高校檔案數字化長期保存與數據遷移問題研究

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，高校檔案數字化進程不斷加速。然而，在數字化過程中，檔案的長期保存與數據遷移面臨諸多挑戰。本文深入剖析高校檔案數字化現狀，指出長期保存與數據遷移存在的技術、管理和安全層面的問題，并提出針對性解決對策，通過案例分析為高校提供實踐參考，旨在推動高校檔案數字化工作科學、高效地開展，確保檔案信息的長期安全與有效利用。

關鍵詞：高校檔案；數字化；長期保存；數據遷移

在當今數字化時代，高校檔案數字化已成為必然趨勢。檔案作為高校教學、科研、管理等活動的真實記錄，數字化不僅能提高檔案管理效率，更能方便師生及相關人員查閱利用。但是，數字化檔案的長期保存和數據遷移問題至關重要，關乎檔案信息能否持續為高校發展提供支撐。長期保存可確保檔案信息的歷史連續性，數據遷移則能使檔案適應不斷更新的技術環境，兩者相輔相成，是高校檔案數字化可持續發展的關鍵環節。國外在高校檔案數字化的長期保存以及數據遷移領域起步相對較早，已經構建起比較完善的理論體系，同時也積累了頗為豐富的實踐經驗[1]。國內與之相關的研究在近些年來同樣獲得了較為顯著的進展，學者們圍繞著技術、管理、安全等方面所存在的問題展開了相應的探討。不過在統一標準的制定以及管理流程的優化等方面，依舊需要做出進一步的完善。從整體來看，國內外的相關研究確實為高校檔案數字化工作提供了一定的參考，然而在緊密結合我國高校實際情況并展開深入探究方面，還是存在待強化之處。

1 高校檔案數字化現狀剖析

1.1 數字化程度與范圍

當下，許多高校已經在不同程度上著手開展檔案數字化方面的相關工作。就數字化程度來講，有一部分重點高校已經順利完成數量頗為可觀的核心檔案數字化處理工作，像教學檔案、科研成果檔案等均在此列[2]。但是，有些高校檔案數字化工作的推進速度較為遲緩，僅僅完成為數不多的檔案數字化操作，主要包括行政公文檔案、人事檔案、學籍檔案等利用率相對較高的檔案。那些特殊載體的檔案，如音像檔案、實物檔案等則數字化程度比較低。依據不完全統計所得的數據來看，大約有60%的高校已經完成超過50%的紙質檔案的數字化工作，而特殊載體檔案數字化比例平均僅為30%左右。

1.2 基礎設施與技術應用

在基礎設施層面，高校大多配備計算機、掃描儀以及服務器等基本設備。其中，還有部分高校建立專門用于檔案數字化加工的工作室，為檔案數字化工作給予硬件層面的有力支持[3]。在技術應用方面，高校采用OCR識別技術來促使文字錄入的效率得以提升，同時還借助數據庫管理系統針對數字化檔案展開存儲以及管理方面的操作。但是，不同高校在技術應用的水平上存在一定差異。一些高校能夠及時更新技術設備，運用先進的數字加密、數據備份技術保障檔案安全；而部分高校仍在使用相對陳舊的技術，在數據長期保存和遷移方面存在隱患。

1.3 人員配備與管理模式

高校的檔案部門雖然配備從事檔案管理工作的專業人員，但是具備信息技術專業背景的人員數量相對欠缺。有一部分高校采取外聘數字化加工人員的方式，以彌補技術力量方面存在的短板。在管理模式方面，多數高校所采用的是傳統的層級管理模式，檔案從收集到整理，再到數字化，一直到最后的保管環節，整個過程會涉及多個部門之間的相互協調[4]。這種管理模式在一定程度上導致工作效率低下，信息溝通不暢，影響檔案數字化長期保存和數據遷移工作的順利推進。

2 長期保存與數據遷移存在的問題

2.1 技術層面

2.1.1存儲介質老化與技術更新。存儲介質的老化屬于長期保存方面所面臨的一個關鍵問題。如硬盤在使用時間不斷增長的情況下，出現故障的概率便會逐步增大，這極有可能致使數據出現丟失的情況。有相關統計表明，硬盤平均的使用年限大概在5至10年，一旦超出期限，數據存儲時的穩定性就會出現大幅度下滑。與此同時，技術方面的更新換代速度相當快，新的存儲技術也在接連不斷地涌現出來，像云計算以及區塊鏈存儲等便是如此。倘若高校不能夠及時跟上技術更新的步伐，可能面臨舊技術無法滿足長期保存的需求，而數據遷移到新技術平臺又存在困難的局面。

