大數據時代基層單位檔案信息化建設路徑分析

[中圖分類號]D630.1；G270.7 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）14-0229-03

0 引言

《中華人民共和國檔案法實施條例》指出：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統建設。隨著新技術的不斷更迭，檔案信息化建設的要求也顯著提升，為適應數字中國建設要求，基層單位要將新技術融入檔案管理全過程，強化流程再造與轉型升級，提高信息化建設層次，使檔案數據資源在基層單位治理中充分發揮作用，彰顯檔案的時代價值與功能。

1大數據時代基層單位檔案信息化建設的必要性

1.1檔案治理環境的變化的時代要求

新一代信息技術的崛起不僅改變了基層單位檔案資源管理方式，還改變了檔案管理的形態。檔案事業進入新的發展階段，檔案治理體系和治理能力現代化被提上議事日程，成為應對新形態的路徑選擇。傳統的信息采集、管理與利用方式已不適應技術發展要求，必須健全信息化管理制度，創新數據管理模式，強化數據思維，推動基層單位檔案工作邁入數字化時代。這對于賦能基層單位社會治理、發揮檔案數據時代價值、保障人民群眾合法權益都具有現實而積極的作用。

1.2多元化檔案資源供給的現實要求

隨著“互聯網 +^′ 、云平臺技術與檔案管理有機融合，檔案數據流動性大幅度提升，檔案信息成為數字中國建設的重要基礎，因此必須將檔案信息資源建設擺在首要位置，提升檔案信息收集的精準度和全面性。比如，梳理有關單位應用系統和檔案數據資源，探索建立檔案資源數據收集架構，高質量開展數據匯聚、數據治理、數據融合和數據開發應用，逐步實現檔案資源建設“一張網”「1］。做好數據更新工作，依托檔案資源共享交換平臺，按照設定的頻率及時更新資源，做到歸集資源“應更盡更”。再如，根據檔案歸集時間節點，及時跟蹤檢查檔案數據歸集情況，確保數據準確、完整。同時，根據歸集情況形成報表，定期通報，發現問題及時解決，確保檔案收集工作高效開展。

1.3提高檔案服務質量的必然要求

隨著物聯網、大數據、云計算、人工智能等現代信息技術的發展，數據逐漸成為經濟發展的重要資源，國家也將數據列為重要的生產要素，凸顯了數據的重要戰略地位。數字經濟成為經濟發展中創新最活躍、增長速度最快、影響最廣泛的產業領域，產業賦能作用增強，經濟增長引擎作用持續增強。檔案數據作為社會數據資源的一部分，成為服務高質量發展的強大動力[2]。從傳統的信息化質量來看，其中還存在著戰略性不高、系統性不強、整體性不夠、拉動力不足等問題，需要進一步提高檔案數據服務質量，把握數字化、網絡化、智能化方向，利用互聯網新技術對檔案數據服務進行全方位、全鏈條的改造，提高利用效率，發揮數字技術對檔案服務的放大、疊加、倍增作用。

2大數據時代基層單位檔案信息化建設存在的問題

2.1信息化建設意識薄弱

在檔案信息化建設過程中，部分基層單位還未充分認識到其在社會治理與數據賦能方面的作用，導致建設資金不到位，體制機制缺失，保障能力不足，檔案管理人員長期處于滿負荷狀態，檔案信息化建設意識薄弱，不利于檔案治理體系和治理能力現代化。因此，要增強基層單位檔案信息化建設意識和信息化管理的使命感與責任感。

2.2存在“信息孤島”

隨著新技術的深人應用，基層不同部門、單位之間存在的“信息孤島”與“數據煙囪”問題成為檔案管理信息化轉型的瓶頸性問題。一是檔案數據庫建設不足。很多檔案資源由各單位單獨管理，單位間缺乏有效的信息輸送通道，導致檔案信息資源分散存儲，阻礙了檔案信息化成果的深度應用。二是技術標準不統一?；鶎訂挝粰n案信息化執行標準不嚴格，未按照《電子文件管理辦法》要求進行信息化加工、存儲與利用，導致數據格式不統一、接口兼容性差，難以實現跨平臺、跨系統的數據交換與共享。三是信息化基礎不均衡。基層單位檔案信息化技術差異較大，有的單位重視力度大、資金投入多、人才充足，信息化建設基礎較為扎實；反之，有的單位重視力度不夠，資金、技術、人才缺口嚴重，無法實現信息化建設，不利于檔案資源共享。

