數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校電子會(huì)計(jì)檔案管理探索

[中圖分類號(hào)］G271；G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A [文章編號(hào)]1673-0194（2025）14-0118-03

0引言

2023年，商務(wù)部等12部門聯(lián)合印發(fā)的《商務(wù)部等12部門關(guān)于加快生活服務(wù)數(shù)字化賦能的指導(dǎo)意見(jiàn)》指出，加強(qiáng)前瞻性基礎(chǔ)研究，增加源頭技術(shù)供給，支持北斗定位導(dǎo)航、5G、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能、虛擬現(xiàn)實(shí)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在生活服務(wù)行業(yè)落地應(yīng)用，形成低成本數(shù)字化解決方案供給能力，降低企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)壁壘。2024年7月26日，財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》指出，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證電子會(huì)計(jì)檔案在傳遞及存儲(chǔ)過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)資料歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案管理。目前，很多高校會(huì)計(jì)檔案的管理仍存在報(bào)賬人員意識(shí)不強(qiáng)、電子會(huì)計(jì)檔案采集方式有待優(yōu)化、數(shù)據(jù)無(wú)法共享、信息安全受到挑戰(zhàn)、制度不健全等問(wèn)題。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，隨著會(huì)計(jì)法的修訂和會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的不斷深入，高校電子會(huì)計(jì)檔案管理步人一個(gè)全新的發(fā)展階段。當(dāng)前，在電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用方面，多數(shù)高校仍處于紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理階段，要想實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的全面電子化，仍需要進(jìn)一步研究和實(shí)踐，以克服現(xiàn)有障礙，推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的全面升級(jí)。

1高校電子會(huì)計(jì)檔案管理概述

電子會(huì)計(jì)檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，電子會(huì)計(jì)檔案具有查閱便捷、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)。特別是在當(dāng)前高等教育快速發(fā)展的背景下，高校多校區(qū)辦學(xué)現(xiàn)象日益普遍，受各校區(qū)地理位置距離較遠(yuǎn)、交通不便等因素影響，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理方式已難以滿足檔案資源使用需求。會(huì)計(jì)檔案電子化有助于提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案資源的共享與利用，成為高校會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢(shì)。

近年來(lái)，很多學(xué)者對(duì)高校電子會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行了研究。例如，茍于泉、謝巖清等提出電子會(huì)計(jì)檔案管理的流程，即業(yè)務(wù)人員上傳的原始電子附件，形成電子憑證，然后經(jīng)過(guò)流程化形成電子檔案[1]。楊梅、嚴(yán)冬梅提出要注重電子檔案的數(shù)據(jù)化和影像化，為高校電子會(huì)計(jì)檔案信息化管理和建設(shè)提供了參考[2]。樊英提出，高校存在會(huì)計(jì)檔案電子化程度不高、實(shí)施難度大以及安全機(jī)制不完善等問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決策略[3]。范偉娜同樣提出了高校會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題，包括管理制度不完善、紙質(zhì)原始憑證報(bào)銷方式亟待改變、電子發(fā)票報(bào)銷人賬歸檔未實(shí)現(xiàn)電子化等，并提出了相應(yīng)的對(duì)策[4]。張英敏、郝樹(shù)芹提出，要根據(jù)市場(chǎng)上成熟的“智慧差旅平臺(tái)”增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的系統(tǒng)性，從而促進(jìn)高校電子會(huì)計(jì)檔案的電子化建設(shè)[5]。李佳一提出了“完善制度體系，強(qiáng)調(diào)戰(zhàn)略部署”“強(qiáng)化技術(shù)保障，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)”“健全組織落實(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)”等措施來(lái)加強(qiáng)高校電子會(huì)計(jì)檔案管理[6]。陳菁、胡鵬提出了基于憑證影像化的高校會(huì)計(jì)電子檔案管理策略，明確了高校會(huì)計(jì)電子檔案影像化的重要性[7]。楊利峰、田瑾提出會(huì)計(jì)檔案影像化處于電子化的初級(jí)階段，高校需要增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才[8」。

綜上所述，針對(duì)高校電子會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，眾多學(xué)者紛紛提出了通過(guò)信息化建設(shè)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化的解決方案。然而，在教育領(lǐng)域數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷深化的過(guò)程中，如何更有效地運(yùn)用數(shù)字技術(shù)提升高校會(huì)計(jì)電子檔案管理的整體水平，成為亟待深入研究和探討的課題。這正是本文所要聚焦和研究的核心內(nèi)容，旨在探索數(shù)字技術(shù)在高校會(huì)計(jì)電子檔案管理中的深入應(yīng)用，以加快高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2 高校電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1報(bào)賬人員的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，提供的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量參差不齊

