從歷史視角思考人事檔案工作如何與時俱進

摘 要：回顧歷史，人事檔案工作始終伴隨著社會的進步和變革。從古代的官職制度到現代的人才管理，人事檔案工作在不同的時期扮演著關鍵的角色。然而隨著時間的推移和社會的發展，人事檔案工作也面臨著新的挑戰和需求。從歷史視角思考人事檔案工作如何與時俱進，可以幫助人們更好地理解其重要性和意義。在此背景下，文章概述了人事檔案的變遷，并總結歷史視野下人事檔案內容建設的演變規律，探究我國人事檔案的歷史發展對當代檔案管理工作的啟示，以期能夠為相關研究提供借鑒。

關鍵詞：歷史視野；人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在我國，人事檔案工作具有悠久的歷史，其發展脈絡可追溯至古代。歷代王朝均設立了專門的人事管理機構，負責處理官職、爵位、俸祿、考核、升遷、獎懲及休假等事務，不僅遵循著嚴格的規定，每項決策和變動都被詳細記錄并加以總結，從而形成了系統的人事檔案體系。歷史是一面鏡子，通過對過去人事檔案管理工作的深入反思和系統總結，能夠洞察其中的規律與變化。同時，歷史也是一本教科書，詳盡記錄了人事檔案工作的發展軌跡與取得的成就，提供了寶貴的經驗與教訓。因而以歷史的視角來審視和思考人事檔案工作如何與時俱進，有助于更精準地把握當前的工作方向與重點，進而推動人事檔案管理工作不斷邁向新的高峰。

一、歷史視角下人事檔案的變遷

1.古代時期

魏晉南北朝時期，隨著地方豪族勢力的日益壯大，九品中正制逐漸成為選拔官員的主要途徑。漢代沿用的察舉、征辟等傳統的官員選拔方法，其作用在這一時期相對減弱。同時，人事檔案的功能在一定程度上被“譜牒”所影響，標志著人事檔案發展歷程的一個重要轉折點。

唐朝，官員的選拔與任用體系在繼承隋朝科舉制度的基礎上，進一步創新和完善。所有官員的個人資料、職業歷程、考核成績、職務授予及工作表現等詳細信息都被系統地記錄并保存，檔案資料被稱為“甲歷”，有時也被稱為“官甲”或“甲敕”。為了有效管理重要檔案，唐朝特別設立了甲庫，實行甲歷的復本制作和分庫存儲制度，標志著中國最早的專門人事檔案管理體系的建立。對于甲歷的日常維護和違規行為的處理，《唐會要》卷八十二“甲庫”中提到“常加檢點收拾”和“條例處分”，至今依然為現代人事檔案管理提供著寶貴的參考價值。到了五代時期，甲歷的使用并未中斷，所有關于人才選拔和官員職務變動的信息仍然被詳盡地記錄在甲歷檔案中，如《五代會要》所述。

宋朝，設立了一種名為“人才簿”的機制，用以選拔和評估人才。人事檔案主要包括以下幾個方面：（1）家譜資料。類似于今天的簡歷，有著特定的格式，是考舉或保舉過程中的關鍵文件，稱為“家狀”；（2）舉薦資料。由上級官員提供，證明某人有能力擔任官職，資料通常以書面形式呈現，如“舉狀”；（3）介紹資料。宋朝直接向皇帝提交的資料，并伴隨有皇帝的親自接見；（4）考試資料。宋朝設有專門的審考院來負責這些考試。

元代，官員的考核體系引入了“考功歷制度”，每位官員都會獲得一卷印紙歷子，卷歷子的開頭會記錄官員的姓名和出身，每當官員調動時，上級會注明其任職時間，并記錄其在任期內的功過。吏部會依據這些“考功歷”來評定官員的表現，并據此決定其任命，該制度與現代的履歷表和干部檔案有相似之處。

明代，記錄官員個人資料的文件被稱作“貼黃”，是官員履歷的另一種稱呼，也是評估、選拔和授予官員職位的關鍵參考。“貼黃”根據部門的不同分為吏部貼黃和兵部貼黃，并且會隨著官員職位的變化而進行相應地更新。

到了清朝，官員的履歷資料變得更加詳盡，涵蓋了履歷、考核、供詞、授勛（即“功勛令”）以及退休等多方面的材料。清朝晚期，照片也開始作為個人檔案的一部分被使用。在宣統三年的詔令中，明確規定內廷官員不再需要提交履歷和手寫簽名，而是通過照片來驗證身份，標志著人才檔案在內容和形式上實現了重大革新。

2.中華人民共和國成立以來

自1956年起，中共中央成功召開了全國首屆干部檔案工作會議，并同步出臺了《干部檔案管理工作暫行規定》，標志著我國干部檔案工作法規體系的初步建立，這一時期的檔案工作，緊密圍繞革命與建設的實際需求，為黨的領導干部提供了重要的信息支持。