2.3技術選擇具有不確定性

技術應用的復雜性與實用性是影響基層單位開展信息化工作的重要因素。一是選擇性困境。新技術為檔案管理工作提供多個路徑選擇，如何選擇合適的技術成為新的挑戰。比如，對數據分析要求較高的單位可以運用云計算、智能分析進行檔案數據解讀。二是技術困境。新技術應用范圍與維護都需要進行前瞻性分析，基層單位檔案資源種類多樣、形態各異，資源管理與處理過程復雜。比如，對文字記錄、錄音錄像等檔案資源的采集預處理，應綜合利用數據清洗、異質化處理、智能分析等技術，這需要專業的設備和技術作為支撐。雖然新技術為檔案管理提供了一定的支持，但是一些資源因性質特殊無法進行數字化加工。

2.4數據安全管理問題突出

基層單位檔案管理信息化建設過程中，網絡安全防護是重中之重，要加強檔案資源分級管理，提高管理系統防范化解安全風險的能力。但是，基層單位對網絡安全的重視程度有待提高，檔案信息存在泄密、丟失、損壞或失真的問題。比如，由于網絡攻擊，檔案資源在傳輸過程中出現失真問題，影響檔案完整性；相關設備升級改造不及時、安全防護能力不達標，造成資源泄露，造成無可挽回的損失。

3基層單位檔案信息化建設的路徑

3.1加強檔案信息化建設工作組織領導

信息化建設工作離不開強有力的保障機制。一是組建工作領導小組。成立檔案管理工作領導機構，將檔案管理工作列入單位重要議事日程，明確專人負責檔案管理工作，定期評估信息化建設的成效。二是加大資金投入力度。完善配套設施，購買相應的軟硬件設備，能快速、精準地將紙質檔案轉化為電子數據，提供充足的存儲空間，為檔案數字化建設奠定堅實的物質基礎。三是規范制度流程。嚴格按照法律法規和檔案管理規定，建立健全檔案管理制度，優化檔案管理流程，做好文書檔案、財務檔案、業務檔案等的歸檔工作。

3.2著力提升檔案信息資源的共享性

要緊緊抓住共享性建設這一主題，落實技術標準規范，促進檔案資源整合與共享。一是加強共享機制建設。加強檔案數據庫建設是信息化建設的關鍵環節。由管理部門主導，對分散在各部門的檔案信息資源進行整合，消除跨部門、跨領域檔案資源交流障礙，實現資源互聯互通，實現檔案價值最大化。比如，建立重大突發事件處理檔案信息資源庫，分類收集、存儲和更新檔案數據，為相關人員利用信息提供便捷通道。同時，檔案室要與社會機構建立長期穩定的合作關系，通過簽訂合作協議等形式，為單位提供門類齊全的檔案數據庫，更好地釋放檔案價值。二是優化資源配置。對檔案信息資源進行摸底排查，明確檔案種類、數量和信息化加工情況，確定信息共享的重點。要以滿足人民群眾對檔案資源的需求和社會治理的需要為導向，不斷調整配置策略，通過資金傾斜等方式，滿足特定領域數據資源要求。三是嚴格執行標準。檔案信息化包括資源收集、加工、存儲與利用等復雜的技術流程，要落實《電子檔案管理辦法》，增強檔案數據的規范性和一致性，提高數字化工作的質量。在此過程中，要重視文檔格式、圖片分辨率、音視頻碼率等具體規范，提升檔案資源適用性。

