數智化背景下高校電子會計檔案管理探析

摘要：數據與現代科技結合形成強大的數字生產力，助力我國經濟社會發展；會計檔案作為數據生產要素，在社會經濟發展中的作用日益凸顯。本文分析了數智化背景下高校電子會計檔案的應用特點，提出標準化建設、質量體系建設、信息安全維護、檔案資源利用四個層面的優化策略，旨在為探索高校電子會計檔案實現多元價值的路徑提供一些參考。

關鍵詞：數智化；電子會計檔案；管理；策略

中圖分類號：F2"""""" 文獻標識碼：A""""" doi：10.19311/j.cnki.16723198.2025.18.010

0 前言

隨著大數據、人工智能、云計算等現代信息技術的發展，加之財政和稅務電子票據的普遍使用，傳統會計檔案逐漸向數字化和信息化轉型。2015年12月，國家檔案局聯合財政部發布的《會計檔案管理辦法》指出：“滿足特定條件時，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案”。2022年4月，國家檔案局頒布《電子會計檔案管理規范》，對電子會計檔案管理的總體要求、職責、工作流程、元數據要求等作出了明確規定。數智化背景下，電子會計檔案得以更大范圍地推廣運用，探索電子會計檔案與技術工具和管理要素的結合，加快在數字環境中以電子態運行和保存會計資料的“單軌制”管理轉型，對提升高校會計檔案管理水平、推進內涵式發展有積極的意義。

1 數智化與電子會計檔案應用

1.1 數智化特點

數智化以數據為資源，通過大數據、區塊鏈、云計算、人工智能等技術工具實現業務創新與效率提升。數智化的特點主要有：

第一，智能化技術的融合。以機器人流程自動化（RPA）、智能算法等替代重復性工作；在業務流程中嵌入機器學習（ML）、自然語言處理（NLP）、人工智能（AI）等技術替代或輔助人工操作；以融合云計算、邊緣計算等技術實現低延遲、高并發的智能響應。

第二，數據成為生產要素，與數字技術結合形成數字生產力。通過跨平臺整合實現不同業務系統的數據互連互通。通過機器學習、大數據分析等技術，從海量數據中挖掘規律，實現數據驅動決策。

第三，通過數智化工具重構業務流程，實現全鏈路優化；以智能算法優化資源使用。

第四，自動化應對數據安全法規要求；通過人工智能實時監測異常行為，有效防范數據泄露、篡改等風險。

第五，采用隱私計算等技術進行數據隱私保護；通過用戶畫像、智能推薦等技術提供個性化服務體驗。第六，系統不斷迭代；通過可擴展架構支持快速接入新技術[1]。

1.2 電子會計檔案應用

數智化背景下，會計檔案管理的技術環境發生了根本性改變，會計檔案的形成和資源開發利用有豐富的工具和載體可用，出現了數字化生成、數字化傳遞以及數字化服務的電子會計檔案，在社會經濟發展中發揮了重要作用[2]。

1.2.1 提升了會計檔案工作的效能

電子會計檔案相比傳統會計檔案具有信息流轉快、管理成本低、數據資源利用質量高等特點。

第一，電子會計檔案從收集、歸檔、整理到資源利用，全業務流程實現了信息化，提高了工作效率。在電子會計檔案生成階段，原始會計資料掃描錄入后自動上傳，財務系統完成全部業務流程后同步生成會計檔案，提高了信息傳輸效率，節約了傳統會計檔案管理在整理、加工等環節產生的人力成本。

第二，電子會計檔案數據信息一體化集成和共享，實現了全業務鏈的數據融合，提高了高校業務運營和管理的效率。

第三，電子會計檔案以數字進行表達，采用云服務器等存儲方法，不容易被篡改和損壞，檔案信息的可靠性和安全性得到了提高。在存儲保管上，電子會計檔案直接從系統產生并存儲于專項數據庫，有別于傳統紙質檔案以文件柜和庫房進行保管的方式，減少了庫房使用的空間成本和檔案維護成本。

