淺談科技檔案進館工作的關鍵共性問題和實踐經驗

摘 要：檔案移交進館是檔案工作的一項重要工作，其中實體檔案整理及檔案目錄著錄是比較重要且煩瑣的環節，關乎進館檔案資源的長久有效管理和價值利用。筆者從檔案進館工作實踐出發，分析了如何統籌規劃進館檔案流程和案卷整理過程，包含目錄著錄、檔案修復和業務外包等，探討了在進館工作中遇到的具有共性的問題，并提供合理的解決方法和改進措施，以供其他檔案從業者參考借鑒，提高檔案進館工作的質量和效率。

關鍵詞：檔案進館；案卷整理；目錄著錄；檔案修復

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、簡述檔案進館工作及其重要性

檔案資源是民族文化及歷史變遷的直接證明，對當下國家經濟社會發展發揮了重要作用。檔案的進館工作是不斷豐富檔案館藏資源的重要途徑，也是推動國家檔案資源體系建設和檔案事業科學發展的重要基石。進館檔案案卷的質量直接決定著館藏檔案的開發利用價值，甚至影響檔案資源未來發展的方向。檔案進館工作是檔案工作的一項重要任務，一般檔案進館包含檔案鑒定、檔案整理、檔案著錄、檔案驗收和檔案移交等五個階段。由于進館檔案形成的時間比較長，且檔案種類比較多。因此，進館檔案實體的整理過程是比較重要的步驟，關系到進館檔案質量和后續檔案查考利用等問題，具有重要的現實意義。筆者以中國科學院某研究所科技檔案二期進館工作為例，淺析進館實體檔案在整理過程中遇到的問題及解決途徑，以供其他檔案從業者參考借鑒，提高檔案整理質量和效率，優化整理措施和流程。

隨著時代發展，人們對檔案工作日益重視，檔案的規章制度不斷革新完善。相比較而言，早期檔案管理相關的規章制度不健全，導致形成的檔案在整理方式和編目等方面不符合現有的檔案規范。而且，進館工作又對檔案整理等各方面提出了新要求，各方面因素加劇了進館檔案整理工作的難度。筆者的工作單位歷史悠久，學科分類比較齊全，且承擔了很多國家重大科研工程項目。因而形成的檔案案卷數量很大，檔案門類較多，相應的科技檔案進館工作任務也比較艱巨。在進館工作前期，檔案管理部門需要對照本單位的各類檔案分類方案和檔案存量，梳理納入進館范圍的檔案。然后，組織相關專家人員組成進館檔案鑒定小組，由鑒定小組篩選和鑒定進館范圍的檔案，進而確定進館檔案和不進館檔案。完成鑒定后，檔案管理部門需要對鑒定進館的老舊檔案重新整理，確保進館檔案符合進館要求。進館檔案整理工作包括核查整理案卷、拆卷組件、文件修整、編制頁碼、蓋檔號章、目錄著錄、編制案卷信息和裝盒等環節，是一項煩瑣且重要的工作。

二、進館檔案的案卷整理流程及對策

進館檔案后續需展開數字化處理，為全面統籌規劃，在檔案整理的初始階段，即在核查整理案卷的同時同步開展拆卷組件工作。核查案卷信息包括查看檔案外觀完整性、判斷破損情況、核實案卷信息與卷內文件是否一致等常規檢查。對于明顯不符合科研課題文件形成規律及成套性原則的檔案案卷，應對檔案文件順序在卷內或卷與卷之間適當調整，以確保其符合科研課題和項目的歸檔規范。拆卷組件即將原有按卷或按件裝訂的案卷全部拆開且不裝訂，按件分開裝入紙質文件袋內，以便于后期文件逐頁掃描。此外，檔號章是檔案文件的唯一具有識別功能的“身份證號”，是檔案文件在保管和利用過程中判斷文件歸屬的重要標識。因而需要對進館檔案中的每一份文件按件補蓋檔號章。一般檔號章蓋在每件首頁右上角的空白處，同時填寫檔號和件號，并在每件的文件袋封面上標注檔號和頁數，防止散裝的文件遺失，也便于后續核查備考。

