檔案信息化進程中傳統檔案管理方法的融合與創新

摘 要：在信息技術迅猛發展的背景下，檔案管理領域面臨深刻變革。文章聚焦檔案信息化進程，旨在探究傳統管理方法的融合與創新策略。通過分析檔案信息化的內涵、特點及傳統管理方法的內容與局限性，提出從理念、技術和流程等維度的融合策略，并闡述在數字資源整合、智能編研以及安全防護等方面的創新實踐。研究表明，傳統與現代管理方法的有機結合，能夠有效提高檔案管理的效率、安全性與服務質量，為檔案管理領域的發展提供新路徑。

關鍵詞：檔案信息化；傳統管理方法；融合策略；創新實踐

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

隨著數字時代的來臨，檔案信息化已成為不可阻擋的趨勢。傳統檔案管理方法在長期實踐中積累了豐富的經驗，但面對信息爆炸與技術革新，其局限性逐漸凸顯。如何在檔案信息化進程中充分發揮傳統管理方法的優勢，融入現代信息技術，實現二者的有機融合與創新，成為檔案管理領域亟待解決的重要課題，不僅關乎檔案資源的高效利用與長久保存，還會影響檔案管理為社會各領域提供優質服務的能力。

一、檔案信息化與傳統管理方法概述

1.檔案信息化的內涵

檔案信息化是利用現代信息技術對檔案信息資源開展數字化采集、存儲、管理和利用的過程。通過運用計算機技術、網絡技術及數據庫技術等手段，將傳統的紙質、音像等形式的檔案轉化為數字格式，從而打破時間與空間限制，實現檔案信息的高效處理與共享。這一過程不僅涉及檔案信息的數字化轉換，還包括構建與之相適應的管理系統、標準規范以及安全保障體系，以確保檔案信息在整個生命周期內的完整性、準確性和可用性。

2.檔案信息化的特點

檔案信息化具備高效性，數字化的存儲與檢索方式使得檔案信息能夠在短時間內被快速獲取與處理，極大地提高了工作效率。其還具有便捷性，借助網絡平臺用戶可隨時隨地訪問檔案信息，不受限于傳統的物理查閱地點。同時，檔案信息化體現出較強的共享性，不同部門、地區之間的檔案資源能夠實現互聯互通，促進信息的廣泛傳播與利用。此外，信息化環境下檔案信息的整合性也更為突出，可將分散的各類檔案資源整合為一個有機整體，方便開展綜合管理與分析。

3.傳統檔案管理方法的內容

傳統檔案管理涵蓋了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等環節。在收集環節，通過多種渠道將分散在各處的檔案集中起來；在整理時依據一定的原則和方法對檔案實施分類、編目等操作，使其有序化；在保管過程中注重檔案實體的存放環境與保護措施，確保檔案的安全；鑒定工作判斷檔案的價值，確定其保存期限；統計則對檔案的數量、利用情況等記錄數據；利用環節為用戶提供查閱服務，實現檔案的價值。

4.傳統管理方法的局限性

傳統檔案管理在信息存儲方面受限于物理空間，存儲空間需求大且管理成本高。檢索方式較為煩瑣，依賴人工查找目錄與實體檔案，耗費大量時間與精力。在信息共享方面，由于受到地域、部門等限制，檔案信息難以實現廣泛、快速的共享。傳統管理方法對檔案的數字化處理能力不足，難以適應現代社會對檔案信息快速、多樣化的需求，在應對大規模、復雜的檔案資源管理時，顯得力不從心。

二、傳統檔案管理方法在信息化進程中的融合策略

1.理念融合：構建開放、協同的檔案管理生態

傳統檔案管理理念相對封閉，側重于檔案的內部保管與利用。在信息化浪潮下，需樹立開放、協同的理念，構建全新的檔案管理生態。一方面，加強與外部機構的合作與交流，如與高校、科研機構開展學術合作，共享檔案資源，為學術研究提供有力支撐，同時借助學術力量提升檔案管理的專業性與科學性；另一方面，積極引入社會力量參與檔案管理。鼓勵企業參與檔案信息化項目建設，利用企業的技術優勢和創新活力，推動檔案管理的技術革新與服務升級。此外，強化用戶參與理念，通過建立用戶反饋機制，鼓勵用戶參與檔案資源的整理、標注與評價，實現檔案管理與用戶需求的深度互動。

