城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策研究

摘 要：城建檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向。本文深入分析了當(dāng)前城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，包括取得的成效以及存在的問(wèn)題，如數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、資金投入不足、人才短缺、安全保障體系不完善等。針對(duì)這些問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策，包括制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、加大資金投入與資源整合、加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)、完善安全保障體系等，旨在提高城建檔案數(shù)字化管理水平，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，使其更好地服務(wù)于城市的建設(shè)與管理等方面的工作。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

城建檔案是城市發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各個(gè)領(lǐng)域的重要信息。城建檔案數(shù)字化管理通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索與共享，對(duì)于提高城建檔案的管理效率、保護(hù)檔案原件、拓展檔案服務(wù)功能具有極為重要的意義。

1 城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.1 取得的成效

1.1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐步推進(jìn)。眾多城市在檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度不斷加大。檔案部門(mén)紛紛配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，從普通辦公電腦到高性能的服務(wù)器，以滿足檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和管理的需求。一些大型城市的檔案管理機(jī)構(gòu)組建數(shù)據(jù)中心，采用集群式服務(wù)器架構(gòu)，具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)運(yùn)算和存儲(chǔ)能力，能夠輕松應(yīng)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與快速調(diào)用，從而保障不同類(lèi)型檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作高效進(jìn)行。

1.1.2數(shù)字資源規(guī)模持續(xù)增長(zhǎng)。經(jīng)過(guò)多年的努力，城建檔案數(shù)字化資源呈現(xiàn)出顯著的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。大量珍貴的歷史檔案得以數(shù)字化保存，其中包括城市發(fā)展歷程中的重要文書(shū)檔案，如政府政策文件、城市規(guī)劃藍(lán)圖、土地房產(chǎn)登記資料等。這些文書(shū)檔案的數(shù)字化不僅有利于長(zhǎng)期保存，更方便研究人員和相關(guān)部門(mén)對(duì)城市歷史脈絡(luò)的深入探究與追溯。照片檔案也是數(shù)字資源的重要組成部分，城市中的老照片記錄了各個(gè)時(shí)期的城市風(fēng)貌、重大事件、人物風(fēng)采等，數(shù)字化后能夠以更加生動(dòng)直觀的形式展示城市的變遷。音像檔案的數(shù)字化同樣取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，會(huì)議錄音、城市宣傳片、歷史影像資料等經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，在文化傳承、歷史研究以及城市形象宣傳等方面發(fā)揮著不可替代的作用。

1.1.3信息服務(wù)方式不斷創(chuàng)新。城建檔案數(shù)字化管理有力地推動(dòng)檔案信息服務(wù)方式的創(chuàng)新與變革。在突破傳統(tǒng)檔案利用方式的基礎(chǔ)上，借助數(shù)字化技術(shù)，檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。檔案網(wǎng)站成為公眾獲取檔案信息的重要窗口，許多城市的檔案部門(mén)在網(wǎng)站開(kāi)設(shè)了檔案查詢服務(wù)入口，公眾可以通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、時(shí)間范圍等檢索條件，快速定位并獲取所需的檔案信息。部分檔案信息實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化展示，方便公眾直接在線閱讀和下載。例如，一些城市的檔案網(wǎng)站提供了歷史名人檔案、地方史志檔案等的在線瀏覽服務(wù)，讓公眾能夠足不出戶地深入了解城市的文化底蘊(yùn)。政務(wù)平臺(tái)與檔案信息系統(tǒng)的對(duì)接也為政府部門(mén)的決策提供了高效便捷的信息支持。在城市建設(shè)項(xiàng)目審批過(guò)程中，規(guī)劃、環(huán)保等部門(mén)可以通過(guò)政務(wù)平臺(tái)直接調(diào)取相關(guān)的土地規(guī)劃?rùn)n案、環(huán)境評(píng)估檔案等，大大縮短了審批周期，提高了行政效率。

