數智時代中小學教學檔案利用服務的轉型研究

摘 要：隨著我國基礎教育改革的推進，教學檔案日益受到重視。它不僅是提升教學質量的關鍵支撐，更是督促教師重視課程建設的有效手段。數智時代要加快中小學教學檔案利用服務提檔升級，針對思維觀念滯后、資源建設不足、開放審核滯后和利用方式單一的問題，靶向施策，從技術應用、設施提升、檔案收集、服務升級等方面打好組合拳，夯實資金、人才、組織和安全等發展基礎，致力于構建一套高效、規范的數智化教學檔案服務體系，更好提高教學質量。

關鍵詞：數智時代；中小學；教學檔案；利用服務

中小學教學檔案涵蓋教學規劃、過程、經驗、成果、反饋、改革等教學全流程內容，從各個環節直觀體現教師對待教學工作的認真態度與專業素養，也是中小學教學過程和改革的全過程記錄。近年來，教師和社會各界對教學檔案重視程度越來越高，檔案利用需求逐步提高，成為教學檔案治理體系建設面臨的重要任務。教學檔案服務要擺脫傳統模式束縛，用好新技術帶來的紅利，加強檔案利用服務方式變革，實現檔案服務能力的提高，全面落實教育強國建設的戰略任務。

1 數智時代中小學教學檔案利用服務的新特征

1.1 檔案資源豐富化

教學檔案利用始終堅持以滿足教師需求為目標展開。一方面，在資源建設上提升廣度和深度，將教案、音視頻、課件、課堂反思與反饋都列入收集范圍，有利于提升資源建設的厚度；另一方面，在數字中國戰略引領下，教學檔案內容呈現數字化、電子化特征，特別是隨著原生電子檔案全流程歸檔的探索開展和傳統紙質檔案數字化進程的深入推進，教學檔案資源內容更加豐富、形式更加多樣、結構更加優化，為檔案利用體系現代化提供了強大資源支撐[1]。

1.2 利用形態多樣化

檔案利用從傳統查詢利用向更深層次發展，內涵不斷擴展，不斷涌現檔案利用的新形態。比如，圖像識別技術能夠對檔案中的手寫字體、特殊符號進行識別和轉化，提升利用者的使用效果；智能化編研功能有利于理清檔案資源間的內在聯系，實現資源優化組合和高效配置；大數據分析技術能夠揭示檔案利用需求的變化，為資源建設提供方法指導。這些新技術成為檔案利用的可視化、立體化和場景化的推動力，為檔案服務轉型提供了新工具。

1.3 服務方式多元化

云平臺技術、“互聯網+”、人工智能與檔案服務深度融合，利用者滿意度顯著提升，檔案資源流動性增強。比如，以區塊鏈技術為基底的檔案數據共享平臺，實現檔案數據多跑路、利用者少跑腿，檔案服務半徑得以延伸，提供了以安全為基礎的新型檔案數據交換模式。數據分析、智能化推薦技術滿足個性化、精準化的檔案需求，檔案價值得以快速釋放。總之，新技術讓檔案資源“活起來”，教學檔案從后臺走向前方，在教學改革和學生素質培養方面發揮著顯著作用。

2 數智時代中小學教學檔案利用服務面臨的挑戰

2.1 思維觀念滯后

教育主管部門對數字化技術浪潮缺乏理性認識，尚未認識到數智技術在提升教學檔案方面的重大機遇和顯著作用，工作水準還停留在提供簡單的檔案檢索階段，缺乏系統化的部署安排。檔案工作者數智思維不強，多數停留在被動服務階段，主動服務意識不夠，缺乏應用新技術提升檔案利用效果的能力。

2.2 資源建設不足

檔案數據資源是開展高質量利用服務的基礎。當前，教學檔案資源由于缺乏頂層設計、基礎設施薄弱的問題，與數智時代要求還有較大差距。比如，數字化率不高，“單套制”執行不到位；檔案歸集不夠及時，部門教學檔案仍停留在個人手中；電子檔案接收處于起步階段，未實現全流程數據化管理。資源建設的滯后性嚴重限制了檔案利用的效能，不利于服務質量的提高。

2.3 基礎設施落后

受資金投入、人才供給等方面因素的影響，中小學檔案信息化基礎較為薄弱，不能及時適應數智時代要求。比如，共享設施和平臺缺乏，數字管理系統功能不足，無法有效支撐人工智能等新技術的應用。部門和地區間信息化水平差距較大，難以做到數據標準統一化；檔案服務功能模塊開發滯后，多數系統僅支持單一模式查詢，資源高效利用的目標無法達到。

2.4 開放審核滯后

對教學檔案開放審核進度較低，已不適合教師現代教學需求。傳統的人工審核方式無法適應檔案數據的激增和利用需求的急劇上升。未真正發揮新技術的引領作用。審核標準質量不高，尚未做到針對不同歷史時期、不同全宗的特點，制定更為具體、具備操作性的檔案開放審核標準[1]。