在整理卷內文件時，老舊檔案中存在卷內文件不符合歸檔規范的現象。例如，檔案里沒有歸檔說明書，檔案室需要擬寫一份歸檔說明書或課題摘要，作為課題/項目檔案的首卷首件。歸檔文件是復印件的，需要在卷內目錄的備注中寫明復印件。文件頁碼編寫不符合現有檔案整理規范的，需作更改。再如，對原有遺漏未編制的有效頁展開編碼，剔除原有編制的無效頁。在文件中夾帶的小于A4紙張的或不足整張紙的圖表、坐標圖等也需按整頁計數編頁，在整理過程中可將不足整張紙的有效頁貼在空白A4紙上，便于整理及保存。

三、檔案案卷目錄著錄及關鍵問題解析

檔案目錄著錄包括卷內文件目錄著錄和案卷目錄著錄兩個方面，這是進館檔案整理過程中最重要的環節，也是最容易出問題的地方。尤其是卷內目錄的著錄，常見的問題有卷內文件題名擬寫不規范、目錄不完整、有文件遺漏未登記、著錄項內容不完整、沒有責任者或日期、機構簡稱不統一、不規范、通假字以及白話字未使用現用字著錄等現象。在著錄卷內目錄時需要重新核查文件的全面信息。文件題名是檢索的檔案重要依據，題名著錄不準確或擬寫不規范，不能準確反映文件的內容，如“研究工作報告”“實驗記錄”“圖紙”等沒有體現文件內容，就會導致在后續檔案利用中無法準確檢索檔案，影響檔案的利用。對于這種現象，要根據檔案文件內容重新擬定文件題名，擬寫的標題外加“[]”。對于非中文語言的檔案文件，應擬寫中文標題。文件題名應簡潔、全面地反映“責任者、事由、文種”等基本要素。責任者應正確區分單位和個人，如有些實驗記錄、手工繪制的數據表等文件，其責任者應是個人。有些研究成果報告、結題報告等文件責任者應是集體或單位。若責任者為兩個人以上的可著錄兩位主要責任者，其余以“等”代替。若責任者是單位的應著錄單位全稱或現行通用的規范簡稱。對于檔案文件制成日期不完整的現象，如年份簡化、沒有具體日期等，都應在整理過程中通過查找原文件內容的方式來補齊日期，并按照進館要求明確規定的格式統一寫成十位制日期格式。對于沒有日期的文件，按照歸檔年度著錄；“月”“日”無法考證的統一用一月和一日代替，并在卷內目錄的備注欄中注明“自擬日期”。對于遺漏未登記的文件，應按照歸檔的邏輯性，確定文件的卷內順序，將文件信息著錄到卷內目錄中。為了滿足檔案現代化的管理需求，對于只有紙版目錄的進館檔案，應按照相關標準和規范，完成案件目錄和卷內目錄數字化工作。

案卷信息著錄包含項目/課題名稱、案卷題名和案卷起止日期等。常見問題有項目/課題名稱和案卷題名不規范。例如，項目/課題名稱使用不規范的縮寫簡稱，容易造成混淆。案卷題名沒有簡要體現案卷文件內容，如案卷提名僅寫“測試數據集”“實驗記錄匯編”“圖紙”等，沒有全面概括地反映案卷內容信息。這些都會對后期檔案管理和利用造成不利影響，在整理過程中，項目及課題名稱需要嚴格按照其全稱著錄。簡明、準確地總結案卷文件內容，規范擬寫案卷題名，力求客觀、全面地反映案卷內容信息。

