疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用探析

摘 要：疾病預防控制中心作為我國醫療衛生體系的重要組成部分，承擔著各類疾病監控與防治的責任，檔案管理是疾病預防控制中心充分發揮自身應有功能的重要支撐。文章以疾病預防控制中心檔案管理與利用為研究對象，在分析疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用存在的問題與原因的基礎上，提出了有效對策，旨在為提升疾病預防控制中心檔案管理與利用效能提供參考。

關鍵詞：疾病預防控制中心；檔案管理；檔案利用

中圖分類號：G271；R197.21 文獻編識碼：A

當前，公共衛生安全已成為國家治理和社會發展的基石之一，疾病預防控制中心作為守護這一基石的關鍵機構，其職能的高效履行對于預防疾病傳播、保障民眾健康具有不可估量的價值。由于疾病預防控制中心不僅承擔著疾病監測、預防接種以及健康教育等多重任務，還負責收集、整理、保存和利用大量的公共衛生數據與信息，這些檔案資料是疾病預防、控制策略制定與調整的科學依據，也是公共衛生領域研究與實踐的寶貴資源。因此，檔案管理與利用在疾病預防控制中心的工作中占據著重要地位，不僅是記錄歷史、總結經驗的基礎，還是指導未來行動、應對突發公共衛生事件的決策支持。深入探究疾病預防控制中心的檔案管理與檔案利用，不僅關乎公共衛生體系的建設與完善，還是提高國家公共衛生應急響應能力、保障人民生命安全和身體健康的重要途徑。

一、疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用存在的問題

1.疾控檔案管理規范程度不高

在疾病預防控制中心的檔案管理工作中，存在管理規范化程度不高的問題。疾控檔案涵蓋了人事管理檔案、文書檔案以及疾病案例檔案等一系列資料，內容繁多，工作量大。在實際操作中，由于缺乏健全規范的管理制度和標準化的工作流程，檔案資料的及時歸集整理存在困難，導致檔案管理工作存在較多薄弱環節。比如，部分疾病預防控制中心采用中心存目錄、科室存檔案的方式管理檔案，這種模式不僅效率低，還容易出現檔案丟失、破損的情況，不利于檔案的充分利用。另外，檔案管理規范性不強還體現在檔案制作不規范上。例如，使用不符合標準的紙張書寫、未留出裝訂線等，這些都會給檔案的裝訂和管理帶來麻煩，降低了檔案管理工作的效率和質量。

2.疾控檔案管理信息化水平不高

疾控檔案管理的信息化水平整體偏低，是制約檔案管理工作效率和質量的另一個重要因素。在檔案管理信息系統建設的軟硬件設備設施方面，許多疾病預防控制中心資金投入不足，導致檔案管理信息系統功能單一，實用性不強，無法有效支持檔案的高效檢索和利用。比如，部分疾病預防控制中心雖然配置了掃描儀、數碼相機和計算機等設備設施，但是只能在疾病預防中心內部接收和發送文書，整體服務便利性不足。同時，部分疾病預防控制中心缺乏相應的文書檔案管理軟件，無法充分開發和利用檔案信息資源，只能依靠人工檢索，費時費力，難以提高準確率。另外，由于信息化水平不高，檔案管理中的安全問題也日益凸顯。例如，電子檔案的安全加密不足，容易受到黑客入侵，重要信息外泄的風險較高等。這些問題都嚴重影響了疾控檔案管理工作的現代化進程和檔案資源的有效利用。

3.疾控檔案資料的利用不夠充分

疾控檔案資料價值高，但由于疾病預防控制中心對檔案價值的認識不足，檔案整理好后往往被置于一旁，未能得到充分的分析研究和利用，導致檔案利用效率不高。由于疾病預防控制中心的檔案資料在預測疫情、制定防控策略、實施公共衛生監測以及研究預防醫學等方面具有重要作用，但現階段疾病預防控制中心檔案室仍存在“重藏輕用”的問題，導致提供的檔案服務僅限于簡單的檔案復制、查閱等，對于電子檔案的檢索服務也僅限于以文件題名、形成者、年代和案卷號等為關鍵詞的檔案目錄檢索，編研水平較低，僅有少量的編研成果，不僅限制了檔案資源在社會的傳播和利用，還未能充分發揮檔案在疾病防控和公共衛生事業中的指導作用。因此，疾控檔案管理部門應當加強對檔案資料的開發利用，提升檔案的地位和工作的重要性。

二、疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用存在問題的原因

1.管理意識滯后，管理制度不健全

管理意識滯后以及管理制度不健全是疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用存在問題的重要原因之一。長期以來，部分疾病預防控制中心對檔案管理工作的重視程度不足，未能充分認識到檔案管理工作在疾病防控和公共衛生事業中的重要性。這種管理意識的滯后導致檔案管理在資源分配、人員配置以及設備設施投入等方面得不到充分保障，影響了檔案管理與利用效能。另外，許多疾病預防控制中心缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理流程不規范，檔案資料的收集、整理、歸檔和檢索等環節缺乏統一的標準和程序，使得檔案管理工作呈現出較大的隨意性和無序性。比如，部分疾病預防控制中心在檔案管理中存在檔案建檔名稱重復、文件未分類整理等問題，不僅給檔案的查閱和使用帶來不便，還增加了檔案管理和利用的難度。因而增強管理意識、健全管理制度，是改善疾病預防控制中心檔案管理與利用現狀的關鍵。

