新時(shí)代背景下檔案公共服務(wù)效能提升路徑研究

2025-09-11 00:00:00盧少鵬

參花(上) 2025年9期

一、引言

在公共服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展的新時(shí)代背景下，檔案管理工作迎來了從傳統(tǒng)保管向現(xiàn)代服務(wù)職能轉(zhuǎn)型的重要機(jī)遇。隨著社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，公眾對(duì)檔案公共服務(wù)的時(shí)效性、精準(zhǔn)性和便捷性提出了更高要求。如何依托新一代信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、優(yōu)化服務(wù)流程，成為提升檔案管理公共服務(wù)效能的重要問題。本文從檔案公共服務(wù)入手，分析提升檔案公共服務(wù)效能的意義，并提出相應(yīng)改進(jìn)措施，以期為相關(guān)研究者提供參考。

二、檔案公共服務(wù)概述

檔案公共服務(wù)是指利用檔案為社會(huì)服務(wù)。檔案作為政府、企業(yè)與社會(huì)公眾之間重要的信息傳播載體，其服務(wù)對(duì)象從專業(yè)機(jī)構(gòu)向社會(huì)公眾延展，旨在為公眾提供高品質(zhì)公共服務(wù)。目前，檔案管理部門正著力加強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力建設(shè)，完善檔案開放規(guī)則，做到應(yīng)開盡開，切實(shí)把相關(guān)規(guī)定落實(shí)到位。各級(jí)檔案主管部門正加強(qiáng)對(duì)檔案開放審核工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，旨在及時(shí)公布開放檔案目錄，拓寬檔案利用渠道，方便公眾查檔用檔，進(jìn)一步優(yōu)化檔案公共服務(wù)。

三、提升檔案公共服務(wù)效能的意義

（一）提供信息憑證

檔案作為重要的信息憑證，在各類社會(huì)活動(dòng)中扮演著不可或缺的角色。無論是個(gè)人身份證明、學(xué)歷認(rèn)證，還是企業(yè)資質(zhì)審核，檔案都以其客觀、真實(shí)、全面的特性，為各方提供了權(quán)威的參考依據(jù)。

（二）提供決策支持

檔案在事務(wù)決策、風(fēng)險(xiǎn)控制等多方面發(fā)揮了重要作用。在公共資源配置規(guī)劃、審批、建設(shè)和監(jiān)管等全流程中形成的檔案記錄，對(duì)確保資源配置科學(xué)性和城市建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)行規(guī)范性有重要作用。在項(xiàng)目規(guī)劃過程中，通過參考?xì)v年政策、行政審批文書和項(xiàng)目建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供信息支撐。檔案的連續(xù)性與完整性保證了決策的可追溯性。通過對(duì)歷史檔案的動(dòng)態(tài)分析，能夠輔助研判決策執(zhí)行過程中的潛在問題，提升決策的前瞻性與科學(xué)性。例如，在城市管理領(lǐng)域，地理信息系統(tǒng)（GIS）與檔案數(shù)據(jù)庫的深度融合，構(gòu)建了基于空間維度的動(dòng)態(tài)檔案服務(wù)體系。在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、地下空間開發(fā)、應(yīng)急預(yù)案編制等項(xiàng)目的前期調(diào)研過程中，歷史規(guī)劃圖紙及審批結(jié)果等檔案能夠幫助核實(shí)既有結(jié)構(gòu)、權(quán)屬關(guān)系等信息，從而規(guī)避工程沖突與潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提供文化服務(wù)

檔案資源中的歷史事實(shí)、社會(huì)記憶與文化標(biāo)識(shí)等內(nèi)容，在新時(shí)代文化建設(shè)中的作用越來越大。各級(jí)檔案館加強(qiáng)了對(duì)地方志、民間文書、重要人物檔案、歷史照片、音像資料等資源的收集與整理，形成了兼具可讀性與研究性的文化數(shù)據(jù)庫。開展檔案展覽、專題講座、史料研討等多樣的檔案主題活動(dòng)，向公眾傳播歷史文化知識(shí)，增強(qiáng)了公眾的文化認(rèn)同感。例如，廣州市檔案館深挖館藏檔案文化內(nèi)涵，創(chuàng)新檔案開發(fā)利用方式，利用全媒體技術(shù)打造了檔案文化系列電視節(jié)目《廣州檔案解密》。節(jié)目通過梳理廣州歷史發(fā)展脈絡(luò)，深入挖掘全市珍貴檔案，使“塵封檔案”變成“鮮活故事”，用檔案講述廣州故事，充分發(fā)揮了檔案在文化服務(wù)方面的作用，展現(xiàn)了檔案的時(shí)代價(jià)值，進(jìn)一步繼承和弘揚(yáng)了中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。

