人工智能與行政機關檔案管理深度融合的模式研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的不斷發展，人工智能技術逐漸被應用于各領域，在各領域智能化、自動化轉型發展中發揮著重要作用。各地區行政機關為深入貫徹落實黨中央對檔案工作的重要指示批示精神，積極響應當地推動企業高質量發展的戰略部署，充分發揮檔案工作在企業創新發展中的獨特作用。近年來，積極開展人工智能與檔案管理深度融合工作，進一步提高了檔案管理智能化水平。但是，在人工智能與檔案管理深度融合中仍面臨一些挑戰，需加大探究力度，提出有效的應對措施。因而結合實際案例分析，深人探究人工智能與檔案管理在行政機關中的深度融合模式，具有重大意義。

一、實施背景

檔案管理屬于行政機關內部管理中的一項重要內容，同行政機關健康發展及職能作用的良好發揮密切相關。在數字化信息迅猛增長的環境下，行政機關檔案管理面臨全新的挑戰與機遇。以往采取的檔案管理模式對人工操作存在較大的依賴性，檔案管理各環節工作開展均需要較多的人力，同時，還呈現出效率不高的情況。在行政機關的不斷發展中，業務活動不斷增多，在檔案數量上也呈現出快速增長的特征，進一步暴露了傳統檔案管理模式低效的問題，無法很好地滿足檔案信息高效管理及利用需求。并且，現階段社會各界對行政機關服務質量以及透明度方面提出了更高的要求，行政機關需要進一步提高檔案信息服務水平。在此背景下，在檔案管理中引入人工智能技術，成為行政機關提高檔案管理水平以及服務質量的一個主要手段。人工智能可以對大量數據展開深度分析，并具備自動化處理等能力，可為行政機關檔案管理提供創新發展的新思路。

二、主要做法

某行政機關為進一步提高檔案管理水平，實現檔案信息的高效利用，近年來積極推進人工智能與檔案管理的深度融合，主要做法如下：

1.智能化采集與整理檔案資源

結合實際需求，引入先進的文本識別系統及相應的掃描設備設施，重點針對紙質檔案實現電子文本的轉化。將人工智能技術引入紙質檔案識別中，借助智能模型開展文本內容校正以及修復工作，從而獲得更高的識別準確率。在行政機關電子文檔方面，主要借助信息化系統開展文件結構解析工作，獲取關鍵信息后，在智能模型的應用下開展檔案分類工作。以預先設定的行政業務類別標簽為主要依據，精準歸類人事檔案、政策文件檔案等，為了便于后續檔案信息的獲取與管理，所有檔案都設置了針對性的標識符號。人工智能技術支持下的信息化系統在檔案整理環節，可以全面分析各檔案間存在的聯系，在此基礎上展開檔案知識圖譜構建，實現檔案間聯系的客觀呈現，確保檔案信息能夠得到全面、高效利用。此項工作實施中，其創新要點主要體現在：通過人工智能技術，高效提取不同格式的檔案信息，并在智能算法的應用下實行檔案自動分類，從而使行政機關獲得更加完善的檔案資源體系。

2.檔案智能化鑒定與開放審核

在人工智能與檔案管理融合過程中，該行政機關在智能檔案管理系統中設置了智能檢定模塊，實現了檔案的智能化鑒定與開放審核，實施過程為：智能檔案管理系統接收到新的檔案信息后，系統中的智能檢定模塊會全面分析檔案內容，識別檔案內容中與保密及敏感信息相關的元素。然后，與鑒定規則庫中的標準展開對比，明確該檔案內容的開放等級。若經過識別發現屬于涉及敏感信息的檔案，系統會將其設定為不開放或限制開放級別。并且，智能檔案管理系統在運行過程中，能夠實時開展政策法規內容變化的跟蹤，并將其作為主要依據，科學調整檔案內容鑒定規則，以此確保工作的開展始終符合政策要求。在檔案內容鑒定環節，該行政機關還開展了人工復核工作，安排綜合能力強的檔案管理人員通過抽查的方式，檢查智能鑒定結果是否具有較強的可靠性。針對抽查中可能存在問題的檔案，借助人工交互的方式，安排人員再次審查，并向智能模型中錄入人工決策結果，使得智能模型得到進一步優化。此項工作中的創新要點主要體現在以下方面：（1）在檔案內容鑒定中，充分發揮了人工智能技術的作用，實現了對檔案內容保密級別與開放屬性的智能鑒定。（2）智能檔案管理系統可根據最新政策要求，實行檔案鑒定標準更新，從而獲得更加準確的檔案鑒定結果。

