淺談林場檔案管理工作現狀及改進措施

摘 要：林場是國有資源。我國土地遼闊、國土資源數量大，各地區都分布有不同面積和類型的林場，具有數量多、分布范圍廣的特點。在信息時代，信息技術的出現為林場的現代化發展帶來了機遇。為了滿足林場發展需求，提高經濟效益，就需要加強檔案管理，引進先進的檔案管理技術和方法，更新理念，改進傳統檔案管理模式下的各種問題，形成現代化的檔案管理模式，有效滿足現代林業發展需求。文章分析了林場檔案管理工作現狀及改進措施，旨在提高檔案管理水平，實現林場檔案管理的信息化、標準化、規范化目標。

關鍵詞：林場檔案管理；工作現狀；改進措施

中圖分類號：G271；F326.2 文獻標識碼：A

林場檔案是林場實現產業化和規模化發展的基石，詳盡記錄了林場的發展歷程及其各個方面的具體情況，為林場現代化發展、信息化建設提供依據，并產生巨大的經濟效益和社會效益，實現林場生態建設和可持續發展目標。在社會經濟發展下，過度開發和利用林業資源引發了一系列環境污染和生態破壞的問題，為了加強林場管理、規范經營，實現開發建設和生態保護的協調，就需要做好檔案管理工作。依托檔案管理支撐林場的現代化發展，創新管理模式和方法，提高管理水平，實現綜合效益提升目標。

一、林場檔案管理的主體、內容及其類型

1. 林場檔案管理的主體與內容

林場檔案管理的主體通常是林場的行政管理部門或專門的檔案管理機構。這些部門或機構負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。在內容上，林場檔案管理涵蓋了林場運營、資源管理和經營活動的各個方面，如機構設置、行政管理、森林資源調查及森林經營方案等。這些檔案是林場決策、管理、科研和社會服務的重要依據，對于林場的可持續發展具有重要意義。

2. 林場檔案管理的類型

當前的林場檔案管理主要劃分為三大類別：綜合管理檔案、森林資源檔案及森林經營檔案。綜合管理檔案涵蓋林場內部管理、內部溝通活動中產生的文件，具體涉及機構調整、行政管理、日常事務及員工管理等范疇；森林資源檔案則聚焦于林場在森林資源調查、動態監測等活動中積累的基礎數據、調查結論、統計圖表、分析報告及監測記錄等資料；森林經營檔案則記錄了林場依據林業長期規劃及經營策略，在森林資源經營、生產和保護等活動中形成的文件，這些文件涉及造林、育林、森林保護、基礎設施建設、林業科研及重大林業生態工程等多方面。

3.林場檔案管理的意義

開展林場檔案管理工作不僅有助于林場管理和決策，還能為科研和社會服務提供有力支持。通過對檔案的分析與研究，可深入了解林場的資源狀況、經營歷史和發展趨勢，為制定科學、合理的林業政策和規劃提供依據。同時，林場檔案管理也是保護森林資源、促進林業可持續發展的重要手段之一。

二、林場檔案管理工作現狀

1.管理方法單一

林場日常工作繁多，使得檔案管理涉及方面多、流程煩瑣和工作量大，檔案管理難度大、要求高。因而傳統理念的影響導致林場檔案管理仍然以傳統的人工操作方法為主，雖然部分林場加大了信息化建設力度，完善了基礎設施，但是現有的硬件設施和軟件系統不完善，無法滿足各項工作需求，效果不佳。同時，現有的管理人員不熟悉信息軟件，無法靈活應用各種軟件和技術，存在效率低下、失誤率大的問題，無法按時完成工作，影響了林場后期工作的開展，導致林場管理水平和效益低下，具體表現在以下兩個方面：一是林場現有的檔案管理系統功能單一、性能不穩定，未深入推廣和應用，無法發揮實際作用，影響了檔案管理整體效果的提升，存在形式化的問題。受到傳統管理方法的影響，導致失誤操作大、效率低下、成本高，存在較大的問題；二是林場雖然創新了管理方法，但缺乏實踐性和可操作性，未根據檔案管理流程和要求引進先進的技術手段，沒有加強培訓和教育，阻礙了檔案管理水平的提高。

2.檔案管理體系不完善

林場檔案管理涉及多個方面，缺乏統一標準和管理依據，還未形成完整、科學的管理體系，無法為檔案管理工作提供指導，在一定程度上影響了基層林業部門檔案管理工作，阻礙了檔案工作的發展。雖然我國部分地區林業機構根據自身情況設立專門的林業部門，明確了具體的職責，但在實際中管理體系不完善，具體的流程和指標不明確，在檔案資料搜集、歸檔立卷、檔案保管和利用等方面都存在問題。同時，現有的管理體系缺乏細節內容，不具備操作性和可行性，導致現有的檔案資料不完善，個別資料存在遺漏現象，檔案信息資料更新不及時，影響了檔案工作的順利開展。

