數(shù)字中國建設(shè)背景下公共資源交易檔案電子化路徑分析

摘 要：在數(shù)字中國背景下，信息化時代逐漸來臨，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在各行各業(yè)得到深度應(yīng)用。公共資源交易領(lǐng)域也是如此，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展迅速，產(chǎn)生海量的電子檔案數(shù)據(jù)，需要相關(guān)部門加以重視，全面加強(qiáng)電子檔案信息化建設(shè)。為此，本文以“數(shù)字中國建設(shè)背景下公共資源交易檔案電子化路徑分析”為題，在檔案意識、管理體系、干部隊伍、平臺建設(shè)等方面指出當(dāng)下存在的不足及未來優(yōu)化路徑，探索公共資源交易檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有效發(fā)展模式，以期為相關(guān)部門提供決策參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國；公共資源交易檔案；信息化；電子化

公共資源交易檔案指在公共資源交易活動中直接形成的，具有保存價值的文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。對于公共資源交易的管理及后期監(jiān)督具有不可替代的作用。在我國公共資源交易領(lǐng)域快速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生的大量檔案數(shù)據(jù)，沿用過去以紙質(zhì)檔案存儲、人工手動管理的模式已無法適應(yīng)時代發(fā)展需求。這就需要相關(guān)部門緊跟時代潮流，落實(shí)《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》，進(jìn)一步夯實(shí)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施及數(shù)據(jù)資源體系，構(gòu)建電子檔案管理平臺并進(jìn)行深度運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)資源的高度整合與共享，在管理水平與監(jiān)督力度上下功夫，有效降低交易成本，促進(jìn)機(jī)制創(chuàng)新與技術(shù)創(chuàng)新，推動公共資源交易檔案單套制管理落地生效。

1 數(shù)字中國建設(shè)背景下公共資源交易檔案電子化工作要點(diǎn)分析

1.1 公共資源交易業(yè)務(wù)及電子檔案管理的主要特征

一是涵蓋面廣，業(yè)務(wù)分類多。公共資源交易中心是實(shí)行交易、提供咨詢、對內(nèi)對外服務(wù)的機(jī)構(gòu)，是產(chǎn)生公共資源交易檔案的最主要平臺，其內(nèi)容涵蓋土地、醫(yī)療、司法等行業(yè)的公共資源交易項(xiàng)目，基于總體角度可劃分為31類業(yè)務(wù)類型且包含上百個業(yè)務(wù)類別，對于優(yōu)化資源配置、規(guī)范交易行為、解決突出問題、維護(hù)各方利益有著較大作用。二是電子檔案來源廣泛。由于上述公共資源交易業(yè)務(wù)涉及廣泛，使得其參與主體也具有多樣化特征。例如，招標(biāo)人、委托方、產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)等，在相關(guān)工作開展過程中，會有文書檔案、項(xiàng)目檔案、財務(wù)檔案等類別的文件產(chǎn)生，文件更是分為音頻、視頻、照片、實(shí)物等形式，內(nèi)容復(fù)雜，管理難度也較大[1]。

基于上述關(guān)于公共資源交易檔案的表述，在現(xiàn)階段發(fā)展背景下，推動檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為大勢所趨。實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理，可使工作人員告別庫房時代，利用計算機(jī)終端便可進(jìn)行電子檔案的生成、傳輸、存儲、利用、共享，徹底擺脫紙質(zhì)檔案管理所存在的時空距離、時間環(huán)境因素帶來的影響，從而使其機(jī)密性更高，管理工作量大大降低，提升整體質(zhì)效。同時，電子檔案通過互聯(lián)網(wǎng)途徑實(shí)現(xiàn)共建共享與廣泛應(yīng)用，也是最大限度在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、方便工作開展、滿足社會需求等方面彰顯的檔案利用價值。