隨著黨的十一屆三中全會的召開，檔案工作迎來了新的轉機。此后，檔案工作逐漸步入正軌，并在1980年、1990年和2005年分別召開了第二次、第三次和第五次全國干部檔案工作會議，總結了過去的經驗。根據時代的需求，制定了《干部檔案工作條例》《關于加強干部檔案工作的意見》和《干部檔案整理辦法》等一系列重要文件，經過不斷地修訂和完善，我國逐步建立了一套較為完備的干部人事檔案工作制度，實現了檔案工作的規范化和統一化。

黨的十八大以來，全面從嚴治黨成為黨的建設的鮮明主題。在此背景下，干部人事檔案中頻繁出現的年齡、工齡、學歷及身份等虛假信息問題引起了高度關注，為了應對這一挑戰，有關部門采取了一系列有力措施。首先，致力于提升干部人事檔案工作的質量。通過加強檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的專業素養和工作能力，確保檔案工作的準確性和可靠性；其次，開展干部人事檔案的專項審核工作。自2014年起，國家對干部人事檔案展開了全面的專項審核，特別是針對“三齡兩歷一身份”的審核，更是取得了顯著成效。通過這一審核工作，有效遏制了檔案作假行為，為后續的檔案管理工作奠定了堅實基礎，也為全面從嚴治黨提供了有力保障。

黨的十九大以來，國務院辦公廳修訂和更新的《干部檔案工作條例》，是對過去干部人事檔案管理實踐的積極總結，強化了檔案建設的規范性、責任的明確性、管理的嚴格性以及使用的審慎性，為當前干部人事檔案工作的開展提供了堅實的基礎指導。此外，新修訂的《干部檔案工作條例》還特別強調了在干部選拔任用環節檔案的正確使用。條例明確規定必須基于干部人事檔案的真實記錄和全面評估來選拔任用，堅決防止利用檔案實施任何不正當行為，極大地增強了干部選拔任用的公正性和開放性，有效遏制了人情關系和權力濫用的現象。

二、歷史視野下人事檔案內容建設的演變規律

1.具有鮮明的時代特征

隨著歷史的變遷和社會制度的更迭，人事檔案的內容逐漸發生了變化。中華人民共和國成立后，干部人事檔案內容建設經歷了從初步形成到逐步完善的過程。1956年出現檔案內容建設的雛形，到1980年基本成型，再到1991年提出分類思想，進一步固化檔案內容。現代人事檔案內容不僅包括個人基本信息、學歷、工作經歷和獎懲情況等，還涵蓋了干部身份、家庭主要成員及重要社會關系、專業技術職務（職稱）和學術評價等多方面內容。

2.傳承與發展并重

我國人事檔案內容的建設始終堅持對傳統文化的傳承，同時也積極吸收國際先進管理經驗，不斷創新和完善。一方面，我國保留了許多古代檔案內容的核心元素，如官職、考績等，為研究歷史和了解古代社會提供了珍貴的資料，也為當今人事檔案管理帶來啟示與借鑒；另一方面，隨著社會的發展和改革開放的推進，人事檔案內容得到了不斷豐富和完善，以適應當代社會的需求。

3.越趨包容性和靈活性

隨著社會的進步和多元化的發展，人事檔案內容越來越具有包容性。在古代，人事檔案主要記錄官員的任免、考績等信息，而現代的人事檔案則更加注重個人的全面發展和多樣性。現代人事檔案不僅包括個人基本信息、學歷和工作經歷等傳統內容，還涉及個人特長、技能和培訓經歷等更加細致和多元的信息，人事檔案能夠更好地反映個人的特點和能力，為人才選拔和管理提供了更多依據。

4.檔案內容不斷豐富和完善

伴隨著時代的演進與社會的不斷發展，人事檔案的內容亦呈現出持續的豐富與完善趨勢。在傳統的個人基本信息及工作經歷的基礎上，檔案逐漸融入了更為詳盡且全面的資料，如獎懲記錄、培訓證書和職業資格證書等，不僅能夠更為全面地反映個人的能力與素質，還為組織管理及人才選拔工作提供了更為精準的參考依據，在人力資源管理領域發揮著日益重要的作用，有助于提高組織的運營效率和決策科學性。

三、當前人事檔案管理工作現狀

1.人事管理制度不健全

盡管中國在現代人事管理上已經構建了一套比較科學的管理體系，并出臺了一系列專門的法律法規，但總體來說，尚未建立一套完備且科學的人事管理制度。例如，《事業單位人事管理條例》雖然已經實施，但在實際操作中仍存在諸多不足。事業單位的人事管理方式依然行政化嚴重，缺乏靈活性和自主權，導致難以充分發揮職工的積極性，優秀人才難以脫穎而出。

2.管理制度規范性與標準化缺失

當前，人事檔案管理體系在制度方面具有顯著的缺陷，部分單位未建立完善的檔案采集、整理及動態維護機制，導致材料填寫不規范現象普遍存在。早期檔案多采用圓珠筆或鉛筆記錄，普遍存在字跡不清、隨意涂改等問題，且伴隨目錄缺失與裝訂混亂等狀況，嚴重損害了檔案的準確性與完整性。標準化建設推進遲緩，在分類規則、存儲格式及數據交互接口等方面缺乏統一標準，制約了跨部門間的數據共享與協同，盡管部分機構已制定檔案借閱管理規定，但在實際執行過程中監管力度不足，未能建立有效的監督閉環機制。

