數(shù)字時代老年大學檔案管理的挑戰(zhàn)與應對策略

摘 要：在數(shù)字時代的浪潮中，老年大學的檔案管理迎來前所未有的變革與機遇。數(shù)字時代以互動性強、信息數(shù)據(jù)豐富、社交環(huán)境開放為顯著特征，這些特點不僅重塑了人們的生活方式，還深刻地影響著檔案管理的模式與理念。對于老年大學而言，檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，它不僅是學校發(fā)展歷程的忠實記錄者，還是傳承老年教育文化、服務教學管理的關鍵工具。如何充分利用互聯(lián)網技術提升老年大學檔案管理的效率和質量，同時有效應對由此帶來的各種問題，成為當前老年大學檔案管理工作亟待解決的重要課題。

關鍵詞：數(shù)字時代；老年大學；檔案管理；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、數(shù)字時代老年大學檔案管理概述

老年大學的檔案資料涵蓋了從學校初創(chuàng)到發(fā)展的各個階段，這些檔案如同一部厚重的歷史書，記錄了學校的組織架構、師資隊伍、課程設置和教學活動等各方面的信息內容，是老年大學成長軌跡的有力見證，為學校未來的發(fā)展規(guī)劃提供了寶貴的參考價值。

老年大學檔案管理的價值主要體現(xiàn)在三個方面。

其一，是教學文化的重要組成部分。檔案中詳細記錄了每學期老年學員的學習歷程和教師的教學經驗，這些記錄不僅展示了教師在教學過程中不斷探索和創(chuàng)新的成果，還反映了老年學員的學習需求和興趣愛好。通過這些檔案資料，可以深入了解老年教育的教學模式和方法，為傳承和發(fā)展老年大學的教育文化提供有力的支持。

其二，檔案是老年大學精神傳承的重要載體。它保存了老年教育工作者和學員的智慧結晶和歷史記憶，承載著他們對老年教育事業(yè)的熱愛和奉獻精神。這些檔案不僅是老年大學教育歷史的見證，還是激勵后人不斷前行的寶貴精神財富。通過傳承和弘揚這些精神，可以更好地推動老年教育事業(yè)的發(fā)展，讓更多老年人受益于老年教育。

其三，檔案是老年大學教學發(fā)展的重要工具。它為學校管理和教學改革提供了豐富的數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。通過對檔案中相關信息的分析和研究，學校可以更好地了解學員的學習情況和需求，從而優(yōu)化課程設置、改進教學方法以及提升教學質量。同時，檔案中的數(shù)據(jù)還可以為學校的管理決策提供科學依據(jù)，幫助學校合理配置資源、優(yōu)化師資隊伍和提高管理水平，推動老年教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

在數(shù)字時代，老年大學檔案管理需要充分利用信息技術的優(yōu)勢，與時俱進，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理，不僅能夠提高老年大學檔案管理的效率和準確性，還能更好地保障檔案的完整性和安全性。同時，老年大學還應注重檔案的互動性和開放性，通過建立檔案共享平臺，讓更多的教育工作者和研究者能夠參與檔案的利用和研究，進一步發(fā)揮檔案的價值。

二、數(shù)字時代老年大學檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.管理模式與技術的更新問題

（1）傳統(tǒng)管理模式的局限性。傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式在互聯(lián)網時代已經難以滿足老年大學檔案管理的需求。紙質檔案存儲空間大，需要大量的物理空間來存放文件，且檢索效率低，查找特定信息耗時費力。此外，紙質檔案易受環(huán)境影響，容易損壞、丟失，難以長期保存。這些問題在老年大學尤為突出，因為老年大學的學員數(shù)量不斷增加，其存儲空間大、檢索效率低和易損壞等問題愈發(fā)突出，所以檔案管理的復雜性也隨之上升。

（2）數(shù)字化技術應用不足。盡管互聯(lián)網及數(shù)字技術為檔案管理提供了許多便利，但部分老年大學在檔案數(shù)字化方面仍存在不足，如缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化標準、數(shù)字化設備和技術落后等，影響了檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.安全與隱私問題

