疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用研究

摘 要：文章深入剖析了疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用的實踐挑戰與改進策略。針對檔案管理制度執行不力、管理人員專業能力不足、信息化水平滯后及檔案資源利用低效等核心問題，提出了系統性解決方案：強化檔案管理制度的科學性與執行力，提高檔案管理人員專業技能與信息化素養，加速檔案信息化建設步伐，并深化檔案資源的開發利用，旨在為疾病預防控制中心提供實踐指導，優化檔案管理流程，提高檔案資源利用效率，為公共衛生決策提供有力支持。

關鍵詞：疾病預防控制中心；檔案管理；檔案利用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

疾病預防控制中心作為公共衛生體系的重要組成部分，承擔著疾病防控、健康教育和公共衛生應急等任務。檔案管理作為疾控中心的基礎工作之一，對于保障疾病防控信息的完整性、準確性和可追溯性具有至關重要的作用。然而，當前疾控中心的檔案管理與利用工作仍面臨諸多挑戰。對這些問題展開深入分析，并提出相應的解決策略，能夠為疾控中心的檔案管理與利用提供有益的參考。

一、疾病預防控制中心檔案管理概述

疾病預防控制中心檔案管理是其業務活動不可或缺的一環，涉及對各類疾病防控資料的系統化、規范化管理。這一管理過程涵蓋檔案的收集、整理、分類、編號、保管和利用等環節。其中，檔案的收集是檔案管理的起點，其要求全面、準確地收集疾病防控工作中產生的各類文件、報告和數據等資料。這些資料不僅記錄了疾病防控的歷史進程，還蘊含著豐富的科研和實踐價值。檔案整理環節是對收集到的檔案實行初步的處理，包括去污、修補和裝訂等，以確保檔案的完整性和可讀性。分類和編號是檔案管理的核心環節，通過科學的分類體系和明確的編號規則，將海量的檔案資料有序組織起來，便于后續的查找和利用。分類通常依據檔案的內容、形式和來源等因素展開。而編號則遵循一定的規則，如時間順序、類別代碼等，以確保每個檔案都有一個唯一的標識符。保管環節是檔案管理的關鍵環節，為檔案提供一個安全、穩定的存儲環境，防止檔案的損壞、丟失或泄密，包括控制存儲環境的溫度、濕度和光照等條件以及采取防火、防盜以及防蟲等措施。利用環節則是檔案管理的最終目的，強調將檔案資源轉化為實際的工作支持，通過提供便捷的查詢、檢索服務以及開展檔案編研、信息開發等工作，能夠充分挖掘檔案資源的價值，為疾病防控工作提供有力的信息支持。

疾病預防控制中心檔案管理還具有封閉性、階段性和專業復合性等特點。封閉性體現在對檔案內容的保密要求上，確保敏感信息不被泄露。階段性則反映了疾病防控工作的周期性特點，不同階段的檔案資料具有不同的價值和意義。專業復合性則要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的基礎知識，還要了解疾病防控領域的專業知識，以便更好地理解和處理檔案資料。

二、疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用工作中存在的問題

1.檔案管理制度不健全，執行力度待加強

在疾病預防控制中心的檔案管理工作中，一個顯著的問題是管理制度的不健全，不僅體現在檔案分類標準模糊和歸檔流程混亂上，還體現在檔案保管和利用規章制度缺失上。由于缺乏明確、系統的檔案管理標準，檔案管理人員在處理檔案時往往缺乏統一的指導原則，導致檔案分類隨意、歸檔不及時和保管不善等問題頻發。同時，即便有相關的制度存在，其執行力度也往往不足，使得制度形同虛設。檔案管理人員在執行制度時可能因缺乏監督或激勵機制而敷衍了事，甚至無視制度規定，不僅削弱了制度的權威性，還進一步加劇了檔案管理的混亂狀況。

2.檔案管理人員素質參差不齊，專業能力有待提升

檔案管理人員作為檔案管理的直接執行者，其素質和專業能力對檔案管理水平具有決定性的影響。但在部分疾控中心，檔案管理人員的素質參差不齊，成為制約檔案管理水平提高的關鍵因素。一部分檔案管理人員可能缺乏檔案管理的基礎知識，對檔案的分類、整理、保管和利用等環節缺乏深入的理解和掌握，導致檔案管理不規范、不專業。還有的管理人員則可能對疾病防控領域的專業知識了解不足，難以準確理解和處理與疾病防控相關的檔案資料。此外，部分檔案管理人員缺乏責任心和敬業精神，對待檔案管理工作態度消極，不僅影響了檔案管理的質量，還損害了疾控中心的形象和聲譽。

