新形勢下高校畢業生檔案轉遞工作的優化路徑研究

摘 要：本文基于政策文件與制度實踐的協同視角，對優化高校畢業生檔案轉遞工作提出創新性的解決方案，通過構建“政策—技術—服務”三維分析框架，系統探討數字化轉型背景下檔案管理體系的革新路徑，并提出優化策略，提升高校畢業生檔案轉遞的規范性、準確性和高效性，為完善高校畢業生就業服務體系提供理論支持和時間參考。

關鍵詞：高校畢業生；檔案轉遞；政策協同；數字化轉型；信息化建設

高校畢業生檔案作為個人經歷與綜合表現的原始記錄，涵蓋入學登記表、成績單、獎懲材料等核心材料，是人事管理、升學、就業的重要依據，被譽為職業生涯的“第二張身份證”，其完整性直接影響職業發展中的權益保障。

隨著就業形態多元化與“去報到證時代”的政策調整，國家多部委先后出臺文件規范檔案管理：2022年，《國務院辦公廳關于進一步做好高校畢業生等青年就業創業工作的通知》（國辦發〔2022〕13號）明確，自2023年起不再發放報到證，取消相關補辦、改派手續；2023年，中組部、人社部、教育部等五部委聯合發布《關于做好取消普通高等學校畢業生就業報到證有關銜接工作的通知》（人社部發〔2023〕26號），建立畢業去向登記制度、簡化轉遞流程；同年6月，人社部、教育部聯合印發《關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作的通知》（人社廳發〔2023〕20號），明確“自主填報—學院審核—學校終審”的全新轉遞流程，強化信息銜接與服務效能。在此背景下，高校需以制度適配與流程優化為核心，應對檔案轉遞的新要求。本文結合政策導向與實踐問題，探討高校檔案轉遞工作的優化路徑。

1 研究背景

1.1 就業形態多元化加劇檔案轉遞需求的復雜性

教育部數據顯示，2023年高校畢業生靈活就業占比達18.4%，加之考取公務員、事業單位、研究生、軍校、出國留學及自主創業等多元的就業選擇，不同就業路徑對檔案轉遞方式提出了差異化要求，需通過分類施策，滿足政策執行的精準性。

1.2 畢業去向登記系統的啟用推動管理流程數字化

2023年，教育部依托學生服務與素質發展中心開發的全國高校畢業生畢業去向登記系統（以下簡稱“去向登記系統”，網址為https：//dj.ncss.cn）正式投入使用，要求高校全面接入該系統，嚴格審核畢業生去向信息，確保數據真實有效，并同步上傳至國家就業信息平臺，實現就業數據的動態化、標準化管理。

1.3 數字政府建設驅動檔案服務模式轉型

隨著全國多數地級市建成數據共享平臺，2021年由人社部主導的全國跨地區流動人員人事檔案管理服務平臺上線運行，該平臺整合各地人才服務機構數據資源，實現檔案查詢、轉遞等業務的全流程線上辦理，推動公共服務從“線下跑腿”向“數據跑路”轉變，顯著提升便民服務效能。

1.4 行政效能提升目標倒逼服務流程優化

傳統檔案轉遞平均周期達7個工作日，且存在政策執行碎片化、服務供給粗放、技術應用表層化等結構性矛盾，難以滿足“當日辦結”的高效服務需求。現行機制的滯后性亟需通過流程再造、技術賦能和服務升級，破解檔案管理中的堵點問題。

2 高校畢業生檔案轉遞的政策要求與現狀

此前，高校主要依據“就業報到證”（俗稱派遣證）轉遞畢業生檔案，該證有效期為兩年，派遣地址原則上為學生原籍。若畢業生在畢業前夕落實工作，可憑用人單位調檔函或“三方協議”申請改派。但部分畢業生因擔心影響錄用，在未核實用人單位資質的情況下，僅憑調檔函就申請檔案轉遞，埋下管理隱患。

2.1 畢業生檔案轉遞政策要求

2022年底新政出臺，明確從2023年起取消就業報到證補辦、改派手續，不再將其作為辦理招聘錄用、落戶、檔案轉遞等手續的必需材料。教育部門同步建立高校畢業生去向登記制度，全面推廣使用去向登記系統。政策規定：到機關、國有企事業單位就業或定向招生就業的，檔案轉遞至就業單位或定向單位；到非公單位就業的，檔案轉遞至就業地或戶籍地公共就業人才服務機構；暫未就業的，檔案轉遞至戶籍地公共就業人才服務機構。同時高校就業部門需指導畢業生離校前通過登記系統自主填報去向信息，確保數據準確規范。

2.2 畢業生檔案轉遞實施現狀

一是學生檔案轉遞方式：檔案嚴禁個人保管或攜帶，必須通過機要通信或郵政特快專遞轉遞。二是學生檔案的轉遞去向，根據就業類型區分如下：到機關及國有企事業單位就業者，檔案直接轉至用人單位；非公單位、靈活就業者，檔案轉至戶籍地或就業地公共人才服務機構；未就業者，檔案由其戶籍所在地公共人才機構接收管理。

