新時代高校干部人事檔案信息化的現狀及發展路徑

摘 要：近年來，為了提高干部人事檔案的利用效率，加強檔案科學管理，延長檔案的使用壽命，在干部人事檔案管理領域，越來越多的單位開始利用數字化技術手段開展檔案管理工作。文章探討了大數據對高校干部人事檔案管理與檔案信息利用的影響，建議高校在規范檔案管理機制的同時，結合實際情況，并在過去積累寶貴經驗的基礎上，不斷創新管理模式，以確保檔案信息的高效管理和共享，不斷提高檔案信息化建設的專業化水平，加強檔案信息的高效管理，促進多平臺宣傳，增強檔案文化的傳播深度與廣度。文章基于大數據與信息化時代背景，探討了干部人事檔案信息化的現狀及發展路徑，旨在提高高校人事檔案的現代化水平，實現人事檔案工作科學化、制度化及規范化，使干部人事檔案更好地服務廣大干部人才，服務黨的建設和社會主義偉大事業，并推動檔案文化的傳承與發展。

關鍵詞：人事檔案；檔案信息化；檔案管理與利用；大數據

中圖分類號：G273 文章標識碼：A

一、背景

干部人事檔案數字化是貫徹新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神的重要舉措，對于落實從嚴管理干部、推動高素質以及專業化干部隊伍建設具有關鍵意義。黨的十九大強調干部人事檔案在干部選拔、培養、管理和監督中的重要作用。然而近年來出現的干部檔案涂改、造假等問題，嚴重損害了檔案的權威性和公信力，亟須通過制度建設加以解決。信息時代的到來為檔案管理提供了新的管理路徑。自黨的十八大以來，各級組織人事部門高度重視干部檔案管理，積極推進檔案信息化建設，并著力開發檔案資源的應用價值，為高校人事檔案信息化管理打下了堅實基礎。

近年來，隨著我國信息技術的迅猛發展，云計算、云存儲等技術相繼出現并得到廣泛應用，給大學人事檔案的存儲與傳承帶來了新的挑戰。在大數據時代，由于檔案的存儲方式從傳統的物理存儲逐漸轉向數字化和智能化，更便于數據和資源分級共享，改善了信息滯后、精確度低以及管理耗時耗力等弊端。因此，建立基于信息技術的檔案管理系統具有重要意義。

二、高校檔案管理存在的問題及挑戰

1.高素質人才短缺及重視度不足

隨著信息技術的發展以及檔案管理信息系統普及給干部人事檔管理帶來了新的機遇，也暴露出許多問題。高校檔案除行政文件以外，還包括很多科技、文化和政治等領域的研究成果，要求檔案管理人員必須具備較高的文化素質。首先，管理人事檔案的人員必須具備較高的政治素養，掌握組織人事管理的相關政策和檔案專業的管理知識，同時，還應具備計算機管理技能。然而許多檔案管理人員的專業背景主要集中在行政管理或思想政治教育領域，計算機和信息管理能力較弱，能夠同時兼具檔案專業知識、信息技術能力和人事組織管理能力的復合型人才相對稀缺；其次，由于人事檔案的保密特性，其工作內容鮮為人知，導致其難以獲得應有的重視與關注。人事檔案管理部門人員配備不足，審核過度依賴檔案管理人員，組織人事部門的力量投入相對欠缺，職責劃分不明晰；最后，歸檔材料的填寫不規范、歸檔不及時等問題，難以從材料形成的源頭得到有效改善和充分重視，從而影響了檔案管理的質量和效能。

2.日常管理機制不完善及信息化建設滯后

干部人事檔案的日常管理工作包括人事檔案的建立、接收、保管、轉遞以及檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔和檔案信息化等，由于管理環節多，材料涉及范圍廣、時效性長，日常管理費工費時，并且在材料的收集方面處于被動狀態，管理效能較低。因而加強人事檔案管理工作的制度建設，結合實際情況細化工作流程，明確職責分工，是構建長效管理機制、提升人事檔案管理效能的關鍵舉措。

傳統的檔案管理方式已無法適應時代發展，檔案數字化和信息化是檔案管理的必然發展方向。現在許多高校的人事檔案仍以紙質檔案為主，這種落后的管理方式導致工作重復率高、管理效能低以及檔案價值和信息不能得到充分利用和開發。調查顯示，約15%的高校檔案尚未實現數字化，依賴人工操作的管理模式導致檔案冗余嚴重，且常出現管理錯誤，影響檔案的規范化保護和開發。因而檔案管理的低效和高錯誤率成為制約檔案工作可持續發展的主要因素。由于資金不足和高素質檔案管理人員的匱乏，導致人事檔案數字化進程緩慢，難以實現全面覆蓋，紙質人事檔案與數字化檔案不同步以及信息系統陳舊、更新滯后等問題。利用掃描儀等設備設施數字化加工紙質檔案，將其轉化為電子檔案管理，可以實現檔案信息的快速提取和整合，方便篩查利用和共享。

