中學檔案信息化建設的困境與突破

摘 要：中學檔案作為學校管理的重要組成部分，包括文書檔案、學生學籍檔案、基建檔案、實物檔案、聲像檔案等，其信息化建設對學校的發展具有重要意義。不僅有利于提升檔案管理效率，還有利于實現檔案信息共享。但是，中學檔案信息化建設過程中仍然存在一些困境，包括檔案信息化基礎設施不足、檔案管理人員的信息化能力不足、校領導對檔案信息化建設的支持不足等。對此，建議加強檔案信息化基礎設施建設、提高檔案管理人員的信息化能力、加強校領導對檔案信息化建設的支持等，以便形成一套科學高效的策略，為中學檔案信息化建設提供切實可行的路徑。

關鍵詞：中學；檔案信息化建設；困境；突破

檔案管理是中學教育管理中不可或缺的一環，不僅是學校歷史的記錄，還是學校科學決策和管理的重要依據，但隨著信息技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式已無法滿足現代學校管理的需求，信息化轉型成為必然趨勢。然而，與高等院校和其他大型教育機構相比，中學檔案信息化建設的起步較晚，基礎薄弱，面臨諸多問題，這些問題嚴重制約了中學檔案信息化的進程。因此，針對中學檔案信息化建設存在的突出問題，提出針對性的突破策略，不僅能夠幫助中學完善檔案管理體系，還將為推動整個教育行業的數字化轉型貢獻力量。

1 中學檔案信息化建設的作用

1.1 提升檔案管理效率

中學檔案信息化建設，對提升檔案管理效率具有重要意義。一方面，傳統模式下，文書檔案、學生學籍檔案、基建檔案、實物檔案等類型的檔案需要占用大量的實體空間，容易出現文件丟失、損壞、存儲混亂的情況，而信息化手段通過數字化技術將檔案以電子形式存儲在數據庫中，不僅節省了物理空間，還便于對檔案進行系統化的管理，從而有利于提升管理效率[1]。另一方面，現階段，我國個別學校還是運用傳統方式進行人工整理，以紙質版材料為主，雖然這種方式在一定程度上可保證信息的準確性，但龐大的工作量也給檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。而學校利用檔案信息化管理，可節省大量的時間[2]。

1.2 實現檔案信息共享

傳統的檔案管理模式通常是以單一學校為單位，檔案的存儲和利用集中于本校內部，信息流通受限，而信息化建設通過搭建數字化平臺，為檔案信息的跨部門、跨學校、跨地區的共享創造了可能。一方面，在傳統模式下，不同部門之間的信息流轉依賴人工溝通和紙質文件的傳遞，效率低下且容易出現信息遺漏，而通過檔案信息化建設，檔案數據可以存儲在統一的數字化平臺，各部門依據權限快速調取所需信息，實現高效協作。另一方面，在區域教育管理中，學生的轉學、升學、跨校活動中常常涉及檔案的調取，但傳統模式下，不同學校的檔案管理系統獨立運行，導致檔案信息的調取需要通過紙質文件的郵寄或人工復印，既耗時又不環保，而通過信息化平臺的建設，不同學校之間可以通過網絡實現檔案數據的共享。

2 中學檔案信息化建設的困境

2.1 校領導對檔案信息化建設的支持不夠

在中學檔案信息化建設中，校領導支持不足是一個制約因素，主要表現在多個方面。第一，校領導對檔案信息化建設的重視程度不夠。在中學的管理層面，檔案信息化建設通常未被列入優先發展事項，與學校教學、學生管理等核心工作相比，缺少必要的戰略地位，導致相關工作的推進動力不足。第二，校領導對檔案信息化建設的資金支持力度不足。學校領導對檔案信息化建設與管理還不夠重視，沒有多余的資金去開展檔案信息化建設，認為檔案信息化建設沒有必要[3]，導致相關建設進度緩慢，基礎設施和系統功能難以滿足實際需求。第三，檔案信息化作為一項復雜的系統工程，需要科學的規劃和階段性的目標設置，但中學在這一方面往往存在較大不足，使得工作推進零散且缺少協調性，各項建設環節未能形成有效聯動，無法實現檔案信息化的整體提升。第四，檔案信息化涉及多方面的技術應用和協調工作，但校領導通常將其簡單理解為設備采購或檔案錄入，忽略了其中的技術難點和實施要求，這種認識上的局限性使得校領導未能在引進專業技術團隊、配置技術人員、提供必要技術支持方面采取有效措施。