此外，為便于檔案管理和利用以及滿足檔案資源編研與開發的功能需求，在整理進館檔案文件目錄時，對于有重要利用價值的檔案文件，可在卷內目錄備注中加以說明，以便于檔案宣傳與編研時查找利用。例如，筆者單位的進館科技檔案里保存了許多著名老科學家的手稿，如手寫的實驗報告、科研問題討論手稿、研究工作報告、手工繪圖制表以及實驗記錄等珍貴手稿筆記。對于這些特殊的檔案文件，可在目錄中備注“手稿”或單獨制表登記。這些科研手稿是科學家在開展科研過程中親筆書寫的原始記錄，反映了科研項目的發展歷程，同時也反映了科學家前輩一絲不茍、嚴謹治學的科學精神，這些手稿不僅是弘揚老科學家精神的素材，還是科技檔案和名人檔案的寶貴財富，在宣傳檔案文化和科學家精神以及促進社會精神文明建設方面起著重要作用。同時，也體現了檔案“資政育人”的深遠價值。

四、進館檔案破損判斷和檔案修復

紙質檔案保存時間長以及日常借閱利用過程中會產生檔案損壞情況，如紙張酸化、老化、變色、粘連、撕裂、折痕斷裂、污染和褪色等情況。在進館檔案整理過程中，需要修復破損檔案。具體操作可參照《紙質檔案搶救與修復規范》等文件。由于筆者單位日常嚴格遵照相關規章制度保存和利用檔案，目前，在實際整理過程中遇到的大多是輕度和中度破損的檔案。例如，對于有輕微污染、撕裂的情況，可對紙質檔案簡單修補、展平和去污等處理；對于中度破損檔案，如裝訂孔造成的紙張破損、紙張粘連等情況，可采取重新修補、分開和托裱紙張加固等方法修復。對于原有粘貼的圖表脫落等情況，需重新粘貼加固等。另外，在科研檔案中有很多手寫在稿紙上的研究報告手稿，由于年代久遠，稿紙輕薄變脆，需要托裱修復和加固。

各類檔案載體裝具應符合檔案保管要求、標識清晰。由于進館檔案的原有檔案裝具大多已有破損且不符合現在檔案裝具要求。因此，需要批量更換新制檔案裝具，在進館檔案整理工作實操中應注意檔案盒厚度與組卷文件厚度相匹配。對于非常規尺寸的檔案載體，如大于A4幅面的成冊機打數據冊，應根據實體文件大小，定制檔案裝具，并按要求粘貼案件封皮和卷內備考表。

五、檔案業務外包監督措施

由于進館檔案案卷數量大的單位，文件目錄整理工作量大、耗時長，尤其是筆者的單位，綜合檔案室現有人員日常承擔了很重的工程項目跟蹤建檔工作，很難在短時間內安排現有人員完成進館檔案的目錄整理工作。因此，需要引入具有保密資質的檔案業務外包人員介入。這些外包人員業務素質和能力良莠不齊，且外包公司的人員流動性很強。檔案管理部門需要仔細甄別外包公司的資質文件，并考查其過往承擔業務的完成情況。檔案管理部門需要與外包公司簽訂詳細的外包合同，對外包的工作內容、完成時間、驗收指標、入場人員數量及業務水平等方面都需要在合同中詳細約定，以保證工作效率。

同時，還需要與外包公司簽訂保密協議，以保證檔案信息安全。確定好外包公司和入場人員后，檔案管理部門需要指定檔案人員專人負責檔案外包事務，在外包人員入駐前開展詳細的業務指導、培訓，并在工作中展開全過程核查和監督。檔案外包事務負責人隨時將外包人員的工作情況向外包公司反饋，有權對外包人員展開經濟上的獎懲，以保證工作質量和效率。例如，在實操過程中，將檔案整理地點設置在檔案辦公區域內，便于隨時指導和溝通。對案卷整理工作以“每個課題/項目檔案”為單位開展階段性檢查和驗收，發現問題及時糾正，并反饋給外包人員，防止同一問題或類似問題重復犯錯。