3.檔案利用率低和開放性不足

傳統的紙質檔案查詢方式費時費力且利用效率低，高校干部人事檔案管理大多停留在保存和收集環節，檔案信息無法快速提取、整合，難以實現主動服務。盡管數字化管理能夠快速、精準地獲取所需的人事檔案信息，但由于目前人事檔案的開發和利用不足，許多潛在的利用空間尚未被發掘，在一定程度上阻礙了人事檔案資源的有效開發。因此，在確保信息安全的基礎上，必須加強對干部人事檔案的深度與廣度開發，充分發揮數字化管理的優勢，最大限度地提升干部人事檔案管理的數字化功能。

同時，新媒體技術的廣泛應用也為高校檔案文化的傳播提供了新的發展路徑。近年來，人事檔案工作的開放度有所增加，但人事檔案的神秘感依然存在，人們對檔案工作的不了解和誤解，加大了干部人事檔案管理工作的難度。因而通過官方網站、社交媒體、短視頻及文創產品等新媒體平臺，普及檔案文化和人事檔案的相關知識，有助于提升各級組織對人事檔案的重視程度，并增進公眾對人事檔案工作內涵的理解。然而，當前各類傳播渠道依然面臨專業性欠缺和發展不充分等問題，這些問題不容忽視。

三、逐步推進高校檔案數據化舉措

1.增強人員檔案管理信息化建設意識

首先，高校應當高度重視信息化建設并提供必要的資源支持，制定明確的戰略規劃，明確資金投入方向，確保在檔案管理信息化的建設過程中有充足的資金保障。資金投入不僅要針對硬件設備設施的購買和更新，還應涵蓋軟件系統的開發和維護等方面，確保信息化建設全面推進。

其次，檔案管理信息化建設需要強有力的硬件和軟件技術支持，硬件設備設施的更新換代和軟件系統的功能完善是實現檔案數字化管理的基礎。高校應依托新媒體技術推動硬件和軟件的持續改進，升級現有設備設施，并引入先進的技術手段。例如，使用高效的掃描儀、打印機等提高檔案資料的數字化效率，采用高性能的檔案管理系統實現檔案的在線存儲、檢索與管理。

最后，為了適應信息化建設的需求，高校應定期組織相關的職業培訓和技術學習，提高檔案管理人員的軟件應用、數據安全保護等方面的技術能力，增強創新意識和安全意識，確保信息化建設得以順利實施和長期持續發展。

2.充分利用信息技術，提高檔案管理水平

為了更方便、更安全地利用檔案資源，將檔案管理人員從繁重的工作中解放出來，必須提高檔案的科學化水平，實現檔案管理和現代信息技術的有機結合。高校檔案信息化建設是一項新的工作內容，應當充分總結經驗，相互學習，確保信息化建設的系統性和長遠性。首先，高校應開展科學的檔案信息管理規劃，結合實際情況，分析工作中存在的問題與挑戰，充分了解各類檔案管理過程中遇到的瓶頸，如檔案分類、存儲和查找等環節的效率問題，制訂符合檔案管理信息化發展切實可行的計劃；其次，充分利用信息技術的多種優勢，如共享性、時效性和廣泛性等，開展檔案信息存儲與管理。網絡信息技術的共享性使得檔案管理不僅限于單一系統或本地環境，可以通過網絡平臺實現檔案信息的跨區域、跨部門共享，從而提高工作效率和協同能力。通過智能化檔案管理系統，檔案信息可以按類別、時間和人員等多維度地展開精細化分類管理，確保用戶能夠快速、準確地找到所需的檔案數據。這種新的檔案管理模式，能夠最大限度地確保人事檔案的完整性，避免傳統紙質檔案中常見的丟失、損毀等問題。此外，檔案數字化存儲的方式，也便于長期保存和防災備份，有效保障檔案信息的安全性。

3.以新媒體技術為載體，強化檔案相關宣傳工作

干部人事檔案在教育培養、選拔任用、監督管理以及評鑒人才等方面發揮著重要作用，也是維護干部合法權益的重要依據和社會信用體系的重要組成部分。但干部個人對干部人事檔案的利用、相關法律法規及工作流程等方面知之甚少，不懂得如何利用檔案維護個人的合法權益，也有一些人對檔案和相關法規缺乏應有的敬畏，試圖篡改檔案。因而必須充分利用網絡和新媒體技術宣傳檔案工作，擴大檔案影響力，深化高校及其他群體對檔案管理信息化建設的認知，使檔案更好地服務黨的建設和人民群眾。

