企業數字檔案館（室）建設中的檔案數據治理問題探討

摘 要：數字檔案館（室）建設是“十四五”期間航天企業檔案工作的一項重要任務，與檔案數據相關的數字檔案資源建設是其中一項基礎又關鍵的內容。筆者在單位數字檔案館（室）建設和實施過程中發現了一些檔案數據方面的問題。文章通過闡述和分析這些問題，針對可能造成的影響，提出可行的解決方法和措施，期望能為企業數字檔案館（室）建設工作提供一些借鑒和思考。

關鍵詞：數字檔案館（室）；檔案數據；數據治理；數據建設

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

信息技術迅猛發展并在各行業和領域得到廣泛應用，推動了經濟社會的發展和產業的轉型升級。數字中國的國家戰略推動著企業數字化轉型，當前的發展趨勢和形勢對新時代企業檔案工作提出了更高要求。

2017年，國家檔案局發布《企業數字檔案館（室）建設指南》，指明了企業數字檔案館（室）建設的發展模式，要求全面推進檔案資源數字化、檔案管理信息化以及檔案服務知識化工作。

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求加速數字檔案館（室）建設，完成50家企業集團數字檔案館（室）建設試點。加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，加快檔案資源數字化轉型，大力推進“增量電子化”，繼續做好“存量數字化”。

2023年，筆者所在的單位被列入國家《企業集團數字檔案館（室）建設第二批試點單位名單》，航天科技集團公司檔案工作會明確要求“以數字檔案館（室）建設為抓手，建立健全覆蓋集團公司的檔案資源體系，實現集團公司檔案工作的轉型升級”。

數字檔案資源建設在企業數字檔案館（室）建設中發揮著基礎支撐作用。在企業數字化轉型的形勢下，檔案數據作為一種生產資料、稀有資產和生產要素，將為企業創造出極大的價值和財富，做好檔案數據治理對后續以數據集中管理實施開發利用為核心的數字檔案管理工作至關重要。

一、企業數字檔案館（室）建設中存在和面臨的檔案數據問題

隨著信息技術的迭代發展，檔案信息化建設已經走過了單機應用階段、業務工作計算機化階段和工作協同階段，現在正在經歷數字檔案館（室）建設階段。在檔案信息化建設的不同階段，企業檔案人員對檔案數據的認知和管理存在一個逐步提高的過程。檔案數據一般由著錄項目、電子文件元數據和內容數據等組成，是數字檔案資源的最終表現形式。在企業檔案信息化建設發展過程中，由于各種原因，在檔案數據建設中存在不少問題，給企業數字檔案館（室）建設造成一定的影響，也給企業檔案人員帶來管理上的困擾。

1.檔案信息著錄不夠規范

最初的檔案目錄數據庫建設是計算機介入檔案館（室）實體檔案管理后，檔案人員手工開展檔案條目著錄，檔案信息的著錄工作占據比較重要的地位。但當時企業檔案隊伍構成和工作人員的知識結構參差不齊，對DA/T 18《檔案著錄規則》的理解把握以及對著錄工作重要性的認識不足，造成部分目錄數據的著錄信息不完整或有錯誤和遺漏。當時認為只要能從題名、文件編號入手，查找到檔號后找出檔案實體排架位置就可以了，存在密級、頁數、份數、立卷日期以及歸檔日期等缺項、漏項和誤填的情況。

2.檔案數字化存儲格式不符合標準規范

檔案目錄數據庫建成后，企業檔案信息化管理系統不斷升級，檔案全文數據庫建設被提上了企業檔案工作的議事日程。“十三五”期間，存量檔案數字化轉化成為企業數字檔案資源建設的重點工作。在國家出臺檔案數字化轉化相關標準規范和要求的前后，企業檔案數字化轉化工作已經轟轟烈烈地開展起來，部分經過數字化掃描的紙質檔案的存儲格式不符合后續出臺的標準規范和要求，存在掃描分辨率不足、單層PDF存儲等問題，給后續企業數字檔案資源全文查詢和利用帶來隱患。

3.歸檔的電子文件未經過四性檢測

隨著企業檔案信息化建設的開展，檔案工作和其他業務工作融合程度不斷加深，企業部分業務系統，如OA辦公系統等已經與檔案管理系統實施了集成，并實現了辦公系統電子文件的在線歸檔。

但當時開發的檔案管理系統不具備電子文件四性檢測的功能，企業檔案部門也未配備實施電子文件四性檢測的設備設施，從OA系統歸檔到檔案管理系統的電子文件存在打不開的情況，使電子文件的可用性大打折扣。同時，還存在歸檔電子文件管理過程數據不完整的問題，文件的完整性得不到保證。

