數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用分析

[中圖分類號(hào)］G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A [文章編號(hào)]1673-0194（2025）14-0217-03

0 引言

高校學(xué)籍檔案管理工作具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、綜合性較強(qiáng)的特點(diǎn)。以往高校教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)全校學(xué)生的學(xué)籍管理，通過日常學(xué)籍維護(hù)、異動(dòng)處理等，生成規(guī)范的檔案資料，為其他職能部門提供查詢和利用服務(wù)，在此過程中容易出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失和遺漏的問題，紙質(zhì)檔案也會(huì)在頻繁使用中受損，而且耗費(fèi)的人力、物力資源較多，不符合高校學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)際要求。而在信息化時(shí)代，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能（ArtificialIntelligence，AI）、互聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到高校學(xué)籍檔案管理工作中，建設(shè)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以使高校、學(xué)生和社會(huì)機(jī)構(gòu)在線查閱、利用學(xué)籍檔案，有效發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，為不同用戶群體提供便捷、高效、精準(zhǔn)的服務(wù)，顯著提高高校學(xué)籍檔案管理能力和服務(wù)質(zhì)量。

1數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢

1.1有利于提高學(xué)籍檔案管理水平

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用給高校學(xué)籍檔案管理工作帶來了巨大變革。高校應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、AI、互聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字化技術(shù)可以建設(shè)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，在線開展學(xué)籍檔案信息的歸檔、存儲(chǔ)、分析和利用，自動(dòng)將不同院系的學(xué)籍檔案信息進(jìn)行匯總和分類，存儲(chǔ)在系統(tǒng)專用數(shù)據(jù)庫中，創(chuàng)建相對(duì)安全的信息采集、流轉(zhuǎn)、利用環(huán)境。同時(shí)，依托數(shù)字化技術(shù)建設(shè)的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠支持不同院系和部門、高校學(xué)生、社會(huì)機(jī)構(gòu)從不同入口訪問，隨時(shí)隨地使用學(xué)籍檔案信息，有利于對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施精細(xì)化、個(gè)性化管理，提高學(xué)籍檔案管理水平[1]

1.2有利于節(jié)省人力及物力資源

傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式以紙張為載體，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平提出了較高要求，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間大，易受到環(huán)境因素影響而損壞，耗費(fèi)的人力、物力資源較多。而運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展高校學(xué)籍檔案管理工作，對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，不僅能夠減少對(duì)紙張的依賴，節(jié)省保管學(xué)籍檔案的空間，節(jié)約總體資源；還能減弱主觀因素對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的影響，減少學(xué)籍檔案管理的經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本。

1.3有利于推進(jìn)高校教育管理現(xiàn)代化

學(xué)籍檔案管理是高校教育管理工作的重要內(nèi)容，高校應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以進(jìn)行學(xué)籍檔案信息的采集、流轉(zhuǎn)、分析、存儲(chǔ)和利用，與高校其他部門的管理系統(tǒng)對(duì)接，促進(jìn)學(xué)籍檔案信息在不同系統(tǒng)之間傳輸，提高學(xué)籍檔案信息的利用率，為高校教育教學(xué)、科研創(chuàng)新和人才培養(yǎng)提供可靠的信息支持。數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理工作中的應(yīng)用還能幫助高校準(zhǔn)確掌握當(dāng)前教學(xué)管理工作的不足，制訂更為科學(xué)可行的教學(xué)管理工作計(jì)劃，優(yōu)化資源配置，推進(jìn)高校信息化建設(shè)縱深發(fā)展，促使高校教育管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型得以順利落實(shí)2」

2 數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的原則

2.1真實(shí)完整性原則

在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展高校學(xué)籍檔案管理工作的過程中，要堅(jiān)持真實(shí)完整性原則。檔案管理人員借助數(shù)字化技術(shù)應(yīng)盡可能將學(xué)籍檔案信息收集完整，檢查學(xué)籍檔案信息的真實(shí)性，在學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)，及時(shí)更新學(xué)籍檔案信息，確保學(xué)籍檔案信息能夠真實(shí)全面反映出學(xué)生的學(xué)籍情況，便于不同機(jī)構(gòu)和群體查閱和使用，為高校教育管理和人才培養(yǎng)提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

2.2規(guī)范性原則

數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理工作中的應(yīng)用要遵循規(guī)范性原則，即嚴(yán)格遵守我國相關(guān)法律法規(guī)和高校學(xué)籍檔案管理工作制度開展具體工作，利用數(shù)字化技術(shù)在線收集、整理、分析和利用學(xué)籍檔案信息，整個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案管理人員不得因任何理由對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行竄改，或者延誤工作進(jìn)度，以保證學(xué)籍檔案信息的完整性、時(shí)效性和實(shí)用性。

2.3安全性原則

安全性原則是高校學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)必須遵循的重要原則，其需要通過創(chuàng)建安全環(huán)境、使用安全防護(hù)技術(shù)，以及對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育等方式，全方位、全過程維護(hù)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和學(xué)籍檔案信息的安全性，防止外部攻擊和系統(tǒng)故障造成學(xué)籍檔案信息丟失和損壞，只有這樣，學(xué)籍檔案信息才能在高校教育管理工作中有效發(fā)揮出價(jià)值[3]