2.3 畢業生檔案信息化管理趨勢

一是2021年底，全國跨地區流動人員人事檔案管理服務運行平臺上線，支持已錄入基礎信息的流動人員在線辦理轉遞、接收和查詢等業務，實現“全程網辦”的便民服務。二是教育部“去向登記系統”與“全國人力資源和社會保障政務服務平臺”數據互通，畢業生可以通過原就讀高校的檔案管理部門或人社平臺雙渠道追溯檔案轉遞軌跡，確保信息可查，流程透明。

3 檔案轉遞工作核心問題分析

3.1 轉遞流程標準化不足

一是部分高校檔案管理團隊欠缺穩定性，人員流動頻繁，導致對政策理解偏差和執行標準不規范，易出現材料漏收、錯放等問題，影響歸檔質量與轉遞效率。二是學生檔案轉遞意識薄弱，常因未核實檔案接收單位的資質，導致地址填報錯誤。例如，師范類的畢業生考取教師崗位后，誤將入職學校作為檔案接收單位，未確認其檔案管理資質，致使檔案在線上流轉停滯。根據新政要求，此類檔案多數由當地人才交流中心或社保局接收，少數由教育局接收，未經核實的地址易導致拒收件或是退件，阻礙轉遞工作的順暢推進。三是檔案接收單位的接收流程不規范。窗口工作人員簽收后，未及時登記并進行人事代理。學生通過快遞單號查詢郵件，顯示“妥投”，但接收方系統無相關檔案信息，需啟動郵局倒查路徑，無形中增加了工作量與工作成本。如某校定向師范生的檔案按招生政策轉至簽約地后，顯示該件已正常簽收，但學生在當地無法查詢到檔案，用人單位也無法調閱政審。經了解，因畢業季（6—8月）人才交流中心接檔量激增，需待季后集中整理歸檔，導致學生在此期間無法查詢、落實實際接檔情況。四是非公單位與人才服務機構對接機制缺失。不具備檔案管理資質的非公單位違規接收大學生檔案，沒有按規定委托第三方托管，導致檔案二次流轉時無法與人才交流中心或用人單位對接，人為地造成檔案違規滯留或丟失風險。五是地方政策差異導致檔案接收門檻問題。部分省市的人社部門根據本地區的實際情況，設置了應屆畢業生檔案接收的門檻，要求應屆畢業生必需提供調檔函及編號方可接收檔案。例如，湖南省大多數的人才交流中心都要求應屆畢業生提供調檔函及其編號，否則不予接收，對檔案轉遞流程形成額外限制。六是檔案接收方審核機制缺位。檔案接收方存在“先簽收后核查”問題，部分單位未預先核驗檔案歸屬范圍即簽收，拆封整理時才發現生源、戶籍、工作地等信息不符合接收標準，導致已拆封檔案被退回。學校需重新審核、密封后二次轉遞，流程煩瑣易致廢檔，嚴重影響檔案流轉的效率與管理效能。

3.2 檔案管理信息化建設滯后

一是多數地區人才交流中心的檔案查詢仍依賴傳統方式，尚未全面接入全國跨地區流動人員人事檔案管理服務運行平臺，導致學生無法通過遠程途徑查詢個人檔案的狀態，難以高效地利用檔案。二是教育部開發啟用的去向登記系統與各級人社部門的業務系統尚未實現數據互通，不僅存在教育部門與人社部門接收標準的差異，而且各地人社部門之間的接收規范也不統一。根據教育部辦公廳《關于建立高校畢業生畢業去向登記制度的通知》（教學廳〔2023〕5號）要求，檔案接收管理部門可根據畢業生提供的去向登記系統生成的去向信息二維碼掃碼核驗，或去向登記系統自動生成的轉遞編碼在線查驗。但從這兩年的實際運行情況看，系統導出的去向信息登記表中的二維碼未能實現預期核驗功能，檔案接收機構普遍還依賴人工操作完成簽收，導致線上線下數據脫節，始終未能突破“最后一公里”的信息資源共享瓶頸。三是檔案材料更新機制存在漏洞。學生畢業離校后，若因各類原因導致檔案滯留在學校，其工作期間產生的職稱評審、職級晉升、工作變動等人事材料及獲獎證書將無法及時歸檔，直接影響個人權益的保障。

3.3 學生檔案意識薄弱

調研顯示，部分畢業生對檔案用途及轉遞流程認知不足，近四成人存在知識盲區。這種認知缺失導致畢業時普遍被動處理：或默認“生源地托管”，或嫌麻煩將檔案長期滯留學校，或誤認為留校可保留“應屆生”身份。事實上，學校無人事管理權，無法提供轉正定級、工齡計算等服務。長期忽視檔案去向，易因材料缺失影響入職政審，或在落戶、考研、考公及職場晉升中因斷檔受損，埋下職業發展隱患。

