yè)能力，確保檔案資料的完整、準確和有效利用。

二、提高檔案管理工作水平的必要性

1.促進管理科學化

在檔案管理過程中，需積極引入現(xiàn)代化管理工具和方法，如電子檔案系統(tǒng)和自動化處理流程，保障管理決策基于最新、最準確的數(shù)據(jù)和信息。現(xiàn)代化管理在一定程度上提高了管理效率，也保證了決策的科學性和前瞻性。例如，當需要制訂新的教學計劃或評估教學效果時，能夠迅速從檔案中提取過往的教學資料和學生反饋，為決策提供有力支持。

2.保障檔案信息的安全和完整

檔案包含學生的個人資料、成績記錄、教師的教學檔案以及的行政文件等重要信息。這些信息如果不加以管理和保存，一旦被泄露或遭到破壞，會嚴重侵害個人隱私，還會對的聲譽和運營帶來不可估量的負面影響。因而建立嚴格的檔案管理制度和安全措施，如加密技術、訪問權(quán)限控制和定期備份等，是確保檔案安全和完整的關鍵。

3.提高檔案利用效率和服務質(zhì)量

檔案管理是對文件的存儲和保管，更重要的是能夠為師生提供便捷、高效的檔案查詢和利用服務。通過建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，結(jié)合友好的用戶界面和專業(yè)的服務人員，保證師生在需要時能夠迅速找到所需的檔案資料。并且，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和服務態(tài)度也直接影響檔案服務的質(zhì)量，其需要具備良好的溝通能力和專業(yè)知識，以便更好地理解師生的需求，提供個性化的服務。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.領導重視程度不夠

檔案管理工作是行政管理的重要組成部分，理應受到領導的重視。然而，在實際工作中，受傳統(tǒng)管理理念的影響，有的領導對檔案管理工作缺乏重視，使得檔案管理工作在具體落實階段存在諸多問題。由于領導對檔案管理工作的重視程度不足，使得檔案管理工作得不到足夠的資源支持，導致資金投入不足、設備設施陳舊以及專業(yè)人員配備不足等問題，使得檔案的管理、保存和檢索等工作無法有效開展，嚴重影響檔案管理的科學性和規(guī)范性。并且，領導對檔案管理工作的不重視，也會影響教師和學生對檔案的重視程度，使其對檔案重要性認識不足，不重視檔案資料的及時歸檔和準確記錄，甚至可能出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞的情況。

2.缺乏健全的規(guī)章制度

目前，有的由于對檔案管理工作缺乏重視，未能為該項管理工作制定相應的規(guī)章制度，導致檔案管理的隨意性和不規(guī)范性。由于沒有明確的管理規(guī)范和操作流程，檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)往往缺乏統(tǒng)一的標準，使得檔案管理工作難以形成有效的監(jiān)督和控制機制。例如，檔案的分類標準不統(tǒng)一，導致同一類別的檔案在不同時間或不同人員手中可能被歸入不同的類別，嚴重影響檔案的檢索效率和準確性。同時，規(guī)章制度的缺失使得檔案管理人員在工作中缺乏明確的指導和依據(jù)。檔案管理人員不清楚自己的職責范圍或者在處理檔案時缺乏必要的操作規(guī)范，影響檔案管理的質(zhì)量，增加檔案遺失、損壞或被泄露的風險。并且，沒有明確的檔案收集和更新機制，一些重要的檔案資料被遺漏或者檔案信息未能及時更新，直接影響檔案的使用價值和參考價值。例如，學生檔案中缺少重要的成績記錄、獎懲記錄或者教師檔案中缺少教學評估和培訓記錄等，都會對的教育教學管理造成不利影響。

3.檔案管理信息化水平低

隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理信息化已成為提高檔案管理水平的重要途徑。但是，目前許多高中檔案管理信息化水平仍然較低，一是檔案信息化基礎設施建設滯后。一些尚未建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，檔案信息無法實現(xiàn)數(shù)字化存儲和管理，影響檔案的檢索和利用效率。并且，由于缺乏必要的硬件設備和網(wǎng)絡支持，檔案管理人員在開展檔案信息化處理時面臨諸多困難；二是檔案信息資源的整合和共享程度不足。缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，不同部門之間的檔案信息難以實現(xiàn)有效整合和共享，加之檔案信息的開放程度較低，存在檔案資源重復建設和浪費，師生在查詢和利用檔案時面臨諸多限制等問題。