對于發現有消極怠工或業務能力差的外包人員，及時向外包公司反饋，并要求整改或重新調配人員，在工作實踐中逐步改進外包人員的業務水平，提高其工作效率。外包公司應參與上級檔案管理單位對進館檔案的驗收工作，針對上級單位在驗收過程中提出的整改意見，外包公司應積極配合整改。總之，檔案部門要對外包業務實行全方位的監督和全鏈條的質量把控，從而達到順利完成進館檔案整理業務的目的。

六、進館工作反思

檔案進館工作不僅是豐富檔案館藏資源的途徑，還是檔案管理部門復盤檔案形成與管理過程的途徑。進館檔案的整理環節均需執行嚴格的檢查與審核，以確保其準確性與規范性，從而最大限度地保障進館檔案的價值。此外，每次檔案進館任務相隔時間較長，筆者所在單位規定每隔十年開展一次進館工作，考慮檔案人員的正常流動，導致每次進館工作開展時涉及的檔案人員幾乎沒有進館工作經驗。為了規范檔案進館整理流程，提高檔案管理工作效率，筆者單位根據工作實踐，將進館流程模式化，固化為檔案管理部門的規章制度，并制定了詳細的檔案進館工作指南，以供檔案從業人員參考，顯著提高了檔案人員在進館工作中的工作技能，也整體提高了檔案管理水平。

整理進館檔案的過程，不僅是整理老舊檔案，挖掘重要檔案價值的過程，還是反思和改進現行檔案工作的過程。在整理舊檔案時遇到的各種問題，應立刻反思并改進現行檔案的工作方式和方法。統籌全局，在檔案形成之初要用發展的眼光來把控檔案質量，收集齊全，整理規范，提高檔案管理水平，為檔案長久保管和進館工作奠定基礎。

參考文獻：

[1]劉慧娟.檔案事業在經濟發展中的貢獻力研究[J].檔案管理，2023（06）：73-76.

[2]何彬彬.論檔案資政服務的現實作用、存在問題及優化路徑[J].蘭臺世界，2024（02）：75-78.

[3]謝 洋，孫文鴻.做好檔案接收進館工作的意義及思考[J].山東檔案，2023（01）：27-28.

[4]孫曉燕，薛惠芬，王文玫，等.檔案進館評價方法研究[J].山西檔案，2019（03）：88-93.

[5]薛惠芬，孫曉燕，徐 芳.進館海洋檔案整理原則和方法[J].海洋信息，2016（01）：5-8.

[6]楊 千，謝 鑫.英國國家檔案館檔案移交接收政策內容與啟示[J].檔案管理，2022（04）：115-118.

[7]陳 艷.進館檔案驗收工作中常見問題和解決對策芻議[J].北京檔案，2016（01）：24-25.

[8]潘亞男.如何做好科技檔案的編研工作[J].中國檔案，2000（08）：51.

[9]翟 瑤，劉 娜.論科研手稿檔案的編研[J].云南檔案，2016（08）：52-54.

[10]宋 欣，曹佳妮.《紙質檔案搶救與修復規范 第1部分：破損等級的劃分》解讀[J].中國檔案，2023（07）：34-35.

[11]李 冰，秦 睿.《紙質檔案搶救修復規范 第4部分：修復操作指南》標準解讀[J].中國檔案，2023（10）：28-29.

[12]國家市場監督管理總局，國家標準化管理委員會. 《紙質檔案搶救與修復規范第4部分：修復操作指南》（GB/T 42468—2023）.（2023- 03- 17）. https：//www.saac.gov.cn/daj/gjbz/dabz_list.shtml.

[13]張 羽.檔案修復用紙庫的建設與展望[J].蘭臺世界，2024（03）：8-9+11.

作者單位：中國科學院高能物理研究所

基金項目：本文系中國科學院檔案館檔案專項課題“大科學工程檔案數據庫的建設及其探索”（課題編號：2020-B02-03）的階段性研究成果。

作者簡介：王瑞敏（1987—），女，漢族，河北邯鄲人，理學研究生，館員，主要從事大科學工程項目全過程跟蹤建檔、檔案進館工作、檔案數據庫建設等工作。