四、新時(shí)代背景下檔案公共服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)

（一）從資源保管向知識(shí)賦能轉(zhuǎn)型

檔案管理已從傳統(tǒng)的物理實(shí)體保存逐步轉(zhuǎn)向知識(shí)要素的深度挖掘與高效利用。通過構(gòu)建知識(shí)圖譜、應(yīng)用語義分析及內(nèi)容關(guān)聯(lián)機(jī)制，檔案管理系統(tǒng)得以從異構(gòu)檔案中精準(zhǔn)提取實(shí)體關(guān)系、事件鏈條及其演變路徑，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史過程的結(jié)構(gòu)化表達(dá)與知識(shí)化呈現(xiàn)。在社會(huì)歷史領(lǐng)域，通過聚類分析與文本挖掘，對(duì)特定歷史時(shí)期、行業(yè)發(fā)展或人物軌跡形成多維度的知識(shí)索引，為專業(yè)研究與社會(huì)服務(wù)提供知識(shí)支持。

（二）從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)型

新時(shí)代檔案管理職能體系正在由傳統(tǒng)的“被動(dòng)接收、靜態(tài)保管”轉(zhuǎn)向“主動(dòng)服務(wù)、動(dòng)態(tài)融合”。

其一，在業(yè)務(wù)流程全過程中同步生成與歸集檔案數(shù)據(jù)，已成為信息治理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要方向。各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)嵌入檔案生成與歸檔模塊，通過系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)采集、即時(shí)歸檔與自動(dòng)更新，避免了傳統(tǒng)“事后歸檔”的延遲風(fēng)險(xiǎn)。

其二，檔案管理部門正逐步推進(jìn)檔案資源的共享與高效利用。例如，全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)為社會(huì)公眾提供檔案查詢利用跨區(qū)域、跨層級(jí)的公共服務(wù)，公眾下載全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)App，完成實(shí)名注冊(cè)，即可享受便捷高效的“跨區(qū)域、跨層級(jí)”查檔服務(wù)。

其三，動(dòng)態(tài)服務(wù)還體現(xiàn)在檔案使用過程中，檔案管理部門通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案從入庫、分類、存儲(chǔ)到調(diào)用的全流程數(shù)字化管理。服務(wù)系統(tǒng)可根據(jù)用戶行為數(shù)據(jù)主動(dòng)匹配可調(diào)用資源，并通過智能算法優(yōu)化資源調(diào)配路徑，提高檔案調(diào)閱的響應(yīng)效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)的精準(zhǔn)性與便捷性。智能感知與語義識(shí)別能力的深度融合正在成為系統(tǒng)架構(gòu)的重要方向，通過自然語言處理與多模態(tài)數(shù)據(jù)理解技術(shù)，系統(tǒng)能夠自動(dòng)判斷事物所處階段、內(nèi)容語境及數(shù)據(jù)敏感等級(jí)，從而實(shí)現(xiàn)基于動(dòng)態(tài)場(chǎng)景的資源推送與權(quán)限配置機(jī)制，有效提升信息交付的精準(zhǔn)度與風(fēng)險(xiǎn)控制能力。

未來的檔案管理部門將呈現(xiàn)出從“信息歸檔中心”向“知識(shí)服務(wù)中心”轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)，其將對(duì)知識(shí)圖譜構(gòu)建、內(nèi)容邏輯梳理等方面持續(xù)探索。

五、新時(shí)代背景下提升檔案公共服務(wù)效能的路徑

（一）構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)

構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、提升檔案公共服務(wù)效能的重要前提。檔案管理部門應(yīng)探索人工智能、大數(shù)據(jù)分析與區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案工作中的深度應(yīng)用，通過技術(shù)創(chuàng)新推動(dòng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，構(gòu)建起一個(gè)可信度高、自動(dòng)化程度高以及可追溯的檔案管理系統(tǒng)，為檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。在檔案資源處理方面，智能化管理系統(tǒng)充分利用自然語言處理等先進(jìn)技術(shù)，能夠顯著提升非結(jié)構(gòu)化檔案資源的檢索速度與調(diào)用精準(zhǔn)度，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)；利用構(gòu)建的智能歸檔模型，通過人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)在信息生成的源頭實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔與精準(zhǔn)分類，從而大幅提升檔案數(shù)據(jù)分類的準(zhǔn)確性，減少人工干預(yù)，以降低出錯(cuò)率，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性。