2.3 檔案管理人員的信息化能力不強

檔案信息化管理是一項集專業性與技術性一體的工作，需要配備專業人員來著力推動工作進程[4]。第一，中學檔案多數管理人員對信息化管理系統的操作知識了解有限，對系統功能的理解和使用僅停留在基本層面，無法充分發揮信息化工具的優勢，面對數字化檔案轉換和數據處理時，效率低下，出錯率較高。第二，中學檔案管理崗位通常被視為學校的輔助性工作，檔案管理人員的崗位設置和職業發展路徑較為有限，導致管理人員在提高自身信息化能力方面動力不足。第三，檔案管理人員的綜合能力與崗位要求存在脫節。目前中學檔案管理人員的綜合素質較為單一，許多人僅具備傳統的檔案整理和歸檔技能，缺少跨領域的知識儲備和能力，從而難以滿足信息化背景下對檔案管理工作的全面要求。

2.4 檔案信息化基礎設施不足

從目前來看，我國大部分中學存在檔案設備落后的情況[5]。第一，中學在檔案信息化建設上硬件設施配置不足。多數中學的檔案管存儲設備的容量有限，數據處理能力較低，無法支持大規模檔案的數字化轉化和管理，這種硬件條件的落后直接制約了檔案信息化建設的推進。第二，網絡基礎設施建設滯后。許多中學的校園網絡覆蓋范圍有限，質量較差，尤其是在檔案管理室等非教學區域，常常存在信號弱的問題，導致檔案信息化系統難以建立穩定的網絡支持環境。第三，一些學校缺少專門的技術人員負責設備的維護與升級，出現設備故障時無法及時解決，進一步降低了基礎設施的可用性和使用效率。

3 中學檔案信息化建設的突破策略

3.1 加強檔案信息化基礎設施建設

中學檔案信息化建設的核心是建立完善的基礎設施，這是實現檔案管理現代化的根本保障，也是一項系統性的工程，需要從多角度展開具體實施。第一，中學需要加大對檔案管理硬件設備的投入力度，為信息化建設提供基礎支撐，為此要根據檔案管理的具體需求，逐步配置性能更高、容量更大的存儲設備、現代化的計算機設備，以便滿足文書檔案、學生學籍檔案、基建檔案、實物檔案和聲像檔案等類型檔案的數字化存儲需求。第二，學校應全面優化校園網絡基礎設施，為檔案信息化提供可靠的網絡環境。例如，在硬件層面，需要加強網絡設備的布置，保證檔案管理室等關鍵區域的網絡覆蓋無死角，同時提高校園網絡的帶寬，以支持大規模的數據傳輸。第三，在文書檔案和學籍檔案的管理中，學校需要采購高精度的掃描儀和圖像處理設備，來保證檔案數據數字化過程中的清晰度，還應配備專用的視頻編輯和三維建模設備，以便實現對多媒體檔案的高效處理。第四，在檔案信息化建設過程中，學校應引入或開發更加智能化的檔案管理平臺，為檔案的分類、檢索、共享和更新提供支持。同時，學校應加強對檔案管理系統的界面設計，使系統操作更加直觀和友好，便于檔案管理人員快速上手，避免因操作復雜而影響系統的實際應用效果。第五，學校應建立檔案信息化基礎設施的日常維護和更新機制，保證基礎設施的持續穩定運行，為此需要配備專門的技術支持團隊，負責檔案管理硬件和軟件系統的定期維護。同時，學校還應根據技術發展的趨勢，定期對硬件設備和管理系統進行升級，以適應日益復雜的檔案管理需求。

3.2 提高檔案管理人員的信息化能力

檔案管理人員作為信息化建設的直接實施者，加強管理人員的信息化能力建設，是提高檔案信息化水平的必經之路。第一，中學應定期組織檔案管理人員參加信息化技術培訓，內容包括檔案管理系統的使用、數據數字化處理、檔案數據庫維護等實用技能。同時，在培訓計劃中，還應增加對新技術和新方法的學習。例如，人工智能輔助檔案分類、云存儲技術等，以便幫助管理人員保持對信息化發展的敏感性。第二，針對部分檔案管理人員在數據錄入、文件備份、網絡操作等方面的薄弱環節，學校應制訂專項學習計劃，從最基本的信息技術知識入手，逐步提高其技術應用水平。同時，學校還應為檔案管理人員提供可隨時學習的在線教育資源，保證他們能夠根據自身的需求靈活補充技術知識。第三，中學應明確檔案管理崗位的職業發展路徑，通過職級晉升、績效獎勵等方式激勵檔案管理人員不斷提高專業能力，還應設立專項獎勵機制，對在信息化建設中表現突出的人員給予物質獎勵，以便進一步激發他們在信息化技能提升方面的積極性。第四，學校可以通過開展專題會議，向檔案管理人員展示檔案信息化對提升管理效率，以便幫助他們深刻認識自身在學校發展中的重要價值。同時，學校應注重調動管理人員的參與熱情，通過組織團隊協作任務或設置信息化項目競賽等形式，讓管理人員在實踐中充分體會信息化工作的意義。

