新時代背景下普通公路工程檔案管理工作研究

摘 要：近年來，隨著我國公路事業的成熟發展，普通公路的工程檔案管理工作也得到更多重視。針對普通公路本身的復雜性和多樣性，務必要提高檔案管理工作水平，積極應變突發情況，滿足新時代背景下普通公路工程檔案管理的核心需求。鑒于此，本文將著重分析普通公路工程檔案管理的情況，了解其中存在的問題，并提出具體優化策略。旨在推動我國普通公路工程檔案管理水平的提高。

關鍵詞：普通公路；工程檔案管理；工作研究

檔案管理作為普通公路工程中十分重要的組成部分，關乎信息記錄的完整性，歷史經驗的傳承，也會決定后續普通公路工程的施工效果。隨著公路建設的不斷成熟和發展。檔案管理也面臨著前所未有的挑戰。由于普通公路的施工周期長，參與方較多，往往會導致數據資料保管的異常復雜。但傳統檔案管理方式已經很難滿足現代普通公路工程建設的需求，如何創新改良現有的檔案管理模式將是所要考慮的重點問題。

1 普通公路工程檔案管理概述及價值分析

1.1 概述

普通公路工程檔案作為公路在進行立項、養護、建設等過程中，形成具有一定保存價值的文字、圖片等形式和載體的記錄。這些原始記錄有效保存了一段時間內普通公路工程中的相關數據資料和公路建設的全過程。普通公路工程檔案管理也是國家檔案管理的重要組成部分。工程檔案管理工作在一定程度上會直接影響甚至決定著工程管理的成敗。因此，務必要高度重視并切實抓好項目檔案管理工作。由于普通公路工程檔案管理涉及公路施工的各個環節，也是一項十分復雜且艱巨的系統任務，務必要多方配合。還要注重構建成熟完善的檔案管理體系，將理論與實際相結合，切實推動檔案管理工作的高質量發展。

1.2 價值分析

普通公路工程檔案是公路工程建設中的重要組成部分，包含公路建設全過程的數據和具體流程與關鍵資料，能夠為后續的決策提供重要的參考依據。一般情況下，普通公路工程在施工之前，相應的檔案管理開始建立。按照相關要求，在普通公路工程建設中，工程檔案的產生與整個施工的進度保持一致。在施工的全過程，要嚴格記錄相關數據材料和具體指標，將其作為日后查驗的依據。因此，普通公路工程檔案也是衡量公路工程質量的重要指標。對于普通公路工程施工具有監管性作用。近年來，隨著我國普通公路工程事業的成熟發展，大量的公路工程檔案隨之產生。這些檔案也逐步形成交通建設局的重要資源。因此，提高普通公路工程檔案管理水平至關重要。

2 新時代背景下普通公路工程檔案管理的制度規范

2.1 立法體系的完善與創新

目前，普通公路工程檔案管理的法律基礎已形成以《檔案法》為核心、專項法規為支撐的復合型立法體系。新修訂的《檔案法》增設“電子檔案法律效力”專章，明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等法律地位，這為公路工程電子檔案管理提供了根本遵循。與之配套的《交通檔案管理規定》細化要求，規定公路工程檔案保存期限應不少于該公路設計使用年限，且銷毀前需經省級交通主管部門批準，強化了檔案管理的法定約束力。針對智能建造帶來的新業態，《公路工程設計施工總承包管理辦法》等規章增設檔案管理條款，要求EPC項目總承包單位對勘察、設計、施工全過程檔案承擔統籌責任。2023年發布的《智慧公路建設指南》進一步明確，基于物聯網采集的施工過程數據應按1Hz頻率存儲，且需保留原始數據包與可視化分析結果雙重備份，這些規定為新型檔案載體管理提供了法律依據。

2.2 標準體系的健全與發展

技術標準體系是制度實施的重要支撐。現行《公路工程文件材料立卷歸檔細則》將歸檔文件擴展至23個大類168個子項，新增無人機航拍影像、地質雷達檢測圖譜等新型檔案材料。在電子檔案領域，《交通電子文件歸檔與電子檔案管理規范》設定四項核心技術指標：元數據捕獲完整率≥98%、格式轉換準確率≥100%、檢索響應時間≤3秒、系統可用性≥99.9%，這些量化標準為檔案數字化提供了明確的技術指引。