1.2 存在的問(wèn)題

1.2.1數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，資金投入不足。當(dāng)前，城建檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。不同城市在檔案數(shù)字化的具體操作過(guò)程中，對(duì)于檔案掃描的分辨率要求差異較大。有的城市為了追求高清晰度，將掃描分辨率設(shè)定得過(guò)高，導(dǎo)致數(shù)據(jù)量過(guò)大，不僅增加了存儲(chǔ)成本，也降低了數(shù)據(jù)傳輸和檢索的效率；而有的城市則因分辨率過(guò)低，使得檔案圖像模糊不清，文字難以辨認(rèn)，嚴(yán)重影響檔案信息的準(zhǔn)確性和可用性。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，有的城市采用簡(jiǎn)單的文件目錄式存儲(chǔ)，而有的則采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，但數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、字段定義等又各不相同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的整合和互操作性困難重重。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要持續(xù)穩(wěn)定的資金投入。然而，目前許多城市面臨著資金短缺的困境。一方面，政府財(cái)政對(duì)檔案數(shù)字化的支持力度相對(duì)有限。在城市整體財(cái)政預(yù)算分配中，檔案部門(mén)往往處于相對(duì)弱勢(shì)的地位，所獲得的資金難以滿足檔案數(shù)字化工作的實(shí)際需求。尤其是一些中小城市，財(cái)政收入相對(duì)較少，在保障基本公共服務(wù)支出后，能夠用于檔案數(shù)字化建設(shè)的資金更是捉襟見(jiàn)肘。

1.2.2專(zhuān)業(yè)人才短缺。城建檔案數(shù)字化管理需要既具備扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又熟練掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才。然而，目前城建檔案部門(mén)這類(lèi)復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺。從檔案專(zhuān)業(yè)人員的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理人員大多以檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)背景為主，在檔案整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)方面具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)信息技術(shù)的掌握相對(duì)薄弱；對(duì)于檔案數(shù)字化工作涉及的計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、信息系統(tǒng)維護(hù)等方面存在困難，難以適應(yīng)數(shù)字化管理的要求。在使用檔案管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和檢索時(shí)，可能因操作不熟練而導(dǎo)致效率低下，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。而從信息技術(shù)人員的角度來(lái)看，雖然他們?cè)谟?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面具有專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，但缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案工作的業(yè)務(wù)流程、檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、檔案價(jià)值鑒定等方面了解甚少。

1.2.3安全保障體系不完善。隨著城建檔案數(shù)字化進(jìn)程的加速，檔案信息安全面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，而當(dāng)前許多城建檔案部門(mén)的安全保障體系尚不完善，存在諸多安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，檔案數(shù)字化系統(tǒng)面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊的威脅，如黑客入侵、惡意軟件感染等。一些檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)設(shè)施相對(duì)薄弱，防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備的配置和更新不及時(shí)，難以有效抵御外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊。一旦遭受攻擊，可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被竊取、篡改或刪除，給城建檔案事業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全也是一個(gè)重要問(wèn)題，部分城市在數(shù)字檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，缺乏有效的加密措施，檔案數(shù)據(jù)以明文形式存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，容易被非法獲取。同時(shí)，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制不完善，一些城市雖然進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份，但備份頻率較低，且備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置過(guò)于集中，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞事件，如存儲(chǔ)設(shè)備故障、自然災(zāi)害等，難以迅速恢復(fù)完整的檔案數(shù)據(jù)。

