“5W1H”理論引領(lǐng)的事業(yè)單位人事檔案管理探析

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位對于人事檔案管理的重視程度越來越高。“5W1H”理論作為一種結(jié)構(gòu)化分析方法，引入具體的人事檔案管理過程中，對于提升事業(yè)單位整體工作質(zhì)量的科學(xué)性和全面性具有顯著的促進(jìn)作用。本文以“5W1H”理論為切入點(diǎn)，深入分析“5W1H”理論引領(lǐng)下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并從多維度提出事業(yè)單位人事檔案的管理策略，以期為相關(guān)單位開展工作提供有益參考。

關(guān)鍵詞：5W1H理論；事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理體系的重要組成部分，是記錄干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想和工作表現(xiàn)的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作中的一些問題日益凸顯，如信息失真、信息化水平較低及管理方式固化等，一定程度上阻礙著人事檔案的價(jià)值發(fā)揮。“5W1H”理論應(yīng)運(yùn)而生，為事業(yè)單位制定人事檔案管理方案提供了新的思路。目前，如何真正意義上將“5W1H”理論融入人事檔案管理過程中已成為許多事業(yè)單位關(guān)注的重要話題。

一、“5W1H”理論概述

“5W1H”理論又稱“六何分析法”，是一種結(jié)構(gòu)化分析方法，現(xiàn)已被廣泛應(yīng)用到問題解決、項(xiàng)目管理及決策制定等領(lǐng)域，成為具有高度適用性的思維工具。“5W1H”理論由“What”“When”“Where”“Who”“Why”“How”六個(gè)要素構(gòu)成，其內(nèi)涵具體如下。

What（對象）：聚焦具體的事件或任務(wù)，明確核心目標(biāo)。在人事檔案管理中，管理對象是包含員工基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、工作履歷、績效考核記錄、培訓(xùn)進(jìn)修詳情及獎(jiǎng)懲文件等在內(nèi)的各種資料，是開展管理工作的基石。

When（時(shí)間）：關(guān)注事件或任務(wù)發(fā)生的時(shí)間，包括開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間等。于人事檔案管理而言，應(yīng)注重工作的系統(tǒng)性，即于人員入職時(shí)創(chuàng)建檔案，定期更新人員資料并開展全面審查，特別是在競聘上崗、評優(yōu)評先等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，以檔案記錄為重要參考依據(jù)。

Where（地點(diǎn)）：聚焦事件或任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)或環(huán)境。從實(shí)體層面而言，檔案庫位于事業(yè)單位專門的位置，需具備防火、防潮及防蟲等功能，并配有專門的檔案架、密集柜等設(shè)備設(shè)施；從邏輯層面來看，檔案信息化平臺(tái)建設(shè)需具備相對安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和完善的服務(wù)器系統(tǒng)，與線下檔案在空間布局上形成完整體系。

Who（人員）：即明確參與事件或任務(wù)的人員及其職責(zé)，具體包括檔案管理員、人事專員、單位領(lǐng)導(dǎo)及普通員工等，明確其在具體環(huán)節(jié)中承擔(dān)的職責(zé)。

Why（原因）：關(guān)注事件或任務(wù)發(fā)生的原因和目的。事業(yè)單位落實(shí)人事檔案管理工作主要目的是為人才選拔、崗位調(diào)配、職稱評定以及薪資調(diào)整等提供有力的依據(jù)，并不斷提高事業(yè)單位人力資源管理的科學(xué)性、規(guī)范性。

How（方法）：主要描述實(shí)施事件或任務(wù)的具體方法和步驟。人事檔案管理工作包括紙質(zhì)檔案分類、編號、裝訂和編目等傳統(tǒng)環(huán)節(jié)以及利用檔案管理軟件實(shí)行信息錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)和共享等自動(dòng)化管理要點(diǎn)，旨在整體提高事業(yè)單位人事檔案管理效能。