目前，部分報(bào)賬人員的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)較為薄弱，其打印與粘貼票據(jù)的操作不夠規(guī)范。鑒于各種票據(jù)尺寸大小不一，學(xué)校已明確要求報(bào)賬人員必須按照規(guī)范進(jìn)行票據(jù)粘貼，確保票據(jù)間不重疊、不遮蓋，并且嚴(yán)格控制在原始憑證粘貼單的范圍內(nèi)，以便后續(xù)掃描采集電子影像工作的順利進(jìn)行。然而，實(shí)際情況是很多報(bào)賬人員對(duì)報(bào)賬所需的具體材料了解不夠充分，經(jīng)常出現(xiàn)材料多附或漏附的情況。此外，報(bào)賬人員提供的材料還存在不符合保存要求的問(wèn)題，如票據(jù)不清晰、打印模糊等，這些都給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。

2.2會(huì)計(jì)檔案數(shù)量龐大，電子會(huì)計(jì)檔案采集方式有待優(yōu)化

電子會(huì)計(jì)檔案主要來(lái)自三大渠道：紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的掃描與拍照、電子會(huì)計(jì)檔案的直接上傳查驗(yàn)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成。在當(dāng)前數(shù)字化浪潮中，多數(shù)高校已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上智能報(bào)賬，使得報(bào)賬人員能夠在填報(bào)網(wǎng)報(bào)單的同時(shí)直接上傳電子版報(bào)賬材料，極大地提升了工作效率。此外，一些高校在智能投單機(jī)中配備了高速掃描儀，當(dāng)報(bào)賬人員投遞紙質(zhì)材料時(shí)，即可自動(dòng)完成電子影像的采集。

上述兩種即時(shí)采集方式顯著減輕了檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，他們只需要額外收集并歸檔其他電子會(huì)計(jì)資料。然而，這種即時(shí)采集模式也帶來(lái)了一定的難題，特別是在報(bào)賬過(guò)程中，若材料修改或更替，極易導(dǎo)致紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案不一致。同時(shí)，還需要與銀行和國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，獲取并保存支付回執(zhí)，這進(jìn)一步增加了管理的復(fù)雜性。有部分高校選擇在傳統(tǒng)報(bào)賬流程全部結(jié)束后，由檔案管理員批量掃描采集影像，這種方式雖然能夠在很大程度上保障會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性和完整性，但無(wú)疑大幅增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。

2.3業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息脫節(jié)，數(shù)據(jù)共享程度低

隨著審計(jì)工作的不斷深入，會(huì)計(jì)審核所需材料的范圍持續(xù)擴(kuò)大。然而，在高校數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，人事、科研、教務(wù)等系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)行，未能實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接和深度融合，造成數(shù)據(jù)共享程度不高。在會(huì)計(jì)審核流程中，常常出現(xiàn)這樣的情況：一些關(guān)鍵材料如采購(gòu)審批表、合同等材料等已經(jīng)在業(yè)務(wù)部門完成歸檔保存，但由于數(shù)據(jù)共享機(jī)制的缺失，報(bào)賬人員仍不得不再次提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。這種重復(fù)提交不僅極大地增加了會(huì)計(jì)審核人員的工作負(fù)擔(dān)，還使得報(bào)賬人員在材料整理和準(zhǔn)備上耗費(fèi)更多精力，進(jìn)而給后期的電子會(huì)計(jì)檔案管理人員帶來(lái)更大的壓力。此外，數(shù)據(jù)共享程度低還使得會(huì)計(jì)檔案的查詢和調(diào)閱極為不便，嚴(yán)重影響了工作效率。

2.4電子會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化水平不高，存在信息安全問(wèn)題

在數(shù)字化校園建設(shè)進(jìn)程中，網(wǎng)絡(luò)安全始終占據(jù)舉足輕重的地位，而電子會(huì)計(jì)檔案的信息安全則是網(wǎng)絡(luò)安全不可或缺的一環(huán)。電子會(huì)計(jì)檔案蘊(yùn)含著大量的單位內(nèi)部敏感信息，保障其安全性至關(guān)重要。系統(tǒng)硬件故障、網(wǎng)絡(luò)中斷或遭受攻擊等任何意外情況都可能影響到電子會(huì)計(jì)檔案的正常訪問(wèn)和使用，造成嚴(yán)重影響，甚至引發(fā)數(shù)據(jù)丟失和信息泄露的嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)。

為了有效應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，高校在開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，必須依靠專門的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備和先進(jìn)的技術(shù)來(lái)筑起堅(jiān)實(shí)的信息安全防線。然而，現(xiàn)實(shí)情況是部分高校受到當(dāng)前技術(shù)環(huán)境以及采購(gòu)新設(shè)備和軟件需要高昂費(fèi)用等的影響，難以配備達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)設(shè)備和軟件，直接制約了電子會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化水平的提升，使得這些高校在享受數(shù)字化便利的同時(shí)也面臨著潛在的網(wǎng)絡(luò)信息安全威脅。

2.5高校內(nèi)部電子檔案管理制度不完善，利用率不高

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱的流程煩瑣，管理人員不僅需要耗費(fèi)時(shí)間進(jìn)行查找、開(kāi)盒，還需要在借閱完畢后將其歸還至原位，這一過(guò)程既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。更為關(guān)鍵的是，紙質(zhì)檔案在查閱過(guò)程中容易遭受物理?yè)p傷，這對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存構(gòu)成不小的威脅。尤其是在科研項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，往往需要提供會(huì)計(jì)資料復(fù)印件或掃描件，而對(duì)于已經(jīng)裝訂成冊(cè)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，在復(fù)印過(guò)程中裝訂線附近區(qū)域的文字往往會(huì)出現(xiàn)模糊不清的情況，這無(wú)疑增加了資料處理的難度。

