大數據時代行政審批檔案管理信息化建設研究

摘 要：大數據時代，行政審批工作流程日益繁雜，海量、多元且動態更新的檔案信息不斷涌現，在此背景下，行政審批部門檔案管理信息化建設成為必然選擇。為此，本文聚焦行政審批服務部門，深入剖析行政審批檔案管理信息化建設的路徑。首先，闡述其呈現出的顯著特征。如檔案資料涵蓋范圍持續拓展、數據實時性要求極高以及各環節檔案信息緊密關聯亟待共享等。其次，明確了行政審批檔案信息化建設面臨的困境，如數據標準混亂阻礙協同、安全隱患頻出危及信息、資金短缺限制發展等。最后，針對存在的現實困境，提出由上級部門牽頭統一數據標準，全方位強化安全保障體系，并多途徑拓寬資金籌集渠道等，力求為基層行政審批檔案管理的現代化轉型提供助力。

關鍵詞：大數據時代；行政審批檔案；信息化建設；現代化轉型

在大數據發展背景下，行政審批檔案作為政務運行的關鍵記錄與決策支撐，其管理方式方法的革新日趨緊迫。行政審批服務單位處于服務群眾與企業的前沿陣地，傳統檔案管理手段已難以適配大數據時代的快節奏與高要求。從實際工作場景來看，每日新增的審批檔案數量不斷涌現，其中紙質檔案堆積不僅占用空間，檢索利用還耗時費力，嚴重影響審批效率。同時，單位信息化建設滯后引發的問題日益凸顯，不同部門系統間檔案數據無法順暢對接，“信息孤島” 現象頻發，導致企業辦事需重復提交資料，群眾抱怨連連[1]。鑒于此，為深入探究行政審批服務單位檔案管理信息化建設的路徑，這不僅有助于優化內部管理流程、提升服務精準度，還能為地區打造優質營商環境起到重要作用。

1 大數據時代行政審批檔案管理工作的特征

1.1 檔案信息海量增長與多元化

隨著社會經濟的蓬勃發展，市場主體活躍度不斷攀升，行政審批事項日益繁雜，流程也愈發精細。在此背景下，行政審批檔案所涵蓋的資料呈現出爆發式增長態勢，其范疇囊括企業注冊、項目審批、資質認證各環節的詳細資料等[2]。檔案的形式也徹底打破傳統紙質的單一局限，廣泛拓展至電子文檔、高清圖片、動態視頻等多媒體領域。2024年，無棣縣行政審批服務局通過對近五年新辦企業檔案資料的深入調研發現，檔案資料類型近乎翻倍增長，其中多媒體檔案占比穩步上升，至本年度已飆升至 30%。一方面源于數字化辦公的全面普及，使得諸如電子營業執照、線上項目申報材料等電子檔案激增；另一方面，為確保審批決策的科學性，一些涉及實地勘察、專家評審的審批事項開始以圖片、視頻形式留存記錄，如食品生產企業審批中的車間現場影像、建筑工程審批里的施工現場進度視頻等，都成為檔案的重要組成部分，為后續監管、復查提供直觀依據。

1.2 數據實時性與動態更新要求高

為提升營商環境的競爭力，行政審批流程持續加速優化，促使檔案管理必須緊跟審批節奏，實現即時生成與同步歸檔，即刻反映在檔案信息之中，確保檔案數據如同“活水”般時刻保持“鮮活”可用。以建設項目審批為例，從項目破土動工的那一刻起，隨著工程進度穩步推進，諸如環保測評結果、施工許可的階段性變更、工程質量監督抽檢報告等信息，都需要依據實際情況實時錄入檔案系統。倘若檔案更新滯后，不僅會導致審批部門內部信息脫節，無法準確把握項目全貌，延誤后續審批流程，還可能使企業在面對監管部門查詢或自身業務拓展需要檔案資料時陷入困境，無法及時獲取最新、最準確的審批依據，進而阻礙項目順利推進。

1.3 信息關聯性與共享需求凸顯

行政審批是一項環環相扣的系統工程。因此，各個審批環節所產生的檔案信息具備極強的關聯性。最典型的如企業工商登記完成后，其信息自動關聯至稅務登記環節，為稅務部門快速核定稅種、稅率提供基礎，同時又無縫對接社保開戶流程，方便企業一次性辦理員工社保業務。這種關聯性意味著打破部門壁壘、實現跨部門檔案信息共享迫在眉睫。一旦共享不暢，企業在辦理不同部門業務時，就不得不重復提交相同資料，群眾也需在各個部門之間來回奔波“跑腿”，耗費大量時間與精力[3]。反之，若能搭建高效的檔案共享平臺，實現信息互聯互通，不僅能大幅提升整體政務服務的協同性，讓企業辦事如“順水行舟”，還能為政府宏觀決策提供全面、連貫的數據支撐，精準把握地區產業布局、市場主體發展態勢等關鍵信息，為政策制定提供有力依據。