2.1.2數據格式的穩定性與轉換難題。數據格式多樣且不斷變化，給長期保存帶來挑戰。一些早期數字化的檔案采用特定格式存儲，隨著軟件升級或開發商停止維護，這些格式可能無法被新系統識別。在數據格式轉換時，又容易出現信息丟失或格式錯亂問題，影響檔案的完整性和可讀性。

2.2 管理層面

2.2.1缺乏統一的標準與規范。當下，高校在檔案數字化的長期保存以及數據遷移，并沒有一個統一的標準。各高校在檔案著錄的相關規則、數字化所應達到的質量標準、數據具體的存儲格式等方面有著不一樣的情況。一方面使得高校之間檔案信息無法很好地共享及相互交流；另一方面加大數據長期保存和遷移操作過程中的難度。例如，檔案著錄，部分高校是采用國家檔案局所制定的標準，而另外一些高校則是自己制定相關標準，如此一來，整合文檔信息會十分混亂。

2.2.2管理流程與責任不明確。檔案數字化工作會牽涉到諸多部門，像檔案產生部門、管理部門以及信息技術部門等。管理流程并非十分清晰明了，各部門之間的責任劃分也不明確。在數據遷移過程中，常常會出現由于責任不清晰而致使工作被延誤或者數據丟失的情況。檔案管理部門覺得數據遷移是信息技術部門該承擔的責任，然而信息技術部門卻認為檔案管理部門應當給出詳盡的數據需求，雙方會因推諉對工作的進度產生影響。

2.3 安全層面

2.3.1數據安全與隱私保護。檔案數據里存有數量頗多的敏感信息，像學生的個人相關信息，科研成果當中的關鍵核心數據等。在對這些數據進行長時間保存以及實施數據遷移的過程當中，數據安全方面面臨著諸多威脅。從一個角度來講，存儲系統是有可能遭到黑客攻擊的，也可能會被病毒感染，如此一來便會使數據出現被泄露的情況；從另一個角度來看，在數據遷移的過程中，如果操作方面出現了不當之處，極有可能致使數據丟失，或者被不法分子非法獲取。例如，2020年某高校在檔案數據遷移過程中，因未采取有效加密措施，導致部分學生學籍信息被泄露，引發社會關注。

2.3.2系統安全與網絡威脅。高校的檔案數字化系統要依靠網絡以及計算機系統來運作，在這一過程中，系統存在的漏洞有可能遭遇網絡攻擊，對檔案數據的安全形成極為嚴峻的威脅。黑客常常會借助系統中的漏洞入侵檔案系統，有可能對其中的數據進行篡改，或者直接將數據刪除。在網絡數據傳輸環節中，同樣也面臨著被他人竊取的風險。例如，部分高校檔案系統的防火墻技術較為老舊，無法有效地抵御新型的網絡攻擊，如此一來，便給檔案數據的長期保存以及后續的遷移工作帶來不容小覷的安全隱患。

3 解決對策探討

3.1 技術改進措施

3.1.1選擇可靠的存儲技術與介質。高校需要全面考慮存儲成本、數據安全性以及長期保存需求等方面的因素，應選取合適的存儲技術及介質。為實現長期保存，不妨采用穩定性頗高的如藍光光盤等存儲介質，它的使用壽命能夠達到數十年之久。與此同時，還得積極地引入云計算存儲技術，憑借云平臺所具備的高可靠性以及可擴展性的優勢，保障檔案數據安全地存儲。某高校采用混合云存儲模式，將重要檔案數據存儲在私有云，一般檔案數據存儲在公有云，既保證了數據安全，又降低了存儲成本。

3.1.2建立數據格式轉換機制。定期針對檔案數據格式展開相應的評估，并且實施轉換操作。制定關于格式轉換的標準以及具體流程，確保在轉換過程中能夠維持數據的完整性及準確性。可以選用專業的數據格式轉換軟件，同時配合人工審核方式，提升轉換的質量水準。高校應和專業的軟件開發商達成合作關系，共同開發契合本校檔案數據格式轉換需求的軟件，針對不一樣類型的檔案數據設定各不相同的轉換規則，從而為轉換效果提供有力保障。

3.2 管理優化策略

3.2.1制定統一標準與規范。教育主管部門應組織制定高校檔案數字化長期保存和數據遷移的統一標準與規范。明確檔案著錄、數字化質量、存儲格式、數據遷移流程等方面的標準。高校應嚴格按照標準執行，確保檔案信息的規范性和一致性。統一規定高校檔案數字化存儲格式為PDF/A，便于長期保存和跨平臺使用。制定統一的檔案著錄細則，提高檔案信息檢索效率。

