數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理工作研究

一、引言

在數(shù)字時(shí)代，各行各業(yè)的檔案資料數(shù)量都在以驚人的速度增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。為了確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，同時(shí)為了提升檔案資源的開發(fā)和利用效率，檔案管理工作迫切需要向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型。然而，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型并非一蹴而就，而是一個(gè)逐步推進(jìn)的過程。在這個(gè)過程中，我們面臨著許多挑戰(zhàn)，這不僅影響了檔案資料價(jià)值的有效發(fā)揮，也制約了檔案管理工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而導(dǎo)致檔案服務(wù)無法有效地滿足公眾的需求。鑒于此，深入研究數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，對(duì)推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。基于此，本文首先分析數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)而針對(duì)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨的挑戰(zhàn)提出針對(duì)性策略，以期為更好地開展檔案管理數(shù)字化工作提供理論參考。

二、數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

隨著數(shù)字技術(shù)的飛速進(jìn)步，檔案管理工作迎來了重要的發(fā)展機(jī)遇，開始向數(shù)字化管理模式過渡。這種轉(zhuǎn)變不僅提高了檔案管理的效率，還增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性，使檔案的存儲(chǔ)、檢索和共享變得更加便捷高效。

（一）提供技術(shù)支撐

在過去，檔案管理的主要對(duì)象是紙質(zhì)檔案，圍繞這些實(shí)體檔案構(gòu)建了一套完整的業(yè)務(wù)體系。然而，隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理體系已經(jīng)擴(kuò)展到包括數(shù)字采集、智能存儲(chǔ)、知識(shí)挖掘以及價(jià)值利用等多個(gè)方面。在檔案的采集環(huán)節(jié)，利用先進(jìn)的光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)以及便攜的移動(dòng)采集設(shè)備，能夠高效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，從而便于保存和處理。在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，現(xiàn)代信息技術(shù)如分布式存儲(chǔ)和區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，確保了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和長(zhǎng)期保存的穩(wěn)定性。在檔案的利用環(huán)節(jié)，基于內(nèi)容理解的智能檢索技術(shù)已經(jīng)突破了傳統(tǒng)目錄檢索的局限，使檔案的檢索和分析不再局限于單一模式，而是能夠?qū)崿F(xiàn)跨模態(tài)的關(guān)聯(lián)分析，極大地提高了檔案信息的利用效率。

（二）助力業(yè)務(wù)創(chuàng)新

數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案管理在服務(wù)拓展、管理模式創(chuàng)新與資源共享等層面實(shí)現(xiàn)革新。其一，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)融合，構(gòu)建起智能化的檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案服務(wù)與政務(wù)服務(wù)等實(shí)現(xiàn)跨界融合，形成 “檔案+” 的創(chuàng)新服務(wù)模式，既支持檔案資源的在線查閱，又通過結(jié)合檔案資源開發(fā)文旅路線來促進(jìn)文旅產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。其二，數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案管理模式從經(jīng)驗(yàn)導(dǎo)向型轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)型，通過建立數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估機(jī)制、用戶行為分析模型和服務(wù)效能監(jiān)測(cè)體系，顯著提升管理決策的科學(xué)性。其三，數(shù)字技術(shù)還推動(dòng)了檔案資源的開放共享，通過對(duì)接各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通與協(xié)同利用。

（三）實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)

數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案服務(wù)模式實(shí)現(xiàn)從“粗放供給”到“精準(zhǔn)供給”的轉(zhuǎn)變，具體體現(xiàn)在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)場(chǎng)景和服務(wù)優(yōu)化四個(gè)層面。在服務(wù)內(nèi)容層面，依托數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深入挖掘檔案價(jià)值，通過知識(shí)抽取和關(guān)聯(lián)分析將海量檔案轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化知識(shí)庫(kù)和定制化決策報(bào)告；在服務(wù)方式層面，基于用戶畫像構(gòu)建智能推薦模型，通過分析用戶行為軌跡、興趣偏好和使用場(chǎng)景實(shí)現(xiàn)檔案資源的精準(zhǔn)匹配與主動(dòng)推送，完成服務(wù)模式由被動(dòng)響應(yīng)到主動(dòng)服務(wù)的升級(jí)；在服務(wù)場(chǎng)景層面，通過API接口實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，使檔案服務(wù)深度嵌入用戶實(shí)際工作流程；在服務(wù)優(yōu)化方面，借助數(shù)字技術(shù)建立實(shí)時(shí)反饋機(jī)制，檔案管理部門可以動(dòng)態(tài)優(yōu)化服務(wù)策略，持續(xù)提升檔案資源的利用效率。

三、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的三重阻力

在數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的過程中，主要面臨以下三個(gè)方面的阻力：工作觀念滯后；軟硬件設(shè)施與技術(shù)落后；管理體系不健全。