（1）數(shù)據(jù)被泄露風險。在數(shù)字環(huán)境下，老年大學檔案信息的存儲和傳輸更多地依賴于網絡和電子設備，容易受黑客攻擊、病毒入侵等威脅，導致學員的個人信息、學習記錄等重要數(shù)據(jù)被泄露。例如，學員的身份證號碼、聯(lián)系方式等隱私信息一旦被泄露，可能會被不法分子利用，給學員帶來不必要的麻煩和損失。

（2）數(shù)據(jù)安全意識不足。部分檔案管理人員對互聯(lián)網安全的重要性認識不足，缺乏必要的安全防護知識和技能，使得他們在日常工作中無法有效地采取措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全，增加了數(shù)據(jù)被泄露的風險。

3.數(shù)據(jù)質量與準確性問題

（1）數(shù)據(jù)來源復雜。數(shù)字時代，老年大學檔案數(shù)據(jù)不僅來源于傳統(tǒng)的紙質文檔，還包括各種電子設備采集的數(shù)據(jù)及網絡平臺上的信息等，數(shù)據(jù)來源的復雜性增加了數(shù)據(jù)質量控制的難度。

（2）數(shù)據(jù)更新不及時。由于老年大學學員的流動性相對較大，且學習進度、課程安排等信息經常發(fā)生變化，如果不能及時更新檔案數(shù)據(jù)，就會導致數(shù)據(jù)的準確性和時效性下降，從而影響檔案的使用價值。

4.人員素質與能力問題

（1）檔案管理人員知識結構不合理。老年大學檔案管理人員多為年齡較大的人員，他們雖然具有豐富的檔案管理經驗，但在互聯(lián)網技術的應用方面相對薄弱，難以適應互聯(lián)網時代檔案管理的要求。

（2）人員培訓不足。由于缺乏系統(tǒng)的互聯(lián)網技術培訓，檔案管理人員對新興的檔案管理理念和技術掌握不夠，無法有效利用互聯(lián)網資源提高檔案管理的效率和質量。

三、數(shù)字時代老年大學檔案管理的應對策略

1.推進檔案管理數(shù)字化轉型

（1）建設數(shù)字化檔案管理平臺。利用互聯(lián)網技術和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構建老年大學數(shù)字化檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、管理和共享。通過該平臺，可以方便、快捷地檢索、查詢和統(tǒng)計分析檔案，提高檔案管理的效率和質量。

（2）加強數(shù)字化技術應用。引入先進的數(shù)字化技術，如OCR文字識別、數(shù)字攝影攝像等，數(shù)字化處理紙質檔案，提高檔案數(shù)字化的效率和質量。同時，利用大數(shù)據(jù)分析技術，深度挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)檔案中的潛在規(guī)律和趨勢，為學校的課程設置、教學方法改進等提供數(shù)據(jù)支持。例如，通過對學生學習檔案的分析，可以了解學生的學習需求和偏好，從而優(yōu)化教學內容和方式，為老年大學的教育教學決策提供科學依據(jù)。

2.加強檔案信息安全保障

（1）建立健全檔案安全管理制度。檔案信息的安全是檔案管理工作的重中之重，健全的管理制度是各項工作開展的必要保障，是確保老年大學檔案信息安全的基礎，也是制約檔案管理人員行為的標準，要以當前信息化檔案管理模式作為主要參考依據(jù)，構建與檔案管理工作實際相結合的制度體系，確保各項工作有章可循。應制定完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，明確檔案管理人員的安全責任，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸和使用流程。通過明確的責任分工，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責，能夠讓從業(yè)人員了解工作“底線”，避免因管理疏漏導致安全問題。例如，規(guī)定檔案數(shù)據(jù)的采集必須經過嚴格的審核程序，確保數(shù)據(jù)來源的合法性。

