內部控制視域下高職院校設備采購管理研究

[中圖分類號］G717 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）14-0022-03

0 引言

職業(yè)教育是國民教育體系和人力資源開發(fā)的重要組成部分，對技術技能型人才的培養(yǎng)和輸送起到了重要作用。高職院校作為職業(yè)教育的重要組成部分，在推動職業(yè)教育發(fā)展的過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。近些年，高職院校辦學規(guī)模不斷擴大，教學質量顯著提高，這些都離不開國家政策的引導，以及國家在資金上的大力支持。在高職院校辦學過程中，設備采購是教育資源配置的重要一環(huán)，不僅投人大、風險高，而且與學校教學實施、科研創(chuàng)新以及人才培養(yǎng)密不可分[1]。但是，當前很多高職院校在設備采購管理方面存在預算編制不合理、前期論證不充分、采購方式不恰當、驗收環(huán)節(jié)把關不嚴等問題。這不僅會降低高職院校設備采購管理的嚴謹性、規(guī)范性和有效性，還會導致財政資金面臨巨大的浪費和流失風險。因此，在內部控制視角下深入剖析高職院校設備采購管理中存在的問題，并提出相應的對策，對于提升高職院校管理水平、保障教育資源有效利用、促進我國職業(yè)教育健康發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

1高職院校設備采購管理存在的問題

1.1采購預算編制不精準在高職院校中，設備采購管理工作首先面臨的是來自預算的挑戰(zhàn)，如預算編制缺乏科學性、合理性和精準性，導致后續(xù)問題接踵而來。究其原因，主要有以下兩點：一是不注重對采購市場進行調研分析，二是缺乏前瞻性的采購規(guī)劃意識。大部分高職院校設有專門的采購部門，但也有部分高職院校的設備采購管理工作由行政部門或后勤部門負責，他們由于人力資源和時間不足，并沒有開展深入的市場調研。例如，行政部門或后勤部門對設備的價格、性能、配置參數(shù)以及迭代情況沒有進行詳細了解，使得采購預算編制沒有足夠的信息支持。另外，其他部門在遞交采購申請時往往只會考慮當下之需，并未作出長久規(guī)劃，對設備的更迭周期和今后的教研趨勢變化不上心，導致現(xiàn)有預算很難與長期規(guī)劃保持一致。如此一來，有些設備在采購 1～2 年后就面臨被閑置或淘汰的風險。這樣既降低了采購工作的效能，也極大地浪費了學校資金。

1.2采購方式選擇不當

目前，很多高職院校的設備采購方式單一，未能根據(jù)自身需求靈活調整和優(yōu)化設備采購方式。其通病就是過于依賴傳統(tǒng)的公開招標模式，認為這是最具透明度、公開性的一種采購方式。但這種方式會造成某些特殊設備、急用設備的采購不及時。另外，一些設備的技術性、專業(yè)性較強，如果一味采取公開招標的方式，則有可能因供應商不足、技術門檻太高等導致流標現(xiàn)象發(fā)生。相反，競爭性談判、必要的單一來源采購等方式有時會更有利于高職院校快速找到更合適的采購供應商。這樣不僅可以大幅減少采購流程和時間，讓采購工作更具針對性，還能以更低的價格采購到滿意的設備。

1.3 前期采購論證不充分

在設備采購之前，相關的論證和調研工作必不可少，這是保證設備采購工作順利開展的關鍵。然而，不少高職院校都忽視了這一點，對前期的采購論證不重視，導致前期采購論證不充分。一方面，各部門在進行采購申請時，通常都更為關注設備的購買價值和使用功能，而對于設備是否具有高度實用性、能否與其他系統(tǒng)兼容、維護成本高不高等問題一概不考慮，導致有些采購回來的設備看似很有性價比，但并不具備較強的適用性，很容易面臨被淘汰的風險。另一方面，采購審批環(huán)節(jié)不規(guī)范，未搭建科學的評估系統(tǒng)，未設計規(guī)范、有序的評審流程，導致采購決策過程極易受到某些非專業(yè)意見的干擾，最終也會影響采購的合理性與可行性。以上問題不僅會增加高職院校設備采購工作的各項成本，還會造成資金的嚴重浪費。