4.電子文件元數據和內容數據的獲取和管理難度大

“十四五”期間，企業數字化轉型步伐加快，增量檔案電子化成為企業數字檔案館（室）資源建設重點關注的工作。信息技術在企業經營管理和科研生產等業務領域的應用，產生了辦公OA、人力資源、財務以及經營等各種管理業務系統，科研生產部門也在使用PDM、ERP以及數字工程一體化等先進的研制生產系統，各種業務系統產生的數據種類和文件格式、文件結構復雜、差異大，特別是三維模型在產品設計和工藝制造領域的應用，產生了大量的三維電子文件，更是對企業檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。如何確定獲取各系統電子文件元數據的方案、如何獲取電子文件的內容數據、以何種方式歸檔和管理這些數據以及怎樣提供后續的利用，成為企業檔案部門要面對和解決的難點。

5.檔案元數據質量參差不齊

在企業數字檔案館（室）建設中，各層級單位之間的檔案數據貫通是一項十分重要的工作，檔案目錄歸集工作就是實現檔案數據貫通的前提。在檔案目錄歸集工作開展之前對各門類檔案元數據的檢查中，出現各單位、各門類檔案元數據質量不規范、不完整的情況，不同單位之間所歸集的目錄檔案元數據質量參差不齊、難以使用，嚴重影響后續的檔案數據貫通。

二、檔案數據質量問題產生的原因

1.對檔案數據治理的重要性認識不足

企業數字檔案館（室）建設是一項系統工程，基礎設備設施建設、電子檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、制度規范建設、安全保密體系建設以及經費與人才保障缺一不可，但在企業數字檔案館（室）建設過程中，筆者發現各級檔案部門更多地將關注點放在電子檔案管理系統的開發部署和紙質檔案數字化轉化上，對遷移至電子檔案管理系統的檔案數據及數字化轉換的檔案數據，在質量監控和把關方面存在疏漏，對檔案數據質量可能對后續電子文件利用產生的影響缺乏足夠認識，并且缺少檔案數據治理的意識和主動性。

2.對相關標準的學習、理解和把握不夠

在“十三五”“十四五”期間，針對存量檔案數字化、增量檔案電子化的數字檔案資源建設目標，國家檔案局相繼出臺了一系列與電子文件歸檔和電子檔案管理相關的標準規范，但在企業數字檔案館（室）建設過程中，對企業基層檔案人員開展標準宣貫和培訓重視不夠、覆蓋面不廣，在檔案人員普遍缺乏外出學習機會的情況下，出現了將培訓學習視為一種待遇的現象。即便是線上教育，由于經費的限制，許多基層檔案人員依然無法獲得這樣的學習機會。一方面，使得直接從事數字檔案資源建設的檔案人員在不了解和把握相關標準要求的情況下，盲目開展工作，影響檔案數據質量。另一方面，也容易挫傷基層檔案人員工作的積極性和主動性。

3.對各種新業務系統和所產生的數據不夠了解

在企業數字化轉型的背景下，單位各種業務系統層出不窮，從管理性到科研生產性，各系統產生大量的電子文件，檔案部門為有效管理這些即將成為增量檔案的電子文件，必須將工作流程提前布局。但現實的情況不容樂觀，科研生產是企業的主業和核心業務，在數字化轉型的實踐中，企業的關注點和投入大多放在與科研生產相關的業務系統建設上，對系統電子文件歸檔的重視不夠，檔案部門的納入和參與度不夠，對科研生產及經營管理業務部門開發的系統了解不夠，對電子文件管理和檔案數據前端布局和規劃不理想，造成后期電子文件歸檔時的一系列問題。

4.現有的標準體系尚未覆蓋所有業務系統的數據管理

面對數字化轉型的形勢，國家相繼修訂和出臺了一系列標準規范，為企業電子文件歸檔和電子檔案的科學規范管理提供了依據和支撐。但在現實中，企業數字化轉型所涉及的業務系統可能更為復雜和繁多，除了OA、經營和財務等管理性的業務系統，科研生產管理系統，如MES系統、AVDIM系統、TC系統以及企業自行開發的產品數字工程一體化平臺等，這些系統與PDM系統、ERP系統有著或多或少的差別和不同，所產生的電子文件結構和數據格式比較復雜，還存在現有的標準規范未覆蓋的方面。隨著企業數字化轉型和產業升級的不斷推進，這些業務系統也在不斷升級和迭代，給電子檔案歸檔和檔案數據質量控制帶來新的挑戰。

三、檔案數據質量對企業數字檔案館（室）建設的影響

企業數字檔案館（室）建設是在企業數字化轉型的大背景下，以提高檔案管理效率和利用水平為目的實行的檔案工作數字化轉型。通過構建企業數字檔案館（室），能夠打造與企業當前信息化發展水平相匹配的檔案信息化能力。以高效的檔案管理為企業提供高質量的檔案信息利用服務是檢驗企業數字檔案館（室）建設成敗的關鍵，其中的數字檔案資源建設應以提供高質量的檔案數據作為實現這一目標的基礎，檔案數據著錄質量的好壞可能會給企業數字檔案館（室）檔案管理和利用帶來一定影響。例如，檔案管理系統針對不同密級的檔案會設置不同的借閱審批流程，如果密級著錄不準確或缺項，勢必對后續的審批和檔案利用造成影響，同時還存在泄密的風險。歸檔日期和立卷日期缺項或不準確會直接影響后續的檔案統計和檔案管理大數據分析。