（2）全面提升安全防護技術。在信息技術飛速發(fā)展的今天，網絡安全威脅日益復雜，存儲環(huán)節(jié)應采用安全可靠的存儲設備，并定期備份數(shù)據(jù)。由于傳統(tǒng)的安全防護手段已難以滿足檔案管理系統(tǒng)的安全需求。因此，數(shù)據(jù)傳輸過程中必須采用先進的網絡安全技術，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)加密技術等，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護。防火墻可以有效阻止外部非法訪問，保護檔案管理系統(tǒng)免受網絡攻擊。入侵檢測系統(tǒng)則可以通過實時監(jiān)測系統(tǒng)運行的狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并阻止?jié)撛诘陌踩{。通過多種安全防護技術的綜合應用，構建堅固的安全防線，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。數(shù)據(jù)加密技術可以確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性，防止數(shù)據(jù)被泄露。

（3）加強檔案管理人員的安全意識教育。檔案管理人員是檔案信息安全的關鍵執(zhí)行者，應明確數(shù)據(jù)使用時要嚴格遵循授權原則，確保只有經過授權人員才能訪問相關數(shù)據(jù)，其安全意識和操作規(guī)范直接關系到檔案信息的安全。因而必須定期組織檔案管理人員開展安全培訓，提高他們的安全意識和防范能力。培訓內容應全面詳盡，包括網絡安全知識、數(shù)據(jù)保護法規(guī)和安全操作規(guī)范等，通過實際案例分析和模擬演練，增強檔案管理人員的安全意識，使其能夠自覺遵守安全管理制度，規(guī)范操作行為。例如，可以通過定期的安全知識講座和操作培訓，讓檔案管理人員了解最新的網絡安全威脅和防護措施，掌握正確的數(shù)據(jù)操作流程，避免因人為失誤導致的安全事故。

3.提升數(shù)據(jù)質量與準確性

（1）加強數(shù)據(jù)審核與更新機制。為確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性，必須建立嚴格的數(shù)據(jù)審核流程和更新機制。數(shù)據(jù)審核是確保數(shù)據(jù)質量的關鍵環(huán)節(jié)，應認真核對和校驗采集到的數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤數(shù)據(jù)。例如，在數(shù)據(jù)錄入階段，應設置雙重審核機制，由兩名工作人員分別錄入和審核數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性。同時，建立數(shù)據(jù)更新機制，定期更新和維護檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)能夠及時反映單位教育教學等工作的最新情況。

（2）建立數(shù)據(jù)質量標準和規(guī)范。由于數(shù)據(jù)質量是檔案管理工作的核心，高質量的數(shù)據(jù)是檔案有效利用的基礎。因此，必須建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質量標準和規(guī)范，明確數(shù)據(jù)的格式、內容及準確性等方面的要求，確保數(shù)據(jù)的一致性和可靠性。規(guī)定數(shù)據(jù)的格式應統(tǒng)一采用標準化的編碼和格式，如統(tǒng)一的PDF圖片數(shù)據(jù)和XLS數(shù)據(jù)信息，以便于數(shù)據(jù)的存儲、檢索和對比分析。數(shù)據(jù)內容應完整、準確，避免出現(xiàn)遺漏或錯誤信息，通過嚴格的校驗機制來保障數(shù)據(jù)的準確性，確保數(shù)據(jù)能夠真實反映實際情況，并通過制定明確的數(shù)據(jù)質量標準，為檔案數(shù)據(jù)的采集、整理和存儲提供規(guī)范化的指導，提升檔案數(shù)據(jù)的整體質量。

4.提升檔案管理人員的素質

（1）合理優(yōu)化檔案管理人員結構。由于檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理工作的質量和效率。因此，合理配置檔案管理人員具體工作內容，形成“老中青”相結合的人員結構。老員工通常具有豐富的檔案管理經驗，熟悉檔案工作的傳統(tǒng)流程和規(guī)范；年輕員工則具備較強的技術能力和創(chuàng)新意識，能夠快速掌握和應用新的信息技術。通過合理搭配“老中青”人員，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，促進檔案管理工作順利開展。例如，可以安排年輕員工負責檔案的數(shù)字化和信息化工作，利用其技術優(yōu)勢提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。安排老員工負責檔案的整理和歸檔工作，利用其豐富的經驗確保檔案的規(guī)范性。