二、“5W1H”理論引領(lǐng)下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.機(jī)遇

（1）優(yōu)化管理流程。“5W1H”理論融入人事檔案管理過程中，事業(yè)單位的管理流程將得到持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)。通過明確界定檔案管理部門中檔案管理人員的職責(zé)、任務(wù)，增強(qiáng)相關(guān)部門人員對檔案管理的認(rèn)知，將進(jìn)一步避免傳統(tǒng)檔案管理模式下人員工作推諉、重復(fù)勞動(dòng)等問題，從而消除部分不必要管理環(huán)節(jié)的不良影響，提高整體管理效率。“5W1H”理論關(guān)注人事檔案管理與人力資源管理的融合，即依據(jù)事業(yè)單位實(shí)際組織架構(gòu)和人員情況，檔案管理部門與人力資源部門構(gòu)建有效的合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享與互通，整體提升人才選拔、任用、考核及獎(jiǎng)懲等環(huán)節(jié)的落實(shí)規(guī)范性，從而促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。（2）提高信息化管理水平。信息技術(shù)的更新迭代為事業(yè)單位人事檔案管理注入新的動(dòng)力，融合“5W1H”理論著力搭建完整的信息化人事檔案管理平臺(tái)，可有效提升事業(yè)單位整體運(yùn)行質(zhì)量。例如，某事業(yè)單位引入大數(shù)據(jù)分析、人工智能及文字掃描等技術(shù)手段開展檔案管理工作，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并科學(xué)編號和分類。在使用過程中，相關(guān)人員只需檢索具體的關(guān)鍵詞或編號即可找到對應(yīng)的人事檔案，而深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，還可為人力資源管理決策提供支持。從檔案安全性角度來看，集成數(shù)據(jù)加密、備份與恢復(fù)等技術(shù)手段，將有效降低信息被泄露、篡改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。（3）提高檔案信息的利用率。“5W1H”理論融入事業(yè)單位人事檔案管理中，有效打破了傳統(tǒng)檔案應(yīng)用模式的限制。從時(shí)間層面來看，人事檔案數(shù)據(jù)收集、整理和分析被貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程中，而不再局限于特定的時(shí)間點(diǎn)，為事業(yè)單位及時(shí)捕捉員工的最新信息、定期更新人事檔案內(nèi)容提供了便利，可有效減少信息記錄的滯后性和誤差風(fēng)險(xiǎn)；從空間層面來看，事業(yè)單位檔案管理部門充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用價(jià)值，以數(shù)字化存儲(chǔ)和智能檢索系統(tǒng)支持檔案信息的快速檢索與查詢，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)人事信息的海量存儲(chǔ)、長期積累和有效更新，相關(guān)人員無須線下搜索紙質(zhì)的人事檔案便可獲取具體的員工信息，有效提升了檔案的利用價(jià)值。

2.挑戰(zhàn)

“5W1H”理論雖然為事業(yè)單位人事檔案管理注入發(fā)展活力，但也不可避免地帶來了一些挑戰(zhàn)。當(dāng)前，部分事業(yè)單位檔案管理工作仍停留在紙質(zhì)檔案和手工管理階段，信息化建設(shè)不足或信息化工具應(yīng)用率較低，無法充分發(fā)揮檔案價(jià)值。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人事檔案數(shù)量越來越多，占用了大量的存儲(chǔ)空間，如何確保紙質(zhì)檔案的安全存儲(chǔ)以及擴(kuò)展信息化檔案的存儲(chǔ)空間容量已成為事業(yè)單位亟須解決的重要問題。從檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)角度來看，相關(guān)人員對于“5W1H”理論認(rèn)知不清晰，且專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)參差不齊，無法清晰定位自身的管理職責(zé)，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理工作效果大打折扣。此外，長期以來，我國檔案管理工作“重藏輕用”，關(guān)注檔案資源的收集和保存，而忽視了具體環(huán)節(jié)的檔案利用。在“5W1H”理論引領(lǐng)下，管理理念沖突日益顯著，如何以需求為導(dǎo)向，充分挖掘和利用各方面資源助力事業(yè)單位決策，是相關(guān)人員應(yīng)思考的又一個(gè)具體問題。

三、“5W1H”理論引領(lǐng)的事業(yè)單位人事檔案管理策略

1.明確管理目的，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)

在“5W1H”理論引領(lǐng)下，檔案管理目標(biāo)是事業(yè)單位人事檔案管理的“指路明燈”，為相關(guān)人員開展具體工作提供了明確方向。事業(yè)單位應(yīng)全面且系統(tǒng)地剖析當(dāng)前發(fā)展過程中人事檔案的管理現(xiàn)狀，結(jié)合單位長期發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計(jì)劃以及人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃等，提煉人事檔案管理的精準(zhǔn)化需求，并讓檔案管理人員與單位管理層、各業(yè)務(wù)部門骨干等開展深度交流，確保檔案服務(wù)目標(biāo)與單位業(yè)務(wù)緊密掛鉤。此外，搭建多元反饋渠道，以評促改，促進(jìn)管理目標(biāo)細(xì)化和偏差糾正，助推人事檔案管理成為事業(yè)單位發(fā)展的強(qiáng)勁助力。以某事業(yè)單位為例，管理層在實(shí)行系統(tǒng)調(diào)研和數(shù)據(jù)分析后，明確了人事檔案管理目標(biāo)，具體如下。（1）服務(wù)單位戰(zhàn)略決策。依托檔案信息，深度剖析員工的專業(yè)技能、培訓(xùn)及項(xiàng)目成果等信息，為開拓新業(yè)務(wù)、開展重點(diǎn)項(xiàng)目精準(zhǔn)匹配人才。（2）優(yōu)化人才資源配置。以員工成長發(fā)展為指引，增強(qiáng)員工同崗位的適配度，落實(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)崗機(jī)制。（3）保障人才合理流動(dòng)。將動(dòng)態(tài)更新完善的人事檔案作為員工內(nèi)部晉升、輪崗和向外流動(dòng)的參考依據(jù)。（4）助力單位的可持續(xù)發(fā)展。依據(jù)人事檔案管理反饋，優(yōu)化事業(yè)單位管理流程，營造積極的發(fā)展環(huán)境。