1.2.4公眾認(rèn)知度與參與度較低。城建檔案數(shù)字化管理的根本目的是更好地服務(wù)公眾，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。然而，目前公眾對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)知度和參與度普遍較低，這在很大程度上限制了檔案數(shù)字化工作的社會(huì)效益。一方面，公眾對(duì)檔案數(shù)字化的概念和意義了解甚少。許多人仍然認(rèn)為檔案是一種神秘而遙遠(yuǎn)的事物，與自己的日常生活關(guān)系不大，對(duì)檔案數(shù)字化后能夠?yàn)閭€(gè)人和社會(huì)帶來(lái)的價(jià)值缺乏清晰的認(rèn)識(shí)。例如，在一些城市開(kāi)展的檔案文化宣傳活動(dòng)中，發(fā)現(xiàn)大部分公眾對(duì)檔案的認(rèn)知僅停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案層面，對(duì)數(shù)字檔案的便捷性、豐富性和開(kāi)放性缺乏了解。另一方面，檔案部門(mén)在宣傳推廣方面力度不足，缺乏有效的宣傳渠道和方式。檔案部門(mén)的宣傳工作往往局限于內(nèi)部網(wǎng)站、專(zhuān)業(yè)期刊等相對(duì)小眾的平臺(tái)，難以覆蓋廣大普通公眾。同時(shí)，宣傳內(nèi)容也較為單一，多以工作動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)宣傳為主，缺乏對(duì)檔案文化、檔案故事以及數(shù)字檔案利用案例等生動(dòng)有趣內(nèi)容的挖掘和傳播，難以吸引公眾的關(guān)注和興趣。

2 城建檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

2.1 制定統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

國(guó)家檔案行政管理部門(mén)應(yīng)牽頭組織制定城建檔案數(shù)字化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括檔案數(shù)字化的基本原則、技術(shù)要求、工作流程、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。各城建檔案部門(mén)在開(kāi)展數(shù)字化工作時(shí)，必須嚴(yán)格遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案的兼容性和可共享性。同時(shí)，建立標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化工作的實(shí)際需求，及時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)不斷變化的形勢(shì)。另外還要加強(qiáng)城市內(nèi)部不同檔案部門(mén)之間以及檔案部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)之間的資源整合與共享。打破部門(mén)之間的信息壁壘，建立跨部門(mén)的檔案信息共享平臺(tái)，整合各類(lèi)檔案資源，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。同時(shí)，加強(qiáng)城市之間的檔案數(shù)字化合作與交流，實(shí)現(xiàn)區(qū)域檔案資源的共享與協(xié)同發(fā)展。

2.2 加大資金投入與資源整合

城市政府應(yīng)將檔案數(shù)字化管理納入城市信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，加大財(cái)政投入力度，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。在資金分配上，應(yīng)向檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字資源開(kāi)發(fā)利用、安全保障等重點(diǎn)領(lǐng)域傾斜，確保資金使用的合理性和有效性。除政府財(cái)政投入外，檔案部門(mén)還應(yīng)積極探索多元化的資金籌集渠道。例如，與企業(yè)合作開(kāi)展檔案數(shù)字化項(xiàng)目，通過(guò)企業(yè)的資金和技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)互利共贏；爭(zhēng)取社會(huì)捐贈(zèng)，鼓勵(lì)社會(huì)組織和個(gè)人對(duì)城建檔案數(shù)字化事業(yè)進(jìn)行捐贈(zèng)；利用檔案信息資源開(kāi)展有償服務(wù)，如提供檔案編研成果、專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)查詢等收費(fèi)服務(wù)，以彌補(bǔ)資金不足。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)

檔案部門(mén)應(yīng)制定系統(tǒng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)。通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、專(zhuān)題講座、在線學(xué)習(xí)等多種方式，提高他們的計(jì)算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)庫(kù)管理能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力等，使其能夠熟練掌握檔案數(shù)字化管理的相關(guān)技術(shù)。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員參加相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)和繼續(xù)教育課程，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)水平。積極引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才，充實(shí)檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍。制定優(yōu)惠政策，吸引高層次、復(fù)合型人才投身城建檔案事業(yè)。在人才引進(jìn)過(guò)程中，注重人才的專(zhuān)業(yè)技能與檔案管理需求的匹配度，確保引進(jìn)的人才能夠快速適應(yīng)工作崗位，為城建檔案數(shù)字化管理工作帶來(lái)新的理念和技術(shù)支持。建立健全人才激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性。對(duì)在檔案數(shù)字化管理工作中表現(xiàn)突出的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱(chēng)評(píng)定、職務(wù)晉升、薪酬待遇等方面給予適當(dāng)傾斜。通過(guò)良好的激勵(lì)機(jī)制，營(yíng)造有利于人才成長(zhǎng)和發(fā)展的工作環(huán)境，留住優(yōu)秀人才，穩(wěn)定檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍。