（二）完善檔案公共服務(wù)體系

檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建一套高效、完善的檔案公共服務(wù)體系，助力檔案公共服務(wù)效能的提升。

1.完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理部門要對(duì)檔案公共服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面修訂，清晰界定每一項(xiàng)服務(wù)的權(quán)限范圍、操作規(guī)范以及責(zé)任分工，確保服務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。并根據(jù)社會(huì)需求和檔案價(jià)值，動(dòng)態(tài)調(diào)整檔案開放的范圍與方式。

2.建設(shè)統(tǒng)一的服務(wù)平臺(tái)

檔案管理部門應(yīng)著力建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，通過制定嚴(yán)格的接口標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)協(xié)議規(guī)范，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對(duì)接，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)間的高效流轉(zhuǎn)。該平臺(tái)應(yīng)集成檔案申請(qǐng)、核驗(yàn)、下載以及在線咨詢等多種功能，讓公眾能夠隨時(shí)隨地享受高效、便捷的檔案服務(wù)。

3.推動(dòng)服務(wù)均等化

檔案管理部門應(yīng)著力構(gòu)建覆蓋城鄉(xiāng)的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。通過科學(xué)規(guī)劃與合理布局，促進(jìn)區(qū)域間檔案服務(wù)資源的均衡配置，縮小城鄉(xiāng)檔案服務(wù)差距，確保公眾都能享受到優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

4.構(gòu)建科學(xué)的反饋機(jī)制

檔案管理部門還應(yīng)構(gòu)建一套科學(xué)、有效的反饋機(jī)制。通過收集和分析用戶使用數(shù)據(jù)，深入了解公眾對(duì)檔案服務(wù)的需求與滿意度，優(yōu)化服務(wù)流程與資源配置，不斷提升檔案服務(wù)的質(zhì)量與效率。

（三）打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍

打造一支綜合素質(zhì)高的檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)，是推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展必不可少的措施。

1.加強(qiáng)人才儲(chǔ)備

檔案管理部門應(yīng)積極推動(dòng)與高校、研究機(jī)構(gòu)的深度合作。通過設(shè)立實(shí)踐基地，為檔案專業(yè)學(xué)生提供實(shí)際操作機(jī)會(huì)，讓他們?cè)趯?shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、提升技能，進(jìn)而為檔案事業(yè)儲(chǔ)備人才。

2.構(gòu)建常態(tài)化能力培訓(xùn)體系

檔案管理部門要構(gòu)建常態(tài)化的能力培訓(xùn)體系，確保培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性與持續(xù)性。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)全面覆蓋信息技術(shù)能力、數(shù)據(jù)治理能力以及檔案標(biāo)準(zhǔn)理解與適用能力等領(lǐng)域。信息技術(shù)能力培訓(xùn)旨在讓檔案工作人員熟練掌握數(shù)字化工具和技能，提升檔案信息化處理水平；數(shù)據(jù)治理能力培訓(xùn)著重培養(yǎng)檔案工作人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集、整理、分析和利用的能力，以充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值；檔案標(biāo)準(zhǔn)理解與適用能力培訓(xùn)則旨在確保檔案工作人員在工作中嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。同時(shí)，也要培養(yǎng)檔案工作人員解決實(shí)際問題的能力，確保在面對(duì)各種突發(fā)情況時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。

3.加強(qiáng)績(jī)效考核

檔案管理部門應(yīng)在績(jī)效考核中增加服務(wù)質(zhì)量與用戶滿意度的指標(biāo)權(quán)重。將服務(wù)質(zhì)量細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、服務(wù)準(zhǔn)確性等多個(gè)方面，并將用戶滿意度作為衡量檔案人員工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理部門應(yīng)通過以上措施培養(yǎng)優(yōu)秀人才，進(jìn)而不斷優(yōu)化服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量。

六、結(jié)語

我國檔案管理部門正處于從傳統(tǒng)保管向現(xiàn)代服務(wù)職能轉(zhuǎn)型的新階段。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理部門面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。通過構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)、完善檔案公共服務(wù)體系以及打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍，檔案管理部門能夠有效提升檔案公共服務(wù)的效能，更好地滿足公眾對(duì)檔案信息的多元化需求。展望未來，我們應(yīng)繼續(xù)深化檔案工作改革，不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，為構(gòu)建更加高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案公共服務(wù)體系貢獻(xiàn)力量。

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