2.把握管理時(shí)間，確保及時(shí)更新檔案信息

檔案管理時(shí)間把控是維護(hù)檔案時(shí)效性、提升管理可信度的必備要素，可有效避免因信息滯后而導(dǎo)致的決策失誤。事業(yè)單位應(yīng)健全落實(shí)精準(zhǔn)化檔案更新機(jī)制，即關(guān)注員工職業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，有針對性地完善人事檔案資料。對于新員工，入職一個(gè)月內(nèi)完善其入職信息，包括個(gè)人信息、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證及入職體檢報(bào)告等，保證初始信息完備。試用期結(jié)束后的一周內(nèi)，歸檔試用期考核評價(jià)表、導(dǎo)師評語及培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等，明確員工的成長軌跡。在崗位晉升環(huán)節(jié)，需在檔案中補(bǔ)充員工的晉升申請書、述職報(bào)告、民主測評結(jié)果及上級審批意見等資料，以此展現(xiàn)員工的發(fā)展進(jìn)程。對于績效考核，在檔案中記錄的信息需盡可能以量化的形式呈現(xiàn)，包括考核成績、績效面談?dòng)涗浐透倪M(jìn)指標(biāo)等，形成員工成長的“周期性畫像”。此外，人事檔案定期審核機(jī)制不可或缺。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)定期聯(lián)合人事、紀(jì)檢等部門，交叉審核檔案資料，系統(tǒng)評估檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性與完整性，以此為人力資源管理提供更加精準(zhǔn)的參考。

3.規(guī)范管理地點(diǎn)，加強(qiáng)檔案安全管控

無論是實(shí)體庫房，還是信息化檔案管理平臺(tái)，安全有序的管理環(huán)境均為檔案完整存儲(chǔ)、合法利用的根基，直接關(guān)乎員工隱私和事業(yè)單位機(jī)密保護(hù)成效。一方面，事業(yè)單位需持續(xù)完善檔案庫房的設(shè)備設(shè)施建設(shè)。在選址布局時(shí)，盡可能遠(yuǎn)離易燃、易爆、潮濕及嘈雜等不良環(huán)境源，以此降低紙質(zhì)檔案受損的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。可采用高精度的傳感器搭建環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，一旦檔案存儲(chǔ)空間的溫度、濕度出現(xiàn)異常，及時(shí)采取應(yīng)對措施，預(yù)防紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉變、脆化等不良問題。同時(shí)，配置密集架、防磁柜等設(shè)備，將人事檔案按照類別、年份和密級等指標(biāo)分類存放，提高檔案庫的空間利用率，縮短檢索時(shí)間。另一方面，在信息化社會(huì)，檔案管理信息平臺(tái)的管理與安全防護(hù)不容忽視。相關(guān)人員可以考慮引入云存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)資源的動(dòng)態(tài)分配與優(yōu)化利用，提高存儲(chǔ)空間的利用靈活性，融合先進(jìn)的加密算法提高數(shù)據(jù)的機(jī)密性，輔以完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)，以防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和防病毒軟件等提高抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力。立足網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，事業(yè)單位可積極搭建內(nèi)部專用局域網(wǎng)，將人事檔案管理系統(tǒng)與外部公網(wǎng)隔離開，阻斷外部非法入侵路徑，以此筑牢檔案信息的安全防線。