2.5 利用方式單一

教學檔案開發利用主要采取提供咨詢答疑、信息服務等方式，對教師利用需求把握不到位、互動性和主動性不強。隨著教學改革深入和信息技術的應用，檔案需求日益個性化、多樣化，管理部門要用好人工智能等技術拓寬服務渠道、深化服務內容建設和挖掘檔案內容深度，以更加多樣的方式滿足利用需求。

3 數智時代中小學教學檔案利用服務的策略分析

3.1 培育數智化理念

隨著國家“信息化4.0”戰略的持續推進，數據深度分析思維和5G技術創新應用能力已成為推動檔案事業發展的關鍵力量[2]。比如，互聯網改變了信息交換形式，數字化改變了檔案服務對象，生成式的人工智能則顛覆了檔案信息服務模式。數智化轉型不僅是技術的更新，更是思想觀念的變革。管理者需要從培養數智理念抓起，倡導數據驅動的決策理念，勇于嘗試和創新。善于接受新技術新事物，根據檔案行業的發展需求，積極探索信息技術與教學檔案管理交叉融合，充分打造技術應用新場景，及時了解行業發展前沿，為數據賦能檔案利用探索新路徑。

3.2 加快數據化進程

一是健全教學檔案管理系統功能。運用人工智能技術、區塊鏈技術、人機交互技術等新一代信息技術，推動數字檔案系統的流程重構、技術整合和平臺整合，建成包含檔案資源整合、智慧化服務、數據流通為一體應用的綜合平臺。完善數字檔案在線接收與服務功能，滿足檔案收、管、存、用等方面的要求。二是提高檔案數字化率。推進檔案“存量數字化、增量電子化”，加快推進存量檔案數字化加工項目。抓好數據化質量的提升，利用檢測工具抓好數據治理，及時對教學檔案數據和新增數據進行全面檢查和規范校正。比如，對文件數量及頁數、文件命名、檔號對應、目錄數據著錄項及格式等內容進行抽查和機檢，提高質檢效率，節約人工成本。三是建設教學檔案數據庫。根據學科類型，建立完善的專項檔案資源建設機制，加大重點學科教學檔案挖掘和征集力度，構建量質并舉的數字檔案資源庫。

3.3 加強檔案審核開放

依據《檔案法》《國家檔案館檔案開放辦法》，有計劃分步驟地開展開放審核，探索開放審核前置管理與人工智能技術應用研究，推進智能輔助檔案開放審核，為后續檔案利用打下堅實的基礎。比如，學校事前對審核關鍵詞、學科分類進行規定，智能化系統可以借助自然語言識別技術，自動分類分庫，提升檔案開放審核的精準化。需要注意的是：一方面，學校要明確開放范圍和原則、依據和標準、程序和方式，避免因審核人員主觀因素影響審核質量，確保檔案開放審核工作落實、落細。要嚴格內控制度，加強與教師的工作聯系，對智能審核情況層層把關，及時發現問題，及時反饋整改，確保智能審核的連貫性和規范性。另一方面，細化檔案審核流程，將智能審核與人工復核結合起來，確保檔案開放審核工作合法化、規范化、科學化。

3.4 夯實檔案資源基礎

資源建設是檔案利用服務的基礎，要豐富教學資源內容與體量，探索檔案資源建設的新路徑。一是積極推進檔案“三合一”制度的編制工作，為“應歸盡歸、應收盡收”提供堅實的基礎保障。明確檔案收集范圍、時限和標準，對教學檔案中的學科反饋、學生評價、音視頻等重點歸集，實現資源數量與資源種類相統一，做到資源的規模數量與利用需求相一致。二是做好電子檔案規范化管理。制定標準一致的信息平臺數據規范，尤其是在數據庫結構、信息存儲、著錄格式、網絡體系結構、信息處理界面等方面，統一標準使管理更規范[3]。三是做好定向征集。對利用率較高、教師反映強烈的檔案資源開展重點征集，教學前對教師提出歸檔要求，包括形式、內容、格式與時限，歸檔后對歸檔文件進行規范整理，實現資源移交標準化。

3.5 創新檔案服務手段

一是做好線上服務。實行“線上+線下”并行的查檔服務，打造集綜合檔案室、某信公眾號、網站為一體的檔案利用體系，為教師提供線上預約、遠程檢索與在線利用等便捷服務。加強利用服務體驗反饋，及時調整完善利用途徑與查檔界面，簡化利用步驟及流程，最大限度地優化線上查檔服務，提高利用服務的幸福感。二是深化個性化服務。數據挖掘技術可以從利用數據中提取有價值的利用信息。比如，利用者調閱教學檔案的類型、頻次、停留時長，總結歸納其行為習慣和利用偏好，把握利用者需求動態變化，為利用者精準畫像[4]。這些技術不僅提高檔案服務的精準度和相關性，還提高利用者的滿意度和獲得感。學校要善于從海量教學檔案利用數據中總結規律，通過算法設計精準匹配個性化需求，為利用者提供量身定制的內容推薦，滿足快速、高效化的查詢需要。