2.資金投入不足，設備設施落后

資金投入不足與設備設施落后是制約疾病預防控制中心檔案管理與提升利用效能的重要原因之一。在檔案管理方面，許多疾病預防控制中心由于資金有限，對檔案管理的投入嚴重不足，導致檔案管理設備設施落后，無法滿足現代化檔案管理的需求。比如，一些疾病預防控制中心仍在使用傳統的鐵皮檔案柜存儲檔案，缺乏溫濕度控制設備設施，檔案保存環境惡劣，容易導致檔案資料的損壞和丟失。還有部分疾病預防控制中心的檔案庫房面積不達標等。另外，在檔案管理信息系統建設方面，由于資金投入不足，許多疾病預防控制中心的信息系統軟硬件設備設施不完善，系統功能單一，無法滿足檔案的高效檢索和利用需求，不僅影響了檔案資料的利用效率，還增加了檔案管理的成本和工作量。因而加大資金投入、改善檔案管理設備設施、推進檔案管理信息化建設是提升疾病預防控制中心檔案管理與利用效能的迫切需求。

3.專業人才缺乏與培訓不足

由于檔案管理工作在疾病預防控制中心的地位不明確，加之工作枯燥乏味、單調煩瑣，許多高素質、高技能的人才不愿從事檔案管理工作，導致檔案管理專業人才嚴重匱乏。在現有的檔案管理人員中，許多人缺乏專業的檔案管理知識和技能，對新技術、新方法的掌握和應用能力不足，難以勝任現代化的檔案管理工作。同時，許多疾病預防控制中心在檔案管理人員的培訓方面投入不足，缺乏系統的培訓計劃和有效的培訓手段，導致檔案管理人員的專業素質和業務能力難以得到提升。這種專業人才缺乏與培訓不足的現狀，嚴重制約了疾病預防控制中心檔案管理與利用效能的提升。因此，加強專業人才隊伍建設，提高檔案管理人員的專業素質和業務能力，是改善疾病預防控制中心檔案管理與利用現狀的重要措施。

4.檔案服務機制不健全

部分疾病預防控制中心的檔案服務往往局限于傳統的借閱和查詢，缺乏主動服務和創新服務模式，導致檔案資源的利用效率低，無法滿足科研人員、決策者以及公眾對檔案信息的多元化需求。一方面，由于缺乏有效的檔案共享機制，不同部門、不同層級之間的檔案信息流通不暢，形成了“信息孤島”，使得檔案資源的整合和利用受到限制；另一方面，檔案服務的方式和手段相對落后，缺乏現代化的推送服務，用戶難以快速、準確地獲取所需檔案信息。另外，對于檔案的編研和開發也不夠充分，許多有價值的檔案信息未能被深入挖掘和有效利用，不能為疾病預防控制和公共衛生決策提供有力支持。因而建立健全檔案服務機制，創新服務模式，提高檔案利用效率是當前亟須解決的問題。

三、疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用效能提升的有效對策

1.強化管理意識與制度建設

提升疾病預防控制中心檔案管理與利用效能，首要任務在于強化管理意識并健全相關制度。

第一，在管理意識強化層面，疾病預防控制中心需要深刻認識到檔案管理在疾病預防控制、公共衛生應急響應及科研支持等方面的核心價值，將檔案管理納入機構發展的戰略規劃中，確保檔案管理的資源投入與政策支持。

第二，在制度層面，一是構建全面、細致的檔案管理制度體系，涵蓋檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、利用、保密及銷毀等全生命周期管理。特別是針對疾病預防控制中心的特殊性，需要制定有針對性的檔案管理規定，如疫情檔案的快速歸檔與保密機制、科研檔案的知識產權保護等；二是建立檔案管理責任制，明確各級管理人員職責，實施定期考核與獎懲機制，確保檔案管理制度的有效執行；三是加強檔案管理與業務工作的融合，將檔案管理要求嵌入疾病預防控制中心的各項業務流程中，形成檔案的閉環管理，從而提高檔案管理的規范性與高效性；四是制定詳細的檔案管理政策和標準，規范檔案的分類、整理、保存和檢索等工作流程。比如，按照疾病類型、時間順序和工作項目等分類標準，對檔案細致分類，并貼上清晰的標簽，便于高效管理和快速檢索。