（一）認(rèn)知阻力

傳統(tǒng)檔案管理工作“重藏輕用”的檔案管理理念嚴(yán)重阻礙了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。其一，一些單位將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用片面理解為階段性工作而非系統(tǒng)性變革，僅僅購(gòu)入了掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，缺乏對(duì)檔案管理服務(wù)流程再造的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。其二，守舊思維導(dǎo)致部分工作人員對(duì)新技術(shù)持排斥態(tài)度，過度依賴紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)電子檔案的真實(shí)性驗(yàn)證和完整性保障機(jī)制認(rèn)識(shí)不足。其三，一些單位因過度擔(dān)憂數(shù)據(jù)安全而采取封閉式管理策略，將電子檔案使用范圍嚴(yán)格限制在局域網(wǎng)內(nèi)，嚴(yán)重影響了檔案的共享流通和價(jià)值實(shí)現(xiàn)。這些滯后的工作理念不僅使檔案服務(wù)模式難以突破被動(dòng)查詢的局限，也制約了檔案資源價(jià)值的深度開發(fā)和知識(shí)服務(wù)體系的優(yōu)化升級(jí)。

（二）設(shè)施與技術(shù)阻力

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的主要技術(shù)障礙集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：在硬件設(shè)施上，部分單位的數(shù)字化設(shè)備陳舊落后，網(wǎng)絡(luò)帶寬受限，難以滿足大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的處理與存儲(chǔ)需求。在軟件系統(tǒng)方面，仍有部分單位沿用功能單一的單機(jī)版管理系統(tǒng)，導(dǎo)致跨部門數(shù)據(jù)共享受阻，“數(shù)據(jù)孤島”問題突出；歷史形成的檔案格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，表現(xiàn)為數(shù)字化掃描分辨率差異明顯、OCR識(shí)別準(zhǔn)確率不穩(wěn)定以及電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)缺失，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互與整合效率。在數(shù)據(jù)安全方面，一些單位缺少專業(yè)技術(shù)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，數(shù)據(jù)加密和訪問控制等基礎(chǔ)防護(hù)措施不完善，致使網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)薄弱，存在較高的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。這些技術(shù)缺陷造成檔案管理領(lǐng)域的技術(shù)更新需求與實(shí)際應(yīng)用水平之間存在顯著差距，嚴(yán)重阻礙了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體推進(jìn)速度。

（三）管理阻力

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型在組織管理方面存在以下制約因素：在管理機(jī)制方面，傳統(tǒng)的管理規(guī)范主要針對(duì)紙質(zhì)檔案設(shè)計(jì)，在電子檔案采集流程、價(jià)值鑒定和長(zhǎng)期保存等環(huán)節(jié)均缺乏明確的操作規(guī)范；在部門協(xié)作方面，數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中各部門協(xié)作機(jī)制存在缺陷，主要表現(xiàn)為檔案數(shù)字化項(xiàng)目經(jīng)常因財(cái)務(wù)審核、審計(jì)評(píng)估等跨部門流程而延誤進(jìn)度。

四、數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理工作的實(shí)踐路徑

（一）認(rèn)知提升：促進(jìn)觀念轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理中“重藏輕用”理念對(duì)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型產(chǎn)生了阻礙，其一，應(yīng)構(gòu)建全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃。通過制定中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)資源配置的結(jié)構(gòu)性優(yōu)化，確保資源更合理地分配到各部門和項(xiàng)目中。在此過程中，加強(qiáng)檔案部門與技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)同合作至關(guān)重要，唯有如此，才能確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利進(jìn)行。其二，應(yīng)針對(duì)檔案管理人員開展數(shù)字素養(yǎng)提升計(jì)劃，重點(diǎn)加強(qiáng)電子檔案管理規(guī)范、真實(shí)性驗(yàn)證技術(shù)等專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和對(duì)新技術(shù)的適應(yīng)能力，使其深刻認(rèn)識(shí)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性。其三，應(yīng)設(shè)立數(shù)字化轉(zhuǎn)型激勵(lì)機(jī)制，通過績(jī)效考核引導(dǎo)工作人員主動(dòng)適應(yīng)新型管理模式，激發(fā)他們的積極性。其四，應(yīng)向部分過度擔(dān)憂數(shù)據(jù)安全而采取保守管理策略的人員進(jìn)行技術(shù)說明，向其展示先進(jìn)的安全技術(shù)，完善基于風(fēng)險(xiǎn)管控的檔案開放共享機(jī)制，打消其安全疑慮。從而在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，構(gòu)建分級(jí)分類的檔案開放體系，采用區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)強(qiáng)化電子檔案的可信認(rèn)證；還可通過建立跨部門數(shù)據(jù)共享協(xié)議，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值最大化，讓檔案資源更好地服務(wù)社會(huì)公眾。

