探究合同管理在鐵路工程項目中的重要性及創新管理手段

摘" 要：合同管理在鐵路工程項目中占有十分重要的地位，在保證工程進度、質量、維權、成本控制、風險管理等各方面都起到了極其重要的作用。傳統合同管理方式在現代復雜的施工環境中暴露出了諸多問題。這些問題不僅影響了項目管理的效益和質量，還增加了管理風險和成本。推動科學高效的創新型管理手段，從而促進企業整體合同管理能力的提高，企業才能在市場競爭大潮中擁有更好的發展前景。

關鍵詞：合同管理；重要作用；現存問題；創新手段

【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.05.121

1 引言

在鐵路工程項目管理中，合同管理至關重要，它是確保項目順利進行、維護各方權益、預防糾紛及提升項目整體效益的關鍵因素。所以，企業應高度重視合同管理工作，不斷提升合同管理水平和效率。鐵路工程項目通常涉及大量復雜的合同條款和多方利益，傳統的管理方式不僅效率低下，而且容易出錯和引起爭議，在統計分析、風險控制和管理決策等方面也存在很大難度。因此，探究新型高效的鐵路工程合同管理方式和手段具有重要的理論意義和實踐價值。本文將分析合同管理在鐵路工程項目中的重要性及傳統合同管理方式的現存問題，探究合同管理的創新手段和其對鐵路企業未來發展帶來的積極影響。

2 合同管理在鐵路工程項目中的重要作用

鐵路工程項目通常規模大、周期長、技術復雜，涉及的資金和資源龐大，參與方眾多。由于這些特性，合同管理在鐵路工程項目中顯得尤為重要，主要體現在以下方面。

2.1 確保工程進度，保障工程質量

要確保鐵路工程項目能順利推進、保質完成，合同管理工作是重點。一份嚴格有效的工程合同應主要覆蓋工程期限、工程數量、質量要求、付款條件、變更條款、風險分擔、糾紛解決等內容。合同中不僅要對包括各階段竣工時間和工程建設總工期作出明確規定，而且雙方還必須實時監控工程進度，按照合同約定的時間節點，做到有計劃、有保障。如果發現進度滯后，可以及時采取措施加以調整，如通過協商、調解或法律手段，避免工期延誤。合同還對包括設計標準、施工規范及驗收標準在內的工程質量要求作了詳細的規定。如果發現質量問題，可以及時指出并要求整改，或按照合同約定的質量要求返工，并對責任追究的方式予以明確，確保工程質量達到要求。

通過合同簽訂，明確各方的職責和權益，既能夠規范各方行為，避免因職責不清而引發的糾紛和延誤，又保證了能按照約定履行相關義務，從而能確保項目施工按計劃推進。

2.2 維護各方權益，接受各方監督

鐵路工程項目中的合同既有法律意義，又能維護各方當事人的權益。通過制定明確的合同條款，詳細規定當事人按約定履行各自的義務，從而維護當事人的合法權益和商業信譽，防止因條款不明確或不當執行而引起的糾紛。

合同管理有助于促進項目管理過程中的透明性和合規性。鐵路工程項目往往涉及公共利益和政府投資，因此，合同的透明性和合規性就顯得尤為重要，鐵路工程項目科學的合同管理能保證項目各階段運作的公開透明，使之符合有關法律規定，并在預防腐敗和不法行為發生的同時，接受社會監督。

2.3 控制項目成本，預防超支浪費

合同管理對控制工程造價，防止超支浪費起到一定的預防作用。鐵路工程項目在資金上的投入是非常大的，合同管理可以對資金的使用進行有效的監督，防止超支、浪費現象的發生。合同管理通過合理的預算及支付計劃，在計劃范圍內確保工程竣工的情況下，有助于避免因變更而產生的費用增加。

合同簽訂一般會從人力、材料、機械設備等各個方面的費用統籌考慮，為工程項目制訂出比較精確的費用預算和費用控制措施，從而達到統籌兼顧的目的。在合同中制定有明確付款條件和付款節點，使項目管理人員根據合同跟蹤和督促項目竣工，確保工程造價能夠按預定的計劃和節奏支付，避免出現提前支、超支等情況。