3.檔案信息化水平滯后，難以滿足現代管理需求

隨著信息技術的快速發展，檔案信息化已成為檔案管理的重要趨勢。然而在部分疾控中心，檔案信息化水平仍然滯后，難以適應現代化管理的需求。主要體現在檔案管理系統落后、檔案數字化程度低以及檔案信息共享機制不完善等方面。落后的檔案管理系統往往缺乏高效、便捷的檢索功能，導致檔案管理人員在查找和利用檔案時效率低下。

同時，檔案數字化程度低也限制了檔案的快速傳播和廣泛利用，使檔案資源難以充分發揮其價值。此外，檔案信息共享機制的缺失也阻礙了檔案資源在不同部門之間的流通和共享，進一步限制了檔案資源的利用效率和效果。

4.檔案利用意識薄弱，資源價值未得到充分發揮

檔案利用是檔案管理的最終目的，也是檢驗檔案管理水平的重要標準。但是在部分疾控中心，仍存在檔案利用意識薄弱的問題，主要體現在對檔案資源價值的認識不足上。由于部分檔案管理人員可能缺乏對檔案資源重要性的深刻認識，未能充分認識檔案在疾病防控工作中的重要作用和價值。因此，他們在提供檔案服務時可能缺乏主動性和創造性，難以根據用戶需求提供及時、準確的檔案服務。

同時，部分用戶對檔案的利用也缺乏主動性和創造性，往往只是被動地接受檔案管理人員提供的服務，而未能充分挖掘檔案資源的潛在價值。這種檔案利用意識的薄弱不僅限制了檔案資源的充分利用，還影響了疾病防控工作的順利開展和效果提升。

三、加強疾病預防控制中心檔案管理與利用的有效措施

1.完善檔案管理制度，強化制度執行力

在疾病預防控制中心，檔案是記錄疾病防控歷程、指導防控實踐以及促進科研創新的重要資源。針對當前檔案管理制度不健全的問題，必須采取有力措施加以改進，以確保檔案管理的規范化、高效化和安全化。首先，疾控中心應高度重視檔案管理制度的完善工作，組織專業團隊對現有制度開展全面梳理和評估，找出存在的問題和不足。在此基礎上，結合疾控工作的特點和實際需求，制定一套科學、合理和系統的檔案管理制度。該制度應明確檔案分類標準，確保各類檔案能夠按照統一的標準展開分類和歸檔。同時，還應規范歸檔流程，確保檔案的收集、整理和歸檔等環節有序開展，避免檔案的丟失和損壞。其次，制度執行力是確保檔案管理質量的關鍵。疾控中心應建立健全檔案管理制度執行機制，明確各級管理人員和檔案管理人員的職責和權限，確保各項制度得到有效落實。例如，通過定期檢查和考核，對檔案管理情況實施全面評估，及時發現和糾正存在的問題。對于違反制度的行為，嚴格按照相關規定嚴肅處理，以儆效尤。同時，加強對檔案管理人員的培訓和指導，提高他們的專業素養和執行力，確保各項制度能夠得到有效執行。此外，隨著信息技術的不斷發展和疾控工作的不斷變化，檔案管理制度也需要不斷適應新的形勢和需求。疾控中心應定期組織專家對檔案管理制度開展研討和修訂，確保其始終符合疾控工作的實際需要。還應積極借鑒國內外先進的檔案管理經驗和方法，不斷優化和完善檔案管理制度，提高檔案管理的科學性和實效性。

2.提升檔案管理人員素質，強化專業能力

在疾病預防控制中心，檔案管理人員的素質和能力直接關系到檔案管理的質量和效率，影響疾病防控工作的成效。針對當前檔案管理人員素質參差不齊的問題，疾控中心必須采取有效措施，加強對檔案管理人員的培訓和教育，以提升其專業素質和業務能力，確保檔案管理工作順利開展。首先，疾控中心應定期組織檔案管理人員參加專業的培訓班、講座和研討會等活動。這些活動應涵蓋檔案管理的基礎知識，如檔案的分類、整理、保管和利用等方面的理論知識以及實際操作技能。

檔案管理人員通過系統的學習和實踐，可以更加深入地理解和掌握檔案管理的核心技能，提高工作效率和質量。其次，鑒于疾控中心檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員還需要具備疾病防控領域的專業知識。疾控中心應邀請相關領域的專家為檔案管理人員授課，介紹疾病防控的基本概念、策略和方法以及相關的法律法規和政策。通過這些培訓，檔案管理人員可以更好地理解疾病防控工作的需求，確保檔案管理的針對性和實效性。除了以上培訓活動外，疾控中心還應鼓勵檔案管理人員積極參加職稱考試和認證。通過參加職稱考試和認證，檔案管理人員可以系統地學習和掌握檔案管理的專業知識和技能，提高職業水平和競爭力。

