高校檔案館社會合作機制研究

摘 要：在信息化快速發展的新時期，檔案文化建設日趨完善，檔案部門與社會各機構構建合作聯動關系已成為大勢所趨，對重要且有價值的檔案資源進行再整合、再激活、再利用是當下檔案部門實現高質量發展的重要手段，在此背景下需要高校檔案管理部門轉變合作方式，明確檔案管理者、利用者的多元化、多樣化需求，利用科學管理手段與先進管理技術發揮檔案的利用價值。本文以“高校檔案館社會合作機制研究”為題，在體制建設、合作方式、人才隊伍、共建共享四個方面指出當下存在的問題及挑戰，并提出優化路徑，從而為各級高校提供決策參考。

關鍵詞：信息化；高校檔案館；社會合作

高校檔案館蘊含著建校以來各類歷史文化、日常行政、人才培養、教學科普、原創科研、深厚學術等重要信息，已成為高校提升競爭力的重要信息來源，依托當下信息化、網絡化環境及大數據應用平臺，實現高校檔案館與社會的文化館、圖書館、博物館的深度合作已成為檔案事業發展的應然趨勢。一方面在于以文化建設為著力點，深化多館合作一體化建設，進一步開展校史研究和史志編研。另一方面在于創新特色大學文化傳承，樹立高校檔案文化品牌，傳播弘揚高校獨特的文化內涵，需要高校相關負責部門緊跟時代潮流。加快高校檔案館與社會的合作交流，搭建多館一體化展示服務平臺，以實際行動促進整體行業可持續高質量發展。

1 高校檔案館社會合作機制重點要素分析

1.1 高校檔案館社會合作機制建設背景及可行性研究

在教育改革的背景下，高校教育的信息化建設逐步由簡單到復雜、由單一到多元。在提升教學質量的基礎上，日益重視檔案價值的發揮及文化底蘊的建設，尤其大數據、云計算、人工智能等技術的應用，通過實現廣大范圍內檔案資源的共建共享、深度挖掘，可得出隱藏于其背后的信息價值。總體而言，各級高校已由過去以管理為中心的模式走向以服務用戶為主導的方向轉變。新時代“智慧校園”的興起，使得檔案系統正著力解決過去數據不統一、利用不廣泛、數據共享難的問題。高校檔案館作為高校檔案負責機構，在全校范圍內建立檔案網絡體系的同時，更要基于檔案基礎業務工作，勇于對外溝通銜接，創新合作機制，探索高校檔案管理開發利用新模式，尋求整體業務新發展，通過文字、實物、多媒體的方式，將高校文化傳承、社會服務、科學研究、人才培養等方面的成就與發展足跡向社會傳播。例如，與博物館達成合作，借助博物館珍貴的實物藏品，聯合開展科普教育、愛國愛校教育，對于傳遞人文精神，引導學生走向正途有著十分重要的意義。

1.2 高校檔案館建立社會合作機制的必要性及意義

一是滿足多元需求。高校檔案館與社會的圖書館、博物館相對獨立，由于長期缺少聯系，使得相關數據資料整理編目方式、數字管理系統存在較大差異。通過互聯網技術實現高校檔案館與社會各方組織信息的高度整合，形成區域性數據庫，不僅能夠徹底解決過去各自為政、信息分散的問題，而且能夠方便用戶一次定位所需信息，讓數據多跑路、用戶少跑腿，減少搜尋時間，讓高校檔案更積極主動地為學生及社會群眾提供各種便利服務，才能吸引更多潛在用戶，擴大高校檔案機構的影響力。二是降低管理成本。高校檔案館與社會的圖書館、文化館、科技館、博物館等機構分工較為明確，信息交流不頻繁，但涉及館藏內容有重合，甚至存在重復收集的情況，使得整體人力物力存在一定資源浪費，通過加強合作，實現檔案與社會其他機構信息的互補整合，可彌補信息漏洞，推動社會信息資源宏觀的建設開發及共享利用，對于廣大用戶的服務水平的提高有積極意義。三是彰顯檔案價值。通過達成社會合作機制，可將高校檔案資源內容更加科學系統地整理劃分并廣泛傳播，吸引社會專業機構積極參與信息管理，進一步提升高?？茖W決策水平。同時豐富館藏資源，將高校檔案與圖書館、博物館等信息數據資源相結合，發揮檔案館公共服務的優勢，可更直觀地讓學生了解高校發展的歷程，準確把握歷史的價值觀，體會到高校隨著歷史發展積淀的深厚的人文底蘊，從而樹立責任感、使命感，最大限度地發揮檔案的教育價值，提升高校文化發展的軟實力[1]。