2.4 防控各類風險，避免合同糾紛

合同管理對各種風險點起到預防和預控作用。鐵路工程項目涉及進度、技術、安全、質量、環保、自然災害等各種風險，通過評估潛在風險、事先制定應急預案及應對措施，降低風險的發生及影響。合同中應合理設置合同條款，使風險責任明確。如對工程逾期交貨的違約責任進行界定，對質量或安全保障方面的具體條款進行詳細的制訂，由于不可抗力造成的工期延誤界定等，從而避免因不可預見因素而引起的合同糾紛。在合同審核過程中對合同風險的及時發現和糾正，能防止風險的擴大和擴散，對合同各方權益的影響有一定的幫助，能最大限度地減少或避免風險的發生[1]。

總之，合同管理在鐵路工程項目中占有十分重要的地位，在保證工程進度、質量、維權、成本控制、風險管理等各方面都起到了極其重要的作用，是我國目前從事工程項目管理工作的主要組成部分。科學、系統、高效的合同管理，為提高工程管理水平、確保項目按計劃完成、創造最大效益作出了貢獻。

3 鐵路工程合同管理的現有問題

傳統合同管理方式主要依賴于手工操作和紙質文件，這種方式在現代復雜的施工環境中暴露出了諸多問題。例如，合同條款不統一、變更條件不明確、信息溝通不及時、文件歸檔不規范、風險預控能力差、統計分析能力不足等。這些問題不僅影響了項目管理的效益和質量，還增加了管理風險和成本[2]。正確認識鐵路工程項目合同管理的現存問題，有助于企業認識到自身短板，從而加快推進合同管理的現代化進程。

3.1 合同管理機制不健全

合同管理制度是企業為規范合同行為、維護企業合法權益、促進業務有序進行而制定的一系列規章制度。一個完善的合同管理制度應當涵蓋合同的訂立、履行、變更、解除、終止及糾紛處理等各個環節，確保合同管理的合法性、規范性和有效性。目前來看，部分鐵路施工項目合同管理體系和制度不健全，沒有明確職責的合同管理組織體系，沒有制定完善的合同管理制度和規范。這會對施工項目的進度、質量、風險及法律合規性產生重大影響。各部門可能各自為政，簽訂合同沒有標準可依，以致合同質量參差不齊，執行效率低下。即便合同簽訂后，也缺乏有效的執行監督機制，難以確保合同條款的按時履行，出現問題時更難以及時解決。

3.2 合同審批流程不規范

工程項目建設中存在的合同審批流程不規范等問題比較普遍，既給合同的執行增加了風險，又可能引起法律糾紛，造成經濟損失。

由于合同流程缺乏統一的操作標準，審批程序和授權范圍沒有明確規定，在流程審批過程中可能會出現合同程序混亂、職責不清或審批標準不清等問題，導致簽約人不清楚或超權限簽署。審批層級過多，造成合同審批過程中存在重復用工、信息不對稱、審批周期過長等問題，甚至造成合同簽訂、項目進度延誤等問題。有時即使制定了合同審批流程，但由于種種原因，在實際執行過程中，導致流程執行不到位，使合同管理效果受到影響。

3.3 風險防控能力差

合同管理者和執行者往往由于法律意識不強，未能充分認識到合同管理在企業經營中的重要性，風險的防范意識不足，對合同條款的審核不夠細致、嚴謹，對許多隱性風險點未能提高警惕。比如，合同爭議的解決、關鍵條款定義不明確、違約賠償責任的界定不清晰、風險責任分擔等。管理者未能有效識別并控制潛在的法律風險、財務風險和運營風險，合同的起草、簽訂和執行過程難免存在一定的法律漏洞，管理者決策過程往往依賴于經驗和直覺，難以對合同進行準確全面的風險評估和預測，致使決策受到限制。這容易引起合同執行過程及后續的法律糾紛，從而影響項目管理的最終收益。