3.智能化檔案存儲與安全管理

該行政機關通過人工智能技術的應用，提高了檔案存儲與安全管理的智能化水平，實施過程為：該行政機關在開展檔案存儲工作時，借助人工智能技術支持的智能檔案管理系統，實時分析檔案訪問日志，以實現所有檔案使用頻率的精準統計。若發現某些檔案查詢較為頻繁，智能檔案管理系統會通過高速存儲設備設施對其展開存儲，從而實現對此類檔案的高速訪問。針對一些使用頻率相對較低的檔案，智能檔案管理系統會通過低成本、容量大的存儲介質存儲。該行政機關還將檔案的重要程度作為主要依據，為保證重要檔案數據的安全性，重點選擇冗余聯合加密的存儲方式。該行政機關在開展檔案安全管理工作時，在檔案庫房中安設了較多類型的傳感器，重點開展環境數據、存儲設備設施運行數據的監測，確保檔案處于良好的存儲環境中。獲取相關數據后，借助人工智能算法的應用，實時分析數據。一旦發現異常數據，智能檔案管理系統將立即向相關管理人員發送消息提醒，并自動啟動應急處理措施。在人員與系統的默契配合下，確保檔案存儲的安全性。

該行政機關開展檔案網絡安全防護工作時，還引入了人侵檢測技術，重點開展網絡流量監測工作，實現對異常流量的及時發現與處理，避免智能檔案管理系統面臨網絡安全威脅。對于此項工作，創新要點主要體現在以下方面：（1）借助人工智能技術支持的存儲優化算法，結合檔案內容的各類因素，實施針對性的存儲方案，進一步提高檔案存儲效率；（2）通過人工智能技術，對異常檔案信息展開檢測，保證檔案存儲及網絡的安全性，將檔案管理風險降至最低。

4.智能化檔案服務與利用

在檔案服務及利用上，該行政機關也開展了人工智能的積極利用，不斷提高檔案服務及利用的智能化水平。實施過程為：在智能檔案管理系統中應用自然語言處理技術，從而提高系統檔案檢索的智能化水平。相關人員在使用系統檢索檔案信息時，可以通過日常語言描述自身的需求，系統就可以對用戶需求展開深入分析，形成計算機可以理解的檢索指令。在對各類檔案信息的全面檢索下，實現工作人員所需信息內容的精準定位，向工作人員展示詳細的檢索結果。例如，用戶輸入“去年關于城市交通擁堵治理的政策文件”，智能檔案管理系統可以呈現“去年”“城市交通擁堵治理”“政策文件”等關鍵信息，滿足工作人員的實際需求。該行政機關在個性化推薦方面，主要是利用智能檔案管理系統對工作人員的各類操作行為數據展開分析，在此基礎上深入了解工作人員的業務需求。當工作人員用系統查詢相應檔案信息時，系統能夠結合以往分析結果，實現相關檔案信息的精準推薦。此外，該行政機關借助知識圖譜技術的應用，全面開展各類檔案信息的整合工作，構建完整的知識網絡，為檔案管理人員提供更加全面且詳盡的信息支持，確保檔案管理決策的科學性和精準性。在此項工作中，創新要點體現在以下方面：該行政機關在人工智能技術的支持下，構建了更加智能的檔案信息檢索及推薦系統，工作人員可在系統中輸入所需信息，系統隨即向工作人員展示精準的檢索結果，還能根據工作人員的行為特征，使其獲得更具針對性的檔案推薦服務。并且，借助知識圖譜技術的應用，可使決策制定人員獲得更加全面的信息，充分體現檔案信息在機關決策中的重要作用。

三、效果及影響

1.經濟效益

該行政機關實施人工智能與檔案管理深度融合后，獲得了良好的經濟效益，主要體現在以下幾個方面：

第一，工作效率得到大幅提升，有效減少了人力支出。在檔案整理方面，以往以人工為主的檔案整理方式，需要花費15分鐘才能完成一份檔案的整理。而借助人工智能技術支持的智能檔案管理系統，平均2分鐘左右即可完成一份檔案的整理工作，工作效率提升效果明顯，有效減少機關在人力上的成本投入。在開展檔案開放審核工作時，智能檔案管理系統可以實現檔案的智能審核，相對于以往需要花費兩個月時間的人工審核方式，系統審核時間僅為2小時左右，并能夠達到超過 90% 的準確率，審核效率更高，可明顯降低人力成本投入。