3.3 加強校領導對檔案信息化建設的支持

校領導對檔案信息化建設的高度重視，既是提高學校檔案管理能力的重要手段，又是推動學校整體管理現代化的關鍵環節。第一，學校需要通過專題學習會、教育政策解讀、工作報告等方式，向校領導傳達檔案信息化對提升學校管理效率以及現代化水平的重要意義。同時，要將檔案信息化工作與學校整體發展的目標相結合，使校領導意識到其與教學質量、學校形象提升等核心目標的密切關聯，從而提高其對檔案信息化的重視程度。第二，學校應在校領導的主持下，組織檔案管理、技術支持等相關部門，制定符合學校實際的檔案信息化中長期發展規劃，其中規劃內容應包括檔案信息化的目標、階段性任務、資源需求和責任分工等，以便保證檔案信息化建設具有明確的方向[6]。第三，學校在年度預算編制時，校領導需明確將檔案信息化建設列入優先投資領域，根據規劃的需求設置專項經費，用于硬件設備升級、管理系統開發、人員培訓以及后續維護工作。第四，學校應組織校領導定期參與檔案信息化的技術體驗活動。例如，檔案管理系統的功能展示、檔案數字化過程的實踐觀摩等，幫助領導直觀了解信息化工作的實際操作和技術需求。此外，校領導還應在工作中保持對新興信息化技術的關注，主動探索人工智能、大數據分析等前沿技術在檔案管理中的應用。

3.4 推動檔案信息化與教學資源的深度融合

檔案信息化可以為學校的教育教學提供重要支撐。因此，推動檔案信息化與教學資源的深度融合，是中學檔案信息化建設的重要突破方向。第一，中學應建設一個覆蓋全校的檔案信息與教學資源共享平臺，將檔案信息系統與學校的教學管理系統整合。例如，將學生學籍檔案與成績分析系統聯通，為教師提供學生發展趨勢的多維度數據支持，從而實現個性化教學。同時，學校可以在平臺上傳歷史課程資源、優秀教學案例以及相關的檔案材料，為教師備課和教學研究提供全面支持。第二，推進檔案數字化資源在課堂教學的應用。學校可以通過數字化技術將檔案材料轉化為教學素材。例如，將校史檔案、實驗報告、項目研究成果等資源以多媒體形式呈現，為課堂教學提供生動的案例支持。此外，學校還可以組織教師與檔案管理人員合作，開發基于檔案數據的校本課程，幫助學生通過真實案例學習知識、培養實踐能力，從而提升檔案的教育價值。第三，推動檔案信息化與校外教育資源的聯通。學校可以與教育行政部門、圖書館、博物館等機構合作，共享檔案數字化資源，擴展檔案的應用范圍。例如，通過與地方博物館合作，將地域歷史文化檔案引入學校教學，為學生提供更豐富的學習資源；通過與教育平臺對接，將學校的優秀課程資源推廣到更廣泛的領域，提升學校的社會影響力。

結束語

通過探討中學檔案信息化建設的重要性、當前困境以及相應的突破策略可以看出，完善基礎設施、提高管理人員能力、加強校領導的支持等則是實現目標的關鍵路徑。未來，隨著信息技術的不斷發展，中學檔案信息化建設還需緊跟技術變革的步伐，只有這樣才能保證中學檔案信息化建設在未來教育現代化進程中發揮更大的作用。

參考文獻

[1]薛婓.中學檔案管理規范化與標準化建設的途徑探析[J].黑龍江檔案，2024（04）：61-63.

[2]王春梅.探究學校檔案信息化建設的思考[J].辦公自動化，2022，27（12）：56-58.

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[4]潘叔霞.中學檔案信息化建設面臨的問題及對策研究[J].辦公室業務，2019（05）：38-39.

[5]黃梅珍.中學檔案信息化管理新思路[J].黑龍江檔案， 2021（06）：106-107.

[6]盧旭.信息化背景下中學檔案數字化管理與建設研究[J].辦公室業務，2019（04）：147+171.

作者簡介：朱春霞（1985.08—）；大學學歷，山東省單縣第一中學館員。研究方向：檔案管理