2 大數據時代行政審批檔案管理信息化建設的困境

2.1 數據標準不統一

2.1.1檔案格式差異大。由于行政審批檔案來源廣泛，不同地區基于自身歷史習慣、技術條件，以及各部門依據業務特性選擇的檔案生成軟件各不相同。常見的有用于文檔保存的PDF、方便圖片展示的JPEG、利于文字編輯的WORD等。這種格式上的巨大差異在跨區域審批協作場景中成為一道難以逾越的障礙。當企業進行異地拓展業務，需要調用原所在地的行政審批檔案作為參考依據時，接收地部門往往由于缺乏相應的格式兼容軟件，無法順利打開檔案，導致信息讀取受阻[4]。在系統識別不出的情況下，只能人工手動轉換格式，耗費大量時間和精力，嚴重制約業務協同的高效推進，大大降低行政審批的整體效率。

2.1.2分類編碼混亂。由于檔案分類編碼缺乏統一指引，不同地區、部門“各自為政”。有的按照業務類型劃分，將企業類、工程類、社會服務類檔案截然分開；有的單純依時間順序歸檔，把一年內所有審批檔案按月份依次羅列。這種無序狀態在海量檔案庫中尋找特定檔案時，弊端盡顯。以某地級市為例，其下轄多個區縣，在市級層面進行檔案匯總查詢時，由于各區縣編碼規則不統一，工作人員想要調取某一時間段內特定行業的企業環保審批檔案，需在不同分類體系、編碼規則下反復切換檢索，猶如大海撈針，精準定位耗時費力，極大地浪費了人力、物力資源，也延誤了企業和群眾獲取檔案信息的最佳時機。

2.2 安全保障問題突出

2.2.1技術漏洞風險。隨著檔案管理逐步信息化、數字化，依托的信息系統成為黑客覬覦、病毒肆虐的新目標。這些系統在開發過程中，受技術水平、成本控制等因素制約，不可避免地存在軟件漏洞。一旦遭遇黑客蓄意攻擊，其檔案管理信息系統防火墻將被突破，將直接引發企業對政府審批部門的信任危機。

2.2.2人員操作隱患。由于權限管理不善，一些工作人員能夠輕易訪問超出其工作范圍的檔案信息，違規下載、篡改檔案的行為時有發生。而且，缺乏有效的審計監督機制，使得這些違規操作難以被及時察覺。例如，有些工作人員因私人恩怨，私自篡改相關企業的審批檔案，導致該企業在后續項目投標中因檔案信息不符被質疑資質，險些錯失商業良機。

2.3 資金投入不足

2.3.1硬件設施滯后。在大數據洪流的沖擊下，行政審批檔案數量呈幾何倍數增長，對存儲和處理硬件提出了極高要求。然而，一些地區的審批部門服務器老化嚴重，運行速度緩慢，存儲容量頻頻告急。在日常檔案錄入時，工作人員常常遭遇卡頓，一份檔案上傳需多次嘗試，耗費大量時間；群眾前來查詢檔案時，面對長時間的系統加載等待，怨聲載道。這不僅降低工作人員的辦事效率，還嚴重影響群眾對行政審批服務的滿意度，使得檔案管理服務質量大打折扣。

2.3.2軟件研發升級受限。由于缺乏充足資金購置市場上先進的檔案管理軟件，更無力針對本地行政審批特色進行定制化開發，使得檔案管理難以實現智能化功能的突破，如智能檢索功能缺失，工作人員只能依靠傳統的關鍵詞、人工篩選方式查找檔案，效率低下；數據分析功能欠缺，無法從海量檔案數據中挖掘有價值的信息，為政策制定、審批流程優化提供數據支撐，阻礙了行政審批檔案管理水平的整體提高，難以適應大數據時代的發展需求。

3 大數據時代行政審批檔案管理信息化建設路徑

3.1 統一數據標準規范

3.1.1制定通用檔案格式標準。業務主管部門應牽頭，發揮統籌協調作用，制定統一的檔案存儲格式。例如，強制推行兼容性極強的OFD格式。OFD格式基于我國自主知識產權體系構建，具備諸多優勢。它能夠精準還原文檔原貌，無論是復雜的圖文排版還是公式圖表，都能如實呈現，避免因格式轉換導致的信息失真。而且，其跨平臺特性突出，無論在Windows、Linux還是移動端操作系統上，都能順利打開、讀取，確保檔案在不同部門、不同區域間流轉自如[5]。可以極大地提升審批效率，為檔案信息化的互聯互通奠定堅實基礎。

3.1.2優化分類編碼體系。依據行政審批流程的內在邏輯以及業務之間的緊密關聯性，精心設計科學合理的分類編碼體系至關重要。以工程建設項目審批為例，可按照項目的前期籌備、立項審批、施工許可、竣工驗收等關鍵環節分類，針對每一類賦予獨一無二的編碼。編碼規則應涵蓋項目類型、審批時間、所屬區域等關鍵信息，確保編碼的全面性與唯一性。如采用“GC-202305-JX-001”的編碼形式，其中“GC”代表工程建設項目，“202305”表示審批時間為2023年5月，“JX” 指代項目所在區域為JX區，“001”為該月該區域此類項目的流水編號。通過這樣的編碼體系，工作人員在海量檔案庫中檢索時，只需輸入關鍵編碼信息，就能迅速定位目標檔案。若要查詢JX區在2023年5月立項的某個工程建設項目檔案，系統瞬間便能精準篩選出，相較于以往混亂的分類編碼下的盲目查找，效率得到指數級提升，切實提高檔案利用的效率，為審批決策提供有力的信息支撐。