2.4 完善安全保障體系

加強(qiáng)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全防護(hù)技術(shù)手段。采用先進(jìn)的防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，對(duì)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和防護(hù)，防止外部非法入侵。對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。在數(shù)字檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，采用安全的傳輸協(xié)議，如SSL/TLS協(xié)議等，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。另外，建立嚴(yán)格的數(shù)字檔案訪問(wèn)控制與權(quán)限管理機(jī)制。根據(jù)用戶的身份、角色和工作需求，合理分配數(shù)字檔案的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。采用多因素身份認(rèn)證技術(shù)，如密碼、指紋識(shí)別、數(shù)字證書(shū)等，提高用戶身份認(rèn)證的安全性。對(duì)用戶的訪問(wèn)行為進(jìn)行詳細(xì)記錄和審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常訪問(wèn)行為并采取相應(yīng)措施。注意完善數(shù)字檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制。定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行全量和增量備份，采用異地備份、多介質(zhì)備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)的冗余存儲(chǔ)。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，能夠迅速、準(zhǔn)確地恢復(fù)，保障檔案信息的完整性和可用性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)備份數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。建立健全檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范安全操作流程。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全意識(shí)教育和培訓(xùn)，提高他們的安全防范意識(shí)和應(yīng)急處理能力。定期開(kāi)展安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，確保檔案數(shù)字化管理工作的安全有序進(jìn)行。

2.5 提高公眾認(rèn)知度與參與度

檔案部門(mén)應(yīng)加大對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的宣傳推廣力度。通過(guò)多種媒體渠道，如電視、廣播、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等，廣泛宣傳檔案數(shù)字化的意義、價(jià)值和成果，提高公眾對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)知度。制作檔案數(shù)字化宣傳資料，如宣傳手冊(cè)、專(zhuān)題片、海報(bào)等，向公眾普及檔案數(shù)字化知識(shí)和檔案信息利用的方法。還可以開(kāi)展形式多樣的公眾教育活動(dòng)，如檔案文化講座、檔案展覽、檔案知識(shí)競(jìng)賽等，吸引公眾參與檔案數(shù)字化工作。在活動(dòng)中，向公眾展示數(shù)字檔案資源的豐富性和便捷性，引導(dǎo)公眾了解檔案、關(guān)注檔案、利用檔案。加強(qiáng)與學(xué)校、社區(qū)等的合作，開(kāi)展檔案文化進(jìn)校園、進(jìn)社區(qū)活動(dòng)，培養(yǎng)公眾的檔案意識(shí)和信息素養(yǎng)。還有建立公眾參與城建檔案數(shù)字化管理的平臺(tái)，如在線意見(jiàn)箱、公眾論壇等，鼓勵(lì)公眾對(duì)檔案數(shù)字化工作提出意見(jiàn)和建議。積極開(kāi)展公眾參與的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，如邀請(qǐng)公眾參與檔案數(shù)字化資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品的設(shè)計(jì)等，提高公眾的參與度和獲得感，使城建檔案數(shù)字化工作更好地滿足公眾需求。

通過(guò)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、加大資金投入與資源整合、加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)、完善安全保障體系以及提高公眾認(rèn)知度與參與度等一系列對(duì)策措施的實(shí)施，可以推動(dòng)城建檔案數(shù)字化管理水平的不斷提高。這將有助于城建檔案更好地發(fā)揮其在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、文化傳承等方面的重要作用，為城市的可持續(xù)發(fā)展提供有力的信息支持與保障，促進(jìn)城建檔案事業(yè)在信息時(shí)代煥發(fā)出新的活力與生機(jī)。

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作者簡(jiǎn)介：陳欣茹（1979—），大學(xué)學(xué)歷，山東省青島市膠州阜安街道辦事處副研究館員，研究方向：檔案專(zhuān)業(yè)。