新時期政協文史資料檔案管理提升路徑分析

摘 要：本文聚焦新時期政協文史資料檔案管理工作，深入剖析當前管理現狀與存在的問題，從完善管理體系、加強信息化建設、提升人員素養等多維度提出針對性提升路徑，并結合實際案例進行論證。旨在通過系統性探討，為政協文史資料檔案管理工作的高效開展與創新發展提供理論支撐與實踐參考，充分發揮文史資料檔案在 “存史、資政、團結、育人” 方面的重要作用。

關鍵詞：政協文史資料；檔案管理；信息化；提升路徑

政協文史資料工作屬于人民政協日常開展的一項基礎性工作，具有“親歷、親見、親聞” 的獨特優勢，在記錄歷史、文化傳承、資政育人等方面，發揮難以替代的重要作用[1]。時代不斷向前發展，社會環境出現明顯改變，技術手段也有新的變化，人們對文史資料的需求所呈現出的多樣性也和以往大不相同。在這樣的情況下，政協文史資料檔案管理工作迎來新的機遇，同時也面臨諸多新的挑戰。如何優化政協文史資料檔案管理工作？怎樣才能讓它更加有效地服務于政協履行自身職責的各項事務、助力社會不斷發展以及推動文化更好地傳承？這些都成為亟待解決的重要課題。

1 政協文史資料檔案管理現狀

1.1 資料征集成果豐富

近年來，各級政協對文史資料征集工作給予高度重視。通過廣泛動員政協委員以及統一戰線各方面代表人物和社會各界人士，征集到數量可觀的文史資料。這些資料涵蓋廣泛，涉及政治、經濟、文化、社會等方面，一方面豐富了地方歷史文化的寶庫，另一方面也為地方發展變遷以及社會變革研究工作提供極為珍貴的第一手素材。有的政協圍繞本地一些重大歷史事件以及特色文化產業等主題，開展專項征集活動，征集到帶有地域特色、有著時代印記的文史資料[2]。某沿海城市的政協針對當地近代港口貿易發展歷程開展資料征集工作，就為研究區域經濟史提供了翔實的資料。

1.2 管理工作逐步規范

為做好文史資料檔案管理工作，多數政協已構建起一套從文史資料的收集、整理，再到鑒定，最后落實到保管、利用等規范的操作流程。依據《檔案法》等法律法規、工作規范標準制定相應的管理制度，明確各環節的工作標準和規范以及責任分工。在檔案資料整理這個環節，依照不同的主題、年代以及載體等具體情況，開展分類編目等方面的工作，為后續的檔案保管以及利用工作提供便利條件。與此同時，重視檔案庫房的基礎建設與管理，配備不可或缺的檔案存儲設備以及安全防護設施，進而保障文史資料檔案在實體層面的安全[3]。

1.3 數字化建設初見成效

為適應信息化時代的不斷發展變化，眾多政協都積極推動文史資料檔案數字化工作。借助檔案數字化管理軟件以及數字掃描等一系列新技術、新方法，把原本是紙質形式的文史資料檔案成功轉化為數字格式，并且還為此建立起與之相對應的數據庫。有些地區的政協更是進一步開發出專門用于管理文史資料檔案的信息系統，使得檔案信息能夠實現在線進行查詢、檢索以及共享等操作。就拿某省政協所精心打造的文史資料數字化平臺來說，它把全省各級政協的文史資料檔案資源都有效地整合到一起，用戶借助關鍵詞搜索的方式，就能夠十分便捷地獲取到自己所需要的資料，這在很大程度上提高了資料的利用效率。

2 政協文史資料檔案管理存在的問題

2.1 管理體系不夠完善

雖然多數政協已經制定規范的檔案管理規章制度，可其中某些制度內容卻沒能適時地依照新時期檔案主管部門對檔案管理工作所提出的新要求以及新技術做出及時的更新調整。比如新興的電子檔案管理工作，由于沒有統一的、清晰明確的規范細則，在電子文件的歸檔范圍、存儲格式、備份策略等方面，都存在含混不清的狀況，使得電子檔案管理陷入一種混亂的局面。不同地區的政協所制定的檔案管理制度存在差異性，缺乏能統一起來的行業標準，導致區域之間的文史資料檔案協作及資源共享產生不利的影響。文史資料檔案的征集、整理以及保管等工作往往會牽涉到多個的部門，由于部門相互之間缺少行之有效的溝通與協調機制，出現了相互推諉責任的情況。在資料征集的具體過程中，一些涉及跨領域、跨部門的征集任務，往往會出現無人去負責、無人落實的狀況，這無疑對征集工作的進展速度以及最終的質量都產生了影響。