第二，有效減少了檔案資源存儲成本的支出。該行政機關借助人工智能技術，科學地開展檔案存儲工作，有效減少了對高速存儲設備設施的過度依賴，避免了存儲資源的浪費。據統計，實施智能化存儲管理后，存儲設備設施的采購和維護成本降低了約 30% 。同時，由于檔案存儲更加合理高效，減少了因存儲不當導致的數據丟失和損壞風險，避免了潛在的經濟損失。

2.社會效益

第一，行政服務質量得到有效提升。該行政機關在智能檢索以及推薦系統的應用下，相關人員可以實現檔案信息的快速獲取，在辦理政務事項時，公眾通過自然語言查詢，能夠迅速獲取相關政策依據和辦理指南，辦事時間和成本得到減少，辦事效率明顯提升。行政機關工作人員在處理業務時，也能夠及時獲取歷史檔案資料作為參考，提升了業務處理的準確性和效率，從而提高了公眾對行政機關服務的滿意度。

第二，提高了行政決策科學化水平。通過人工智能技術，可獲得更多全面、準確的檔案信息，以此開展各項工作決策的科學制定。在業務決策制定環節，行政機關決策人員通過深度挖掘檔案信息，可準確了解社會需求，確保制定的政策具有前瞻性。例如，在制定城市交通規劃時，通過綜合分析歷年交通流量數據、交通設備設施建設檔案和居民出行需求調查檔案等，能夠科學規劃交通線路和設備設施布局，緩解交通擁堵，改善城市交通狀況，提升居民生活質量。

3.外部評價

該行政機關應用的相關模式得到了上級主管部門的高度認可和表揚，認為該模式在推動檔案管理現代化、提升行政機關服務效能方面具有創新性和示范性，為其他地區和部門提供了寶貴的經驗借鑒。同時，在行業內的交流研討活動中，也受到了同行的廣泛關注和好評，多家單位前來學習交流，對推動檔案管理領域的技術創新和應用發展起到了積極的促進作用。此外，部分媒體也對該模式展開報道，提升了行政機關在社會公眾中的形象和影響力。

四、挑戰與對策

該行政機關在人工智能與行政機關檔案管理深度融合的實踐中，雖然獲得了顯著成效，不過也面臨著一些挑戰，影響了人工智能在檔案管理中作用的良好發揮，因而該行政機關需要立足多方面制定有效的應對策略，以實現兩者的深度融合。

首先，技術應用方面的挑戰與對策。現階段，人工智能得以不斷發展，相應的算法與技術升級速度較快，要求智能檔案管理系統定期升級、更新。此環節不僅需要更新硬件設備設施，還應不斷提高軟件系統的數據分析能力，在這種情況下，勢必會大幅增加行政機關的資金投入，在系統升級、更新維護及人員培訓等方面面臨較大的支出。因而行政機關需要構建技術更新機制，與科技機構形成良好合作，不斷提升檔案系統的兼容性能，積極研發新技術，并進一步強化系統定期更新的力度，確保系統能夠持續滿足人工智能技術發展的需求。

其次，人員能力方面的挑戰與對策。人工智能與行政機關檔案管理深度融合需要專業人員支持，但當前滿足融合要求的專業人員較少。因而該行政機關在人員培養方面應加大力度，制定更具針對性和科學的培養方案，在培訓內容上重點關注人工智能技術應用的知識，不斷提高人員技術的應用能力，更好地在人工智能與行政機關檔案管理深度融合中發揮實際作用。

最后，數據安全與隱私保護方面的挑戰與對策。如何在應用人工智能技術時，避免出現檔案信息被泄露等問題，是該行政機關需要重點關注的問題。為有效應對這一挑戰，該行政機關需要開展數據安全防護體系的科學構建，重點實施數據加密、訪問控制和安全審計措施，并做好安全培訓工作，確保在應用人工智能技術時，避免出現較大的數據安全風險。

五、結束語

綜上所述，檔案信息能夠為行政機關管理工作開展提供數據支持，行政機關應將檔案管理放在重要位置。人工智能技術的出現與廣泛使用，要求行政機關檔案管理工作做到與時俱進，借助有效的措施實現人工智能與檔案管理的深度融合，在人工智能技術的支持下，更好地發揮檔案信息的實際價值與作用。但是，在人工智能與檔案管理深度融合中，不可避免地會面臨一些挑戰，要求行政機關不斷探索應對方式，真正實現人工智能與檔案管理的深度融合，以此夯實自身的發展基礎。

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作者單位：濟寧市價格事務服務中心