企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

文/海南省建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 鄒玉玲

企業(yè)檔案管理信息化是網(wǎng)絡(luò)社會(huì)和信息社會(huì)發(fā)展的必然歷程。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，完善企業(yè)的管理。傳統(tǒng)檔案管理模式和方式已經(jīng)無法和當(dāng)前企業(yè)的快速發(fā)展相協(xié)調(diào)，在信息時(shí)代，企業(yè)應(yīng)不斷提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而獲取最佳的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和工作效率。

一、檔案管理信息化實(shí)施的必要性

檔案管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)來說是必不可少的手段之一。檔案管理是見證企業(yè)發(fā)展歷程、維護(hù)企業(yè)利益和合法權(quán)益的充足證據(jù),同時(shí)也是反映企業(yè)發(fā)展歷程、發(fā)展、經(jīng)營(yíng)、資源、技術(shù)及成果的重要資料。

國(guó)家檔案局極為重視檔案的信息化建設(shè)工作，中央下達(dá)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出建設(shè)檔案信息化的主要任務(wù)和目標(biāo)，希望能夠統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),安全保密,分級(jí)建設(shè),統(tǒng)籌規(guī)劃,加強(qiáng)信息化建設(shè)和電子檔案規(guī)范化管理。加快實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，是政府對(duì)企業(yè)的要求，是企業(yè)對(duì)自身的要求，更是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)企業(yè)的要求。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中的主要問題

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)繁瑣和復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理大多使用紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)間的推移，企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)增多、工作人員增加都給檔案管理帶來巨大難題，而且傳統(tǒng)檔案管理需要充足空間以存放檔案，也需要大量人力對(duì)檔案進(jìn)行專門管理和監(jiān)管，這不僅浪費(fèi)人力、物力，同時(shí)也給企業(yè)的檔案建設(shè)工作帶來障礙。檔案信息化，能夠有效地解決傳統(tǒng)檔案所難以解決的問題。但是，信息化建設(shè)是對(duì)檔案管理革新，區(qū)別于傳統(tǒng)方式的優(yōu)勢(shì)，信息化管理也有其獨(dú)有的缺陷。

（一）檔案管理信息化的意識(shí)薄弱

在實(shí)際情況中，部分企業(yè)僅僅是簡(jiǎn)單的將其看作是檔案存儲(chǔ)、使用方式的改變，沒有認(rèn)識(shí)到這是企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)變，沒有考慮到建立一個(gè)綜合性檔案管理信息化系統(tǒng)。有一些企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案難以給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益,盲目的把資金投入到其他建設(shè)項(xiàng)目,對(duì)檔案事業(yè)疏于建設(shè)和管理,對(duì)檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備和配備不予以重視。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高

在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時(shí)也要對(duì)企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。

（三）信息化建設(shè)尚未完善

隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化無法滿足企業(yè)的需求,嚴(yán)重影響了檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問題。

除了上述幾點(diǎn)問題外，還有許多細(xì)節(jié)方面的問題也需要企業(yè)時(shí)刻關(guān)注。首先，要做到對(duì)員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來的人，對(duì)于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進(jìn)。其次，對(duì)于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個(gè)人的個(gè)人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強(qiáng)安全管理工作。

三、完善檔案管理信息化的策略

（一）從企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化檔案管理理念

檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實(shí)施力度及信息化的程度。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實(shí)踐及現(xiàn)實(shí),正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進(jìn)行合理和準(zhǔn)確的投入,針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作的各項(xiàng)問題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。

（二）引進(jìn)優(yōu)秀管理人員

信息化管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)來說是發(fā)展的必要?dú)v程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進(jìn)優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對(duì)其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)針對(duì)管理工作需要引進(jìn)科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點(diǎn),建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。譬如企業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù),能夠集合企業(yè)在項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進(jìn)一步開拓市場(chǎng)和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。

四、總結(jié)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是企業(yè)發(fā)展的重要方向，企業(yè)的檔案和信息是企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的見證依據(jù)和發(fā)展保障，在現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，健全的信息化檔案管理能夠給企業(yè)的發(fā)展帶來巨大的幫助。相信隨著信息化的發(fā)展，不僅是檔案管理，在更大更廣的范圍內(nèi)，信息化建設(shè)都會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力。

[1]靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D].四川大學(xué),2005.

[2]范麗君.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].上海檔案,2010(10).

[3]明明.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì),2011(12).