1.4采購驗收環(huán)節(jié)把關不嚴

設備采購的最后一個流程是驗收，而這也是十分關鍵的一環(huán)。但很多高職院校會忽視設備驗收環(huán)節(jié)，安排驗收的工作人員缺乏足夠的專業(yè)知識和實際經(jīng)驗，無法從專業(yè)的角度判斷設備質量好壞、性能達標與否。同時，由于缺乏有效的采購監(jiān)督問責機制，設備驗收過程極易流于形式，難以確保驗收結果的公正性、可靠性[2]。鑒于此，一些潛在的質量問題、性能缺陷就有可能被忽視，直到設備被使用才會一一暴露，進而對日常教學和科研活動的開展造成負面影響，導致教學、科研進度滯后。

2 內部控制視域下高職院校設備采購管理的策略

2.1提高采購預算編制的精準度

一是進行充分的市場調查。高職院校在著手編制設備采購預算之前，必須重視對市場信息的廣泛搜集與深度剖析。這不僅限于設備當前的市場價格與性能參數(shù)，還應涵蓋設備歷史價格趨勢、未來預期變化、行業(yè)技術革新動態(tài)以及潛在供應商的綜合實力評估等[3]。為此，高職院校可以積極尋求與專業(yè)市場調研機構的合作，借助其專業(yè)視角和豐富經(jīng)驗，或者高效利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)平臺，構建設備市場信息數(shù)據(jù)庫，為預算編制提供翔實、準確的數(shù)據(jù)支撐。

二是強化預算審核和監(jiān)管。為確保采購預算的嚴肅性和執(zhí)行效率，高職院校需要構建一套涵蓋預算申報、審核、執(zhí)行和績效評估全鏈條的監(jiān)管機制。預算審核委員會或評審團隊應由財務、審計、資產(chǎn)管理、教學及科研等多部門專家構成，采用交叉審核的方式，對各部門提交的采購計劃和預算進行嚴格把關，確保每一筆預算都經(jīng)過充分論證，既滿足實際需求，又體現(xiàn)成本效益原則。同時，引入預算執(zhí)行情況定期審計與公示制度，鼓勵教職工參與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決預算執(zhí)行中的問題。

2.2優(yōu)化采購方式

一是靈活選擇采購方式。高職院校在設備采購過程中應展現(xiàn)出高度的靈活性，結合設備類型、緊急程度、資金狀況等多重因素，在國家采購管理規(guī)范下，審慎選用最適合的采購方式。對于技術門檻高、定制化需求大的專業(yè)設備，不可拘泥于傳統(tǒng)采購方式，而應綜合考慮競爭性談判或單一來源采購等更為靈活的方式，直接與供應商深度溝通，確保獲取到更優(yōu)質的服務；對于另一些標準化程度高、市場競爭充分的通用設備，應堅持公開招標的原則，充分利用市場競爭機制，通過廣泛邀請供應商參與，激發(fā)價格與服務的雙重競爭，以期在保障質量的基礎上最大限度降低采購成本[4]。此外，高職院校還可引入電子化采購平臺或商城，實現(xiàn)采購流程的透明化、快捷化和高效化。

二是建立健全采購方式選擇機制。高職院校需要從制度入手，制定一套完整的采購方式選擇指南，明確各類采購方式（如公開招標、邀標、競爭性談判、單一來源采購等)的適用情況，還需要詳細闡釋不同方式的操作流程、時間節(jié)點及注意事項，以便為采購人員提供清晰的操作路徑。為確保采購人員準確理解并執(zhí)行采購規(guī)定，高職院校還需要定期開展采購知識與技能培訓，通過傳授采購政策和法規(guī)、采購實操技巧、采購風險防控等知識，提升采購團隊的專業(yè)素養(yǎng)，確保他們能夠根據(jù)實際情況規(guī)范并靈活、準確地選擇采購方式，提高采購效率和滿意度。

2.3加強前期論證和調研

一是建立專業(yè)的評審團隊。為確保采購決策的科學性和前瞻性，高職院校應組建一支跨學科、跨領域的評審專家團隊，成員應涵蓋設備管理、資產(chǎn)管理、財務管理、科研管理等多方面的專家，確保評審工作既專業(yè)，又全面。在評審過程中，專家除了關注設備的性能參數(shù)、價格比較等顯性因素，還應重視設備的長期效益、教學科研契合度、維護保養(yǎng)成本等隱性因素。通過綜合考量，確保采購決策既能滿足當下需求，又能兼顧未來發(fā)展需求，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙贏[5]。