2 當下高校檔案館社會合作機制存在的問題及挑戰

2.1 檔案重視程度不夠，管理體系有所缺失

各級高校目前仍多以教育科研、日常行政、后勤保障、教學水平提高等工作為主，對于檔案管理工作重視程度不夠。在人員安排、資金撥付、制度建設等方面存在較多漏洞，無法推動其快速發展。一些高校管理人員認為檔案工作僅僅是將高校產生的各類文件保存至庫房即可，主要工作就是收集、管理、存檔，對于保管利用及對外服務重視程度不夠，社會層面的對外合作工作更是少之又少，造成大量有價值的高校檔案文件被鎖在庫房，難以發揮其資政育人的作用[2]。

2.2 合作共建內容單一，合作價值體現較少

高校檔案館收集保管、開發利用的重要目標是服務師生、服務民生、服務社會，這就需要檔案管理、資源利用、開發共享、廣泛傳播等工作滿足社會與群眾需求。但事實上，大多高校檔案館認為所謂社會合作僅僅是召集多方機構一起開會，以宣讀文件、觀看課程、商議問題等形式建立合作關系，合作形式單一、合作內容淺顯、覆蓋范圍狹窄、實際效果較低、創新意識較差，對于檔案的開發程度不夠。同時，在合作過程中沒有充分結合現代科學技術，對外宣傳仍采用展板、紙質宣傳頁的形式，使得檔案價值發揮大打折扣。

2.3 干部隊伍能力欠缺，綜合水平較為低下

目前，大多高校檔案管理人員不是專業出身，步入崗位前未接受專業檔案管理培訓，理論知識與實踐技能較為缺乏，在日常工作開展過程中，僅能做到檔案的收集、整理和保管，而對于檔案開發利用及編研工作難免力不從心。究其原因，一方面，人才引進力度小，受檔案館邊緣性質的影響，高校無論在崗位數量還是在招聘方式上，都存在一定不足，就業門檻低，得過且過現象較為嚴重。另一方面，在于對管理人員后期繼續教育培訓工作開展較少，沒有根據實際社會合作工作需求以及未來發展需要進行針對性的培養，尤其在電子文件、數字化、信息技術應用層面，造成現階段干部隊伍專業水平無法有效對接社會各機構，實現檔案價值的充分發揮，創新性不足也使得高校檔案館的運行難以適應社會和公眾的發展。

2.4 共建共享意識薄弱，社會合作難以開展

對于高校的檔案館而言，大多缺乏整體合作意識，“信息孤島”“各自為政”現象較為嚴重，主要原因在于高校檔案館信息化工作開展較為薄弱，僅僅依靠紙質文件的傳遞共享，不僅效率低，還會對檔案造成不可逆的傷害。目前相關管理人員檔案數字化轉型意識較差，沒有在社會合作與資源互聯互通的前提下開展系統研發、技術應用及安全傳輸的相關工作。高校與社會之間信息壁壘較為嚴重，沒有借助現代化大數據平臺手段開展對外共建共享工作，內外信息共享協同性較差。高校檔案館、圖書館、博物館等社會各機構主體之間的管理機制、合作機制及業務開發上存在不同分散現象，無法保證相當數量的機構、高校、個人的參與程度，從而使得社會合作機制難以落地落實。

3 高校檔案館社會合作機制未來優化路徑策略

3.1 以科學化制度為基礎，促進規范性資源管理

3.1.1健全管理體系。高校應成立檔案管理開發利用領導小組，將行政管理部門與檔案部門相結合，形成縱向組織網絡體系，共同統籌本校檔案管理工作，同時領導層要將檔案管理工作擺在重要位置，將高校檔案工作納入高校發展的整體規劃，結合《檔案法》《保密法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等法規、文件，形成齊抓共管、各司其職、共同參與、協調運轉的發展格局，同步開展定期檢查、指導、督促工作，確保相關工作任務落地落實。

3.1.2優化發展理念。領導小組要結合信息化時代新媒體技術，創新宣傳模式，通過融媒體平臺，線上線下宣傳檔案工作，強調開發利用檔案的重要性以及達成社會合作機制的緊迫性，助推整體工作迅速開展。同時要建立專項高校檔案基礎設施建設資金，加強高校檔案工作制度體系和業務技術基礎建設，以規范統籌為理念，建立可持續的高校檔案工作模式，徹底改變過去檔案分散管理的劣勢[3]。

3.2 以共建化合作為基礎，實現全面性價值發揮

3.2.1共建歷史文化中心。高校檔案館可與當地博物館、檔案館三方掛牌，共同研究高?；虮镜亟逃龤v史文化，構建新時代教育宣傳文化品牌，一方面借助檔案館藏內容，另一方面借助博物館的實物展品，組織高校史學教授、文學教授，在對重要故事情節、發展路徑進行整理、挖掘、研究、對外宣傳的同時，可申報高級別研究項目，通過合作的形式將信息資源價值最大化發揮，從而達到事半功倍的效果。