檔案元數據質量不僅會對數字檔案的管理和提供利用造成影響，還給檔案目錄歸集工作帶來難度，影響企業數字檔案館（室）的檔案數據貫通。不符合數字化轉化標準規范要求的數字檔案，可能會影響全文檢索時的查全率；未經四性檢測的電子文件，在經過系統借閱審批流程后，到達利用者節點時，可能無法打開或使用，從而影響業務工作的正常進行和使用效率。

對企業其他業務系統介入不夠，對其產生的電子文件和數據結構前置管理和控制不夠，或不具備承接和管理這些業務系統產生的增量電子文件和數據的能力，或是歸檔后不能夠快速、有效地提供利用，可能會造成企業檔案部門進一步被邊緣化，影響企業數字檔案館（室）建設，造成企業檔案信息化建設水平與企業數字化轉型發展要求不匹配。與檔案內容數據相關的質量問題，會影響以知識管理理念開展的檔案數據挖掘和檔案知識化服務。

四、企業數字檔案館（室）建設中的檔案數據建設和治理措施

檔案數據質量對企業數字檔案館（室）建設至關重要，沒有標準規范的檔案數據做基礎，企業數字檔案館（室）就像沒有鋼筋的高速公路，投入使用時必然會狀況頻出。在企業數字檔案資源建設中，需要集中力量、下大功夫對檔案數據質量實施治理，以確保企業數字檔案館（室）的建設質量。

1.加強相關標準的宣貫和培訓學習

針對檔案數據形成和管理流程各環節人員復雜構成和檔案人員專業知識結構參差不齊的問題，各級檔案部門應有組織、有計劃地開展培訓和學習。通過層層宣貫學習，達到相關人員全覆蓋，提高企業檔案人員理解和把握相關標準要求的能力，提高對業務流程中檔案數據質量管理和把控的能力。

2.研究制定企業檔案數據質量管理標準規范體系

檔案數據建設和質量控制涉及的工作環節較多，需要有相應的標準對各節點的工作實施規范和科學指導，為此，企業檔案部門應在梳理現有國家和行業標準規范的基礎上，補充制定適應企業開展數字資源建設的制度規范，構建指導檔案數據建設和質量控制的標準規范體系，使檔案數據管理工作有章可循、有法可依。

3.加強信息技術學習和培訓，提高檔案人員數字化轉型能力

企業數字檔案館（室）是信息技術與檔案管理技術相融合的產物，檔案數字化轉型實踐對檔案人員的知識結構和業務能力要求在不斷提高，要實施數字檔案資源建設和檔案數據管控，需要大量既懂檔案管理又具備信息技術知識的檔案人員。在企業現有檔案隊伍的基礎上，需要加強對從業人員信息技術知識的培訓，提高他們應對企業數字化轉型的能力。開展培訓不僅是為了提高檔案人員的信息化水平，為企業數字檔案館（室）建設培養人才，還需要他們了解和掌握企業數字化轉型下產生的多種業務系統的特點，具備對各業務系統電子文件和數據的管理能力。

4.提高企業數字檔案館（室）建設水平，積極融入單位信息化總體規劃和布局

企業檔案工作數字化轉型是企業數字化轉型的重要組成部分，在企業數字檔案館（室）建設實踐中，檔案部門要積極思考，抓住時機，融入企業信息化總體規劃和布局，贏得資源和支持，為檔案工作管理模式轉型升級創造有利條件。同時，還要通過高質量的企業數字檔案館（室）建設，贏得聲譽和重視，提高檔案工作的地位和作用，推動檔案工作的良性發展，以適應新時期對企業檔案管理工作的要求。

五、結束語

企業數字檔案館（室）建設是在企業數字化轉型的大背景下實現企業檔案工作轉型升級的重要契機，建設高質量的企業數字檔案館（室）是體現企業檔案工作價值、提高檔案工作地位的重要手段，高質量的企業數字檔案館（室）離不開高質量的檔案服務，高質量的檔案服務以高質量的檔案數據為支撐，檔案數據建設和治理工作是決定企業數字檔案館（室）建設質量的重要因素之一，需要檔案部門加以重視，也需要檔案工作者認真思考和對待。

參考文獻：

[1]中華人民共和國國家檔案局. 企業數字檔案館（室）建設指南[EB/OL] https：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/c8b94d44fe97468d9c998daa9a7f066a.shtml.

[2]中華人民共和國國家檔案局.“十四五”全國檔案事業發展規劃[EB/OL] https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[3]蔡盈芳.企業數字檔案館建設理論與實踐 [M].北京：電子工業出版社.2018：26.

作者單位：航天推進技術研究院

作者簡介：李文清（1969—），女，漢族，陜西西安人，本科，副研究館員，研究方向：檔案信息化建設。