2.3 制度框架的構建與優化

普通公路工程檔案管理制度體系，已從單一保管要求發展為覆蓋全生命周期的管理體系。在立項階段，《公路建設項目前期工作管理辦法》規定可行性研究報告必須包含檔案管理專篇，明確檔案室建設標準、數字化實施方案及經費預算。這一前置性制度安排，從根本上改變了“重建設輕檔案”的傳統管理模式。施工階段的制度創新體現在過程控制機制的強化。交通運輸部推行的“三同步”制度（檔案生成與工程進度同步、檢查與質量驗收同步、移交與項目竣工同步），要求監理單位每個月核查施工記錄的完整性，對隱蔽工程影像資料實行“當日拍攝、三日歸檔”的時效管理。某跨省公路項目試點“區塊鏈+檔案”的管理模式，該經驗已被納入《公路工程電子檔案管理規范》修訂草案。竣工驗收環節的制度完善尤為顯著。《公路工程竣（交）工驗收辦法》實施細則規定，項目檔案驗收實行“一票否決制”，檔案專項得分低于90分不得通過竣工驗收。在檔案移交方面，建立“雙套制”保管要求，重要橋梁隧道工程需同時向項目建設單位、屬地檔案館移交紙質與電子檔案，確保檔案資源的戰略備份安全。

3 普通公路工程檔案管理工作中存在的問題

3.1 工程檔案管理意識不強

工程檔案管理意識不強是普通公路工程檔案管理中存在的問題之一。大多數普通公路檔案管理部門對改善基礎設施、創新檔案管理方式不夠重視，在互聯網、大數據、智慧檔案館等新技術應用方面缺乏主動思考，使得城建檔案的接收、保存、查閱等工作大多依靠人工完成，距離智能化檔案管理存在較大差距。煩瑣性較強的工作需要全面整合數據信息，有些公路施工單位管理者忽視公路檔案管理的重要性，甚至會認為檔案管理只是輔助性作用，對于公路工程的建設毫無意義。而這種認知的不足，也會導致具體工作人員針對檔案管理的認識存在偏差。與此同時，普通公路工程檔案中包含對今后公路進行預防性養護的重要數據，同時具有法律效應。但許多施工單位忽視檔案管理，沒有將檔案本身的法律效應放在重要位置，在施工時往往會出現為了趕進度而違例特批等一系列不規范程序，并且這些不規范程序沒有列入檔案管理中，也影響檔案管理的真實性。

3.2 工程檔案管理開發利用水平有待提高

工程檔案管理開發利用水平有待提高，是普通公路工程檔案管理中存在的又一問題。檔案管理的開發和利用與信息化建設息息相關。仍有部分地區在普通公路工程建設中對信息化技術的應用不夠充分，導致內部的檔案管理仍然沿用費時費力的傳統人工管理方法。隨著公路項目的增多，普通公路檔案的規模和體量不斷增大，在互聯網信息化方面的投入較少，造成大多數普通公路檔案仍然以紙質檔案為主，基于互聯網接收和云存儲的電子檔案移交方式存在滯后性。再加上許多普通公路部門缺乏復合型工程檔案管理人才。現有的工作人員已經習慣原有的檔案管理方式，甚至會出現消極怠工的行為，不愿意接觸新鮮事物，也很難懂得如何進行數字化操作。再加上普通公路工程檔案工作需要掌握檔案、工程和計算機技術等多學科知識的復合型人才，而有關單位對這類人才的培養力度較小。或是對于普通公路工程領域對檔案管理的重要性認識不夠，造成檔案人才流失嚴重、結構失衡。這些問題都會導致工程檔案管理的開發效果不夠理想，信息化建設步伐存在明顯滯后性。

3.3 工程檔案管理案卷質量不符合標準

工程檔案管理案卷質量不符合標準是目前普通公路工程檔案管理中存在的又一問題。目前，我國針對普通公路工程檔案管理方面并沒有制定明確的規范標準，導致不同地區的公路工程檔案管理執行標準有較大差別。質量不符合標準時，會直接導致操作上的問題。還有許多工程項目在前期施工時，沒有建立與檔案管理相關的管理機制，不合理的檔案管理制度很難有效對接普通公路施工需求，檔案管理人員對于普通公路建設的整體進度難以把握。有些建設單位只注重設計、施工過程和竣工的資料收集和編制，忽視了設計前期和監理的資料，也會導致工程項目的檔案資料輕重不夠明確，還會偶爾出現弄虛作假的情況。部分工作人員不注重工程檔案的建設，可能會偷奸耍滑，或是因為個人利益，導致工程檔案的資料歸集有了明顯的偏向性，或是出現走過場的情況，嚴重影響后續公路工程的養護和維修。