3.4 統計分析與聯動共享性差

（1）歸檔難度較大。傳統的合同管理方式大多采用手工操作，在過程中會形成大量的紙質資料，這使合同的收集、整理、歸檔、檢索等環節極具挑戰性，不僅工作煩瑣易出錯，而且較難保證合同的完整準確。（2）統計分析難度較大。傳統的合同管理方式，既缺乏高效的統計分析工具和技術，也缺乏形成系統管理的各種數據，不能進行有效的綜合分析和動態信息整合。這就造成了項目管理層在做出判斷和決策時，難以獲得全面準確的信息。（3）信息不能共享。在傳統管理模式下，由于信息不能共享，各部門和參與方之間的信息缺乏聯動，易形成“信息孤島”。項目的進展情況、資源使用情況、風險評估等重要信息無法在各部門之間有效傳遞，彼此間的溝通銜接出現問題，有時各部門可能會重復收集和處理相同的合同，無形中增加了工作量和成本，影響了項目的整體效率和效益。

4 鐵路工程合同管理的創新手段

4.1 建立健全合同管理機制

首先，工程項目組建后，應依據上級合同管理辦法，編制清晰的合同管理組織機構關系圖，細分各層級各部門的管理職責與分工，確保各部門之間的協同配合。設立專門的合同管理專職崗位，責任到人，以提高合同管理的專職化水平。

其次，應依據相關法律法規和項目實際情況，制定切實可行的合同管理制度，明確合同的簽訂、執行、變更、履行等各個環節的具體要求和操作細則，確立合同管理的綱領性文件，確保合同管理的規范性和有效性。

最后，為了保障合同管理制度能有效落實，需要同時設立制度執行的監管機構，負責對制度執行情況和效果進行督查。監管機構有權定期對制度進行評估和反饋，收集各級部門的意見，及時發現并糾正問題，建議制度制定部門對有異議的相關制度細則和條款進行調整和優化。

4.2 優化合同審批流程

合同起草后的審批流程涉及的部門、環節很多，審批過程從送審到最終的蓋章生效，過程很長、很復雜，為了保證合同的審批效率，必須采取有效的措施，使合同審批流程得到最大程度的優化。

（1）主管部門要主導有關業務部，事先制訂清晰的合同審批流程圖，簡化不必要的審批環節，明確各環節的具體步驟及責任人，厘清各審批節點的職責權限，提高審批效率，保證合同管理流程運行順暢。（2）要強化監督檢查機制，強化審批流程執行力度，對流程落實、審批停留時間等進行經常性檢查監督，確保嚴格執行合同審批流程，避免勞動重復、無效、壓縮時間成本。（3）利用電子化審批系統實現合同管理的全流程自動化、標準化，采用電子簽名、電子印章等技術手段，代替傳統的手工簽名，簡化簽署流程，提高合同簽署的效率和安全性，降低管理成本[3]。

總之，優化合同審批流程，可以提高合同審批、簽署和執行的速度，降低人工錯誤和成本，同時有助于提升合同管理的效率和質量，從而更好地維護各方的權益。

4.3 加強合同管理風險防控

鐵路工程項目一般投資大、周期長，牽扯資金、人員等多個方面的管理，風險因素相對較多，也較隱蔽，合同管理過程需充分重視，采取必要的防控手段降低風險。

首先，建立合同風險預警機制。對合同簽訂和執行過程中可能出現的風險進行識別和預警，及時采取干預措施，防范和化解風險。如成立合同管理專職隊伍，采用統一標準的格式模板、確定糾紛處理機構等。

其次，建立合同風險評估機制。利用不同渠道加強對合同相對方的資信調查和履約能力評估，對合同條款進行全面、細致地審查，及時發現并控制潛在風險。

最后，建立合同執行跟蹤機制，設立專門的監督機構或崗位，負責合同執行的日常監督和管理，確保合同條款能按時履行。

4.4 推進合同管理的信息化系統

目前是信息技術迅猛發展的時代，傳統的合同管理方式因其低效、易出錯和信息滯后等缺陷，已難以滿足現代大型鐵路工程項目的需求，合同管理急需向信息化、數字化管理方式轉變。在大數據、云計算等先進技術基礎上建立起的合同管理信息化系統，徹底改變了合同管理中以往各環節的弊端[4]。電子合同和數字簽名技術提升了合同文件的安全性和合法性，數據分析工具增強了風險識別和決策手段，云平臺實現了信息的實時共享和業務協同能力。移動互聯網的應用更使得合同管理變得靈活、高效，突破了時間和空間的限制。推進合同管理信息化系統，為當今鐵路工程項目提質增效提供了以下優勢。