3.檔案管理不規范

檔案管理是一項專業性、系統性的工作，它依賴于健全的制度與體系保障、科學指導以及嚴格的規范約束與控制，同時還需要完善的檔案管理辦法和管理策略。然而在實際操作中，這些方面仍存在諸多漏洞與不足，嚴重影響檔案管理工作的效率與質量，導致檔案管理過程混亂、不規范和不合理。尤其在檔案資料的搜集、整理、歸檔、保管及利用等環節，缺乏規范化的操作依據和科學的方法手段，影響了后期檔案工作，無法第一時間搜集和更新資料信息，無法為林場各項工作提供依據。因而管理不到位、過程不規范，無法確保檔案信息資料的完整性、準確性和可靠性，影響了后期決策，無法發揮檔案資源的價值和作用。

三、林場檔案管理工作改進措施

1.重視檔案管理工作，創新檔案管理方法

想要發揮檔案信息的優勢和價值，確保林場各項工作穩定有序開展，做好檔案管理工作，提高檔案管理水平和效果以及檔案資源利用率，挖掘潛在價值，指導林場各項工作，就需要創新檔案管理方法。基于當前林場檔案管理現狀和問題，應引進先進的技術、手段，創建檔案管理信息系統，完善硬件設備設施和軟件系統，升級和優化基礎設施，營造良好的檔案管理環境，為檔案管理的順利開展奠定基礎。

加強基層林場數據信息庫建設。林場檔案資料數量大、類型多、涉及的領域廣，為了開發和利用檔案數據信息，指導林場各項工作的開展，就需要加強數據庫建設，為檔案管理信息化建設奠定基礎。可以開發檔案數據搜集、存儲及應用等功能集成的軟件，通過網絡應用軟件定期搜集、分析、整理和存儲檔案數據信息。自動分析歷史數據、實時數據，分類存儲，形成專有的林業數據庫系統，確保檔案數據統一格式、統一存檔，保管更加安全。

加強林場檔案信息系統的建設。林場還需要加強軟件的開發、升級和維護，優化升級現有的檔案信息系統，完善系統功能、拓寬應用模塊，確保系統高效率地運行，實現檔案數據搜集、分析、管理、保存和利用各環節一體化、精細化和集成化。通過信息系統可以將各部門、各單位連接起來，實現信息共享和流通，構建完整的檔案信息管理系統，做到自動更新、自動統計和自動管理，拓寬檔案資料應用空間，提升檔案價值。此外，林場要根據檔案信息化要求，配置專業設備和技術團隊，構建安全防護體系，定期實施檔案數字化與系統升級。

深入分析檔案數據信息的價值。林場檔案管理部門可以引進先進的搜索引擎和檢索服務，提高檔案信息搜集能力和檢索能力，節約時間，提高信息數據的質量，為后期整理和分析奠定基礎。同時，引進大數據分析技術，精準分析當前海量的數據信息，自動判斷數據性質和類型，自動分類，自動歸檔、自動保存，挖掘潛在的數據信息，提升數據信息的價值。此外，引進可視化技術為檔案資料研究和使用提供依據，創建信息共享平臺，為各部門、各單位提供信息共享服務，確保檔案資料的實時流通、利用等，實現檔案資料的綜合利用。

2.完善檔案管理體系和運行機制

林場要重視檔案管理工作，建立健全現有的檔案管理體系、完善機制和制度，補充內容和細節，為檔案管理的深入開展提供依據和指導，確保檔案管理的規范化和專業化，有效滿足各項工作需求，提高檔案管理水平。

第一，依法依規完善檔案管理機制。依據國家法律法規及行業規范，建立健全林場檔案工作體制機制，制定符合地方和基層實際的檔案管理制度，明確管理流程、操作規范及考核標準，如《建設項目檔案管理規范》《科研課題檔案管理規范》等專項制度。

第二，貫徹落實上級的各項指令和政策，制定林場檔案監督管理機制、運行機制及全過程追蹤機制，確保檔案管理規范有效地開展，明確各級執行部門、責任部門和工作人員的權責與工作范圍，減少管理漏洞和偏差，提高管理水平。檔案管理人員要強化責任意識，接受上級監督和檢查，做好本職工作，根據法律法規、行為準則搜集、分析以及整理林場檔案資料。

第三，優化檔案管理流程。林場要審查當前檔案管理流程和指標，補充漏洞，確保檔案管理精細化。一是貫徹、執行檔案工作的法律法規、制度和標準，建立健全檔案工作管理制度、嚴格落實到具體的行動中。二是根據相關規范和標準，對本單位檔案實行收集、整理、 保管、鑒定、編目和統計，為各個部門提供高質量的檔案利用服務。三是編制各類檔案檢索工具，通過信息化平臺和應用系統加強檔案數字化和電子檔案管理。四是采取檔案保護技術措施，確保檔案實體和信息安全。五是鑒定達到保管期限的檔案，根據規范要求銷毀無保存價值的檔案。六是根據相關規定和要求做好檔案移交工作。

第四，制定檔案查閱與利用制度。該制度需清晰界定檔案的利用權限、利用范圍及具體利用流程。在查閱檔案時，嚴格遵守利用規定，并履行相應的查閱手續。對篡改、損毀、調換以及抽取檔案等違法行為，應予以嚴厲打擊。檔案管理人員需定期對檔案的收進、移出情況以及保管數量、借閱和利用效果等展開及時、準確的登記與統計。