3.6 深化資源共享合作

建立多樣化、寬領域的社會化參與利用模式，有利于為教學檔案利用拓展空間、延伸資源覆蓋面。一是要建立多元化合作格局。學校要加強與主管部門、同行、檔案機構的合作，建立跨領域、跨界別的教學檔案資源共享平臺。比如，湖北檔案部門建立“湖北省檔案資源共享利用平臺”。該平臺全面對接全國檔案查詢利用服務平臺，實現全國范圍異地查檔無縫銜接。學校可借鑒此做法，聯合教學檔案管理機構，實現資源互認和工作交流，通過異地查檔、多渠道“一網”通查，實現利用“零跑腿”。同時，各部門要建立合理的共享制度與規則，既實現寬領域和多角度的檔案利用，也確保資源安全和防止惡意使用。二是強化交流反饋。教師是教學檔案的最終利用者和受益者，也是檔案服務利用的評價者。學校要積極聽取教師對檔案利用的意見，通過設置留言專區、在線訪談的方式，吸取合理建議，提高資源建設精準度和服務效能。

4 數智時代中小學教學檔案利用服務的保障措施

4.1 健全管理制度

《檔案法》及其實施條例的完善，為新時代做好檔案利用服務工作指明了方向。從國家層面來看，尚未出臺專門針對中小學教學檔案管理的標準規范，學校可根據教育部《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，加快制定有關標準規范，明確檔案利用服務的要求、方式、規則與責任，為提升服務效能提供有力保障。各學校要加快制定適應本校的檔案開放制度，加強宣傳引導，提高教師與管理人員的歸檔意識，引導各參與主體有序利用資源建設。

4.2 完善基礎設施

學校要加大資金投入力度，改善檔案室軟硬件條件，夯實檔案數字化存儲、查檔利用、安全管理的現代化水平。要推動檔案信息化設備提檔升級，建設數字檔案室、數字數據庫等信息化新項目，為線上利用服務奠定堅實基礎。拿出專項資金支持新一代信息技術的應用，升級檔案存儲、利用、共享流程，推進智能化改造。加強教學檔案數據網絡化進程，強化與各級教育平臺聯系，推動檔案數據匯聚融合的力度和深度。

4.3 深化隊伍建設

適應數智時代對檔案管理人員的新要求，加快打造一支懂業務、善服務的檔案管理隊伍。常態化地開展信息技術培訓與實踐鍛煉，實現理論水平、操作能力和服務效能等方面的提升。重視學校管理人員的繼續教育，建立培養機制，加強聯合培養和跟班學習，提高教育質量。強化調查研究，對教學檔案利用數據和資源建設情況開展調研和挖掘，鼓勵先行先試，創造一批具有可復制的經驗做法，打造教學檔案數據管理新樣板。

4.4 做好安全保障

當前，隨著以Deepseek為代表的高效推理大模型快速發展和廣泛部署，檔案數據安全愈發受到關注。教學檔案是教師和學校的專利性成果，利用過程的數據倫理、風險評估至關重要。在技術層面，要加強安全防護產品配備，集成應用防火墻、入侵檢測、入侵防御、殺毒等功能的安全防護體系，增強邊界安全控制，確保系統安全和數據安全。與有關部門合作建設災備系統，確保數據的一致性、完整性和可恢復性，維護重要教學檔案數據的安全穩定。在組織層面，明確組織機構及應急事件處理流程，提升安全應急響應能力；定期組織開展信息系統攻防演練和漏洞掃描的整改，保障檔案資源絕對安全。

結語

中小學教學檔案是基礎教育工作的重要載體，對于評估教學質量、總結教學經驗、改進教學方法具有重要意義。學校和教師要提高思想認識，認真開展檔案整理工作，確保教學檔案的完整、準確、有序。加強教學檔案管理的規范化建設，以需求導向和效果導向定位，深化新技術與檔案利用的融合創新，探索實施定制化、套餐式的高效檔案服務模式，不斷延伸利用服務觸角，為利用者提供更廣范圍、更深層次的全周期精準化服務，不斷提升檔案管理水平和服務質量，為基礎教育改革和發展提供更強有力的保障。

參考文獻

[1]熊健怡.數智時代城建檔案利用服務優化[N].中國建設信息化，2025（01）：15-16.

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[4]方彥.樹立“四種理念”提升資源建設水平[N].中國檔案報，2025（01）：10.

[5]耿強.檔案治理現代化背景下重構高校檔案利用模式的思考[J].檔案天地，2022（06）：09-10.

作者簡介：郭淑貞（1991.8—），大學學歷，河池市第二高級中學檔案管理員，研究方向：檔案管理。