2.2 信息化水平有待提高

不同地區的政協在文史資料檔案開展數字化建設方面存在明顯的差距。經濟發展較為發達的地區依托充裕的資金以及技術方面給予的有力支持，其數字化推進的速度相對來說比較快，能夠達成對大量資料進行數字化存儲的目標，并且還能實現對這些資料的高效運用。有一些經濟狀況相對欠佳的地區，因為存在資金匱乏、技術力量不夠雄厚等諸多因素，使得其數字化相關工作推進起來十分緩慢，不得不以傳統的紙質檔案管理模式為主導，開展政協文史資料檔案管理工作，這在很大程度上對文史資料檔案的收集和利用形成嚴重的限制與阻礙。隨著檔案數字化建設不斷向前推進，信息安全方面的問題愈發凸顯出來。部分政協的檔案信息系統建設工作中，安全防護措施并未給予足夠重視，技術方面的資金和專業人員投入有限，導致網絡信息安全方面存在漏洞。就好比一些系統，在身份認證以及訪問控制機制上缺乏有效性，就容易遭到外部的攻擊，進而致使文史資料檔案信息出現泄露的情況。與此同時，在電子檔案的備份還有恢復工作方面做得并不到位，一旦出現硬件發生故障或者數據丟失的狀況，那么就很有可能會造成難以挽回的損失。

2.3 人員專業素養不足

政協文史資料檔案管理工作，需要既具有扎實的檔案管理專業知識，又能熟悉文史資料相關業務的復合型專業人才。從目前實際情況來看，部分政協的文史資料檔案管理部門存在人員結構不太合理的問題，專業從事檔案管理工作的人員頗為稀缺。不少工作人員沒有接受過檔案主管部門組織的、系統的檔案學專業理論或檔案業務知識教育培訓，對檔案管理領域出現的新技術以及新方法，他們了解不多、掌握也不夠到位，所以很難滿足新時期檔案管理工作所提出的各項要求。檔案管理人員的培訓機制存在著不健全的狀況，其培訓內容顯得頗為單一，多數的培訓往往側重于對檔案基礎知識的傳授，在信息化技術應用以及文史資料研究方法等方面，缺乏足夠深入、全面、有效的業務培訓。同時，培訓的頻率也比較低，這樣一來便無法很好地滿足工作人員對于知識進行更新以及技能得以提升的實際需求，使得工作人員的業務水平在提升方面呈現出較為緩慢的態勢。

3 政協文史資料檔案管理提升路徑

3.1 完善管理體系

一是結合新時期檔案管理工作呈現出的特點以及所提出的要求，對政協文史資料檔案管理制度進行及時修訂和完善。要清晰明確現行電子檔案管理方面的各項規范和工作標準，像電子文件從形成開始，到后續的收集、整理、歸檔，再到保管以及利用等這一整個流程當中的操作標準都需明確下來。要將存儲格式統一起來，規定得采用那種通用性比較強且在長期保存過程中穩定性頗高的格式，比如PDF格式等。此外，還需要建立起定期備份的制度，把備份的頻率、備份的方式以及異地備份的策略都明確好，以此來保證電子檔案數據能夠處于安全的狀態。二是要積極主動地參與到行業統一標準的制定工作當中去，推動不同地區政協在檔案管理工作方面實現規范化，促使其能夠協同發展。對文史資料檔案管理工作的職責分工進一步優化，設立檔案管理協調機構，負責統籌協調各部門在文史資料檔案管理工作中的相互關系，落實各項文史資料檔案征集工作任務。清晰界定各部門在征集、整理、保管、利用等諸多環節所承擔的具體職責，擬定詳盡的工作流程以及責任清單。如明確政協委員聯絡部門承擔起組織委員開展文史資料征集工作的任務，文化文史部門負責對資料進行整理并展開相關研究，檔案管理部門則負責資料的歸檔保管工作以及推進其信息化建設等事宜。經由明確各部門職責，強化部門之間的協作與配合，促使工作效率得以提升。