4 檔案轉遞工作的優化路徑

4.1 強化政策落實與制度保障體系建設

高校需嚴格貫徹《關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作》（人社廳發〔2023〕20號）文件精神，建立“一人一檔”的全周期責任制度，明確檔案收集、整理和轉遞各環節的責任主體，通過臺賬化管理，確保每份檔案材料的完整性和轉遞時效性。同時，構建“部際聯系—省級統籌—校地聯動 ”的三級協同機制：中央層面加強政策統籌與部門協調，省級層面制定區域檔案管理實施細則并動態調整，地方層面推動高校與屬地人才服務機構、公共就業部門建立常態化對接機制，杜絕轉檔、接檔過程中“因人而異”的隨意性操作，從制度層面筑牢學生權益保障防線。

4.2 構建全流程數字化檔案管理生態

4.2.1打造智能化檔案轉遞服務平臺。依托全國跨地區流動人員人事檔案管理服務平臺，搭建高校專屬的檔案轉遞數字化系統，與郵政物流端口實現數據實時互通，構建“線上登記—物流追蹤—電子簽收—歸檔反饋”的閉環管理體系。通過可視化追蹤界面，畢業生可實時查詢檔案流向，高校與接收單位同步獲取轉遞狀態，實現檔案流轉信息的跨層級、跨地域即時共享，顯著提升轉遞效率與安全性。

4.2.2引入區塊鏈技術構建可信數據體系。運用區塊鏈分布式賬本技術，為每份檔案創建唯一的數字身份標識，實現檔案數據的防篡改存證與全鏈路追溯。通過跨部門的數據共享接口，打通教育、人社、公安等系統間的信息壁壘，建立“一次錄入、多方可信”的協同治理模式。該技術可精準記錄檔案流轉的每一個節點信息，有效解決傳統紙質檔案管理中易丟失、難追溯、跨區域信息不對稱等問題，在降低管理成本的同時，從技術層面杜絕數據錯誤導致的重復工作，為跨機構檔案協同管理提供可靠支撐。

4.3 創新宣傳形式與精準服務模式

高校應在畢業季前開展“檔案政策宣傳月”活動，通過“線上+線下”立體化宣傳矩陣提升政策普及率：線下編印圖文并茂的《畢業生檔案指南》手冊、舉辦“檔案與職業發展”專題講座；線上利用短視頻平臺制作政策解讀動畫，通過某信公眾號、班級群推送“檔案轉遞十問十答”等實用內容，重點解析檔案在考公政審、職稱評定、落戶購房等場景中的核心作用，幫助學生樹立“檔案是職業生涯重要憑證”的意識。

同時，設立“畢業季檔案服務專員”崗位，組建由輔導員、檔案館館員、學生志愿者構成的服務團隊，通過某Q、某信專屬客服群、24小時熱線電話等渠道，為畢業生提供“一對一”轉遞指導服務，包括接收單位信息核對、轉遞流程答疑、異常問題協調處理等，從源頭減少因信息差導致的檔案滯留、錯投等糾紛，讓服務更有溫度、更具實效。

4.4 完善監督評估與長效治理機制

4.4.1建立全鏈條質量管控體系。制定《高校檔案轉遞服務質量評價指標體系》，從時效性、準確性、完整性、規范性和滿意度五個維度設置量化考核標準，實施“雙隨機一公開”動態監管機制：每季度隨機抽取一定比例的轉出高校與接收單位，核查檔案轉遞流程合規性，公開考核結果并納入單位年度績效評價，對連續兩次考核不達標的機構啟動專項整改。

4.4.2構建檔案問題應急響應機制。設立省、市兩級“檔案糾錯處理中心”，建立“接訴即辦”快速響應通道，專門處理檔案誤投、滯留、信息錯誤等突發問題。制定標準化應急處理流程，明確各環節辦理時限（如滯留檔案48小時內啟動核查、誤投檔案72小時內完成更正轉遞），通過數字化工單系統實現問題閉環管理，確保畢業生權益得到及時保障。

4.2.3建立多部門協同治理長效機制。由人社部門牽頭，聯合教育、郵政、公安等單位組建跨領域督導小組，定期召開檔案管理聯席會議，針對轉遞過程中出現的共性問題（如地址模糊、接收單位失聯等），編制《檔案轉遞典型案例匯編》并發布風險預警清單。建立“問題收集—聯合研判—政策優化”的閉環工作機制，通過跨部門的數據共享與業務協同，持續完善檔案轉遞流程標準，從根源上防范系統性風險，推動檔案管理工作向規范化、科學化、長效化方向發展。

結語

本研究表明，通過制度、服務、技術的協同創新，可有效破解檔案轉遞的體制性障礙，這些創新舉措將推動檔案管理從被動式保管向主動式服務轉型。高校畢業生檔案轉遞是高校畢業生就業服務的重要環節，需以政策為綱、技術為翼、服務為本，構建“規范—高效—透明”的轉遞生態。未來，需進一步細化分類管理措施，適應靈活就業等新業態需求，推動檔案管理從“靜態保管”服務模式向“動態服務”模式轉型，更好地服務于學生的成長和發展。

作者簡介：陳萱（1978.4—），大學學歷，海南師范大學檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。