3.3著力提高檔案信息管理水平

檔案數據化管理平臺建設和管理流程重塑，是實現檔案信息化建設的基礎性保障。一是加強檔案數據化管理平臺建設。建立涵蓋所有類型數字檔案的資源總庫，系統提供檔案接收、保存、利用、檢索、統計等功能，實現數字化成果、電子檔案、數字資源綜合管理，推動數字檔案資源永久存儲與安全保管。比如，管理平臺可自動統計檔案數量、類型、利用情況等信息，并實時更新館藏信息，無須人工逐一盤點和記錄。管理人員可隨時掌握檔案最新動態，為決策提供準確數據支持。二是優化管理流程。面對機構變動和職能轉變的情況，要嚴格遵循檔案編碼規則，對機構名稱序列進行統一規范，確保檔案信息的實時性與準確性。對于新增的檔案種類，要參照國家標準進行整理，形成由全宗號、年度號、機構代號、類別號、案卷號、件號組成的唯一卷宗號，有效避免檔案混淆和錯漏。建立動態更新機制，實時掃描、更新并入庫相關檔案數據，實現檔案資源的實時化、動態化管理[3]。三是用好新技術。結構復雜、種類多樣和多元異質的數據影響檔案價值的有效發揮，因此，必須重視檔案信息資源的智能化分析與利用，更好地服務政府決策和單位治理。檔案室需要加大智能化分析工具應用力度，深度挖掘和分析檔案信息資源，提高檔案服務能力。利用好人工智能算法，識別社會治理中的潛在趨勢與風險點，幫助單位有效識別風險漏洞，提高社會管理的有效性和精準性。發揮機器學習技術優勢，預測社會發展的變化與趨勢，為政府提供科學、準確的數據支持。運用好大數據分析技術，從海量檔案數據中提煉有價值的信息，為社會高效管理提供數據支持。

3.4著力提升檔案安全防護能力

一是加強檔案實體安全管理。實體檔案是數據管理的基石，《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》都對實體檔案安全作出明確要求。基層單位要定期對檔案庫房、網絡機房、消防設施等開展安全專項檢查；及時召開檔案安全形勢綜合研判會，認真分析檔案安全工作形勢，深入查找存在的矛盾問題和隱患漏洞；進一步健全檔案安全管理制度，加強監督檢查，確保檔案實體絕對安全[4]。二是做好數據安全治理。要配備數據中心安全防護產品，部署監控告警系統平臺，集成應用防火墻、入侵檢測、入侵防御、殺毒等功能，加強邊界安全控制，確保系統安全和數據安全。建設同城災備系統，推進檔案數據同城雙活建設，確保數據的一致性、完整性和可恢復性。定期開展病毒查殺、訪問控制、流量控制以及漏洞防護等安全策略配置情況檢查，確保防護策略符合安全要求。

3.5夯實檔案人才基礎

適應信息化發展趨勢，合理設置檔案管理人員編制。創新人才培養路徑，拓寬人才來源渠道，著力吸引具有計算機背景和技能的人才扎根基層單位檔案崗位。優化人才培養路徑，健全激勵機制，為人才成長搭建廣闊舞臺，調動其創新的積極性、主動性。逐步加大檔案人員培訓力度，建立檔案信息化專項知識培訓體系[5]。采用集中培訓、專題研討、在線學習等形式，滿足檔案人員對信息技術的個性化需求?；鶎訂挝灰訌娕c專業機構合作，創新協同育人機制，打造檔案人員實訓基地，創造條件引導高校畢業生到單位檔案部門工作，為信息化創新發展提供不竭動力。

4結束語

推進檔案信息化創新發展是單位的使命所系和優勢所在，也是大勢所趨和形勢所迫。要進一步理順工作機制，堅決扛起檔案工作轉型升級的時代重任，著力在檔案數據資源的收集、保管、開發、利用等環節積極探索，既要抓住重點，又要統籌兼顧，充分協調好時間和人力資源，有力、有序推進信息化建設。要用足用好信息技術，充分發揮人工智能的作用，深度挖掘檔案數據價值，把“老檔案”變成“新資源”，把“檔案室”變為“思想庫”。要明確責任分工和時間節點，倒排工期，掛圖作戰，全速推進，爭取早日實現信息化建設提檔升級。

主要參考文獻

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[3］陳敏.基層機關檔案室檔案治理現代化策略研究［J].山西檔案，2024（7）：186-188.

[4]宋亞娟.面向依法治理的基層檔案治理體系構建研究［J」.山西檔案，2024（10）：45-47.

[5］郎益榮.基層檔案數字化建設路徑研究［J].蘭臺世界，2024（5）：110-112.