相比之下，用戶憑借電子會(huì)計(jì)檔案強(qiáng)大的關(guān)鍵字搜索等功能，能夠迅速定位并找到所需的材料，還可以輕松查閱并下載完整的影像材料，從而有效解決以上問(wèn)題。盡管電子會(huì)計(jì)檔案具有諸多優(yōu)勢(shì)，但由于高校內(nèi)部電子檔案管理制度尚不完善，各高校在電子檔案管理方面仍處于摸索階段。在實(shí)際應(yīng)用中缺乏有效的檔案使用管理機(jī)制，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值未能得到充分發(fā)揮。

3 高校電子會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)措施

為了更好地增強(qiáng)高校電子會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性、便捷性和安全性，本文提出高校電子會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)措施，具體如下。

3.1增強(qiáng)報(bào)賬人員的電子會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，提升財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，高校財(cái)務(wù)部門能巧妙設(shè)計(jì)報(bào)賬及電子會(huì)計(jì)檔案管理微信小程序。報(bào)賬人員只需用手機(jī)掃描二維碼，即可輕松進(jìn)入微信小程序，迅速獲取詳細(xì)的報(bào)賬流程指南與所需材料的講解視頻。該程序還兼具電子會(huì)計(jì)檔案宣傳功能，旨在增強(qiáng)報(bào)賬人員的檔案管理意識(shí)，提高電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性。同時(shí)，持續(xù)提高會(huì)計(jì)人員、出納人員以及檔案管理員等的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)深入的業(yè)務(wù)交流，并針對(duì)潛在問(wèn)題提前制定應(yīng)對(duì)策略，確保交接環(huán)節(jié)電子會(huì)計(jì)檔案的完整性。

3.2優(yōu)化電子檔案采集方式，促進(jìn)數(shù)據(jù)融通和共享

隨著數(shù)字校園建設(shè)和數(shù)字技術(shù)發(fā)展，高校可以優(yōu)化電子檔案的采集方式。一方面，確保各部門間原始電子材料的共享，如采購(gòu)合同、科研項(xiàng)目結(jié)題證書(shū)等。在采集電子檔案時(shí)，需要保證數(shù)據(jù)與內(nèi)容的一致性，并生成高質(zhì)量的電子影像，以推動(dòng)數(shù)據(jù)的融通與共享。另一方面，對(duì)于從各部門報(bào)賬中收集的電子會(huì)計(jì)檔案所需材料，各職能部門應(yīng)基于共享互認(rèn)機(jī)制，避免紙質(zhì)版和電子版材料的重復(fù)提交，這樣既能簡(jiǎn)化后續(xù)會(huì)計(jì)檔案的核對(duì)流程，又能降低會(huì)計(jì)檔案缺失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，增強(qiáng)信息安全性

在數(shù)字校園建設(shè)過(guò)程中，高校應(yīng)高度重視電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，精心規(guī)劃電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)方案，并著力提升網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)與防護(hù)能力。運(yùn)用安全認(rèn)證、電子簽名及數(shù)字加密等先進(jìn)技術(shù)手段，在保證電子會(huì)計(jì)檔案信息安全的同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為數(shù)字校園建設(shè)注入動(dòng)力。此外，高校可設(shè)立電子會(huì)計(jì)檔案管理專崗，配備綜合素養(yǎng)較高的專業(yè)人員，讓其專注于電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行全面檢測(cè)，確保電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

3.4完善高校電子檔案管理制度，提升利用率

電子會(huì)計(jì)檔案具有可備份、可傳輸?shù)奶匦裕诜勒齻卧臁⒎乐垢Z改以及防止隨意傳輸方面具有更高的要求。為此，高校需要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，精心制定電子會(huì)計(jì)檔案管理的具體制度和操作流程，尤其是在查詢、調(diào)閱等環(huán)節(jié)，需要明確各環(huán)節(jié)主體責(zé)任，設(shè)定清晰的借閱用途與時(shí)限，嚴(yán)格規(guī)定下載與使用范圍，并設(shè)置有效的防偽標(biāo)識(shí)，以確保電子會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，保證電子會(huì)計(jì)檔案能夠被安全、高效利用。

4結(jié)束語(yǔ)

隨著數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，高校電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)已成為財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)中不可或缺的一環(huán)。隨著數(shù)字化建設(shè)的深入，高校在建立健全電子會(huì)計(jì)檔案管理體系的同時(shí)，也顯著加快了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。展望未來(lái)，在新質(zhì)生產(chǎn)力的推動(dòng)下，高校數(shù)字化建設(shè)將步入一個(gè)全新的發(fā)展階段，人工智能技術(shù)和高質(zhì)量影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將為高校電子會(huì)計(jì)檔案管理提供更大的支持。

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