商貿企業財務管理信息化存在的問題及對策探究

一、商貿企業財務管理信息化建設的意義

（一)有利于提高商貿企業經營效率

商貿企業在常規經營環節需處理大量的交易數據，傳統的財務管理模式難以確保財務信息數據傳遞效率，易出現信息傳遞不暢等問題，阻礙了商貿企業的發展。而財務管理信息化則可大幅提升信息傳遞和處理的效率，為企業高層掌握基層部門財務狀況和運行成果提供便利，有助于其高層制定決策，繼而提升商貿企業的經營管理效率。

（二）有利于約束各部門行為

商貿企業做好財務管理信息化建設工作可以對企業財務管理流程進行重構，在提升內控管理水平的同時增強企業的風險管控能力。商貿企業可直接借助信息化技術構建財務管理標準化流程，確保企業各部門信息數據真實完整。商貿企業的管理層也可以借助財務信息化系統對各部門信息數據進行跟蹤，及時發現潛在的財務風險，為商貿企業穩健發展創造良好條件。

二、商貿企業財務管理信息化存在的問題

（一）信息化系統功能不完善

第一，財務信息化系統的會計核算功能和預算管理功能待優化。部分商貿企業沒有做好財務信息化系統會計核算功能的優化，現有財務信息化系統對復雜業務的支撐能力較薄弱。例如，針對稅率換算、特殊業務實施會計核算時，容易出現核算錯誤問題，而且多數核算業務依然需要人工完成，增加了財務人員的工作壓力。此外，部分商貿企業財務信息化系統的預算管理功能待優化，系統難以對各部門的預算執行進度、預算資金支出情況進行跟蹤監督，不能及時發現預算執行差異，一定程度上降低了商貿企業的財務管理水平。

第二，財務信息化系統協同功能不完善。部分商貿企業使用的財務信息化系統缺乏信息數據集成化收集功能，財務系統接口兼容性不足，不能較好地同企業進銷存管理、采購系統兼容和對接，阻礙了商貿企業業財融合進程。

第三，財務信息化系統決策能力有限。部分商貿企業使用的財務信息化系統僅具備簡單的數據整合和報表生成功能，缺乏數據分析和價值挖掘功能，難以為商貿企業領導優化決策提供數據支撐。例如，部分商貿企業在制定復雜的業務決策時，不能通過財務信息化系統有效預測客戶需求和市場發展動態，一定程度上降低了財務決策的科學性。

(二)數據安全防護薄弱

第一，財務信息化系統存在網絡安全漏洞。部分商貿企業未做好財務信息化系統功能的更新優化，這便為個別不法分子攻擊系統埋下了隱患。此外，部分商貿企業的財務信息化系統網絡架構設計體系不完善，不能有效隔絕病毒攻擊。例如，工作人員使用不安全端口，便會為黑客人侵系統竊取財務信息數據埋下隱患。

第二，財務信息化系統數據存儲存在風險。部分商貿企業財務信息化系統使用的存儲設備功能不完善，沒有云端備份功能，一旦財務系統被外界攻擊，極易導致企業財務信息數據外泄或丟失。

第三，財務人員數據安全意識薄弱。部分財務人員在操作和使用財務信息化系統的過程中缺乏數據安全防范意識，存在隨意使用公用網絡登錄系統、系統登錄密碼設置簡單以及越權限操作等問題，加劇了數據安全防護風險

（三）財務信息傳遞慢

第一，財務信息化系統數據處理效率低。在信息技術飛速發展的今天，依然有部分商貿企業不重視財務信息系統功能更新工作，老舊財務系統缺乏大規模數據集約化處理能力，為商貿企業財務信息共享和傳遞帶來阻礙3]。

第二，財務信息傳遞流程規范性不足。部分商務企業在傳遞財務信息時，受冗雜審批環節和流程等因素制約，信息傳遞效率較低。如很多企業設置的賬單報銷流程較為繁瑣，從報銷申請提交到資金報銷需要耗費大量時間，需要經過多部門審核，制約了商貿企業業務活動的有序推進。

第三，缺乏部門信息交互溝通平臺。部分商貿企業沒有創建供多部門溝通交流的信息平臺，信息傳遞方式依賴線上聊天工具和紙質文件，難以保障信息傳遞效率且容易出現信息遺漏現象。