2.技術融合：打造智能化檔案管理體系

在技術融合層面，致力于打造智能化檔案管理體系。利用人工智能技術實現檔案的智能分類與精準檢索。通過機器學習算法分析和學習大量檔案數據，自動識別檔案的類別、主題等關鍵信息，實現檔案的快速分類。同時，基于自然語言處理技術，用戶可以通過自然語言提問的方式獲取所需檔案信息，系統能夠精準理解用戶意圖，并返回相關的檔案內容。在區塊鏈技術應用上，利用區塊鏈的不可篡改性及可追溯特性，確保檔案信息的真實性與完整性。將檔案的關鍵信息記錄在區塊鏈上，任何對檔案的修改都將被清晰記錄，從而為檔案的可靠性提供堅實保障。此外，引入物聯網技術，實現對檔案實體的智能化管理。通過在檔案庫房中部署傳感器，實時監測檔案的存放環境、溫濕度等信息以及檔案的位置移動情況，實現對檔案實體的全方位、實時監控。

3.流程融合：重塑檔案全生命周期管理流程

在檔案收集流程中，打破傳統的部門界限和時間限制，建立實時動態的收集機制。利用大數據采集技術，實時抓取網絡上與本單位相關的信息，如社交媒體上的輿情信息、行業動態信息等，將其納入檔案收集范圍，豐富檔案資源的內容；在整理流程方面，引入知識圖譜技術，深度挖掘與關聯分析檔案內容。通過構建知識圖譜，將分散的檔案信息以知識節點的形式關聯，形成一個有機的知識網絡，便于用戶從不同角度獲取和理解檔案信息；在保管流程中，結合云計算技術實現檔案的分布式存儲與彈性管理。將檔案數據存儲在云端，根據實際需求動態調整存儲資源，提高存儲效率和安全性。同時，在檔案利用流程中，引入虛擬現實（VR）和增強現實（AR）技術，為用戶提供沉浸式的檔案利用體驗。例如，對于歷史文化檔案，可以通過 VR 技術重現歷史場景，讓用戶身臨其境地感受歷史文化的魅力。

三、檔案信息化進程中傳統管理方法的創新實踐

1.數字資源整合與共享平臺構建

在檔案信息化進程逐步深入的當下，搭建一個高效且功能完備的數字資源整合與共享平臺，已成為傳統檔案管理方法創新的關鍵實踐內容。過去，由于缺乏統一的規劃與技術手段，各部門的檔案資源往往處于分散存儲狀態，不但存儲地點分散，而且檔案格式繁雜多樣，如紙質文檔、電子表格、圖像文件、音頻及視頻資料等，這種狀況使得檔案的查詢與利用面臨著極大的困難。如今，憑借先進的信息技術，可實現對不同類型、不同格式檔案的系統整合。以紙質檔案為例，通過高精度的數字化掃描設備，將紙質文檔轉化為電子圖像之后，借助光學字符識別（OCR）技術，對掃描后的圖像開展智能識別與轉化，使其成為可編輯的文本格式，方便后續的檢索、編輯與分析。對于音頻、視頻等多媒體檔案，同樣需要實施格式轉換，使其適配統一的平臺播放格式，并對其添加詳細的元數據標注，如錄制時間、地點、主題和涉及人物等信息，以便于精準檢索。通過這些操作，確保所有檔案資源能夠在統一的平臺上匯聚，形成一個龐大且有序的數字檔案資源庫。

為了實現資源的有效共享，該平臺采用開放式架構設計，這種架構能夠充分兼容各類不同的系統與設備，便于各類用戶接入。同時，為了保障信息安全，平臺設置了不同層級的訪問權限。對于可以公開的信息，如一些歷史文化資料、一般性政策解讀等，社會公眾只需通過互聯網，在平臺的公開訪問界面輸入相關關鍵詞，即可直接訪問并獲取基礎的檔案資訊，有助于提升公眾對檔案資源的認知與利用。對于涉及單位內部敏感信息的檔案，如商業機密、人事檔案等，僅授權給相關部門的特定人員，且這些人員需要在特定的網絡環境，如單位內部局域網，通過嚴格的身份驗證后才能訪問。

2.基于人工智能的檔案智能編研

傳統的檔案編研工作主要依賴人工手動篩選大量的檔案資料、細致分析以及精心編輯。這一過程不但需要投入大量的時間和精力，而且由于人工處理的局限性，在面對海量且復雜的檔案信息時，容易出現信息遺漏或分析不夠全面的情況。