（二）技術(shù)賦能：更新基礎(chǔ)設(shè)施

針對(duì)檔案管理設(shè)施與技術(shù)層面所面臨的挑戰(zhàn)，其一，應(yīng)積極開展基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)改造工作。應(yīng)購(gòu)入新型設(shè)備并構(gòu)建分布式存儲(chǔ)架構(gòu)和云計(jì)算平臺(tái)，以應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的大量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與處理需求；升級(jí)網(wǎng)絡(luò)帶寬并部署邊緣計(jì)算節(jié)點(diǎn)，以提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)男屎退俣取Ｔ诰唧w實(shí)施過程中，建議制訂分階段的設(shè)備更新計(jì)劃，優(yōu)先確保核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的硬件資源配置，以保障關(guān)鍵業(yè)務(wù)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。其二，應(yīng)推動(dòng)系統(tǒng)集成與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。可開發(fā)基于微服務(wù)架構(gòu)的新一代檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)交互和資源共享；建立統(tǒng)一的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范掃描分辨率、OCR技術(shù)參數(shù)及元數(shù)據(jù)格式，以確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性；利用中間件技術(shù)解決異構(gòu)系統(tǒng)的兼容性問題，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)無縫對(duì)接。其三，應(yīng)完善多層次的安全防護(hù)體系。采用區(qū)塊鏈技術(shù)以確保數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性，防止數(shù)據(jù)篡改和非法訪問；實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過驗(yàn)證的用戶才能訪問特定資源；建立專業(yè)化的技術(shù)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，定期進(jìn)行安全審計(jì)等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞；制定符合等級(jí)保護(hù)要求的數(shù)據(jù)災(zāi)備方案，確保在災(zāi)難發(fā)生時(shí)能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，以減少損失；通過“技術(shù)引進(jìn)+自主創(chuàng)新”相結(jié)合的雙軌模式，逐步提升檔案管理系統(tǒng)的安全性，提升檔案管理的整體效能。

（三）管理革新：優(yōu)化管理體系

為有效應(yīng)對(duì)管理層面的阻力，其一，可設(shè)立數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項(xiàng)工作小組，由檔案部門牽頭組建并擔(dān)任執(zhí)行主體，具體負(fù)責(zé)編制數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計(jì)方案，統(tǒng)籌制定階段性實(shí)施方案與操作規(guī)范，并監(jiān)督各項(xiàng)任務(wù)的具體落實(shí)。其二，要完善檔案數(shù)字化管理體系，制定電子文件全生命周期管理的規(guī)范，明確在采集、鑒定、保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；建立電子檔案元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)以及質(zhì)量評(píng)估體系；開發(fā)適應(yīng)混合檔案管理的雙軌制操作規(guī)程。其三，應(yīng)建立跨部門的協(xié)同機(jī)制，以協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門，優(yōu)化項(xiàng)目審批流程；構(gòu)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度的可視化監(jiān)控；建立關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）的聯(lián)合考核機(jī)制。

（四）人才培養(yǎng)：建設(shè)人才隊(duì)伍

應(yīng)制訂人才發(fā)展計(jì)劃，創(chuàng)建“檔案+數(shù)字技術(shù)”的雙導(dǎo)師培養(yǎng)模式；設(shè)立專業(yè)技術(shù)崗位，引進(jìn)數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)運(yùn)維等專業(yè)人才；制訂分層分類的培訓(xùn)計(jì)劃，重點(diǎn)加強(qiáng)中老年員工的數(shù)字技能培訓(xùn)；與高校合作建立實(shí)習(xí)基地，儲(chǔ)備復(fù)合型人才。

五、結(jié)語

綜上所述，在檔案管理工作中引入數(shù)字技術(shù)，必須以完善的基礎(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)，同時(shí)加強(qiáng)單位各部門協(xié)同合作，合理調(diào)配資源，并更新陳舊觀念。這些策略的有效實(shí)施，將有助于突破傳統(tǒng)工作觀念的限制，消除技術(shù)壁壘，以及更合理地利用各項(xiàng)資源。展望未來，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型將持續(xù)進(jìn)行多維度融合發(fā)展。一方面，隨著人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的深度應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)治理將實(shí)現(xiàn)從數(shù)字化到智能化的跨越式發(fā)展；另一方面，跨部門、跨領(lǐng)域的協(xié)同機(jī)制將進(jìn)一步推動(dòng)形成開放共享的檔案資源利用新格局。總之，通過構(gòu)建智慧化檔案管理體系，能夠提升檔案服務(wù)效能，充分發(fā)揮檔案資源在知識(shí)創(chuàng)新和社會(huì)治理中的作用，為數(shù)字中國(guó)建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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（作者簡(jiǎn)介：王劍，男，本科，廣東省東莞市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）