3.2.2明確管理流程與責任。高校需要對檔案數字化的工作流程予以梳理，清晰界定各部門在長期保存以及數據遷移工作所應承擔的責任。要著手建立工作協調機制，以此強化部門之間的溝通以及協作事宜。要制定詳盡的工作流程圖，明確規定檔案產生部門需承擔提供原始檔案的職責，并且要保證原始檔案的準確性；檔案管理部門則要負責檔案的整理工作、開展數字化加工以及做好長期保存管理等相關事項；信息技術部門負責給予技術方面的支持，同時實施數據遷移的相關工作。通過明確各部門的責任，進而提升工作效率，確保工作能夠得以順利推進。

3.3 安全保障方案

3.3.1數據加密與訪問控制。運用數據加密技術，針對檔案數據在其存儲及傳輸環節實施加密工作的處理操作。設定頗為嚴格的訪問控制權限，依照用戶的身份狀況以及具體需求分配不同的訪問級別。學生僅能夠查看與其個人相關的信息內容，教師則可以查看所教授班級學生的部分信息，而檔案管理人員所擁有的權限級別更高一些。通過實施加密操作以及設置訪問權限等舉措，切實保障數據的安全性以及對隱私的保護。

3.3.2系統安全防護與應急處理。強化檔案數字化系統的安全防護舉措，需定期對該系統展開漏洞掃描工作，同時做好相關漏洞的修復事宜，并且安裝先進的防火墻以及入侵檢測系統。著手制定應急處理預案，針對有可能出現的數據丟失、系統故障等情況，明確應急處理的具體流程以及相關責任人。如數據備份要定期去執行此項操作，把備份的數據存放在異地。還要建立應急響應團隊，當系統遭受攻擊或者出現故障的時候，團隊能夠快速采取相應措施，促使數據以及系統恢復到正常運行狀態。

4 案例分析

4.1 案例選取與介紹

選取A高校當作案例分析。A高校屬于一所綜合性大學，擁有豐富的檔案資源。近年來，A高校下大力氣推進檔案數字化工作，針對檔案的長期保存以及數據遷移等工作展開積極有效的探索。

4.2 實踐過程與成果

在技術層面，A高校經過多方調研與論證，將企業級硬盤陣列選定為主要存儲設備，其具備強大的數據存儲與處理能力。同時，A高校嚴格遵循既定計劃，定期將數據備份至藍光光盤，確保數據的安全性與長期穩定性。引入專業的數據格式轉換軟件，憑借其精準高效的轉換算法，對早期格式不規范的檔案數據展開精細轉換操作。通過一系列環環相扣的舉措，A高校順利完成了大規模檔案數據的長期保存及遷移工作，檔案管理效率大幅提升，為教學、科研等工作提供了堅實有力的支持，顯著改善了學校的整體運營環境。

4.3 經驗總結與啟示

A高校所積累的實踐經驗清晰地顯示，在技術層面、管理層面以及安全層面等方面協同發力、共同推進，這對于妥善解決高校檔案數字化長期保存以及數據遷移存在的一系列問題而言，無疑是極為關鍵的要點。高校理應依據自身所具備的實際狀況，以一種較為合理的方式精心選擇契合自身需求的技術方案，并且要全力建立一套相對完善的管理機制，與此同時，還要切實加強安全方面的有力保障。需著重關注不同部門之間的協同合作，進而促使各方形成一股強勁的工作合力。而其他高校在著手開展與之相關的工作時，完全可以充分借鑒A高校所取得的成功經驗，再緊密結合本校的特點，精心制定一套適合自身實際情況的檔案數字化長期保存以及數據遷移的具體方案。

參考文獻

[1] 陳偉斌，張慶順.大數據環境下高校數字檔案備份技術策略[J].檔案天地，2022（02）：27-29+18.

[2] 馮文博，張北建.知識管理理念下高校數字檔案信息服務研究[J].機電兵船檔案，2021（01）：34-37.

[3] 周欣然.基于數字人文視角的高校檔案館檔案服務體系構建[J].檔案與建設，2021（01）：24-30.

[4] 夏紅兵.智慧城市建設下的中小型高校檔案館（室）數字檔案工作探索[J].產業與科技論壇，2019，18（04）：280-282.

作者簡介：林婷婷（1987—），大學學歷，廣東醫科大學館員，研究方向：高校檔案數字化管理。