學校文書檔案“三合一”制度實施路徑分析

摘 要：“三合一”制度是加強檔案資源質量管控的創新探索。本文以學校文書檔案為例，從制定分類方案、確定歸檔范圍和劃分保管期限詳細分析了“三合一”制度落實要義，明確“三合一”制度內容及落實的要求，提出“三合一”制度執行對學校文書檔案管理效率、管理質量、作用發揮方面的重要作用，以及“三合一”制度落實堅持的主要原則。在此基礎上，提出新時代學校文書“三合一”制度實施的綜合措施，具有積極的現實指導意義，增強學校文書檔案資源質量管控力度，不斷提高學校檔案管理水平，為學校教育教學及行政管理事業發展提供有力支持。

關鍵詞：“三合一”制度；文書檔案；檔案管理

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求在“十四五”時期，為進一步強化檔案資源質量管理和控制，切實增強檔案資源質量，提出要在全國檔案管理中推行“三合一”制度，即檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表“三合一”。為進一步推動“三合一”制度落實落地見效，2022年，國家檔案局專門就落實“三合一”制度的實施，出臺了《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》（下稱《通知》），進一步明確了“三合一”的主要任務、相關措施，并提供了“三合一”的具體樣例，具有很強的指導性和執行性。學校文書檔案作為教育教學檔案的重要組成部分，也要從源頭加強檔案資源質量的管控，貫徹落實“三合一”制度。在思想上充分認識到“三合一”制度至于檔案管理工作的重要性，根據學校文書檔案管理工作的現實情況，建立門類齊全、結構合理、切實可行的“三合一”制度體系[1]。

1 學校文書檔案管理“三合一”制度落實要義

1.1 制定分類方案

學校文書檔案是學校在教育教學等管理事務中產生、由通用文書轉化而來的檔案。包括會議記錄、命令、決定、指示、請示、批復、計劃和總結等。學校文書檔案分類是檔案整理工作的重要環節，分類方案質量直接決定了文書檔案的標準化、規范化水平，以及整個整理質量。學校文書檔案分類可采用年度分類或機構（問題）分類或按保管期限分類。根據《高等學校檔案工作規范》《歸檔文件整理規則》明確學校文書檔案門類，以及文書檔案分類方法、文書檔案檔號編制。文書檔案可分為黨群類、行政管理類等。文書檔案分類方案主要有兩種三級分類法：“年度-機構（問題）-保管期限”“年度-保管期限-機構（問題）”。學校文書檔案較少的，還可直接采用“年度-保管期限”二級分類法。學校文書檔案檔號結構可按照《檔號編制規則》（DA/T 13—2022），按件整理的學校文書檔案檔號結構包括全宗號—檔案門類·年度—保管期限—機構（問題）代碼——件號。

1.2 確定歸檔范圍

制定分類方案是基礎，確定歸檔范圍是“三合一”制度的關鍵。文件材料歸檔范圍直接指引著接下來的檔案收集、鑒定工作，也直接關乎到文書檔案價值的發揮。學校文書檔案歸檔范圍劃分要嚴格按照學校的職能職責，緊密結合學校“三定方案”，即學校人員配置、財務安排和課程設置等。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等檔案管理規范和標準，學校文書檔案歸檔范圍包括黨群類和行政管理類。其中黨群類包括上級黨委就本校黨務工作的批示、規定、請示、批復；黨支部計劃、總結、支委會材料、黨員名冊；教代會材料；黨員名冊、報表等。行政管理類規定范圍包括：學校的行政會議記錄；校史、大事記等；學校內部機構設置、撤并、名稱更改等材料；教職工任免材料、統計報表；干部職工調資、晉級；學校規章制度等。

1.3 劃分保管期限

保管期限是對檔案劃定的留存年限。在“三合一”制度中，制定分類方案是檔案管理的前提和基礎，確定歸檔范圍則是核心和關鍵，而準確劃分檔案保管期限又是難點。根據規定，文書檔案保管期限一般劃分為永久、定期，其中定期又分為30年、10年。在具體劃分文書檔案保管期限時要綜合分析、鑒別其利用、憑證、查考等價值，進行準確判定。保管期限劃分不當不僅會威脅檔案安全，還會增加檔案的工作量。保管期限劃分過長，會占用寶貴且有限的檔案資源，大量低價值文書檔案信息淹沒高價值檔案；保管期限劃分過短，會導致重要文書檔案信息得不到長期保存。因此，要綜合分析，做好學校文書檔案保管期限的準確劃分。例如，上級針對本校頒發的黨務工作指示、條例、批復文件；本校黨委形成的會議記錄、決議文件；本校黨代會文件；黨群系統重要統計材料等需要“永久”保存；黨建工作材料；學校工作、活動安排；本校與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料保管期限一般為“30年”；教案評議記錄、安全保衛、依法治校等方面的材料，保管期限通常為“10年”。