（四)部門信息化協同不足

第一，企業內部系統獨立性較強。商貿企業內部的采購、銷售及財務等系統均具有較強的獨立性，部分商貿企業沒有做好進銷存系統和財務系統的接口兼容，不僅難以實現業務訂單高效對接，也會對信息高效傳遞與共享形成阻礙，加劇了商貿企業各部門之間的信息溝通交互壁壘，降低了財務管理工作效率。

第二，業務流程銜接不暢。通常，商貿企業會根據各部門的工作性質設計業務流程。在信息技術飛速發展的今天，部分商貿企業沒有做好業務流程協調規劃工作，對企業運營發展帶來不利。以訂單處理業務為例，采購部門確定訂單后沒有及時做好訂單交接工作，財務部門就難以根據采購方案靈活調整付款方式，導致商貿企業業務流程和財務流程脫節。

第三，難以保證數據一致性和準確性。部分商貿企業沒有構建信息數據協同機制，從而會對企業業財數據的一致性和準確性產生很大的負面影響。

(五)信息化建設規劃缺乏前瞻性

第一，不重視技術應用更新工作。部分商貿企業在財務信息化系統建設及應用環節，僅圍繞財務管理工作需求開發系統，不重視先進技術的應用。例如，部分商貿企業開發建設的財務信息化軟件僅具備賬務處理和報表生成功能，沒有從戰略層面著手制定科學的財務信息化系統建設規劃，沒有將人工智能、大數據以及云計算等數據應用于財務信息化系統功能開發環節，現有財務信息化系統難以充分滿足業務發展和技術迭代升級的要求。

第二，不重視數據價值挖掘工作。部分商貿企業管理層不重視業財數據價值挖掘工作，在實際的財務管理工作中，未合理應用大數據技術做好數據資源共享整合工作，難以為企業管理層優化決策提供數據支撐。此外，部分商貿企業也沒有結合戰略發展目標開發建設對應的數據庫，加劇了企業數據丟失或泄漏的風險。

第三，不重視復合型人才培養工作。財務信息化系統開發應用工作對企業財務人員的綜合素質及業務能力均提出了更高的要求，很多商貿企業財務管理人員的信息技術應用能力有限，一定程度上降低了企業財務管理效率。此外，部分商貿企業未做好復合型技術人才培養工作，企業薪資待遇福利體系對復合型人才的吸引力不足。

三、商貿企業強化財務管理信息化建設的對策建議

（一）升級定制，完善系統功能

第一，強化財務信息化系統的會計核算功能。為滿足商貿企業財務管理工作需求，商貿企業可將人工智能神經網絡學習算法應用于會計核算模塊，實現會計憑證自動在線審核。企業財務信息化系統會參考業務數據匹配會計科目，及時標注異常交易行為，在減輕企業財務人員工作壓力的同時提升會計核算效率。此外，對于部分開展跨境業務的商貿企業，可在財務信息化系統中增設匯率自動換算及多幣種核算功能，精確記錄不同幣種下業務經營成效，為企業管理層優化財務決策提供幫助。第二，完善財務信息化系統的預算管理功能。商貿企業可在財務信息化系統的預算模塊中增設如零基預算、彈性預算等預算編制功能，充分滿足不同業務場景的預算管理需求。此外，商貿企業還可以在人工智能機器人的幫助下，分析同類型企業的銷售額和業務發展情況，結合分析結果調整編制方案。第三，增強財務系統接口的兼容性。為提升財務管理效率，商貿企業需從系統架構優化設計入手，增強系統接口的兼容性，確保財務信息化系統可兼容不同版本的電腦系統。與此同時，還要確保財務信息化系統可以和企業業務系統、采購系統、庫存管理系統對接，為財務管理工作穩步推進創造良好條件。

(二)構建體系，強化數據防護

第一，增強員工數據安全風險防控意識。商貿企業可定期組織財務部門人員參加數據安全培訓活動，持續提升財務人員的數據安全風險識別和防范能力。商貿企業可從法律法規政策、財務信息化系統操作流程以及風險預案制定等環節入手做好員工培訓教育工作，幫助財務部門員工養成良好的系統操作習慣，降低企業財務信息化系統被攻擊的概率。

第二，構建數據風險防護屏障。首先，商貿企業需做好關鍵財務數據加密工作。為確保數據存儲和傳輸安全，商貿企業可啟用區塊鏈加密、對稱加密算法做好隱私數據加密工作。其次，完善授權訪問機制。商貿企業需按照員工層級設置系統操作權限，確保只有授權用戶才能訪問加密數據。最后，商貿企業可在軟件開發技術人員的幫助下應用IPS系統，借助該系統對財務信息化系統運行活動進行監控，及時發現潛在風險隱患。此外，商貿企業還要做好系統補丁更新升級和安全漏洞掃描分析工作，確保財務信息化系統能夠持續穩定運行。