在信息化技術快速發展的時代，引入人工智能技術為檔案智能編研帶來創新性的突破。借助自然語言處理技術，人工智能系統能夠深度語義分析海量的檔案文本，能夠理解文本中詞匯之間的語義關系、句子的結構以及篇章的整體邏輯。例如，在編寫企業年度發展報告時，該系統可以自動從全年產生的各類文件，如日常工作匯報、項目進度報告、會議記錄以及業務報表等豐富多樣的檔案中，精準提取與業績、項目進展、市場動態等關鍵主題相關的信息，不僅能夠識別明確表述的相關內容，還能通過語義關聯挖掘潛在的相關信息。提取信息后，系統會按照一定的邏輯，如時間順序、重要程度等，整理歸納這些信息，形成一個初步的報告框架。

此外，利用機器學習算法強大的數據分析能力，系統能夠根據用戶長期積累的歷史查詢記錄以及個性化的偏好設置，自動生成高度個性化的編研報告。例如，對于企業高層管理者，他們通常更關注企業的戰略方向、重大決策以及行業發展趨勢等方面的信息。系統會根據這一特點，為他們生成專門針對戰略決策的編研資料，其中可能包括對行業競爭對手戰略布局的分析、市場趨勢預測以及企業自身優劣勢評估等內容，為高層管理者制定戰略決策提供有力的數據支持。

3.檔案實體與信息安全的立體防護體系

在檔案信息化加速推進的進程中，保障檔案實體與信息的安全始終是重中之重。傳統的安全管理方法主要側重于對檔案實體庫房的物理防護，常見的措施如安裝堅固的門禁系統、嚴格限制人員的進出、布置全方位的監控設備以及實時監控庫房的動態。

如今，隨著信息技術的飛速發展，結合先進的信息化技術，構建一套更為完善的立體防護體系成為必然選擇。在實體防護方面，除了延續傳統的物理防護手段外，進一步引入智能溫濕度調控系統。該系統配備高精度的溫濕度傳感器，能夠實時監測庫房的溫度和濕度變化。一旦溫濕度超出檔案保存的最佳環境條件范圍，系統會自動啟動相應的調控設備，如空調、加濕器或除濕器等，迅速將溫濕度調整到適宜的區間，確保檔案實體能夠在穩定的環境中保存，延長檔案的使用壽命。

同時，利用物聯網技術，為每一份檔案實體配備電子標簽，通過在庫房內設置的信號接收裝置，實現對檔案實體的實時定位與追蹤。一旦檔案出現異常移動，如未經授權被帶出庫房或者在庫房位置發生異常變動，系統會立即發出警報，通知相關管理人員及時處理，有效防止檔案實體的丟失或損壞。

在信息安全方面，運用先進的加密技術對檔案數據實施全方位的加密處理。在數據存儲環節，采用對稱加密與非對稱加密相結合的方式，將檔案數據轉化為密文形式存儲在服務器中，即使數據存儲設備被非法獲取，沒有正確的解密密鑰，也無法讀取其中的內容。在數據傳輸過程中，同樣對數據實施加密，確保數據在網絡傳輸過程中的安全性，防止數據被竊取或篡改。同時，為了確保只有授權人員能夠訪問檔案信息，可采用多重身份認證機制。例如，將指紋識別、面部識別等生物識別技術與動態密碼驗證相結合。用戶在登錄系統時，先要通過指紋識別或面部識別確認身份，然后輸入系統實時發送到其綁定設備上的動態密碼，經過雙重驗證后才能成功訪問檔案信息。

此外，為了應對可能出現的自然災害、硬件故障等突發情況，可建立完善的數據備份與恢復系統。定期將檔案數據備份至異地存儲設備，并且采用異地多副本存儲的方式，確保數據的安全性和可靠性。一旦本地數據出現丟失或損壞等情況，可以迅速從異地備份設備中恢復數據，確保檔案信息的完整性和可用性。

四、結語

檔案信息化進程中的傳統管理方法融合與創新是一項系統且持續的工作。通過理念、技術與流程的深度融合以及在實踐層面的不斷探索創新，已取得顯著成效。然而技術的發展與社會需求的變化永不停歇，未來需持續關注新興技術，不斷優化融合策略，進一步拓展創新實踐的深度與廣度，從而推動檔案管理事業邁向更高水平，為社會發展提供堅實有力的信息支撐。

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作者單位：山東省調水工程運行維護中心膠州管理站

作者簡介：崔淑花（1969—），女，漢族，山東青島人，本科，副研究館員，從事檔案管理工作。