4.工作人員綜合能力有待提高

目前，許多檔案管理人員的專業(yè)能力還有待提高。一是檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平參差不齊。一些管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓，對檔案管理的基本原則和方法不夠熟悉，在實際工作中出現(xiàn)操作錯誤或效率低下的情況；二是檔案管理人員對新技術、新方法的掌握程度不夠，難以適應檔案管理信息化的要求。例如，對于電子檔案系統(tǒng)的使用和維護，部分檔案管理人員缺乏足夠的技能和經(jīng)驗，影響檔案信息化建設的進程；三是檔案管理人員的服務意識和溝通能力有待加強。在為師生提供檔案查詢和利用服務時，由于檔案管理人員缺乏耐心和熱情，不能很好地理解用戶的需求，使得服務質(zhì)量不高。

四、提高檔案管理工作水平的有效途徑

1.提高領導重視度，樹立正確的檔案觀

檔案管理是教育管理工作的一項基礎性、系統(tǒng)性工作，其關系歷史資料的完整保存，還關系教育教學質(zhì)量的提升和管理水平的提高。因而需重視檔案管理工作，提高其管理水平。一是領導層必須提高對檔案管理工作的重視程度。領導的重視是檔案管理工作得以順利開展的前提。領導應將檔案管理工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，確保檔案管理工作的地位和作用得到充分認識。為此，可以定期召開檔案管理工作會議，研究解決檔案管理中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的政策支持和資源保障；二是領導和全體教職員工應樹立正確的檔案觀。檔案不僅是歷史資料的堆砌，還是教育教學活動的記錄，是文化傳承和發(fā)展的載體。領導和教師應充分認識檔案管理工作的價值，其不僅服務于的內(nèi)部管理，還為對外交流、評估認證以及歷史研究等提供重要依據(jù)。需加大對檔案管理的宣傳力度，通過各種形式的宣傳教育活動，增強全體教職員工的檔案意識，使大家認識到檔案管理的重要性，在日常工作中自覺遵守檔案管理的規(guī)章制度，積極參與檔案的收集、整理、利用和保護工作。

2.建立完善的檔案管理制度體系

為保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需根據(jù)自身實際情況，在綜合考量各項因素的基礎上，建立一套完善的檔案管理制度體系。一是應制定完善的檔案管理規(guī)章制度。明確檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和保密等環(huán)節(jié)的具體要求和操作流程。規(guī)章制度應具有可操作性，確保每一位教職員工都能清楚地了解自己的職責和義務；二是建立檔案管理責任制。將檔案管理任務分配到具體的部門和個人，明確責任主體，確保檔案管理工作有人負責、有人監(jiān)督；三是定期評估和檢查檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。通過建立檔案管理的考核機制，將檔案管理工作納人年度考核體系，激勵各部門和個人積極參與檔案管理，共同推動檔案管理工作水平的提高。

3.實現(xiàn)檔案信息化管理

在信息化時代，需緊跟時代發(fā)展的步伐，積極引入各項先進的信息技術，將其運用到檔案管理中，實現(xiàn)檔案的信息化管理。一是推廣電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，便于存儲、檢索和共享。檔案管理人員運用電子檔案管理系統(tǒng)更高效地開展檔案的收集、整理、歸檔和利用。電子檔案管理系統(tǒng)應具備以下特點：用戶友好的界面、強大的搜索功能、安全的訪問控制以及靈活的權(quán)限管理。同時，系統(tǒng)應支持多種文件格式，確保適應不同類型的檔案資料。在推廣過程中，應組織專門的培訓，確保檔案管理人員能夠熟練操作系統(tǒng)，并理解電子檔案管理的重要性和操作規(guī)范；二是加強檔案數(shù)據(jù)的備份與恢復機制。在信息化時代，數(shù)據(jù)丟失或損壞的風險顯著增加，建立一個有效的備份和恢復機制至關重要。應定期備份檔案數(shù)據(jù)，備份可以是本地備份，也可以是遠程備份，甚至可以采用云存儲服務，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。制定明確的備份策略和恢復流程，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠迅速恢復。同時，備份數(shù)據(jù)應定期開展恢復測試，驗證備份的有效性和恢復流程的可行性。