1.2 公共資源交易檔案信息化管理的必要性及優(yōu)勢

一是遵循國家政策要求。在檔案管理領(lǐng)域，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要重點(diǎn)開展新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。在公共資源交易等方面，《政府采購法》中規(guī)定，政府采購的項(xiàng)目合同，在簽訂七個工作日內(nèi)要將其與副本報同級政府相關(guān)部門存檔備案。《招標(biāo)投標(biāo)法》中也規(guī)定招標(biāo)人要當(dāng)中拆封投標(biāo)截止前收到的投標(biāo)文件并存檔備查。因此，在海量文件產(chǎn)生的前提下，要充分利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案文件的收集歸檔與分類保存，才能夠?yàn)榻窈笙嚓P(guān)資源的開發(fā)利用提供必要保障。二是降低管理存儲成本。在公共資源交易過程中，實(shí)現(xiàn)全流程在線辦理，可以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，并將其壓縮在數(shù)據(jù)庫中，不僅可節(jié)約紙張與檔案庫房面積，節(jié)約成本，更是實(shí)現(xiàn)綠色辦公，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。同時電子檔案管理也可保證原始文件的安全性，避免因頻繁翻閱造成紙張損毀與數(shù)據(jù)信息被泄露，從而為整體水平的提高奠定基礎(chǔ)。三是突出利用價值需要。在各項(xiàng)公共資源交易活動中，產(chǎn)生的報銷、文字、音視頻均有較為重要的價值，尤其在招標(biāo)監(jiān)督、紀(jì)檢調(diào)查等環(huán)節(jié)，能夠通過信息化管理平臺迅速定位相關(guān)電子文件尤為重要，從此角度看，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級建設(shè)具有一定的必要性與緊迫性[2]。

2 數(shù)字中國建設(shè)背景下公共資源交易檔案電子化面臨的困難及挑戰(zhàn)

2.1 檔案意識薄弱，開發(fā)利用不充分

在過去公共資源交易的過程中，大多部門單位及管理人員更關(guān)注與檔案的安全保管，忽略了檔案的利用價值，存在較多“重藏輕用”的理念。工作重點(diǎn)往往是如何保證及時歸檔、如何維護(hù)內(nèi)容完整、如何推動整體安全等方面，對于開發(fā)檔案資源、拓寬檔案利用面、強(qiáng)化對外服務(wù)等方面缺乏直觀清晰的認(rèn)知，在此前提下大量的公共資源交易檔案被永久性鎖在柜子中，無法發(fā)揮其資政價值。同時，由于多數(shù)管理人員習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)模式，適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用能力不夠，改革轉(zhuǎn)型意識不強(qiáng)，無法建成較為完善的在線信息化管理體系，從而限制了檔案數(shù)字化的發(fā)展和創(chuàng)新[3]。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)制度缺失，管理體系不完整

目前，多數(shù)部門仍在沿用過去傳統(tǒng)模式下制定的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)管理體系尚未與時俱進(jìn)，無法適應(yīng)新時代公共資源交易工作的開展。數(shù)字檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、接收范圍、開放層級、保管方式、對外服務(wù)均缺少統(tǒng)一性的業(yè)務(wù)流程規(guī)范，使得工作人員開展工作無章可循，容易造成檔案文件收集不齊全、整理有漏洞、鑒定不細(xì)致、開放有隱患、服務(wù)有弊端，很難保證公共資源交易檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性，不利于相關(guān)工作的順利開展。

2.3 干部隊伍業(yè)余，培訓(xùn)機(jī)制不健全

一方面，在公共資源交易機(jī)構(gòu)，大多沒有專職的檔案管理人員。往往檔案員身兼數(shù)職，在檔案信息化工作開展過程中不僅缺乏檔案管理技能，更缺少檔案信息化管理技術(shù)與知識，導(dǎo)致數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作流于形式，缺乏時效性。另一方面，由于公共資源交易工作較為繁忙，任務(wù)重，責(zé)任大，相關(guān)機(jī)構(gòu)開展檔案管理繼續(xù)教育培訓(xùn)較少，使得檔案管理人員對新技術(shù)、新理論、新技能缺乏深入了解，無法將技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為檔案管理優(yōu)勢，已成為相關(guān)部門面臨的重要問題。

