基于知識管理的企業檔案管理體系構建與效能提升研究

摘 要：本文深入探討了基于知識管理的企業檔案管理體系構建與效能提升的相關問題。首先，闡述了知識管理與企業檔案管理的內涵及關系，分析了當前企業檔案管理在知識管理視角下存在的問題；其次，提出構建基于知識管理的企業檔案管理體系的原則與具體策略，包括檔案資源整合、知識挖掘與轉化、信息化建設等方面；最后，探討了通過完善組織機制、加強人才培養和評估反饋等措施提升企業檔案管理效能的途徑。旨在為企業在知識經濟時代更好地發揮檔案管理的價值，促進企業創新發展提供有益的參考。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；體系構建；效能提升

在當今知識經濟時代，知識已成為企業最重要的核心競爭力之一。企業檔案作為企業知識的重要載體，蘊含著豐富的信息資源，如企業的經營管理經驗、技術研發成果、市場競爭情報等。如何有效地管理企業檔案，挖掘其中的知識價值，并將其轉化為企業的創新能力和競爭優勢，成為企業面臨的重要課題。基于知識管理的企業檔案管理體系構建與效能提升研究，對于推動企業檔案管理的創新發展，提高企業的整體管理水平具有極為重要的意義。

1 知識管理與企業檔案管理概述

1.1 知識管理

知識管理是指企業通過一系列手段和方法，對知識進行識別、獲取、存儲、共享、應用和創新的過程。其目的在于提高企業的知識資產價值，促進企業內部知識的流動與轉化，提升企業的創新能力和應變能力，以適應不斷變化的市場環境。知識管理涵蓋了顯性知識（如文檔、報告、數據等）和隱性知識（如員工經驗、技能、思維模式等）的管理，強調通過建立知識共享文化和信息技術平臺，實現知識在企業不同部門和員工之間的有效傳播與利用。

1.2 企業檔案管理

企業檔案是企業在生產經營、行政管理、科研開發等活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。企業檔案管理是對這些檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等活動的總和。傳統的企業檔案管理側重于檔案的實體管理和基本信息服務，主要目的是確保檔案的安全完整和便于查找利用。然而，隨著知識經濟的發展，企業對檔案管理的要求已不僅局限于此，還是更注重挖掘檔案中的知識內涵，使其能夠為企業的戰略決策、業務創新等提供有力支持。

1.3 知識管理與企業檔案管理的關系

企業檔案管理是知識管理的重要基礎。企業檔案作為企業知識的主要存儲庫，記錄了企業發展的歷程和各個方面的知識成果。有效的檔案管理能夠為知識管理提供豐富的知識源，保證知識的系統性和完整性。同時，知識管理為企業檔案管理的發展指明了方向。知識管理理念的引入促使企業檔案管理從傳統的實體管理向知識化管理轉型，注重對檔案中知識的挖掘、整合與利用，提高檔案管理的價值創造能力。兩者相互促進、相輔相成，共同服務于企業的發展目標[1]。

2 當前企業檔案管理在知識管理視角下存在的問題

2.1 檔案資源分散，整合難度大

許多企業內部檔案資源分散在不同的部門和業務系統中，這就導致檔案信息難以實現全面整合與共享，形成了“信息孤島”。企業在進行知識挖掘和利用時，往往需要花費大量的時間和精力去收集和整合分散的檔案資源，降低了知識管理的效率。

2.2 檔案知識挖掘深度不足

企業檔案蘊含著大量的潛在知識，但目前大多數企業的檔案管理對檔案進行簡單的分類和基本信息的提取，缺乏對檔案內容的深入分析和挖掘。忽略檔案隱藏的隱性知識，如員工在項目實施過程中的經驗教訓、創新思路等，導致檔案知識資源的浪費，無法充分發揮其在企業創新發展中的作用。

2.3 檔案管理信息化水平較低

一些企業的檔案信息化管理系統功能單一，僅能實現檔案的數字化存儲和基本查詢功能，缺乏對檔案知識的智能分析、關聯檢索和知識推送等高級功能。同時，檔案信息化建設與企業其他業務系統的集成度不高，無法實現數據的實時交互與共享，限制了檔案知識在企業業務流程中的有效應用。

2.4 檔案管理與企業業務流程脫節

傳統的企業檔案管理往往是事后管理，即檔案在業務活動結束后才進行收集和整理。這種管理模式導致檔案管理與企業業務流程嚴重脫節，檔案無法及時反映業務活動中的知識需求和變化，不能為業務活動提供實時的知識支持。同時，業務部門在開展工作時也很少主動利用檔案知識資源，使得檔案管理的價值未能得到充分體現。