3.2 加強信息化建設

一是進一步加大對文史資料檔案數字化建設方面的投入力度。針對那些數字化水平相對不高的地區而言，主動協調、爭取當地政府給予專門的財政方面支持，助力采購先進、適用的數字化相關設備，如高速掃描儀以及數字化加工軟件等。還要積極鼓勵不同地區的政協相互開展有關數字化建設經驗的交流活動以及合作，憑借技術方面的幫扶、人才的培訓和合作等多種途徑，推動那些相對落后地區的文史資料檔案數字化工作。二是要加速紙質檔案的數字化工作。擬定出較為合理的數字化工作計劃，依據資料自身的重要程度、所處年代等諸多因素來分批次開展數字化的處理操作，進而逐步達成全部文史資料檔案的數字化存儲以及管理的目標。三是要構建起完備的檔案信息安全防護體系。從技術方面來講，需運用先進的網絡安全技術，像是防火墻、入侵檢測系統以及加密技術等等，以此來防范外部網絡發起的攻擊以及避免出現信息泄露的情況。要強化身份認證以及訪問控制方面的工作，通過設置多級別的用戶權限，保證唯有獲得授權的人員才可以對特定的檔案信息予以訪問。另外，還要定期針對檔案信息系統展開安全漏洞的檢測以及修復方面的工作，并且及時對系統軟件以及安全補丁進行更新。從管理層面來看，制定出嚴格的信息安全管理制度，強化針對工作人員所開展的信息安全培訓工作，提升他們的安全意識以及防范方面的能力。建立起完善的數據備份與恢復機制，定期針對重要的檔案數據實施異地備份，確保在發生意外狀況的時候能夠迅速將數據恢復過來。

3.3 提升人員專業素養

一是嘗試拓展人才引進的路徑。借助公開招聘以及人才引進計劃等多種途徑，吸引那些有著檔案學、歷史學、信息管理等相關專業知識背景的出色人才，讓他們能夠加入政協文史資料檔案管理的隊伍當中來。擬定富有吸引力的人才政策，給予良好的工作條件以及待遇，以此來挽留住專業人才。二是推動高校相關專業和政協展開合作。著手開展人才定向培養方面的項目，從而為政協文史資料檔案管理這項工作輸送在專業方面能夠對口的、具備較高素質的人才。確立起常態化的人員培訓相關機制，進一步豐富培訓所涉及的內容以及形式。三是要加強檔案管理業務基礎知識的培訓。培訓內容要涵蓋信息化技術應用、文史資料研究方法、法律法規等諸多方面的知識。還可以定期邀請行業內的專家以及學者開展專門的專題講座，并且組織工作人員去參加各類學術研討會以及業務培訓課程等活動。借助在線學習平臺的優勢，為工作人員提供頗為豐富的學習資源，以此方便工作人員依照自身需求開展自主學習。要定期針對工作人員開展業務考核工作，把考核所得到的結果同績效相互掛鉤起來，通過這樣的方式激勵工作人員能夠以更加積極的態度去參加培訓，進而促使其自身業務水平得以不斷提升。

4 案例分析

某市政協察覺到檔案管理制度存在不完善的狀況，而且職責方面也不夠明晰，于是著手開展了管理體系的優化相關工作。在制度建設這方面，特意組織起專家團隊，針對現有的檔案管理制度展開全面且細致的梳理工作。明確規定所有和政協工作相關的電子文件，像會議紀要、提案文檔、文史資料稿件等等，都屬于電子檔案的歸檔范圍，并且統一要求采用PDF格式來進行存儲，要求在文件形成之后的一個月內完成歸檔操作。另外還建立起每周開展一次的本地備份機制以及每月開展一次的異地備份機制，以此來切實確保電子檔案的數據安全。在職責明確這個方面，專門成立了一個由秘書長來牽頭負責的檔案管理協調小組，其下還設置了征集組、整理組、保管組、利用組等不同的工作小組，這些小組分別是由政協委員聯絡委、文化文史委、辦公室檔案管理部門等相關部門的人員所組成的。經過對管理體系的這般完善，該市政協文史資料檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，資料征集的數量與質量也都有了顯著的提高，在年度考核當中，檔案管理工作更是獲得了優秀的評價。

新時期政協文史資料檔案管理這項工作，在碰到諸多挑戰的同時，其實也藏著創新發展的機遇。要是把管理體系給完善好，建立起科學合理的制度，再把職責分工明確下來，那就能給檔案管理工作筑牢堅實的保障啦。要是去加強信息化方面的建設，大力去推動數字化的進程，并且把信息安全防護給強化起來，這樣是可以有效提升檔案管理的效率以及利用水平的。要是能提升人員的專業素養，引進一些專業人才，再加強對人員的培訓，那就能夠給檔案管理工作注入新的活力。各地的政協結合自身的實際狀況，積極去探索適合本地的提升辦法，還可以借鑒那些成功案例的經驗，不斷地對文史資料檔案管理工作進行優化。

參考文獻

[1]師向東.以“四個轉變”做好新時代政協文史資料工作[N].民主協商報，2023（08）：15-16.

[2]熊燕.大數據背景下檔案信息服務創新[J].中國管理信息化，2024（04）：07-08.

[3]鄧成財.努力開創新時代政協文史工作新局面[N].海東日報，2024（10）：11.

[4]曬一曬省政協各專委會“年中成績單”[N]．聯誼報，2015-08-03．

作者簡介：王璐（1992-），大學學歷，福鼎市政協文史資料室館員，研究方向：檔案管理。