二是加強前期調研和論證。在制訂采購計劃前，高職院校應組織由教師、資產(chǎn)管理人員、實驗實訓教學管理技術人員等組成的調研小組，深入市場調研，實地考察設備使用情況，獲取第一手資料[6]。同時，與供應商進行深入交流，了解產(chǎn)品的最新技術動態(tài)、升級潛力等信息，為采購決策提供有力支持。在調研過程中，結合學校的發(fā)展戰(zhàn)略、專業(yè)設置、科研項目實際需求，對設備的實用性、兼容性、升級潛力等進行綜合考量。通過科學、嚴謹?shù)恼撟C，確保采購的設備不僅能夠滿足當前需求，還能適應未來一段時間內的發(fā)展變化，避免資源浪費，提升資金使用效益，為高職院校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

2.4嚴格把關設備驗收

一是建立專業(yè)的驗收團隊。高職院校應高度重視設備驗收環(huán)節(jié)，積極組建一支專業(yè)的驗收團隊。驗收團隊不僅要具備深厚的專業(yè)知識，還要擁有豐富的實踐經(jīng)驗，以確保驗收工作的專業(yè)性和權威性。驗收團隊需要對采購的各類設備進行全方位、細致入微的檢查，包括但不限于設備的性能指標、質量水平、數(shù)量以及配件完整性等。通過運用先進的檢測技術和手段，結合行業(yè)標準和教學科研的實際需求，驗收團隊要全面評估設備的適用性，確保每一臺設備都能精準滿足合同要求，以及學校的教學實訓和科學研究需求。

二是完善驗收流程和標準。為進一步提升驗收工作的規(guī)范性，高職院校需要制定一套詳盡且操作性強的驗收流程和標準。驗收流程應細致劃分，從設備到貨的初步檢查，到安裝調試的細致監(jiān)控，再到性能測試的嚴格把關，每一個環(huán)節(jié)都需要設定明確的驗收標準和具體要求。同時，高職院校應建立健全驗收過程的監(jiān)督機制，通過現(xiàn)場記錄、視頻監(jiān)控等方式，確保驗收過程的透明度和可追溯性。對于驗收中發(fā)現(xiàn)的不合格設備，應立即啟動處理程序，包括退貨、換貨或維修等，確保所有設備在投入使用前均能達到預期標準，為教學和科研提供堅實保障[7]

2.5加強內部控制和監(jiān)督機制建設

一是建立健全內部控制制度。高職院校需要從制度建設入手，針對設備采購管理完善內部控制體系。該體系應明確界定各部門在設備采購過程中的角色與職責，確保采購活動的每個環(huán)節(jié)都有明確的責任主體。高職院校應出臺詳細的采購管理制度和操作規(guī)程，涵蓋預算編制、供應商選擇、合同簽訂、物流配送、驗收使用等全過程，實現(xiàn)采購活動的標準化、流程化管理[8]。此外，高職院校還應加大對采購人員的培訓力度，不僅要提升其專業(yè)技能，還要強化其職業(yè)道德和法律意識，確保采購活動公開透明。

二是加強監(jiān)督和問責機制建設。為有效遏制采購過程中的腐敗行為，高職院校應建立健全監(jiān)督與問責機制。通過成立由紀檢監(jiān)察、審計、財務等多部門組成的監(jiān)督委員會，對采購活動的每一個環(huán)節(jié)進行獨立、客觀的監(jiān)督與審查。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，監(jiān)督委員會應迅速啟動調查程序，依法依規(guī)進行處理，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。同時，高職院校應建立采購信息公開平臺，定期發(fā)布采購項目信息、中標結果、合同內容等，主動接受師生、家長及社會各界的監(jiān)督，提高采購活動的透明度和公信力。通過這些措施，高職院校不僅能有效防范采購風險，還能在公眾中樹立良好的形象。

3 結束語

在內部控制視域下對高職院校設備采購管理進行全面優(yōu)化，不僅有助于高效配置教育資源，還有助于推動職業(yè)教育高質量發(fā)展。通過提高采購預算編制的精準度、優(yōu)化采購方式、加強前期論證和調研、嚴格把關設備驗收等措施，高職院校將實現(xiàn)從預算編制到設備驗收的全鏈條設備采購管理。此外，高職院校應持續(xù)加強內部控制和監(jiān)督機制建設，不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，增強管理人員的責任意識，確保各項采購管理制度得到有效執(zhí)行。

主要參考文獻

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