2 學校文書檔案管理“三合一”制度落實的意義

2.1 利于文書檔案管理效率提升

設立“三合一”制度就是要打破傳統文書檔案在不同環節中的管理信息壁壘，突出體現“以我為主”的歸檔原則。“三合一”制度將檔案資源質量控制的各項基礎工作有機結合起來，形成完整流程，實現文書檔案管理標準化、一體化，極大地提升了文書檔案管理的效率。在“三合一”制度設計下，學校文書檔案分類、收集范圍、歸檔整理、檔號及保管期限劃分實現了有機統一，整合原本由多個步驟、若干環節的檔案資源質量，減少重復工作，提升工作效率。

2.2 利于文書檔案管理質量提高

“三合一”制度作為檔案資源質量控制的創新舉措，其制度設立初衷便是提高檔案管理質量。2022年，國家檔案局專門下發“三合一”制度落實的通知，明確提出把優化檔案資源體系、建設覆蓋更廣、內容更豐富作為總體要求，這也是該制度實施所要實現的目標之一。可見，“三合一”制度的落實，進一步規范了文書檔案門類的劃分，統一了檔案分類方法，理順了文書檔案整理的要求，打牢文書檔案資源管理規范化、科學化工作的基礎，有助于提升文書檔案管理的整體質量。

2.3 利于文書檔案作用發揮提效

學校文書檔案記錄了學校發展的歷史進程，是教育教學、行政管理的歷史記錄，積累了諸多成功管理經驗，文書檔案具有“存史資政育人”價值。“三合一”制度的落實，推動了文書檔案管理全覆蓋，將文書檔案分類、收集、保管職能整合起來，借助現代信息技術，推動文書檔案管理電子化、網絡化，利用現代信息技術即可實時查詢到所需的文書檔案資料，不僅提升檔案基礎業務和信息化水平，還有助于增強檔案服務的便捷、高效。

3 學校文書檔案管理“三合一”制度落實的原則

“三合一”制度是新時代檔案管理工作的制度性探索、創新，落實該制度要始終把《檔案法》《檔案法實施條例》中的立法要求，以及教育部、國家檔案局等相關部門的部署要求落到實處。首先是堅持黨管檔案、依法治檔原則。“三合一”制度的探索實施都要始終堅持黨管檔案原則，把《檔案法》《歸檔文件整理規則》等法律法規、規范要求落實到學校文書檔案制定分類方案、劃分歸檔范圍和確定保管期限的全過程、各方面，要始終堅持在校黨委的統一領導下。其次是堅持統一領導、分級負責原則[2]。《檔案法》明確把統一領導、分級負責作為檔案工作的重要原則，學校文書檔案“三合一”制度的實施也要堅持該原則。在校黨委統一領導下，進一步明確辦公室、檔案室，以及其他部門及人員的職責、權限，始終保障“三合一”制度沿著正確的方向推進。再次是堅持全面覆蓋、分類實施原則。作為學校檔案的主要門類之一，“三合一”制度要涵蓋黨群、行政管理等學校所有文書檔案類型，還要針對不同類型做好進一步細分，永久、30年、10年等保管期限劃分要科學、精準。最后是堅持問題導向、持續改進原則。“三合一”制度作為一項新的制度探索嘗試，在具體執行過程中必然也面臨新的情況和問題，要始終堅持問題導向、持續改進原則，結合學校文書檔案管理實際，不斷探索創新，不斷健全完善“三合一”制度內容，并根據實踐發展及時對制度進行修訂完善，確保制度的科學性、有效性[3]。

4 學校文書檔案管理“三合一”制度落實的路徑

按照國家檔案局的統一部署和要求，行政機關、學校、科研院所等要積極落實“三合一”制度，以“三合一”制度落實為抓手，注重檔案資源質量管控，不斷夯實檔案管理基礎。

4.1 加強領導，注重統籌協調

首先要成立領導小組。學校把文書檔案“三合一”制度落實作為管控檔案資源質量的重要抓手，成立由辦公室、檔案室、教務科等部門組成的文書檔案“三合一”制度編制小組。分管檔案工作校領導任組長，檔案室、辦公室為副組長，其他科室負責同志為成員的制度編制小組。小組下設辦公室于檔案室，由檔案室主任擔任辦公室主任，具體負責統籌協調。印發《學校文書檔案編制“三合一”制度工作方案》，明確“三合一”的完成時限、職責分工。其次要加強宣傳培訓。方案編制完成，要廣泛開展“三合一”制度宣傳，講清“三合一”制度落實的必要性、重要性，也要講清“三合一”制度方案的具體部署和要求，凝聚學校文書檔案“三合一”制度落實的合力。最后要細化崗位分工。“三合一”制度落實離不開學校各個部門的鼎力支持。根據工作方案，進一步明確學校文書檔案“三合一”制度的實施流程、責任人員及責任分工，確保全覆蓋、無遺漏。