3 基于知識管理的企業檔案管理體系構建原則

3.1 系統性原則

構建企業檔案管理體系應從企業整體戰略和知識管理需求出發，將檔案管理視為一個系統工程，綜合考慮檔案資源的收集、整理、存儲、利用等環節，以及與企業其他業務系統的關系，確保檔案管理體系的完整性和協調性，實現檔案知識在企業內部的順暢流動與共享。

3.2 知識導向原則

以知識管理為導向，將檔案管理的重點從傳統的檔案實體管理轉向檔案知識管理。在檔案管理的各個環節，注重挖掘檔案中的知識價值，通過知識分類、標引、整合等手段，將檔案資源轉化為可被企業利用的知識資產，提高檔案管理對企業知識創新和業務發展的支撐能力。

3.3 用戶需求原則

企業檔案管理體系的構建應緊密圍繞用戶需求，包括企業內部的管理層、業務部門員工以及外部的合作伙伴等。了解不同用戶群體對檔案知識的需求特點和使用習慣，提供個性化、便捷化的檔案知識服務，如定制化的知識檢索、知識推送等，提高檔案知識的利用率和用戶滿意度。

3.4 動態適應性原則

企業所處的市場環境和知識環境不斷變化。因此，檔案管理體系應具備動態適應性。能夠及時根據企業戰略調整、業務變革、技術創新等因素，對檔案管理的流程、方法和技術進行優化和更新，確保檔案管理體系始終能夠適應企業知識管理的需求，持續發揮其價值。

4 基于知識管理的企業檔案管理體系構建策略

4.1 檔案資源整合與優化

首先，建立統一的檔案管理機構或協調機制，打破企業內部檔案管理的部門壁壘。成立專門的檔案管理中心或建立跨部門的檔案管理協調小組，負責統籌規劃企業檔案資源的整合與管理工作。明確各部門在檔案管理中的職責和權限，加強部門之間的溝通與協作，確保檔案資源能夠得到全面、有效的整合[2]。其次，制定統一的檔案分類與編碼標準。為實現檔案資源的規范化管理和共享利用，企業應制定統一的檔案分類與編碼標準。根據企業的業務特點和知識體系，對檔案進行科學分類，并賦予唯一的編碼標識。這樣不僅便于檔案的整理和存儲，還有利于通過編碼進行快速檢索和知識關聯分析，提高檔案管理的效率和準確性。最后，開展檔案資源的數字化整合，利用先進的信息技術手段，對企業分散的紙質檔案和電子檔案進行數字化整合。建立企業檔案資源數據庫，將各類檔案資源按照統一的標準進行數字化存儲和管理。通過數據挖掘、文本分析等技術，對數字化檔案資源進行深度整合，提取檔案中的關鍵信息和知識元，構建檔案知識圖譜，實現檔案知識的可視化展示和關聯分析，為企業知識創新提供有力支持。

4.2 檔案知識的挖掘與轉化

首先，對企業檔案中的顯性知識，如文件、報告、圖紙等進行系統梳理和分析。通過建立知識目錄、關鍵詞索引、摘要提取等方式，提高顯性知識的可檢索性和可利用性。同時，利用數據挖掘技術，對大量的顯性知識數據進行挖掘分析，發現其中的知識規律、趨勢和關聯關系，如通過對銷售數據檔案的分析挖掘市場需求變化規律，為企業市場營銷策略的制定提供依據。其次，隱性知識是企業知識創新的重要源泉，但由于其難以言傳身教的特點，挖掘和轉化難度較大。企業可以通過建立知識社區、開展經驗交流活動、實施導師制等方式，促進員工之間隱性知識的交流與共享。同時，利用案例分析、知識建模等技術手段，將隱性知識轉化為顯性知識，如將員工在項目實施過程中的成功經驗和失敗教訓整理成案例庫，供企業內部學習和借鑒，實現隱性知識在企業內部的傳承與創新。

4.3 檔案管理信息化建設

構建功能強大、智能化的檔案管理信息系統是實現企業檔案知識管理的關鍵。新的檔案管理信息系統應具備以下功能：一是全面的檔案數字化管理功能，包括檔案的采集、錄入、存儲、檢索、借閱等；二是知識挖掘與分析功能，如數據挖掘、文本分析、知識圖譜構建等；三是知識共享與協作功能，支持企業內部員工之間的知識交流與協同工作，如在線討論、知識共享空間等；四是與企業其他業務系統的集成功能，實現檔案管理系統與企業資源計劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）等系統的數據交互與共享，使檔案知識能夠及時融入企業業務流程。另外，大數據與人工智能技術為企業檔案管理帶來了新的機遇。利用大數據技術，企業可以對海量的檔案數據進行存儲、管理和分析，挖掘有價值的知識信息。人工智能技術中的自然語言處理、機器學習、圖像識別等技術可應用于檔案管理的各個環節，如自動分類與標引、智能檢索、知識推薦等，提高檔案管理的智能化水平和工作效率，為企業提供更加精準、個性化的檔案知識服務。

