新時代基層文書檔案資源建設體系的問題與對策分析

摘 要：新時代，文書檔案資源的開發與利用對服務經濟社會發展、滿足人民群眾需求意義重大。在信息化浪潮下，文書檔案資源建設作為基層檔案館（室）的重點任務，面臨著多方面的問題與挑戰。傳統管理方式陳舊，存在局限性，數字化轉型面臨重重挑戰，資源整合與共享也受阻等。針對這些問題深入剖析，進而提出針對性策略：完善文書檔案信息收集整理機制，多途徑推動資源整合與共享，重視檔案資源開發與服務，并強化人才、安全等保障措施，全方位提升新時代文書檔案資源建設質效，加強高質量檔案數據資源供給，充分融入政府數字治理的“資源池”，為政府決策、公共服務、社會治理等提供重要支撐，為經濟社會高質量發展賦能續航。

關鍵詞：新時代；文書檔案；存在問題；優化路徑

文書檔案作為政務活動的歷史記錄和文化記憶的載體，理應重視文書檔案資源建設。當前，基層檔案館（室）文書檔案資源數量快速攀升，傳統檔案管理模式已無法適應新時代發展的步伐。一方面，社會數字化轉型加速推進，公眾對文書檔案服務的需求日趨多元，而部分基層檔案館（室）共享機制存在諸多缺陷，難以滿足公眾訴求。另一方面，檔案資源開發利用同樣面臨難題，大量珍貴文書檔案資源尚未得到充分挖掘與有效利用，造成資源閑置浪費。與此同時，檔案人才隊伍建設滯后，兼具檔案專業知識與數字技術能力的復合型人才匱乏，在一定程度上束縛了文書檔案資源建設進程。鑒于此，構建契合時代需求的文書檔案資源建設體系已然成為一項重要任務，這既是檔案事業邁向高質量發展的現實需求，又是激活檔案資源價值的必由之路[1]。在此背景下，深入剖析新時代基層文書檔案資源建設體系的相關問題，并提出合理化建議，對推動檔案事業進步具有重大意義。

1 新時代文書檔案資源建設體系的主要問題

在信息時代背景下，文書檔案資源具有重要開發價值，應將現代信息技術與文書檔案資源建設深度融合，推動其從被動服務邁向主動創新轉型，已然成為必然趨勢。然而，在此進程中，文書檔案管理遭遇諸多難題，在一定程度上制約了文書檔案資源的有效開發與利用。因此，深入剖析當前基層文書檔案管理存在的具體問題極具必要性。

1.1 傳統文書檔案管理方式的局限性

新時代，數字信息技術與文書檔案管理深度交融，為檔案管理帶來全新工具、思維與手段，也為其創新發展提供了契機。但當下部分基層檔案館（室）在文書檔案管理過程中，方式仍顯滯后，難以契合現代檔案管理的實際需求。首先，制度僵化，效率低下。傳統檔案管理模式過度依賴既有工作流程與方法，靈活性與適應性欠佳。在文書檔案的收集、整理與歸檔環節，流程固化，效率不高，并且對于社交媒體信息、電子文件等新興文書檔案形式未構建完善的收集機制，影響了文書檔案信息資源收集的完整性。其次，文書檔案管理標準執行不統一。由于各檔案館（室）的性質、規模、行業特點以及所處的環境等因素的不同，不同主體間的檔案管理標準仍存在顯著差異，這在很大程度上阻礙了文書檔案信息資源的整合與共享。最后，檔案開發與利用能力欠缺。傳統文書檔案管理側重于保管，檔案開發與利用路徑和目標有局限性，限制了文書檔案資源利用的深度與廣度，難以充分發揮檔案資源的潛在價值。

1.2 文書檔案數字化轉型過程中的挑戰

隨著信息技術持續發展，檔案數字化轉型勢在必行，但當前文書檔案數字化轉型面臨諸多現實困境。首先，技術應用能力不足。部分檔案館（室）雖意識到大數據、云計算等新興技術的優勢，但受制度機制束縛、資金短缺、人才匱乏等因素制約，難以將這些先進技術有效應用，影響了文書檔案數字化轉型的推進速度。其次，信息安全問題突出。文書檔案數字化轉型涉及信息的存儲、傳輸與利用，現階段，系統故障、網絡攻擊、數據被泄露等問題頻發，嚴重威脅文書檔案信息的安全。此外，電子檔案全生命周期管理亟待完善的保障措施，而部分檔案管理部門在制度與技術層面均存在短板[2]。最后，數字化人才短缺。文書檔案數字化轉型急需大量復合型人才，他們既要精通檔案管理，又要掌握信息技術。但當前檔案行業普遍面臨此類復合型人才匱乏的困境，基層單位尤為突出，難以滿足文書檔案數字化轉型的需求。