4 新時代背景下普通公路工程檔案管理工作優化策略

4.1 加強工程建設項目檔案規范化管理

為切實提高新時代背景下普通公路工程檔案管理水平，需要做到檔案的規范化管理，也要及時轉變工作人員的思想認知，提高對檔案管理的重視程度。確保工程檔案從資料收集、歸檔、整理朝向規范化、標準化的方向發展。針對檔案整理中的部分重難點問題，要提前做好準備工作，期間文件資料的收集整理也要為后續普通公路工程竣工做好充分準備。工程項目管理者要起到模范帶頭作用，將項目檔案管理工作列入考核中。鞭策更多工作人員能轉變原有的認知，提高個人業務水平，共同投入項目檔案管理中，形成規范化管理模式，還要嚴格審核，規范管理程序。施工單位務必要對普通工程施工的每個環節進行自檢，主管單位的負責人需要針對工程項目檔案的真實性、完整性進行再次嚴密審查并簽署意見保存。對于某些隱蔽工程師，要全程保留相關數據資料，確保資料的真實完整，為后續普通公路的維護提供思路依據。若發現有不合格的文件資料時，要責令相關部門及時修正。通過嚴格規范的審核程序，能促使普通公路工程檔案管理規范、科學以及如期完成工程建設。

4.2 創新普通公路工程項目檔案管理體系

創新普通公路工程項目檔案管理體系，是新時代背景下普通公路工程檔案管理的又一優化策略。通過上述分析得知，我國許多地區在進行普通公路建設時，內部檔案管理體系存在明顯滯后性，甚至仍然停留在計劃經濟時期，影響檔案管理的工作效果。對此，要創新檔案管理模式，使得檔案管理朝向科學化、數字化的方向發展。建立檔案數據庫，保障信息數據的真實可靠和安全。在信息化時代下，互聯網實現了信息在線共享。當應用到普通公路工程項目檔案管理中，能夠方便工作人員高效準確地完成記錄任務。再加上普通公路本身具有數據量巨大且種類繁多等特點，展開信息化、數字化建設，通過構建檔案數據庫，能夠實現精準管理。與此同時，要實現公路工程檔案數字化管理的審核制度，為其提供更加方便、真實的數據信息。利用現代化網絡優勢，建立相關的網絡資源平臺，利用先進的技術構建電子化檔案，進一步延長資料的使用壽命，切實提升檔案工作人員的安全意識，力爭上游，做好技術上的突破和安全防護工作，避免出現公路工程檔案丟失、被竊取等情況。與此同時，普通公路工程的檔案管理務必要高度重視信息化工作。將項目建設管理信息化和檔案信息化有機結合到一起，率先部署普通公路工程質量信息系統，為公路質量管理提供實時監控手段，切實提高檔案管理工作的科學性和有效性，以及保證各個環節的公路工程檔案都可及時投入使用。特別是在竣工文件編制階段，在公路工程檔案信息系統中，要通過應用各類數據在后臺導入公路項目的竣工文件管理中，形成電子文檔。

4.3 構建符合公路工程檔案的管理模式

為推動新時期普通公路工程檔案管理的高質量發展。務必要構建標準且嚴格的檔案管理機制，完善檔案管理工作流程。規范檔案工作列入項目工程的整體發展規劃中。將每項工程建設的規劃都詳細列舉并有效保存，還要嚴格執行并落實檔案工作程序。隨后，要增加投入，著力改善普通公路工程檔案管理的硬件及軟件環境。對于硬件環境而言，通過優化現有的公路工程檔案管理環境，實現技術硬件的現代化發展。此外，要注重開發建設公路工程檔案管理軟件。通過實現硬件、軟件相結合，優化普通公路工程檔案的管理環境。在此基礎上，要細化普通公路工程施工階段出現銜接部分的檔案規劃，并及時制定細則，避免為了趕工期而越過檔案管理的情況出現。還要細化公路工程檔案管理責任，落實到每一個工作人員頭上，避免出現責任推諉的問題，并構建完善的獎懲機制，加強檔案管理工作的監管和控制。一要注重對檔案管理工作地基的巡視和技術指導，二要加強竣工階段的檔案編制。要保證各個參建單位竣工材料在經過檔案工作小組審核無誤后，才可定檔。保障普通公路工程檔案管理的各項工作均處于合格的流程中運行。

總而言之，由于普通公路工程檔案管理工作面臨整理復雜性、信息化滯后等諸多問題。因此，在今后務必要加強工程建設項目的檔案規范化管理，創新普通公路工程項目檔案管理體系，并構建符合公路工程的檔案管理模式。在推動檔案管理工作可持續發展后，實現普通公路工程經濟效益和社會效益的雙贏。

參考文獻

[1]吳恩蘭，高楊，烏尼日.新時代背景下水利檔案管理路徑研究[J].內蒙古水利， 2023（7）：62-63.

[2] 陳梅.新時代背景下關于高速公路工程檔案管理的思考[J].名匯， 2023（4）：43-45.

[3] 高攀.新時代背景下基建工程檔案驗收過程中的問題及優化路徑[J].電腦愛好者（電子刊）， 2023（9）：2345-2346.DOI：10.12277/issn.

[4] 李演科.新時代背景下水利檔案管理工作研究[J].普通公路工程檔案， 2020（7）：2.

（作者單位：吉林省公路管理局）