4.4 檔案管理與企業業務流程融合

首先，將檔案管理環節提前到企業業務活動的前端，在業務開展過程中就對相關知識和信息進行收集、整理和歸檔。例如，在項目立項階段，就建立項目檔案，記錄項目的背景、目標、計劃等信息，并隨著項目的推進不斷更新檔案內容。這樣可以保證檔案能夠及時反映業務活動的全過程，為業務決策提供實時的知識支持，同時也有助于提高檔案的完整性和準確性。其次，將檔案知識服務嵌入企業業務流程中，使業務部門在開展工作時能夠方便地獲取所需的檔案知識資源。例如，在企業的產品研發流程中，研發人員可以隨時查閱相關的技術檔案、市場調研檔案等，獲取技術參考和市場信息，避免重復勞動，提高研發效率。通過建立檔案知識服務接口或知識門戶，將檔案知識與業務流程緊密結合，實現檔案知識在企業業務活動中的有效應用。

5 基于知識管理的企業檔案管理效能提升途徑

5.1 完善檔案管理組織機制

建立健全企業檔案管理的組織架構和管理制度，明確檔案管理部門在企業知識管理中的地位和職責。檔案管理部門應作為企業知識管理的核心樞紐，負責統籌規劃、協調各方資源，推動檔案知識的全流程管理。加強檔案管理部門與其他業務部門之間的溝通與協作機制。例如，定期召開跨部門知識共享會議，共同探討檔案知識的挖掘與應用方向，形成良好的知識共享文化氛圍。同時，建立有效的激勵機制，鼓勵員工積極參與檔案知識的挖掘、共享和創新活動，如對在檔案知識管理工作中有突出貢獻的員工給予表彰和獎勵，不僅包括物質獎勵，還可在晉升、培訓機會等方面予以傾斜，提高員工的積極性和主動性。此外，設立專門的知識管理崗位，負責監督和指導檔案知識管理工作的開展，確保各項工作按計劃推進并符合企業戰略需求[3]。

5.2 加強檔案管理人才培養

企業應加強檔案管理人才隊伍建設，通過內部培訓、外部進修、人才引進等多種方式，提高檔案管理人員的業務素質和知識水平。培訓內容應包括知識管理理論與方法、檔案信息化技術、數據挖掘與分析、知識服務等方面，使檔案管理人員能夠適應知識管理時代企業檔案管理工作的新要求。內部培訓可邀請企業內部的知識管理專家或業務骨干進行經驗分享和案例講解，提高培訓的針對性和實用性。外部進修則可安排檔案管理人員參加專業機構舉辦的知識管理培訓課程或學術研討會，拓寬視野，了解行業最新動態。人才引進方面，積極招募具有知識管理、信息技術等多學科背景的專業人才，充實檔案管理隊伍，為企業檔案管理工作注入新的活力。同時，鼓勵檔案管理人員自主學習和研究，建立學習交流平臺，促進他們之間的相互學習與成長。

5.3 建立檔案管理評估與反饋機制

建立科學合理的檔案管理評估指標體系，對企業檔案管理體系的運行效果進行定期評估。評估指標應包括檔案資源整合程度、檔案知識挖掘與利用效果、檔案管理信息化水平、檔案服務滿意度等方面。例如，通過對比檔案資源整合前后的數據，評估整合工作的成效；分析檔案知識被應用于企業決策、業務創新等方面的實際案例數量和效果，衡量知識挖掘與利用的質量；考察檔案管理信息系統功能的完整性、數據安全性以及用戶操作便捷性等，判斷信息化建設水平；采用問卷調查、用戶訪談等方式收集員工和外部用戶對檔案服務的評價，確定檔案服務的滿意度。通過評估，及時發現檔案管理體系存在的問題和不足之處，并根據評估結果進行針對性的調整和優化。

在知識經濟時代，基于知識管理構建企業檔案管理體系并提升其效能是企業實現可持續發展的必然要求。通過整合檔案資源、挖掘檔案知識、推進信息化建設以及實現檔案管理與業務流程融合等策略，構建完善的企業檔案管理體系，并通過完善組織機制、加強人才培養和評估反饋等途徑提升管理效能，能夠充分發揮企業檔案的知識價值，為企業的創新發展提供有力的知識支撐。企業應高度重視檔案管理工作，積極引入知識管理理念和技術，不斷探索和創新檔案管理模式，以適應日益激烈的市場競爭環境，實現企業的長遠發展目標。

參考文獻

[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2022.

[2] 柯平.知識管理學[M].北京：科學出版社，2022.

[3] 王蘭成.企業檔案信息化建設[M].北京：科學出版社，2023.

作者簡介：劉妍（1989—），大學學歷，中國郵政文史中心（中國郵政郵票博物館）副研究館員，研究方向：企業檔案管理、檔案整理、檔案信息化等。