3數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用面臨的挑戰(zhàn)

3.1學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系不完善

部分高校管理者對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度較低，沒有將學(xué)籍檔案數(shù)字化管理納人學(xué)校的重點(diǎn)工作進(jìn)行布局。目前，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系不夠完善是一個(gè)比較突出的問題，導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)在學(xué)籍檔案管理工作中的應(yīng)用缺乏明確導(dǎo)向，相關(guān)人員的崗位職責(zé)不明確，資源投入不足，軟硬件設(shè)施不符合學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)要求，系統(tǒng)維護(hù)和更新也不及時(shí)、不到位，制約了學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

3.2學(xué)籍檔案信息的安全性難以保證

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用廣泛，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采集、編輯、流轉(zhuǎn)、利用學(xué)籍檔案信息，始終面臨著較高的安全風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)易遭受黑客攻擊和木馬病毒的入侵，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息被竊取和竄改，如果未在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫崩潰前及時(shí)備份，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息丟失。另外，用戶的上網(wǎng)環(huán)境存在風(fēng)險(xiǎn)，也會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案信息安全造成威脅。

3.3學(xué)籍檔案信息利用率較低

一直以來，高校學(xué)籍檔案服務(wù)對(duì)象主要是高校學(xué)生，教育管理部門未能增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，也未在學(xué)籍檔案管理工作中積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，沒有與高校其他部門和社會(huì)機(jī)構(gòu)共享學(xué)籍檔案信息，導(dǎo)致高校教學(xué)管理和科研工作缺少數(shù)據(jù)信息的支持。而且教育管理部門沒有深入挖掘不同用戶的信息需求，并未為不同用戶提供人性化和個(gè)性化的學(xué)籍檔案信息服務(wù)，學(xué)籍檔案信息利用率較低，影響了學(xué)籍檔案數(shù)字化管理價(jià)值的體現(xiàn)。

4數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)化措施

4.1完善學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系

為保證數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理工作中得到深度應(yīng)用，必須構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系，全面提高學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)效果。高校管理者要主動(dòng)學(xué)習(xí)與學(xué)籍檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)和上級(jí)文件精神，立足全局和數(shù)字化發(fā)展視角，建設(shè)與數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用需求相符的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理制度。首先，在學(xué)籍檔案數(shù)字化管理制度中要體現(xiàn)出學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的流程、要求、內(nèi)容和方法，明確各部門人員的崗位責(zé)任，促使高校與社會(huì)機(jī)構(gòu)展開合作，引入新型技術(shù)設(shè)備，優(yōu)化系統(tǒng)功能，規(guī)范、高效開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。其次，建設(shè)監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的不足，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，進(jìn)一步完善制度體系，推動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理落到實(shí)處。最后，為學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)提供充足的資金，拓展籌資渠道，確保資金專款專用，培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才，致力于為數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理工作中的應(yīng)用提供全方位的保障。

4.2采取多種數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)安全防護(hù)策略

基于數(shù)字化技術(shù)的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中保存了大量珍貴的學(xué)籍檔案信息，一旦學(xué)籍檔案信息泄露，就會(huì)引發(fā)無法估量的損失。因此，高校要采取多種數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)安全防護(hù)策略，保護(hù)學(xué)籍檔案信息安全，降低學(xué)籍檔案信息丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。首先，使用可靠的信息存儲(chǔ)載體進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，或者將學(xué)籍檔案信息上傳到云端自動(dòng)備份，以防系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫崩潰造成學(xué)籍檔案信息丟失。其次，運(yùn)用防火墻、殺毒軟件、身份認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，從源頭上防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，實(shí)時(shí)記錄管理者和各類用戶在系統(tǒng)上的操作，包括時(shí)間、內(nèi)容、修改前后的信息等，定期檢查系統(tǒng)操作日志，識(shí)別異常行為和潛在威脅，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，排除安全隱患，維護(hù)學(xué)籍檔案信息的安全性。