1.2.2提高了會計檔案信息的利用質量

電子會計檔案能夠保證財務數據的完整、準確和可靠，提高了數據利用質量。

第一，電子會計檔案的憑證、賬簿、財務報告等以電子文檔形式呈現，會計信息內容從紙質形式轉變為數字化形式，為會計檔案數據信息的流轉和利用提供了便利。

第二，電子會計檔案利用人工智能、神經網絡等技術，實現了對數據的多維統計和深層價值挖掘，為高校業務決策提供了有力的數據支持。

第三，電子會計檔案融合了信息檢索技術，通過關鍵詞檢索等可以快速查找到所需的檔案信息，節省了手工查找的時間和工作量，提高了會計檔案資源的利用效率。

1.2.3 增強了高校風險防控能力

電子會計檔案從生成到利用的全業務流程能夠有效發現各類風險，在高校內部控制中發揮著重要作用。

第一，形成電子會計檔案的所有流程自動化完成，系統自動校對會計文件真實性與完整性，自動校對會計文件與會計報表的關聯性，自動編制會計憑證、賬簿與報表，減少了人為干預和審核的潛在風險。在電子會計檔案的審批、記賬、對賬、編制報表等業務環節中，通過嵌入財務機器人流程自動化（RPA）對數據信息進行邏輯判斷，一旦數據異常便觸發系統預設的指標閾值即時示警，有效防控可能出現的風險。

第二，利用電子會計檔案數據構建財務風險模型，通過分析收支、成本以及效益等，有效增強了財務風險控制能力。

第三，利用大數據工具對各類業務活動進行過程監督、關聯分析和要素稽查，能夠及早識別和防范各類風險。

2 數智化背景下電子會計檔案管理體系優化策略

電子會計檔案是財務準則與檔案理論應用和現代科技的結合，從高校的管理實踐來看，標準化建設、質量體系建設、信息安全維護、檔案資源利用這四個層面的優化是實現電子會計檔案多元價值的重要路徑[3]。

2.1 電子會計檔案的標準化建設

2.1.1 統一業務操作標準

首先，統一規范電子會計檔案收集、整理、歸檔、利用等各個業務環節的操作標準，使電子會計檔案從憑證信息獲取、審核、傳遞到歸檔實現電子化閉環管理。其次，打通各業務系統，實現數據自動化傳遞、自動匹配和交互利用。同時，引入自助服務、數字影像系統、光學字符識別技術（OCR）、機器人流程自動化（RPA）等，使會計檔案全業務流程以電子化形式完成。在會計檔案生成階段，原始會計資料通過高速掃描轉化為圖像文件，經過光學字符識別技術（OCR）進行文字識別等處理后上傳至核算系統，由核算系統智能識別模塊完成合規性與完整性檢查，審核通過后自動整理和分類，即時生成電子會計檔案文件，再通過系統導入檔案管理系統，存儲于待歸檔的數據庫中，之后按照人為設定的歸檔條件和歸檔方式按卷或按件進行歸檔，歸檔后自動完成整理，最后存儲于電子設備或云服務器中。

2.1.2 建立管理控制標準

電子會計檔案是高校經濟活動全過程的客觀反映，記錄著預算管理、核算和決算等財務工作內容，必須有相關的質量標準來確保數據信息的準確與完整。

第一，管理體系的標準。會計檔案涉及影像、審核、傳遞、稽核、整理、利用等不同崗位，業務鏈條長，需要有管理體系標準，以統一規范各環節的業務操作。

第二，業務質量的標準。電子會計檔案在收集和歸檔環節的質量要求可通過操作流程規范得以實現，在完成收集和歸檔后進入檔案整理環節，其中涉及分類、組卷、排列、編制目錄等工作，其質量直接關系到后期的檔案應用，需要有具體的質量標準進行控制。

第三，數據質量的標準，電子會計檔案數據來自不同業務系統，要對數據進行清洗和去重處理，以確保數據的真實性和一致性。此外，存儲前要確認原始數據文件是否完好無損、信息是否齊全以及是否符合歸檔要求。

2.1.3 以制度進行約束

標準化流程是提升會計檔案管理整體水平的關鍵，而如何確保會計檔案業務流程的規范操作，需要建立相應的制度進行剛性約束。

第一，明確職責邊界，理清電子會計檔案收集、整理、歸檔等業務流程的責任主體。財務人員對會計資料真實性和完整性負責，檔案管理人員對會計檔案的保管、查閱和利用負責，信息管理人員對會計檔案數據庫和存儲安全負責，各業務部門協同推進相關工作。

第二，完善電子會計檔案的歸檔、儲存、備份、利用等責任制度，嚴格執行紙質會計檔案的電子化副本、原生性電子文件、紙電混合檔案件的歸檔要求，明確電子票據歸檔范圍和分類標準，即電子票據必須要與相關聯的憑證、賬簿等會計文件一同歸檔才符合工作標準。