四、高校人事檔案管理信息化建設的價值與意義

1.在實踐中創新

大數據是信息時代的產物，來源渠道多樣，涉及多個學科和研究領域。大數據的出現為高校人事檔案的管理與應用帶來了全新的理念、技術、模式以及研究方法。在大數據環境下，高校人事檔案的管理和使用亟須創新。作為檔案管理人員，應當突破傳統管理模式和框架，避免拘泥于陳舊的觀念和方法。高校檔案管理人員必須始終保持高度的專業敏感性，緊跟技術發展的步伐，適應社會變革的需求，把握大數據技術快速發展的機遇，推動檔案管理技術手段和服務模式的創新。大數據時代為高校人事檔案管理帶來了廣闊的機遇，但同時也面臨很多風險與挑戰，成功的管理經驗和技術應用，正是在長期實踐中積累并總結出來的。如果還未完全采取應對大數據的措施，如建立統一的數據標準體系，切忌盲目追隨最新的大數據技術，或空談數據價值分析，追求技術創新應結合工作實際，探索適合自身特點的新發展路徑。

2.大數據時代高校干部人事檔案的價值表征

（1）管理價值。干部人事檔案是組織人事等相關部門在工作中形成的記載干部個人成長經歷、政治思想、品德作風、工作能力以及業務表現的一手資料。這些檔案為全面考察和了解干部，對干部做出準確評價，幫助組織人事部門最大限度地合理配置干部人力資源、實現人崗匹配提供了重要依據，也為高校實施人才選拔錄用、崗位調整以及薪酬績效等管理決策時，具有重大的參考價值。

（2）憑證價值。干部人事檔案具有可靠的憑證作用。尤其在近些年以來，人事檔案在民事訴訟、勞動仲裁、財產繼承以及退休福利待遇等方面發揮出越來越多，甚至是無可替代的作用。還是澄清相關問題、維護個人權益的法律憑證。

（3）歷史研究價值。干部人事檔案從不同側面記錄了不同歷史時期的干部工作特點和干部的成長經歷。在高校校史的研究中，可以從學校的創辦者、學科帶頭人的個人檔案入手，在記載業績、工作內容等檔案材料中，尋找反映學校發展、重大事件的鮮活記錄。由于干部人事檔案記錄了干部個人從上學、入團、入黨、工作以及退休，直至去世不同歷史時期的個人成長經歷，其中蘊藏著大量鮮活的歷史記錄，因而具有較高的歷史研究價值。

3.數據化管理相較于傳統紙質檔案管理的優勢

數據化管理在高校人事檔案管理中具有顯著優勢，相比于傳統的紙質檔案管理，能夠顯著提高工作效率和管理人員的業務水平。傳統的人事檔案管理主要依賴實體檔案，管理人員需要花費大量時間開展手工收集、整理、存儲和查詢，工作煩瑣且效率低下。在大數據環境下，檔案管理借助現代信息技術，通過數字化手段對檔案展開排序、檢索、篩選、查詢和統計分析等操作，從而提高管理效率和精確度。電子檔案管理突破了傳統紙質檔案的空間和時間限制，具備較強的共享性。紙質檔案通常只能由單一人員使用，無法實現信息共享，限制了檔案的流通和交流。電子檔案可以實現實時數據共享，提高檔案資源的使用效率，特別是在大數據技術的支持下，檔案資源的共享得到了更有力的推動，從而進一步提升了檔案管理的質量和服務能力。實現高校人事檔案管理信息化這一目標的關鍵是建立完善的人事檔案數據庫，只有在數據庫的支持下，檔案管理才能從煩瑣的手工勞動中解放出來，節省大量工作時間，便于深度分析和更高效的學術研究。

五、結語

在信息化時代背景下，本文研究了干部人事檔案的信息化建設。基于信息化校園建設的實際需求，本文調查了高校檔案管理的現狀及存在的一些問題，包括數字化滯后、缺乏專業型人才以及檔案利用率低。在當前的信息社會，高校檔案管理信息資源共享模式已成為發展主流趨勢。高校檔案管理信息系統平臺的建立，使得高校檔案能夠根據實際應用環境靈活地完成個人管理、安全管理、配置管理及檔案管理等各項服務，提高了檔案工作人員的工作效率，減輕了工作負擔，并提高了高校檔案的利用率，不僅是國內高校發展的迫切需要，還是社會整體發展的需求。

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作者單位：西安外國語大學

作者簡介：石睿（1971—），女，滿族，黑龍江哈爾濱人，碩士研究生，館員，研究方向：干部人事檔案管理與研究、人力資源管理、勞資和福利管理。