4.重視檔案管理人員的培養(yǎng)

一是定期開展培訓和繼續(xù)教育。為提高檔案管理人員的專業(yè)能力和適應信息化管理的需求，應定期組織檔案管理相關的培訓和繼續(xù)教育活動。活動涉及專業(yè)技能的提升課程、新技術的介紹和應用培訓以及檔案管理法規(guī)和標準的更新學習。通過培訓，檔案管理人員能夠及時了解檔案管理領域的最新發(fā)展，掌握先進的管理方法和技能，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。當然，還可鼓勵檔案管理人員參加外部專業(yè)培訓和學術交流活動，拓寬視野，與其他或機構(gòu)的同行分享經(jīng)驗，相互學習，讓檔案管理人員能夠獲得更多的靈感和創(chuàng)新思路，為檔案管理工作帶來新的活力；二是引進專業(yè)人才。除了對現(xiàn)有檔案管理人員開展培訓和教育外，還應積極引進具有專業(yè)背景和豐富經(jīng)驗的檔案管理人才。新引進的專業(yè)人才能夠為檔案管理工作帶來新的理念和技術，提高整體管理水平。在招聘過程中，應注重考察應聘者的專業(yè)知識、技能水平以及對信息化管理的適應能力。引進專業(yè)人才后，應為他們提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間，鼓勵他們發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，參與檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。同時，還應建立激勵機制，對表現(xiàn)突出的專業(yè)人才給予適當?shù)莫剟詈蜁x升機會，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造力。

5.提高檔案利用和保密工作的水平

在信息化時代，信息技術的運用雖然為檔案管理工作帶來一定的便利性，但是也增加了檔案失竊的風險。需建立檔案利用審批制度，保障檔案的合理利用，防止檔案資料被泄露或濫用。應制定嚴格的檔案利用審批流程，明確檔案使用的目的、范圍和條件。審批流程應包括檔案使用申請、審批、登記和歸還等環(huán)節(jié)，確保檔案使用過程的規(guī)范性和安全性。檔案管理人員應根據(jù)檔案的密級和重要性，對申請者展開身份驗證和使用目的審查，確保檔案資料的安全。同時，檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，詳細記錄檔案的使用情況，包括使用人、使用時間和使用目的等信息，便于日后查詢和監(jiān)督。

6.夯實檔案基礎建設，發(fā)揮檔案的作用

在夯實檔案基礎建設方面，應從硬件與軟件兩個維度同時發(fā)力，提高檔案管理水平。在硬件方面，需加大對檔案管理設備設施的投入，主要包括建設與改造檔案庫房、檔案存儲設備的更新與升級以及檔案安全防護設備的配備等。應確保庫房選址合理，具備良好的環(huán)境條件，如溫度、濕度控制得當，通風良好，無陽光直射，無有害氣體和磁場干擾等。庫房內(nèi)部布局應科學，按照檔案的類型、年代和密級分類存放，設置合理的通道和標識，便于檔案的存取和管理。同時，庫房內(nèi)應配備必要的設備設施，如防火、防盜、防潮和防塵等安全設施以及溫濕度監(jiān)控和調(diào)節(jié)設備，保證檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定和安全。還應引入高效、穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)和存儲設備，提升檔案管理的效率和安全性。同時，為應對突發(fā)事件，還應建立檔案應急響應機制，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護檔案資料的安全。在發(fā)揮檔案作用方面，需深入挖掘檔案資源的價值，推動檔案資源的開發(fā)利用。可以通過舉辦檔案展覽、編研檔案史料以及開展檔案教育等方式，向師生和社會公眾展示的歷史沿革、文化傳承和辦學成果，增強師生的歸屬感和榮譽感。

五、結(jié)束語

總而言之，檔案管理作為管理的重要組成部分，領導層需充分意識到檔案管理工作的重要性，通過樹立正確的檔案觀、建立完善的檔案管理制度體系、實現(xiàn)檔案信息化管理、重視檔案管理人員的培養(yǎng)以及提高檔案利用和保密工作水平等措施，全面提高檔案管理工作水平。

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作者單位：福建省福州第十一中學