3.紙質檔案管理與數字化轉型的矛盾

當前，傳統紙質檔案管理模式仍占主導地位，但其固有的缺陷日益凸顯，如存儲空間占用大、檢索效率低以及易因環境因素受損等問題。在數字化轉型過程中，技術和設備設施投入不足與資金壓力成為主要障礙，尤其是歷史檔案因紙張劣化和規格差異，導致數字化處理難度加大且成本攀升。

檔案管理人員對數字化方式接受度不高，在新舊管理模式交替期形成文化壁壘，雖然部分單位引入了先進的設備設施，但因操作技能匱乏造成設備閑置，未能充分發揮信息化管理的效能優勢。

4.檔案管理人員專業能力與崗位需求脫節

目前，檔案管理人員的專業能力與技術素養存在顯著缺陷，體現在專業知識儲備不足以及信息化技能欠缺等方面。相當一部分工作人員未接受完整的檔案專業培訓，難以勝任標準化的分類、整理與歸檔工作，尤其在數據庫建設、數據加密等現代信息技術的應用上表現乏力，導致電子檔案管理體系的效能難以充分體現。

四、人事檔案的歷史發展對當代檔案管理工作的啟示

1.服務于國家治理，服務于管理工作的需要

人事檔案工作必須緊跟時代步伐，順應時代需求。在歷史長河中，早期的人事檔案側重于記錄個體的血脈與出身，更多體現了一種先天的尊卑之別。然而，隨著我國社會的進步，公平與正義已成為社會主義的核心理念，且在人事檔案管理中的體現尤為顯著，即要求客觀、細致地記錄個人的經歷、思想品質、工作表現及業績等方面。通過這種方式，確保個人的德、能、勤、績、廉等方面表現得以真實、鮮活且全面地展現，從而全方位、立體化地描繪干部的“立體肖像”。如此一來，人事檔案將日益成為選拔與任用人才的關鍵參考依據。

2.堅持實事求是原則

真實性與客觀性是人事檔案工作的核心。歷史發展告訴我們，檔案管理工作必須建立在客觀、準確的基礎上。只有通過實事求是的原則，才能確保檔案材料的真實性和完整性，避免信息失真和誤導。同時，實事求是原則還能夠為后續的研究、決策提供可靠的依據，保證社會各界對檔案材料的信任和認可。在當代檔案管理工作中，應當始終堅持實事求是原則，在收集、整理和利用檔案資料時，嚴格按照規范和程序操作，確保檔案的真實性和可靠性。

3.實行職務和級別相結合

一般而言，職務主要用于處理領導指揮關系，而級別則涉及經濟待遇的確定。然而將職位提升作為主要手段，不僅混淆了職位與級別的行政職能，還進一步強化了“官本位”思想。受限于當前的層級結構和機構規格，公務員的晉升空間普遍受限，全國范圍內約90%的公務員處于科級及以下職位，面臨職位與級別雙重晉升難的困境，其合法合理的經濟利益往往難以得到充分保障。為應對這一挑戰，改革與創新的基本思路應聚焦于以下幾個方面：首先，增設層級設置，以擴展層級的人事管理職能；其次，將層級提升視為公務員生涯發展的重要臺階；再次，以層級作為確定公務員薪酬的主要依據；最后，逐步構建崗位提升與職級提升并行的“雙梯制”體系。

4.不斷注入創新動力

人事檔案工作作為組織人事管理的基礎環節，其重要性不言而喻，且必須不斷與時俱進，以適應社會發展的需求。回顧歷史長河，早期的人事檔案主要側重于記錄個人的出身背景及血緣關系，在一定程度上映射了當時社會根深蒂固的等級觀念。當前，人事檔案工作已不再是簡單地記錄個人的基本信息，而是更加注重客觀、詳盡地反映個人的成長經歷、思想品德、工作業績及綜合能力等多個維度。在此背景下，人事檔案日益成為組織選拔、任用干部的重要參考依據，其在干部隊伍建設中的作用愈發凸顯。因而，人事檔案工作必須緊跟時代步伐，不斷創新管理理念與方法，以確保檔案內容的真實性、完整性和時效性，為組織人事決策提供科學、準確的依據，進而推動干部隊伍的持續健康發展。

五、結束語

綜上所述，在歷史的長河中，人事檔案工作承載著時代的記憶和個人軌跡。通過從歷史視角思考人事檔案工作，不僅能夠更好地理解其重要性和意義，還能夠更好地把握其發展方向和目標。

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作者單位：洪湖市人力資源檔案服務中心

作者簡介：李芳（1975—），女，漢族，湖北洪湖人，大專，館員，研究方向：檔案。