3.2.2共建愛國主義教育基地。當下高校大學生需要進一步接受黨史教育、愛國主義教育，高校檔案館可與地方黨史研究院、圖書館等部門共建愛國主義教育基地，讓大學生以實地參觀體驗的學習方式，了解家鄉的歷史文化，感受家鄉文化的積淀，沉浸式體驗傳統文化的魅力，感受時代的變遷與歷史的變革。在社會課堂中“受教育、長才干、做貢獻”，激發愛黨、愛國、愛家鄉的熱情，引導學生珍惜當下的幸福生活，好好學習，掌握本領，為家鄉的發展和祖國的繁榮富強貢獻自己的智慧和力量。

3.3 以針對性教育為基礎，構建專業性干部隊伍

3.3.1強化人才引進。高校領導層要進一步加大高校檔案館的人才引進力度，在崗位數量設置以及對外招聘上給予一定支持?？梢悦嫦蚩萍脊尽⑸鐣肆Y源中心開展人才招聘工作，也可在本地高校定向培養相關技術人員，重點引進既懂現代信息技術管理及廣泛應用，又清楚數字化技術的專業人才。也可引進歷史學、博物館學、圖書情報相關學科的優秀人才，進一步優化人員隊伍結構，通過發揮人才優勢，努力營造事業有平臺、發展有空間、成長有環境的工作氛圍。

3.3.2積極培養人才。高校檔案館達成社會層面的廣泛合作機制，不能夠坐享其成，而是要以積極主動地姿態去面對、接納外界豐富多彩的信息資源。在培養干部隊伍方面，可按照“引進來+走出去”的方式，一方面邀請社會檔案主管部門、圖書館、博物館、科技館的業務骨干或者相關業務教授開展理論培訓工作，針對政策制度環境、前沿技術應用、社會合作方式、優秀典型案例等進行深度講解，進一步拓寬高校檔案管理人員的視野，同時鼓勵干部學習信息技術及網絡知識和信息檢索技術，拓展知識結構，提高對外合作及服務技能。另一方面可帶領相關人員前往社會各機構參觀學習，尋找可合作的創新點，培養創新意識、服務意識以及敏銳的信息獲取能力。例如，培養文字編輯加工能力及審美能力，加強高校檔案館與博物館、圖書館合作編研的技能，從而提高社會合作水平[4]。

3.4 以大數據平臺為基礎，推動廣泛性共建共享

3.4.1構建檔案管理平臺。高校要科學劃撥檔案信息化專項資金，用于檔案管理利用平臺的硬件采購、系統開發、技術應用、安全維護等相關工作的開展，同時要積極深入行業市場進行調研，選擇技術能力強、口碑良好且有豐富經驗的科技公司，并根據高校檔案實際管理情況及對外社會合作需求進行深入剖析研判，明確底層架構、信息化技術及研發路徑，有針對性、高效性地進行檔案管理平臺研發，全力推動信息化進程。

3.4.2加強現代技術應用。新時期海量高校檔案資源的開發利用，離不開以大數據技術為主的核心技術應用，要有選擇地在檔案日常收集、分類著錄、編目存放、數據分析、共建共享、開發利用、安全存儲等工作模塊，加強數據挖掘、機器學習、云計算、區塊鏈、OCR識別等技術的應用，真正將檔案的高效管理與現代技術相結合，提高整體工作水平，為后期社會合作事項奠定基礎。例如，通過數據挖掘技術，獲取用戶檢索習慣，根據網站對外服務進行科學分類、合理組織，便于用戶以最快的速度定位所需檔案信息，從而提高滿意度與檔案的利用率。

3.4.3推動實現共建共享。健全高校檔案館與社會的圖書館、博物館、科技館、文化館等機構的溝通渠道，一方面可借助當地大數據平臺，對部分檔案進行開放鑒定，并通過數據接口建立面向公共服務的資源共享數據庫，分享具備真實性、原始性、價值型的檔案資源，在提高資源利用率的同時，增加機構合作的緊密度，徹底告別過去上門、來電、來函等方式的查詢模式，真正讓檔案“活起來”[5]。

結語

綜上所述，在國家及社會高度重視文化軟實力的時代背景下，高校檔案館作為擁有育人屬性功能的單位，應積極扮演主體決策，結合社會熱點及學生需求，探索多元化的社會合作模式，利用先進的發展理念與科學的現代技術，助力高校檔案事業走出教育的“內循環”，融入社會的“大循環”，讓高校檔案館成為校史文化傳播的主要陣地，從而實現文化交流、學術研究等工作的高質量發展。

參考文獻

[1]毛文婷.檔案館、圖書館和博物館的館際合作研究[J].黑龍江史志，2015（13）：261+264.

[2]張占武.高校檔案資源共享研究領域展望[J].檔案管理，2021（05）：100-101.

[3]羅蓉.新時代背景下高校檔案工作的“持”與“新”[J].科技風，2020（13）：208+213.

[4]孫艷麗.新時期高校檔案編研與檔案利用服務的思考[J].現代情報，2011，31（07）：150-152.

[5]裘麗.檔案館館際合作探究——基于館際合作機制的分析[J].檔案天地，2018（06）：47-50.

作者簡歷：趙靜（1971.6—），大學學歷，濮陽職業技術學院副研究館員。