2.4 平臺建設(shè)緩慢，共建共享不到位

隨著檔案信息化管理、智慧化利用的模式不斷得到廣泛推廣，各行各業(yè)都在快速進(jìn)行數(shù)字化改革，但是在公共資源交易領(lǐng)域整體發(fā)展較為緩慢，主要有以下幾個方面原因。一是平臺建設(shè)不完整。受檔案工作邊沿化因素的影響，目前較多公共資源管理部門尚未建成功能齊全、專業(yè)性強(qiáng)的管理平臺，部分單位僅僅是停留在檔案文件格式轉(zhuǎn)換層面，尚未發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢深入挖掘其潛在價值。二是共建共享力度不夠。沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺及大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，跨區(qū)域傳輸與遠(yuǎn)程化利用存在較大難度，部分單位對共享化網(wǎng)絡(luò)建造了解不足，造成信息孤島的問題頻繁出現(xiàn)。三是安全管理問題突出。與其他行業(yè)檔案不同的是，公共資源交易檔案具有一定涉密性，在文件生成到利用過程中，存在許多安全風(fēng)險。例如，惡意插件、病毒、黑客攻擊等，一旦安全工作出問題，則會造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。

3 數(shù)字中國建設(shè)背景下公共資源交易檔案電子化優(yōu)化路徑分析

3.1 轉(zhuǎn)變發(fā)展思維，加強(qiáng)檔案資源整合利用水平

一是樹立利用服務(wù)意識。各級公共資源交易部門要秉持“藏用并重”的檔案管理理念，在新時期發(fā)展階段進(jìn)一步深入探索如何實(shí)現(xiàn)檔案資源價值最大化利用。通過自身專業(yè)技能區(qū)分檔案類別，整合有價值的檔案資源，并及時開展數(shù)字化加工、系統(tǒng)上傳、對外查詢利用服務(wù)等相關(guān)工作，以實(shí)際行動挖掘檔案價值，使其更好地服務(wù)公共資源交易工作。二是樹立信息化意識。在公共資源交易相關(guān)部門，上至領(lǐng)導(dǎo)、下至管理人員要及時轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，真正接納現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案工作帶來的正向推動作用，并將檔案信息化工作納入年度重點(diǎn)任務(wù)，以實(shí)際行動推動服務(wù)平臺、制度規(guī)則、信息共享規(guī)范化，從而促進(jìn)公共資源交易工作高效發(fā)展[4]。

3.2 完善管理制度，優(yōu)化檔案資源規(guī)范管理機(jī)制

一是完善組織架構(gòu)。公共資源交易機(jī)構(gòu)要設(shè)置檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通，強(qiáng)化日常監(jiān)督，提升統(tǒng)籌力度，緊盯薄弱環(huán)節(jié)，確保在各環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時能夠及時得到解決，整體上形成分工明確、邊界清晰的責(zé)任機(jī)制。二是健全制度體系。在公共資源交易檔案電子化管理過程中，要充分認(rèn)識到制度標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的重要性，相關(guān)機(jī)構(gòu)要深入了解行業(yè)內(nèi)發(fā)展趨勢與現(xiàn)實(shí)工作發(fā)展需求，全面學(xué)習(xí)落實(shí)《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》《招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購法》以及《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-88）《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)規(guī)范，制定《公共資源交易電子檔案管理制度》《公共資源交易電子檔案利用服務(wù)規(guī)范》《涉密文件管理制度》等規(guī)章制度，規(guī)范檔案收集整理、移交保管、共享利用、鑒定銷毀等工作。例如，制定《公共資源交易檔案分類規(guī)范》，構(gòu)建包括類別、年份、保管期限、項(xiàng)目內(nèi)容的多方面層級維度，涵蓋招投標(biāo)類、采購類、資源類、產(chǎn)權(quán)類多門類體系，做到科學(xué)化“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”[5]。