1.3 文書檔案資源整合與共享的障礙

新時代，文書檔案資源建設的重點在于整合與共享，前者為資源建設提供豐富資源，后者是提升檔案利用效率的關鍵。但在實際落實過程中，面臨重重限制。首先，數據流通性不足，存在“信息孤島”問題。不同地區、部門在檔案資源共享方面尚未達成共識，檔案館（室）的檔案系統相互獨立，數據共享時存在不兼容狀況，形成“信息孤島”，降低了檔案資源的整合利用效率。其次，共享標準不統一，共享建設較為滯后。在編碼、語言、數據格式等方面若缺乏統一標準，檔案數據共享便難以實現。盡管有的檔案館（室）已著手解決，但進展緩慢。最后，部分檔案館（室）執行能力欠佳。檔案資源整合與共享需多元主體協同參與，基層檔案館（室）理應主動作為。然而部分基層部門積極性不高、主動性不強，相關政策落實不到位，導致文書檔案資源整合與共享工作推進遲緩，影響了整體效果。

2 新時代文書檔案資源建設體系的對策建議

2.1 完善文書檔案收集與整理機制

新時代，在文書檔案資源建設進程中，應主動將現代信息技術融入收集與整理環節，并構建配套制度機制，確保信息技術切實服務于文書檔案信息處理流程。首先，明晰文書檔案收集范疇與標準。充分認識新興電子檔案、社交媒體記錄等檔案信息的價值，對既有文書檔案收集范圍與標準予以優化，使其契合新時代發展趨勢。通過制定詳盡的文書檔案收集清單，明確歸檔要求，確保所收集文書檔案具備完整性、真實性與可用性。其次，規范文書檔案整理流程。依循統一標準與方法對文書檔案予以分類編號，保障其有序性與可檢索性。在此基礎上，借助大數據、人工智能、區塊鏈等現代信息技術，運用智能分類算法與自動識別技術，提升文書檔案整理的效率與質量，實現檔案管理精細化[3]。再次，強化文書檔案收集動態管控。與相關部門保持密切溝通，定期挖掘公務過程的新業務、新領域形成的文件材料，動態調整收集范圍，確保文書檔案資源持續更新。最后，引入辦公全流程管理和自動化歸檔系統，貫通電子文件到電子檔案的全過程，通過科學分類、索引優化和自動化更新流程，提升檔案分類的準確率和收集整理的效率。以山東省高級人民法院為例，其行政辦公系統實現與最高人民法院和省直部門之間公文交換以及內部行政公文的全流程在線辦理，電子文件到達預歸檔環節時，系統自動判斷是否符合歸檔要求并采集，自動或半自動推定保管期限，電子文件隨辦隨歸，實現了電子文件的單套歸檔。

2.2 推動檔案資源整合與共享

新時代挖掘文書檔案資源價值，關鍵在于整合與共享。首先，制定統一文書檔案數字化標準，明確數據格式、編碼及存儲規范，化解信息交互障礙。以江蘇省人事部門為例，其通過完善檔案數據標準，助力長三角地區民生檔案資源跨區域共享，為區域協同發展提供檔案支撐。其次，搭建文書檔案資源共享平臺。構建統一的文書檔案信息化平臺，實現不同地區、部門間檔案信息資源共建共享。搭建過程中強化技術支持，融入大數據、云計算等技術，完善平臺功能，為檔案數據互聯互通創造條件，提升各級檔案館（室）資源整合與共享能力。最后，加強與大數據管理部門的協同，建設檔案大數據中心，將檔案數據資源納入政務大數據統一管理，實現檔案數據與政務數據、社會數據的匯聚融通，提高檔案數據資源在政府決策和公共服務活動中的應用能力。以浙江省檔案館為例，其通過政務云聯通省大數據中心，將檔案數據納入統一管理。

2.3 重視檔案資源的開發與服務

檔案資源開發利用與服務是新時期文書檔案管理的核心價值彰顯。為此，在資源整合共享的基礎上，應構建必要的開發與服務制度機制，充分發揮檔案服務業務、服務社會的價值。首先，注重文書檔案文化傳承與價值挖掘。一方面，通過整理編輯文書檔案資源，講述蘊含其中的歷史故事，弘揚中華優秀傳統文化，提升檔案資源文化內涵與價值底蘊，讓文書檔案成為文化傳承的鮮活載體。另一方面，開發貼近民眾生活的檔案文化產品，線下展覽和虛擬展廳相結合，增進社會公眾對文書檔案的認知，提升其社會影響力，使檔案走出“深閨”，融入社會文化生活，服務廣大人民群眾。其次，強化檔案數據資源數字化賦能，凸顯以人工智能為代表的信息技術在檔案資源開發與服務中的價值，推動檔案服務理念與模式的深度重塑。一方面，樹立用戶需求導向。借助大數據、云計算等技術精準剖析用戶需求，如依據后臺數據解析用戶查詢習慣、瀏覽歷史、關注重點等，據此優化文書檔案資源組織與呈現方式，提供精準的信息服務和知識支持，提升服務整體質量。另一方面，推動以DeepSeek為代表的人工智能技術與檔案資源開發利用的深度融合，輔助進行歷史研究或政策制定。自動提取檔案中的實體及關系，形成結構化的知識網格，對檔案背后蘊含的治理經驗深度挖掘和分析，進而進行趨勢分析、風險評估、績效評價等，為組織提供有價值的治理經驗，為管理層提供科學的決策依據。