4.落實(shí)管理主體，提升人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是事業(yè)單位人事檔案管理的核心主體，其專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)直接影響檔案管理質(zhì)量與效率。事業(yè)單位應(yīng)落實(shí)培訓(xùn)方案，定期邀請檔案學(xué)專家、信息技術(shù)精英和人事政策權(quán)威人士等開展講座、交流會(huì)及授課等活動(dòng)，結(jié)合具體的案例和實(shí)操演練項(xiàng)目，不斷提高管理人員的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)安全防護(hù)以及人事檔案管理與應(yīng)用等能力。同時(shí)，積極引入精通檔案管理學(xué)、信息管理學(xué)和人力資源管理學(xué)等專業(yè)背景的高質(zhì)量、復(fù)合型人才，為人事檔案管理注入新的活力，優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。此外，從事業(yè)單位人力資源管理角度出發(fā)，應(yīng)明確檔案管理員、人事專員、單位領(lǐng)導(dǎo)和普通員工等不同主體在人事檔案管理過程中承擔(dān)的職責(zé)，提升管理質(zhì)量。例如，檔案管理員是人事檔案管理的直接執(zhí)行者，需按照《檔案管理工作規(guī)范條例》《檔案庫房管理制度》等相關(guān)文件的具體要求開展檔案接收、分類、編目及編制檢索工具等工作，并做好“八防”工作，為人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。人事專員是人事檔案管理的重要參與者，應(yīng)積極落實(shí)人事檔案的建立、更新和維護(hù)工作，并遵循相關(guān)的規(guī)章制度，對人事檔案展開分類、編號和歸檔，為人事決策提供依據(jù)。

5.優(yōu)化管理對象，拓展檔案收集范疇

事業(yè)單位積極拓展檔案收集范疇，可有效拓寬單位識(shí)才、用才視角，更好地滿足新時(shí)代人才評價(jià)需求，助推單位人才戰(zhàn)略落地。事業(yè)單位需著眼于未來發(fā)展，對高質(zhì)量、復(fù)合型人才的實(shí)際需求和現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)人員綜合發(fā)展要求，構(gòu)建動(dòng)態(tài)的檔案信息庫，即運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以個(gè)體為單位創(chuàng)建獨(dú)立子庫，定期更新字段，為單位人才規(guī)劃、培訓(xùn)資源投放提供精準(zhǔn)導(dǎo)航，確保人事檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展同頻共振，全方位釋放人才活力與檔案價(jià)值。在此過程中，拓展檔案收集的范疇是相關(guān)人員不可忽視的工作。（1）專業(yè)技能領(lǐng)域。收集職稱證書、職業(yè)資格證復(fù)印件，深入挖掘不同員工的專業(yè)技術(shù)細(xì)節(jié)，包括專業(yè)軟件操作熟練度、特定技術(shù)工藝流程掌握程度、行業(yè)前沿技術(shù)了解深度以及實(shí)踐培訓(xùn)考核成果等，為崗位精準(zhǔn)匹配提供精準(zhǔn)畫像。（2）職業(yè)素養(yǎng)。構(gòu)建員工職業(yè)道德操守案例集，即依托具體的案例資料，分析員工的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、職場抗壓能力和服務(wù)意識(shí)等，補(bǔ)全人才綜合評價(jià)拼圖。（3）成長速度。這是定位事業(yè)單位員工的重要指標(biāo)，人力資源管理人員應(yīng)追蹤員工新知識(shí)技能學(xué)習(xí)周期、獲取新知識(shí)后在工作中轉(zhuǎn)化應(yīng)用的效率，為事業(yè)單位前瞻性的人才布局筑牢根基。

6.創(chuàng)新管理方法，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

以現(xiàn)代化信息技術(shù)為媒介創(chuàng)新管理方法是人事檔案管理效率提升的時(shí)代引擎。事業(yè)單位需積極引入大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)，加快人事檔案管理數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型步伐。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為例，其可為人力資源管理人員深度挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值提供支持，以員工的成長軌跡、技能專長分布及崗位流動(dòng)趨勢等為綜合參考因素，精準(zhǔn)匹配崗位。人工智能技術(shù)則可賦能檔案管理流程優(yōu)化，加快實(shí)現(xiàn)檔案的智能分類、自動(dòng)編目和智能檢索。依托智能語音識(shí)別技術(shù)，還可實(shí)現(xiàn)口述指令查詢、信息錄入等，提高檔案管理效率。此外，事業(yè)單位還可搭建集檔案管理、人事服務(wù)和業(yè)務(wù)協(xié)同于一體的綜合信息平臺(tái)，打破數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，對于充分發(fā)揮人事檔案價(jià)值具有重要意義。

四、結(jié)語

“5W1H”理論為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供了新的思路，對提高事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量和效率具有重要意義。在具體實(shí)踐過程中，事業(yè)單位應(yīng)立足自身發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展需求，從“What”“When”“Where”“Who”“Why”“How”的角度制定管理方案，即明確管理目的、把握管理時(shí)間、規(guī)范管理地點(diǎn)、落實(shí)管理主體、優(yōu)化管理對象以及創(chuàng)新管理方法，以此構(gòu)建一個(gè)更加開放、共享和安全的檔案管理生態(tài)系統(tǒng)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展注入新的動(dòng)力和活力。

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作者單位： 陜西省農(nóng)業(yè)檢驗(yàn)檢測中心

作者簡介：沈瑩華（1985—），女，漢族，陜西西安人，碩士，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理，檢測機(jī)構(gòu)檔案管理。