同時，職稱考試和認證也是衡量檔案管理人員專業素質和能力的重要標準之一，有助于疾控中心選拔和任用優秀的檔案管理人員。

3.推進檔案信息化建設，提高管理水平

為了提高檔案管理水平，疾控中心應積極推進檔案信息化建設，通過一系列措施實現檔案的快速檢索和高效利用。首先，引入先進的檔案管理系統是推進檔案信息化的關鍵一步。這些系統通常具備強大的數據存儲、檢索和分析功能，能夠顯著提高檔案管理的效率和準確性。疾控中心應結合自身需求，選擇適合的檔案管理系統，并實行定制化開發，以滿足特定業務場景的需求。同時，系統應具備易用性、穩定性和可擴展性，確保在日常工作中能夠穩定運行，并隨著業務的發展不斷升級和優化。其次，加強檔案數字化建設是提高檔案信息化水平的重要措施。數字化建設包括將紙質檔案轉化為電子檔案以及建立電子檔案的管理和存儲體系。通過數字化，疾控中心可以實現對檔案的快速檢索和遠程訪問，提高檔案的利用率和便捷性。

同時，數字化建設還有助于減少紙質檔案的使用和存儲成本，降低檔案丟失和損壞的風險。最后，在推進檔案信息化的過程中，完善檔案信息共享機制也至關重要。疾控中心應建立跨部門、跨機構的檔案信息共享平臺，實現檔案信息的互聯互通和共享利用，不僅可以提高檔案信息的利用率，還可以促進各部門之間的協同合作，提高疾病防控工作的整體效能。此外，隨著檔案信息化的推進，疾控中心在加強檔案信息化建設的同時，也必須高度重視網絡安全防護工作。例如，通過采用先進的加密技術、建立嚴格的訪問控制機制、定期實行安全漏洞掃描和風險評估等措施，確保檔案信息安全可靠，防止信息被泄露和非法訪問。

4.增強檔案的利用意識，發揮資源價值

在疾病預防控制中心，檔案不僅是記錄歷史、總結經驗的重要載體，還是指導當前和未來疾病防控工作的重要依據。為了提高檔案的利用率，疾控中心應采取措施增強用戶的檔案利用意識，讓檔案資源真正服務于疾病防控工作。

首先，加強檔案宣傳和推廣是提高員工對檔案資源認識和了解的關鍵。疾控中心可以通過內部培訓、專題講座、宣傳欄和網站等形式，介紹檔案資源的重要性、內容、特點和利用方式。例如，通過生動的案例和具體的數據，展示檔案在疾病防控工作中的實際作用，激發其對檔案資源的興趣和利用意愿。

其次，建立檔案利用反饋機制是了解用戶需求、改進檔案服務的重要途徑。疾控中心可以設立專門的檔案利用反饋渠道，如意見箱、在線調查等，鼓勵用戶在使用檔案資源后提出意見和建議。通過定期收集和分析用戶反饋，疾控中心可以及時了解檔案利用中存在的問題和不足，有針對性地改進檔案服務，提升用戶體驗。

最后，鼓勵用戶積極參與檔案資源的開發和利用是推動疾病防控工作發展的重要動力。疾控中心可以組織用戶參與檔案資源的整理、編研和數字化等工作，讓其深入了解檔案資源的形成過程和內容特點，同時培養用戶的檔案意識和利用能力。用戶的參與和貢獻，不僅可以豐富檔案資源的內容和形式，還可以促進檔案資源的共享和交流，形成疾病防控工作的合力。

此外，在推廣檔案資源的同時，疾控中心要嚴格遵守相關法律法規和規章制度，確保檔案資源的合法利用和信息安全。同時，要加強對用戶的指導和培訓，提高用戶的安全意識和保密意識，共同維護檔案資源的完整和安全。

四、結語

綜上所述，加強疾病預防控制中心檔案管理與利用工作對于提高公共衛生服務水平、保障人民健康具有重要意義。疾控中心通過完善檔案管理制度、提升檔案管理人員素質、推進檔案信息化建設以及增強檔案利用意識等，可以有效解決當前檔案管理與利用中存在的問題，充分發揮檔案資源在疾病防控中的價值。未來，隨著信息技術的不斷發展和公共衛生需求的不斷變化，疾控中心檔案管理與利用工作也將面臨新的機遇和挑戰，應持續關注這一領域的發展動態，為提高公共衛生服務水平貢獻更多的智慧和力量。

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作者單位：濟寧市疾病預防控制中心

作者簡介：徐福元（1974—），男，漢族，山東加祥人，本科，中級，研究方向：檔案。