第三，健全數據安全管理體系。首先，商貿企業可以從制度著手，健全數據安全管理制度，明確規定信息數據的使用規范和流程；其次，商貿企業需構建數據全壽命周期管理體系，從財務數據產生、整合、分析以及存儲等環節入手制定對應的管理方案，提升商貿企業的財務數據管理效率，為數據價值挖掘工作開展提供便利。

(三）優化流程，加速信息傳遞

第一，簡化冗余審批環節。為實現財務信息數據高效率傳遞與共享，商貿企業可以對功能近似的流程進行整合。例如：針對風險性較低業務，可直接借助人工智能工具完成自動化審批，提升審批的時效性；商貿企業采購部門提交采購申請時，若采購金額低于2000元，可直接采用智能化審批方式，利用財務信息化系統完成審批單據在線審核，直接進入采購執行流程。

第二，設置標準化信息模板。為確保商貿企業財務信息數據的一致性和準確性，企業需制定統一的信息模板和格式，企業各部門在執行報銷審批、采購等業務時，必須遵守標準化模板填寫申請單，不僅可以降低審批出錯率，同時也可以顯著提升審批效率。

第三，應用自動化流程。為加速財務信息傳遞，商貿企業可借助自動化流程實現信息數據高效傳遞。以某商貿企業為例，該企業將ERP系統和財務信息化系統有效兼容，為企業各部門信息數據整合傳遞創造了良好條件。當銷售部門訂單產生后，系統會自動將訂單信息推送至采購系統和財務系統，財務人員可及時獲取訂單財務信息，為財務人員進行賬務處理和資金撥付工作提供便利。

（四）建立機制，促進部門協同

第一，持續健全業財信息溝通協調機制。為充分滿足商貿企業的財務管理信息化要求，企業可結合戰略發展目標及經營管理需求建立溝通協調機制，每月安排企業財務人員參與跨部門會議，對日常財務管理工作中遇到的問題進行梳理和匯總或協助其他部門制定財務決策。此外，商貿企業還可以借助信息化工具創建多樣化溝通渠道。商貿企業除了應用常見的即時通訊工具傳遞信息外，還可以結合企業業務開展情況開發建設信息溝通交互平臺，借助信息交互平臺實現企業內部財務、業務數據傳遞共享，實現緊急問題及時響應，實現部門高效協同。

第二，打造集成化平臺。商貿企業可結合業務發展需求，將財務系統、銷售系統、采購系統融合在一起，開發建設集成化信息管理平臺，通過統一數據接口和格式的方式實現數據共享交互。此外，商貿企業需明確數據規范，制定統一的數據管理制度，明確數據格式、定義和更新頻次，為企業各部門信息共享分析提供便利。

(五)科學規劃，著眼長遠建設

第一，制定明確的財務信息化建設目標。商貿企業可結合戰略發展目標制定階段性財務信息化系統發展規劃。以某商貿企業為例，該企業屬于初創期，規模和資金有限，為滿足企業的財務信息化管理需求，該企業在第三方軟件公司的幫助下開發建設了一款具備數據分析、整合和報表自動化分析等功能的財務信息化軟件，通過統一數據接口的方式為企業內部財務、業務數據高效集成共享創造了良好條件。

第二，建立健全數據管理制度。數據管理工作屬于財務信息化建設工作的重要內容，商貿企業需持續挖掘財務數據價值，通過制定數據質量管理制度做好數據清洗和篩選工作，依托網絡云端構建數據存儲庫，為企業管理層調整財務決策提供支撐。此外，商貿企業可以借助BI數據分析工作挖掘財務數據背后的價值，厘清不同數據之間的邏輯關系，結合銷售數據對客戶進行“畫像”，在此基礎上制定個性化銷售方案。

第三，做好復合型技術人才培養工作。商貿企業可聘請業內專家進駐企業內部向財務人員講解財務信息化系統操作流程，鼓勵財務人員參加行業等級考試，持續提升其個人素養。與此同時，商貿企業要完善人才薪資待遇福利體系，吸引新鮮血液進入企業，持續提升企業的財務管理信息化水平。

參考文獻：

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