2.加大資金投入，推進信息化建設

面對檔案管理現代化需求，疾病預防控制中心應加大資金投入，積極推進檔案管理信息化與智能化建設。首先，加強基礎設備設施建設。疾病預防控制中心應配備先進的檔案存儲設備設施與環境監控系統，確保檔案物理安全的同時，也為數字化轉型奠定基礎；其次，構建統一的檔案管理信息系統，實現檔案的電子化存儲、智能化檢索與遠程訪問。該系統應集成OCR（光學字符識別）技術、自然語言處理技術等，提高檔案信息的識別率與檢索效率，支持多維度、跨庫檢索，滿足疾病預防控制中心快速響應公共衛生事件的信息需求；再次，加強檔案信息安全保障。采取加密、備份及防火墻等安全措施，確保檔案信息的完整性和安全性。特別是對于涉及生物安全、疫情防控等敏感信息的檔案，應嚴格限制訪問權限，防止信息被泄露、篡改；最后，加強檔案信息化系統的維護和升級，確保其穩定運行和持續更新，滿足不斷變化的檔案管理需求。

3.培養專業人才，提升隊伍素質

人才是檔案管理與利用效能提升的關鍵。疾病預防控制中心應重視檔案管理專業人才的培養與引進，構建一支既懂得檔案管理又熟悉疾控業務的高素質隊伍。首先，疾病預防控制中心可以通過校園招聘、社會招聘等多種渠道，吸引具有檔案管理、信息技術等相關專業背景的人才加入；其次，可以通過實施系統的培訓計劃，包括檔案管理基礎理論、現代信息技術應用以及疾控專業知識等內容。同時，采用線上課程、線下研討會以及實操演練等多種形式，持續提升檔案管理人員的專業技能與綜合素質；再次，鼓勵檔案管理人員參與學術研究與交流，緊跟檔案管理領域的前沿動態，將最新理論與實踐相結合，推動檔案管理創新性發展；最后，建立合理的激勵機制。例如，職稱晉升、績效獎勵等，激發檔案管理人員的工作積極性與創造力，促進檔案管理隊伍的穩定與發展。

4.優化檔案服務機制

由于提升檔案管理與利用效能的最終目的是更好地服務于疾病預防控制中心的各項業務與科研工作。因此，疾病預防控制中心需要不斷優化檔案服務機制，促進檔案資源的高效利用。一是建立檔案資源共享平臺。打破部門壁壘，實現跨部門、跨層級的檔案資源共享，提高檔案資源的利用率與覆蓋面；二是創新檔案服務模式。例如，開展檔案定制服務、檔案展覽以及在線咨詢服務等，滿足不同用戶群體的個性化需求。特別是對于科研人員，需要提供深度檔案挖掘與分析服務，支持其科研項目與論文撰寫；三是加強檔案文化的傳播。通過舉辦檔案日活動、編纂檔案史料等方式，增強員工對檔案價值的認識，營造良好的檔案管理與利用氛圍；四是建立檔案利用反饋機制。定期收集用戶對檔案服務的評價與建議，及時調整服務策略，不斷提升檔案服務的質量與效率。

5.加強檔案編研開發利用工作

疾病預防控制中心應積極開展檔案編研開發利用工作，充分發揮檔案資源的歷史和文化價值。首先，應明確編研工作的對象和選題范圍。圍繞疾病預防控制工作的中心和重點，開展有針對性的編研工作。比如，編寫單位年鑒、基本業務數據統計以及專題匯編等編研材料，為疾控工作提供歷史參考和決策支持；其次，注重編研材料的實用性和可讀性。采用圖文并茂、生動直觀的形式呈現檔案內容，提升編研材料的利用價值；最后，加強檔案資源的開發利用工作。通過檔案查詢、檢索和利用等方式，為科研、教學和公共衛生事件處理等工作提供有力支持。

四、結語

綜上所述，疾病預防控制中心的檔案管理與利用不僅是公共衛生領域的一項基礎性工作，還是關乎國家公共衛生安全、民眾健康福祉的戰略性任務。通過研究，有效的檔案管理與利用不僅可以確保公共衛生數據的系統性、準確性和可追溯性，為疾病防控提供信息基石，通過對檔案資源的深度挖掘與廣泛利用，還能夠促進公共衛生策略的科學決策、技術革新與應急響應能力提高。展望未來，面對可能出現的公共衛生挑戰，持續優化檔案管理流程、加強信息化建設以及推動檔案資源的開放共享，將成為疾病預防控制中心提高服務能力、增強應對能力的關鍵。

參考文獻：

[1]孟 強.疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用探究[J].蘭臺內外，2023（17）：34-36.

[2]周金山，王利新.縣級疾病預防控制中心鼠疫檔案管理對策分析[J].中國地方病防治，2023，38 （02）：130+133.

[3]胡 巖.關于強化疾病預防控制中心檔案管理的幾點思索[J].黑龍江檔案，2023（01）：252-254.

[4]趙 程.新時代疾病預防控制中心人事檔案管理信息化建設探討[J].蘭臺內外，2022（28）：22-24.

[5]曹思靜.疾病預防控制中心檔案管理中信息技術的運用價值[J].辦公自動化，2022，27（05）：49-51.

[6]苑克宗.疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用分析[J].蘭臺內外，2021（26）：22-24.

[7]連剛強.基于設備檔案在疾病預防控制中心檔案管理中的重要性[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2020（10）：36-37+40.

作者單位：山東省濟寧市任城區疾病預防控制中心

作者簡介：葛巖（1976—），女，漢族，山東濟寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理。