4.2 對照標準，注重穩步實施

首先要明確門類劃分。根據《歸檔文件整理規則》《數碼照片歸檔與管理規范》《錄音錄像檔案管理規范》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等標準、規范，明確學校文書檔案的門類劃分，如黨群類、行政管理類等，將電子文書檔案納入歸檔范圍。其次要確定檔號結構。按照《歸檔文件整理規則》《檔號編制規則》中關于文書檔案檔號結構的具體規定和要求，統一檔號結構設置與其他門類檔號相統一，確保能夠通過檔號真實、完整地反映檔案來源、檔案門類及整理分類體系和排列順序等屬性。再次要厘清歸檔范圍。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》等制度規范，結合學校“三定”方案要求，明確文書檔案歸檔范圍，既要做到“應歸盡歸”，又要防止“有文必歸”。最后要甄別保管期限[4]。結合學校文書檔案利用價值、憑證價值、查考價值的大小不同，確定具體的檔案保管期限。該定“永久”的定“永久”，該為“30年”的不能任意拔高或降低保管期限，確保保管期限能夠真實地體現文書檔案的價值。

4.3 實時總結，注重成果鞏固

學校文書檔案“三合一”制度落實是加強檔案資源質量管控的重要手段，開展周期較短，要在具體實施過程中不斷地做好經驗總結，并將成熟的工作成果以制度形式固化。首先是健全細節。根據檔案信息化建設的新標準、新要求，以及現代信息技術迭代升級的周期越來越短，要從細節處不斷健全學校文書檔案“三合一”制度，如網頁檔案、媒體檔案的歸檔、保管期限劃分等。此外，隨著學校職能變化，以及檔案管理規范標準的更新，都要及時對“三合一”制度予以修訂完善。其次是注重總結。學校文書檔案是學校檔案重要門類之一，要做好文書檔案“三合一”制度落實的成功經驗，將其作為引領其他門類檔案“三合一”的重要參考，以點帶面，推動學校檔案工作整體提質增效。最后，制度固化。即將學校文書檔案“三合一”制度落實成果以規范、制度的形式予以固化下來，確保檔案資源質量控制始終沿著規范化、制度化、標準化路徑前行。

4.4 擴大應用，注重應用提升

要積極探索“三合一”制度更多場景的應用[5]，不斷擴大“三合一”制度落實成果。當前，要重點做好電子檔案“三合一”制度制定。根據《檔案法》《檔案法實施條例》的規定，以及檔案事業發展趨勢，信息化、智能化是未來學校檔案管理主攻方向之一，要做好電子檔案“三合一”制度，積極推行預歸檔工作機制，按照“三合一”制度設計，推動涵蓋文書檔案在內的學校各門類檔案“三合一”，按照“單軌制”推進電子檔案“三合一”制度的建立[6]。

5 結語

學校文書檔案“三合一”制度的制定及落實，實現了學校文書檔案齊全收集、規范整理，優化檔案資源管理體系，也提升了檔案資源集成利用效率，節約檔案管理成本。要在具體落實過程中不斷健全完善，從格式、單位、門類、職能、檔號、保管期限、歸檔范圍等方面認真審查[7]，檢驗“三合一”制度落實成效，并總結成功經驗，發現問題及時解決。同時，要加大應用場景，擴大制度覆蓋面，注重建章立制，將“三合一”制度實行過程中的好做法、好經驗，以規范、制度的形式予以固化，不斷提升學校檔案管理科學化、標準化水平。

參考文獻

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[2]陳莉娟.推進機關檔案“三合一”制度落實問題初探[J].海峽科學，2024（10）：176-179.

[3]池秋儀.臨翔區組織開展檔案“三合一”編制業務和保密工作專題培訓[J].云南檔案，2023（5）：18.

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[5]陳曉娟，薛晶.陜西省檔案“三合一”制度編制探索和思考[J].陜西檔案，2024（1）：25-26.

[6]陳文媛.檔案建設“三合一制度”的實踐及研究[J].蘭臺內外，2025（4）：65-67.

[7]彭玉.“七審七看”做好機關檔案三合一制度審查[J].中國檔案，2025（1）：28-29.

作者簡介：張麗婷（1989.11—），大學學歷，泰安技師學院館員，主要從事檔案管理研究。