3.3 構(gòu)建專業(yè)團(tuán)隊，設(shè)置干部隊伍繼續(xù)教育體系

一是加強(qiáng)人才引進(jìn)力度。公共資源交易部門要積極向上級部門申請，進(jìn)一步增加檔案信息管理崗的數(shù)量，并面向社會、高校、人力資源中心、科技公司定向招聘既懂得檔案管理理論，又善于應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，同時要做到提升其待遇，優(yōu)化工作環(huán)境，全方位服務(wù)人才發(fā)展，從而不斷為部門單位注入新鮮血液。二是構(gòu)建繼續(xù)教育體系。公共資源交易部門單位要根據(jù)發(fā)展方向與實(shí)際崗位匹配情況，設(shè)置常態(tài)化檔案業(yè)務(wù)繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)制。一方面面向全體工作人員宣傳檔案發(fā)展環(huán)境與前沿技術(shù)應(yīng)用情況，構(gòu)建良好的工作氛圍。另一方面要重點(diǎn)針對檔案管理員，定期邀請當(dāng)?shù)貦n案業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)骨干、高校檔案學(xué)教授專家，通過講座、案例分析、實(shí)踐操作等方式進(jìn)行線上線下培訓(xùn)和針對性輔導(dǎo)，對現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用加以普及，也可與第三方培訓(xùn)機(jī)構(gòu)達(dá)成合作協(xié)議，為檔案管理人員提供大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、OCR、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)的機(jī)會，促進(jìn)其將新技能、新手段應(yīng)用到檔案管理實(shí)務(wù)中，使其更好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要，從而為公共資源交易中心電子化檔案管理質(zhì)量和水平的提高保駕護(hù)航。

3.4 應(yīng)用信息技術(shù)，推廣資源管理平臺的安全利用

一是構(gòu)建平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享。公共資源交易部門要劃撥檔案信息化平臺建設(shè)專項(xiàng)資金，面向社會招標(biāo)第三方軟件系統(tǒng)開發(fā)公司，并根據(jù)區(qū)域內(nèi)公共資源交易工作發(fā)展情況，深度應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能等信息處理技術(shù)，建立共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，整合各部門檔案數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)在線歸檔、互聯(lián)互通、共建共享，徹底解決過去檔案信息分散、共享難度大的問題。在技術(shù)應(yīng)用方面可融合OFD技術(shù)，拓展國產(chǎn)版式文件的應(yīng)用，促進(jìn)電子檔案文件在形成、傳輸、利用、共享多方面形成可視化文件與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)融合應(yīng)用的局面。在系統(tǒng)開發(fā)過程中可將檔案工作與創(chuàng)新場景結(jié)合應(yīng)用。例如，數(shù)據(jù)目錄與數(shù)據(jù)治理能力現(xiàn)代化相結(jié)合，構(gòu)建良好功能格局[6]。二是加強(qiáng)監(jiān)管，營造安全環(huán)境。一方面在系統(tǒng)建設(shè)初期要合理配置防火墻、日志審計等安全設(shè)備，確保服務(wù)器及計算機(jī)終端安裝殺毒軟件，另一方面在共享與對外利用服務(wù)中采取身份鑒別、電子簽章、加密傳輸、流程監(jiān)控等安全防護(hù)手段，防止社會不法分子冒充用戶入侵系統(tǒng)，導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)信息被篡改毀壞、流出泄密，以數(shù)據(jù)安全治理融入檔案信息化管理模式。

綜上所述，在信息化技術(shù)快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代以及優(yōu)化營商環(huán)境的背景下，構(gòu)建檔案管理利用系統(tǒng)平臺，讓數(shù)據(jù)“多跑路”、人員“少跑腿”以已成為提高檔案管理水平的最關(guān)鍵舉措，也是適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。為此，公共資源交易部門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要緊跟時代潮流，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程電子化，深入挖掘公共資源交易領(lǐng)域中檔案數(shù)據(jù)的潛在價值，在意識轉(zhuǎn)變、隊伍建立、平臺建設(shè)、制度體系等方面多重發(fā)力，從而為公共資源管理事業(yè)貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡介：霍青華（1991.6—），碩士研究生學(xué)歷，菏澤市公共資源交易中心館員，研究方向：檔案管理。