第五，建立常態化清查機制。林場應組建專業的鑒定小組，依據相關法律法規，對已達保管期限的檔案展開鑒定工作。經鑒定確有保存價值的檔案，應繼續妥善保存。清點、核對已無保存價值的檔案，并編制檔案銷毀清冊。整個流程必須履行必要的審批手續，嚴格按照規定予以銷毀，嚴禁任何單位或個人擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應按要求永久保存。

3.綜合管理，加大檔案管理力度

新時期，國家加大了對林業資源管理的力度，要求林業部門響應上級號召，基于環境保護和資源持續利用目標，重視林場的現代化建設，制定科學的戰略目標。根據林業發展現狀和需求加強林場檔案管理工作，重視檔案管理工作對林場規劃、生產經營和發展的作用及價值，提升檔案管理工作的高度，精準定位，具體可以從以下幾個方面展開。

第一，精準施策，強化組織保障。林場應將檔案工作納入發展規劃及年度計劃，強化組織領導與經費保障，確保場所、設施及專項資金配備充足，保障檔案真實完整、安全規范。依據法律法規設立專門的檔案機構或明確管理部門，配備專職人員并明晰權責體系、考核指標。檔案管理人員須具備政治素養、法律意識和專業能力，掌握檔案管理技能及信息技術，定期參加業務培訓并通過考核，確保隊伍能力達標。

第二，分類管理。林場要加強檔案工作的過程管理，根據不同林業資源類型開展針對性地管理，提高管理的有效性。根據國家檔案管理要求，以卷為單位管理，對于其中按照項目或課題開展工作的，在項目或課題完成驗收之后及時歸檔，周期比較長的也可按年度或項目實施階段歸檔。在整理過程中應當注意保持歸檔文件材料的成套性和完整性。對于建設項目、林業科研檔案應符合法律法規要求，按照建設項目—年度或實施階段分類整理。對于設備設施檔案應按照型號分類管理，驗收后及時歸檔。對于其中的電子文件以及通過信息系統采集和存儲的專業性數據，如照片和遙感數據，應采用異質異地的方式實施多套備份。其中，重要文件還需制作成紙質副本歸檔保存。

第三，嚴控環境安全，保障檔案長效保存。檔案保管期限依價值分為永久和定期兩類，重要檔案須永久保存，一般檔案按規范設置保存年限。按檔案載體類型及保密級別分類設置標準化庫房，配備恒溫恒濕、智能監測等設備，構建防火、防盜、防光、防蟲、防水、防潮、防塵、溫控和防污染的“九防”綜合防護體系。建立健全安全管理制度和應急預案，定期巡檢庫房溫濕度、光照強度等環境指標，及時開展消毒滅菌、雜物清理及空氣流通作業，確保檔案實體安全。

第四，實施動態監測，構建分級修復機制。建立檔案定期巡檢制度，規范檢查記錄流程。發現檔案存在破損、霉變、蟲蛀或褪色等風險時，分級實施修復措施。輕度損傷采用手工修補，中度損傷利用數字化復制，重度損傷啟動專業修復流程。針對聲像檔案建立載體壽命評估體系，定期開展數據遷移、病毒查殺及完整性校驗，確保電子檔案可讀可用。建立修復效果跟蹤檔案，通過溫濕度調控、防蟲藥劑更新等技術手段，最大限度地延長檔案壽命，保障信息資源長期可用。

四、結語

總之，林場承擔著重要的職責，林場的發展關系著國有資源的安全和穩定，同時也關系著社會經濟的發展，檔案記錄了林場的發展歷程，可以為林場規劃、現代化建設以及長遠發展提供依據。因而林場要重視檔案管理工作，科學分析當前檔案管理中存在的問題，根據問題制定科學的發展策略。可以將檔案管理工作提升到戰略高度，統籌規劃，有序推進，根據自身需求和時代要求創新檔案管理方法，提高檔案管理水平，完善檔案管理體系，規范檔案流程和環節，確保檔案管理規范、有序。同時，還需要加強全過程管理，營造良好的檔案存儲環境，制定安全保護措施，提高林場檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]王開雷.淺談林場林業檔案管理工作的現狀及對策[J].中外交流，2021，28（07）：950-951.

[2]黃新華.淺談加強林業檔案管理工作的對策[J].科學與財富，2015（07）：340-340.

[3]梁 頓，謝奕新.淺談林場林業檔案管理工作現狀及對策[J].農家科技（下旬刊），2016（08）：263-263.

[4]武春華.林場林業檔案管理工作現狀及建議[J].山東檔案，2020（04）：48-49.

[5]王利宏.林場林業檔案管理工作現狀及建議[J].區域治理，2018（24）：78.

作者單位：寬甸滿族自治縣國有林場管理事務服務中心

作者簡介：宮海濤（1978—），女，漢族，遼寧丹東人，本科，館員，研究方向：檔案。