4.3采取雙套制并存保管

無論是紙質(zhì)學(xué)籍檔案，還是電子學(xué)籍檔案，都有一些優(yōu)點(diǎn)和不足。因此，高校要采取雙套制并存保管的方式，整合二者優(yōu)勢，減輕環(huán)境因素、設(shè)備因素、人為因素對(duì)學(xué)籍檔案信息的影響，保證學(xué)籍檔案信息真實(shí)、完整，提高數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用下高校學(xué)籍檔案管理工作效能。這就意味著高校在保存電子學(xué)籍檔案的同時(shí)要并行保存紙質(zhì)學(xué)籍檔案，以便在數(shù)字化學(xué)籍檔案信息遭遇不可挽回的損壞時(shí)，可以依據(jù)紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料上的信息重建數(shù)據(jù)庫。檔案管理人員要使用高速掃描技術(shù)、數(shù)碼攝像技術(shù)將紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，包含圖像、文字、表格等內(nèi)容，保存在專用數(shù)據(jù)庫中，以便隨時(shí)查詢和調(diào)取學(xué)籍檔案信息。首先，在錄入學(xué)生基本信息后，將原文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫根據(jù)學(xué)生的學(xué)號(hào)進(jìn)行鏈接，形成全文數(shù)據(jù)庫，包括新生錄取材料、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)生資格審查材料、學(xué)生成績登記卡和各種獎(jiǎng)懲材料等。其次，利用數(shù)碼相機(jī)或高速掃描儀把紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成圖像文件，經(jīng)過處理和編輯后匯總到全文數(shù)據(jù)庫中，與學(xué)生的學(xué)號(hào)相連接。數(shù)據(jù)庫支持不同用戶對(duì)學(xué)籍檔案信息的訪問，用戶可采取多種方式快速精準(zhǔn)地查詢學(xué)籍檔案信息，如學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名、院系、專業(yè)等，輸入關(guān)鍵字段即可進(jìn)行組合查詢，并支持用戶打印學(xué)籍檔案材料。最后，檔案管理人員可以對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出、修改、更新、刪除等操作，并定期進(jìn)行備份與恢復(fù)。高校要建設(shè)綜合檔案室，安裝檔案柜、防磁柜、自動(dòng)消防和監(jiān)控系統(tǒng)，分區(qū)保管在校生和畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，每個(gè)學(xué)年結(jié)束都要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、核對(duì)和檢查學(xué)籍檔案的完整性，只有確定無誤后才能歸檔[4]。此外，高校要加強(qiáng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化加工，加快雙套制學(xué)籍檔案相互轉(zhuǎn)化，以提高學(xué)籍檔案管理能力。

4.4提高學(xué)籍檔案利用率

生個(gè)體發(fā)展的導(dǎo)向作用。

其次，高校各職能部門可以通過高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)詳細(xì)記錄學(xué)生各個(gè)學(xué)期、各門學(xué)科專業(yè)課程的考試成績，以及教師對(duì)其道德品質(zhì)和價(jià)值觀的評(píng)價(jià)，還要包括缺考、補(bǔ)考、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息。輔導(dǎo)員也可通過使用數(shù)字化技術(shù)在線與學(xué)生溝通，將相關(guān)文字、圖片、表格記錄在學(xué)生學(xué)籍檔案中，綜合了解學(xué)生的素質(zhì)、知識(shí)、能力，采取個(gè)性化教育手段，助力學(xué)生個(gè)性化發(fā)展。

再次，高校學(xué)籍管理員在日常學(xué)籍管理中可宏觀把握全校學(xué)生的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，通過高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握高校在校生人數(shù)，便于統(tǒng)計(jì)學(xué)生的數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以通過學(xué)年初和學(xué)年末的人數(shù)掌握學(xué)生人數(shù)變動(dòng)情況，從而分析學(xué)生流失率、流失原因等，為高校可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐[5]

最后，學(xué)生畢業(yè)后，在考研、出國、單位審核、資格認(rèn)證等方面需要查詢學(xué)籍檔案。因此，高校要拓展學(xué)籍檔案服務(wù)職能，將高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與社會(huì)機(jī)構(gòu)所用信息化系統(tǒng)對(duì)接，為各類社會(huì)機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)的學(xué)籍檔案服務(wù)，確保學(xué)籍檔案得到有效利用。高校可根據(jù)學(xué)籍檔案建立畢業(yè)生交流平臺(tái)，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)與畢業(yè)生保持密切聯(lián)系，了解其發(fā)展動(dòng)態(tài)，邀請(qǐng)優(yōu)秀畢業(yè)生回校開講座，分享就業(yè)和創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗(yàn)。

高校學(xué)籍檔案的服務(wù)對(duì)象比較寬泛，管理人員要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)提高學(xué)籍檔案服務(wù)能力，為學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)提供多元化服務(wù)，保證學(xué)籍檔案得到最大限度利用。

首先，學(xué)生在日常學(xué)習(xí)中可通過查閱學(xué)籍檔案，在線申請(qǐng)學(xué)籍信息修改、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)籍證明等，足不出戶即可完成學(xué)籍維護(hù)；可以通過關(guān)聯(lián)教學(xué)業(yè)務(wù)，了解自身所在專業(yè)的基礎(chǔ)課程、專業(yè)課程、選修課程，以及各類課程的學(xué)分和自身修讀情況，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)檢驗(yàn)各個(gè)時(shí)間段的學(xué)習(xí)目標(biāo)是否達(dá)成，從而合理安排學(xué)習(xí)時(shí)間，制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃，享受愉悅而充實(shí)的大學(xué)時(shí)光，提高自身專業(yè)知識(shí)水平和職業(yè)技能，發(fā)揮學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)

5 結(jié)束語

數(shù)字化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)用的關(guān)鍵在于建設(shè)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，完善學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案信息的安全防護(hù)，采取雙套制并存保管方式，深人挖掘?qū)W籍檔案信息的價(jià)值，為高校相關(guān)職能部門、學(xué)生和社會(huì)機(jī)構(gòu)提供個(gè)性化的信息服務(wù)，從而提高學(xué)籍檔案管理效能和服務(wù)水平，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

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