（2）加強檔案管理人員的專業(yè)培訓。為適應檔案管理信息化的發(fā)展需求，必須不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。制訂系統(tǒng)的培訓計劃，定期組織檔案管理人員參加信息技術及檔案管理信息化等方面的培訓。培訓內容應包括數(shù)字化技術軟件的應用、檔案管理軟件的使用和網絡安全防護等，通過專業(yè)培訓提高檔案管理人員的技術能力。同時，鼓勵檔案管理人員參加學術交流活動，學習借鑒先進的檔案管理經驗和理念。例如，定期組織檔案管理人員參加行業(yè)研討會和學術交流會，與同行分享經驗和心得，拓寬視野，提升專業(yè)素養(yǎng)。通過持續(xù)地培訓和學習，打造一支高素質、專業(yè)化的檔案管理隊伍，為檔案管理工作的高質量發(fā)展提供人才保障。

5.促進檔案信息的共享與協(xié)同

（1）建立檔案信息共享機制，打破部門之間的信息壁壘。老年大學通常涉及多個部門，如教學管理部門、學員管理部門和后勤保障部門等，各部門之間往往各自為政，檔案信息難以流通。建立檔案信息共享機制，能夠打破這種信息孤島，使各部門能夠實時獲取和共享檔案信息。

（2）實現(xiàn)檔案信息在不同部門之間的互聯(lián)互通。通過構建統(tǒng)一的檔案管理平臺，整合各部門的檔案信息，實現(xiàn)信息的集中管理和共享。例如，教學管理部門可以通過平臺獲取學員的學習進度和課程反饋信息，從而優(yōu)化教學計劃；學員管理部門可以實時更新學員的個人信息和健康狀況，便于提供個性化的服務。

（3）加強部門之間的協(xié)同合作，明確各部門的職責和權限。在檔案信息共享的基礎上，進一步明確各部門在檔案管理中的職責和權限，確保信息共享的有序性和安全性。例如，教學管理部門負責教學檔案的更新和維護，學員管理部門負責學員個人信息的管理，后勤保障部門負責設施使用記錄的歸檔等。同時，各部門在需要時可以互相查詢和調用相關信息。

（4）利用信息技術提高協(xié)同效率。借助互聯(lián)網平臺和協(xié)同辦公軟件，實現(xiàn)檔案信息的實時共享和在線協(xié)作。例如，通過在線文檔編輯工具，各部門可以共同編輯和更新檔案信息，實時查看修改記錄，確保信息的準確性和一致性。根據(jù)學員的健康檔案數(shù)據(jù)，學校可以合理安排活動強度；根據(jù)教學檔案數(shù)據(jù)，學校可以調整師資配置和課程安排。

四、結語

總之，數(shù)字中國正在以前所未有的速度改變著人們的學習和生活方式，學校檔案管理工作也發(fā)生了較大變化，檔案作為老年大學的寶貴資源和社會財富，要正視新時代為其帶來的挑戰(zhàn)，在原有工作模式上利用信息技術提高工作效率的同時，還要提升工作質量。應充分發(fā)揮先進技術的應用優(yōu)勢，全面提升檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)能力，確保檔案管理人員與時俱進、勇于創(chuàng)新，通過檔案管理信息化有效提高檔案管理的效率和質量，推動老年學校管理工作的現(xiàn)代化和科學化。未來，老年學校應繼續(xù)探索和創(chuàng)新檔案管理方式，充分利用互聯(lián)網技術，進一步優(yōu)化檔案管理流程，為老年教育事業(yè)的發(fā)展提供堅實保障。

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作者單位：乳山市老年大學

作者簡介：孫鮮輝（1981—），男，漢族，山東乳山人，本科，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。