第三，根據政策法規、會計準則、檔案管理規定對電子會計檔案的格式、命名規則、保密要求、利用原則等進行規范管理。

2.2 電子會計檔案數據信息質量建設

電子會計檔案整體管理效能建立在各個組成單體的最優運行基礎上，其中較為重要的是管理平臺的融合和數據質量建設。

2.2.1 管理平臺的融合

業務系統之間的融合實際上是將檔案工作的前端向前延伸，實現檔案業務與財務業務一體化。首先，采用交互式管理提升財務與檔案工作的融合度，實現業務協同。其次，推動檔案系統與資金管理、財務核算等業務系統有效對接，實現跨系統接口互聯互通，系統之間文件自動遷移。在此基礎上建立集成數據平臺，統一管理和共享業務數據信息。同時，通過角色授權實現跨平臺查閱和調用電子會計檔案，便于財務和檔案的業務開展。

2.2.2 數據質量的提升

在會計檔案數據質量建設方面，可從監控機制、檔案稽核、數據挖掘入手。

第一，建立數據監控機制。對各業務環節操作實行全流程記錄，保障數據在流轉過程中傳輸和接收無誤。

第二，定期開展檔案稽核。抽樣檢查電子會計檔案的生成數據，糾正不合要求的賬務，校驗包括描述電子文件背景、內容、結構及整個管理過程在內的元數據，確保檔案數據的完整和可靠。

第三，以電子會計檔案數據為基礎建立各類數據庫，將不同業務鏈條的會計信息進行關聯處理。同時，引入決策樹、聚類算法、貝葉斯網絡等數據挖掘技術，通過挖掘數據信息的內涵和關聯性，開發會計檔案的潛在價值，整合有用信息為高校管理和決策提供參考[4]。

2.3 電子會計檔案信息安全維護

電子會計檔案在形成和使用過程中高度依賴網絡環境，因此從數據生成、整理、資源利用等都要設立安全屏障。

第一，利用區塊鏈等技術將電子會計檔案分布式管理，保證數據在傳輸過程中不被篡改，生成的檔案信息不會外泄和丟失。

第二，針對不同用戶或用戶組設置訪問權限，對不同類別的檔案信息進行不同密級的加密處理。此外，定期進行防篡改校驗，確保檔案數據信息的安全。

第三，對電子會計檔案進行雙備份并分開存儲，在雙備份數據中，一份只能用于后端核驗和校對而不能復制與共享，另一份僅供閱覽而不能更改其中的信息。此外，定期對備份數據進行驗證和數據恢復測試，確保數據不會因為人為錯誤或硬件故障而損壞。

2.4 提高檔案資源的利用質量

2.4.1 檢索編寫與高效檢索

高效和準確的檢索是檔案資源利用的基礎，可以通過標識管理等為檢索工具編寫提供方便。

第一，在會計文件歸檔時，將憑證、賬目、財務報表等按照類型、日期和關鍵詞進行標引，建立信息索引表或目錄，在查閱時可以調看與紙質憑證相同的會計文件和相關附件內容。

第二，實行數據資源標識管理。將相對分散的會計檔案數據信息進行集中，為每個文檔添加關鍵詞等元數據信息，通過標識管理對檔案數據信息進行智能分類、分級和排序，以此為基礎建立不同的數據信息資源庫，提高會計檔案資源的利用效果。

第三，支持關系查詢、關鍵詞檢索、分類號檢索、日期范圍檢索，設置檔案屬性篩選，實現跨類別和跨庫的全文檢索。

2.4.2 開展編研工作

檔案的資源性主要表現為承載信息的有用和可開發，開展檔案編研是電子會計檔案資源利用的重要路徑。首先，利用電子會計檔案的電子化優勢，整合電子會計檔案資源并建立相關目錄，通過智能算法模型，將科研、后勤等業務項目涉及的所有會計要素串聯起來，編撰項目分析等信息資源匯編，為相關部門提供多樣化和個性化的服務。其次，以會計檔案信息資源庫為支持，編制財務風險防控報告、預算工作指南等，為高校資金管理和業務決策提供依據，全面發揮電子會計檔案的作用和價值。

3 結語

數智化背景下，傳統的會計檔案管理已無法適應時代發展要求，充分認識和發揮電子會計檔案的價值與作用，積極探索電子會計檔案與科技和管理要素的深度融合，對高校提升管理效率和業務創新、推動高質量發展有重要的現實意義。

主要參考文獻

[1]周海龍，王春婷，曹明慧.我國電子發票的發展歷程與推行方法研究[J].中國總會計師，2016，（03）：8687.

[2]紀志梅.高校財務檔案電子影像化實踐探析——以G校為例[J].國際商務財會，2023，（20）：7073.

[3]金波，楊鵬.“數智”賦能檔案治理現代化：話語轉向、范式變革與路徑構筑[J].檔案學研究，2022，（2）：411.

[4]王興廣，加小雙.會計檔案單軌制管理：驅動要素、實踐難點與應對策略[J].檔案學刊，202，（5）：2332.