3 新時代文書檔案資源建設體系的保障措施

3.1 加強法律法規與制度建設

法律法規及制度體系是新時代文書檔案資源建設的重要方面，有利于文書檔案工作的規范化、系統化運作。近年來，我國高度重視檔案法治化進程，新修訂的《檔案法》及其實施條例為文書檔案資源建設體系相關實踐賦予了法律依托。與此同時，國家檔案局持續完善相關配套法律制度，為文書檔案資源的開發與利用明晰了規范準則。在地方層面，各地積極響應，圍繞檔案管理工作密集出臺法律法規與配套細則。如河北、遼寧、黑龍江等7省區修訂并頒布地方檔案條例，福建出臺《閩臺關系檔案保護條例》，這些地方性法規進一步細化檔案管理流程與要求，為文書檔案資源從收集、整理、保管到利用的全流程提供精準法律依據，保障檔案工作依法依規推進[4]。

3.2 強化信息安全與技術保障

在數字化浪潮下，文書檔案資源建設面臨嚴峻的信息安全考驗，亟待從信息安全與技術保障兩個維度發力，為檔案資源開發利用保駕護航。檔案資源作為關鍵基礎性戰略信息資源，地位舉足輕重。為此，基層檔案館（室）應強化安全意識，將總體國家安全觀貫穿工作始終，搭建更為嚴密的文書檔案安全架構。近年來，國家檔案局大力推動數字化檔案館（室）建設，同步修訂《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》與《檔案信息系統安全等級保護基本要求》，為強化檔案信息安全指引方向。基層檔案館（室）在探索創新路徑時，應深度融合大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等前沿技術，將其有機融入文書檔案網絡與信息安全管理流程，打造更為精細、系統的文書檔案管理體系，確保文書檔案信息長期、穩定保存，全程處于安全管控范疇。

3.3 加強文書檔案人才隊伍建設

新時期，文書檔案工作橫跨信息技術、歷史文化、法律法規等多元領域，急需復合型人才參與其中。為此，一方面應扎實落實檔案人才隊伍建設的各項政策，提升管理人員專業素養。各地應廣泛組織形式多樣的專題講座，既聚焦《檔案法》及其實施條例深度解讀與專項培訓，又將新時代文書檔案資源建設關聯的大數據、云計算等技術作為講解要點，助力管理人員提升信息素養，主動將數字信息技術融入日常管理實踐[6]。另一方面，需優化現有的人才結構，廣泛吸納信息技術、法律等領域的專業人才投身文書檔案管理事業。同時，建立健全檔案管理崗位考核評價機制，將文書檔案資源創新成果、服務用戶滿意度等指標納入考核范疇，充分激發文書檔案工作人員的服務熱情與工作積極性。

總之，新時代基層文書檔案資源建設體系仍面臨諸多挑戰，諸如技術賦能欠缺、資源開發低效、人才隊伍建設遲緩等。對此，一方面，要強化頂層設計，做好規劃引領，立足文書檔案管理現狀，結合國內檔案管理發展趨勢，探索建設國家、省、市三級檔案大數據基座平臺，統籌管理文書檔案資源，破除“信息孤島”困境。另一方面，要驅動技術創新，以技術賦能提升文書檔案資源開發利用的效率，如借助人工智能優化檔案分類與檢索流程、提高準確研判與科學決策的能力，釋放文書檔案的價值潛能。同時，著力搭建檔案資源應用服務體系，推動服務利用方式的變革，實現文書檔案資源的高效利用和價值轉化。通過多措并舉，營造共建、共享、共治的文書檔案生態，彰顯文書檔案資源建設的多元價值。

參考文獻

[1]馬俊月.新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案的開發與利用探討[J].蘭臺內外，2024（28）：44-46.

[2]李宗富，羅曉格.掘煤興工、梳檔以紀：中福公司文書檔案工作研究[J].檔案學刊，2024（01）：35-46+64.

[3]張曉江.高校文書檔案信息資源開發利用研究[J].科技資訊，2023，21（22）：253-256.

[4]邢麗麗.加強文書檔案管理服務公路事業發展[J].城建檔案，2021（08）：71-72.

作者簡介：張耀予（1982—），大學學歷，臨沂市中級人民法院訴訟服務中心，研究方向：檔案管理。