3.2 強化安全保障體系

3.2.1技術防護升級。首先，部署高端防火墻，阻擋外部非法網絡訪問，對進出網絡的流量進行實時監測與過濾，精準識別并攔截黑客攻擊、惡意軟件入侵等潛在威脅。同時，引入入侵檢測系統，實時監測系統運行狀態，一旦發現異常流量、可疑操作，立即發出警報并采取相應阻斷措施。此外，定期開展漏洞掃描修復工作，運用專業的安全檢測工具，全面排查系統軟件、硬件可能存在的漏洞，及時打上安全補丁，防患于未然。其次，采用加密技術，對檔案數據在傳輸與存儲過程中的關鍵環節加密處理，確保即使數據不慎泄露，不法分子也難以破解獲取真實信息，全方位保障數據安全，讓檔案管理系統在安全穩定的環境中運行。

3.2.2完善安全管理制度。嚴格規范檔案操作流程，明確人員權限是關鍵的第一步，根據工作人員的崗位職責，精細劃分其對檔案信息的訪問、修改、下載等權限，嚴禁越權操作。例如，前臺受理人員僅能查看和錄入新受理業務的基本檔案信息，審核人員則在特定審批環節有權限調取完整檔案進行審核，確保權限與職責緊密匹配。實行分級管理，將檔案安全責任層層落實到每一個層級的管理人員身上，一旦出現安全問題，能夠迅速追溯到責任主體。建立操作審計日志，對每一次檔案操作詳細記錄操作人、操作時間、操作內容等信息，以便后續回溯審查。對于違規行為，絕不姑息遷就，嚴肅追責，依據違規情節輕重給予相應的行政處分、經濟處罰甚至追究法律責任，從制度根源上杜絕檔案安全的隱患。

3.3 拓寬資金籌集渠道

3.3.1加大財政支持力度。行政審批服務部門主動爭取各級政府支持，通過專項匯報，將行政審批檔案管理信息化建設的緊迫性、重要性以及面臨的資金困境詳實闡述。通過展示當前硬件老化影響服務效率、軟件落后阻礙管理提升等現實問題，爭取政府在財政預算中給予傾斜。例如，申請專項資金用于購置高性能服務器，替換老舊設備，滿足大數據存儲與快速處理需求；采購先進的檔案管理軟件，實現智能化檢索、數據分析等功能，提升檔案管理的精細化程度。利用財政資金保障信息化建設關鍵節點的順利推進，確保檔案管理水平穩步提高，為政務服務優化提供有力的資金后盾。

3.3.2探索社會資本合作模式。一方面，可以基于檔案數據開發增值服務，為企業提供個性化的檔案數據分析報告，幫助企業了解自身在同行業審批流程中的優勢與劣勢，助力其優化內部管理；為市場調研機構提供脫敏后的宏觀檔案數據，用于行業趨勢分析。另一方面，合理利用檔案管理系統平臺進行廣告投放，吸引與行政審批相關的上下游企業投放廣告，如辦公用品供應商、法律咨詢公司等。以這些收益回報吸引社會資金的參與，不僅緩解了資金壓力，還能借助科技企業的專業技術力量，持續推動檔案管理向可持續發展的方向邁進，實現政府、企業與社會多方共贏的良好局面。

4 結語

綜上，大數據時代為行政審批檔案管理帶來了前所未有的機遇與挑戰。因此，需要深入剖析其工作特征、直面信息化建設困境。在整個信息化建設過程中，統一數據標準規范是基石，能保障檔案流通順暢與高效利用；強化安全保障體系宛如堅實護盾，守護檔案信息安全；拓寬資金籌集渠道則為持續發展注入動力源泉。行政審批服務工作應緊跟時代潮流，落實這些舉措，才能更好地實現檔案管理的轉型升級，切實提升政務服務質量，為地區發展營造優質營商環境，在數字化浪潮中穩步前行。

參考文獻

[1]章燕華，石晶.數據檔案化的浙江探索：模式路徑、實施經驗與發展趨勢[J].檔案學通訊，2024（03）：37-44.

[2]牛麗.大數據時代檔案管理信息化建設路徑[J].蘭臺內外，2023（18）：34-35+38.

[3]查兵兵，張舒，項文新.數字化轉型背景下工商檔案服務實現路徑研究——以蘇州工業園區為例[J].山西檔案，2023（3）：168-175.

[4]牛青.行政審批檔案規范化管理體系構建[J].辦公自動化，2022，27（23）： 49-51.

[5]梁紹紅，夏振華.政務大數據歸檔與管理研究[J].中國檔案，2022（1）：64-66.

作者簡介：王洪寶（1979—），大學學歷，山東省無棣縣行政審批服務局館員.研究方向：檔案管理。