4.4.1 智能化監控與數據分析能力

在鐵路工程項目建設中，施工進度、材料儲備、合同履約等具體情況，往往需要管理者及時掌握。合同管理信息化系統可以幫助管理者實時跟蹤，及時發現問題，避免因工期延誤、預算超支或質量隱患等問題給項目帶來負面影響，通過融入新型的信息技術管理工具，實現對合同執行全過程的智能化監控。借助大數據、云計算等先進技術，不僅可以顯著提高合同的歸檔檢索效率，管理者還可以利用分析結果對潛在風險進行事前識別、合理決策，通過對大量原始數據進行智能化、自動化的計算分析，為項目管理的風險控制、成本控制提供強有力的支撐。

4.4.2 動態化平臺與多方協作

合同管理信息化系統，使合同相關方能夠在合同起草、審批、變更、補充等環節實時在線獲取最新信息并完成相關操作，它具有強大的云計算技術和動態化管理能力。這種動態的管理方式有利于多方進行實時溝通和共同協作，減少了因信息延遲和溝通障礙而造成的延誤，從而使人力、物力和時間成本在協作過程中得以降低，工程的效益也得以提高。通過統一標準的協作平臺，合同管理信息化系統將建設項目的業主、承建方、供應商等聯系在一起，使工程進展情況、資源儲備情況、合同履行節點等信息在上下游企業之間得到實時關注，避免了“信息孤島”現象的發生[5]，不僅增強了各方之間的信任度和滿意度，協同能力和管理效率也有了明顯的提升。

4.4.3 系統化統籌與全流程跟蹤

首先，合同管理信息化系統能夠把合同從起草到落實的各個環節都納入整個生命周期中，從而形成一個完整的閉環式管理。這種系統式的管理方式比起傳統的手工操作，避免了程序混亂和勞動重復，大大提高了工作效率和規范性。

其次，信息系統可對合同各環節及實施過程、實施情況進行實時記錄及跟蹤，提高合同管理工作的透明度。管理人員可以通過該平臺隨時查閱有關合同進展、變更記錄及履約情況等重要資料。任何有偏離合同主旨的潛在問題，均可及時地被發現和解決，從而保證工程進度能夠順利實施。

因此，我們要加快推進合同管理的信息化系統，它的智能化數據分析、動態化多方協作及系統化統籌跟蹤等功能，完美解決了以往合同管理的統計分析與聯動共享性差的問題，顯著提升了鐵路工程項目合同管理的整體水平。

5 結束語

綜上所述，合同管理在鐵路工程項目建設中占有重要地位，它是保證工程項目能順利按計劃完成的關鍵，是項目維護權益、解決糾紛、防范風險的基本保證。通過建立健全合同管理機制、優化管理流程、加強風險防控，同時引入先進的信息化管理系統，采用科學高效的創新型管理手段，從而促進企業整體合同管理能力的提高，企業才能在市場競爭大潮中擁有更好的發展前景。

參考文獻

[1]張海霞.建筑企業合同風險管理探討[J].行政事業資產與財務，2024（09）：123-125.

[2]王麗瑩.合同管理在建筑工程項目中的問題與優化措施[J].中國科技投資，2024（14）：37-39.

[3]于娜娟.建筑工程合同管理的實踐與創新[J].居業，2024（03）：191-193.

[4]季敏健.建筑工程合同管理信息化建設的有效途徑研究[J].建筑與預算，2024（02）：40-42.

[5]陳天.加強信息技術應用，提高企業合同管理水平[J].上海企業，2024（05）：86-88.

作者簡介：王英霞（1975-），女，漢族，河南新鄭人，本科，中級經濟師，研究方向：合同管理。