事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設探究

中圖分類號：G270.7；D630.1 文獻標識碼：A

隨著大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段在社會各行業(yè)領域中的廣泛應用，使得事業(yè)單位管理模式發(fā)生了較大變化。人事檔案管理作為其中一項重要內(nèi)容，在傳統(tǒng)以人工為主的管理模式中，存在管理效率低、檔案風險高和查閱難度大等問題。對此，事業(yè)單位應加強人事檔案管理信息化建設，提高人事檔案管理成效。

一、信息化建設在人事檔案管理中的具體內(nèi)容

事業(yè)單位在開展人事檔案管理信息化建設的過程中，應圍繞傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料向數(shù)字化電子檔案資料的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮信息技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的運用優(yōu)勢。在具體的信息化建設實施中，應以人事檔案的數(shù)字化處理為基礎，推動檔案管理數(shù)字化向數(shù)據(jù)化發(fā)展，并加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立。

在人事檔案管理信息化建設中的檔案數(shù)字化階段，事業(yè)單位人事檔案主要依賴膠片、紙質(zhì)等載體，導致管理工作面臨檔案存儲空間需求龐大、檔案資料查閱應用效率低下等問題。針對人事檔案資料媒介的多樣性，事業(yè)單位需完成紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案的數(shù)字化處理。對于紙質(zhì)的人事檔案可綜合應用OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機技術(shù)和相關設備設施，完成人事檔案中信息內(nèi)容的掃描與讀寫，將紙質(zhì)人事檔案的內(nèi)容以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，并嚴格按照標準化的處理方式，將數(shù)字化人事檔案在檔案系統(tǒng)中實施集中存儲和管理。對于電子人事檔案則應完成對電子圖片、音頻和視頻中檔案信息的提取、加工與處理，對其處理后的格式提出統(tǒng)一的規(guī)范要求，為事業(yè)單位人事檔案管理工作開展創(chuàng)造便利條件，以標準化的人事檔案數(shù)字化處理推動人事檔案管理信息化建設。

對于完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的人事檔案，根據(jù)檔案信息多源異構(gòu)的特征，在信息化建設中加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立與完善。在區(qū)分結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的基礎上，根據(jù)各類數(shù)據(jù)的基本特征完成篩選和分類操作，最終按照相應數(shù)據(jù)內(nèi)容作為建設數(shù)據(jù)庫的重要基礎，并通過人事檔案數(shù)據(jù)庫為事業(yè)單位人事檔案的管理、存儲及利用提供支持，保證信息化建設的實際成效。在此基礎上，考慮到事業(yè)單位運營期間人員招聘、調(diào)出及調(diào)入等活動與人事檔案管理工作之間的密切聯(lián)系，在事業(yè)單位信息化建設過程中，還要全面掌握人事檔案調(diào)用、更新等現(xiàn)實需求，根據(jù)《中國文獻編目原則》等編目與著錄規(guī)則，對數(shù)據(jù)庫中的人事檔案數(shù)據(jù)完成相應目錄的建立，并保證數(shù)據(jù)庫自錄類自的完整性，便于事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫的利用、更新與管理。

二、信息化建設對事業(yè)單位人事檔案管理的意義

1.降低管理成本

在傳統(tǒng)以人工操作為主的人事檔案管理工作中，面對類型多樣、數(shù)量龐大的人事檔案資料，不僅需要投入大量的時間和精力，還可能因人為失誤造成各種管理問題，使得事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量和效率受到嚴重影響，增加不必要的管理成本。在該項工作中加強信息化建設，引入先進信息技術(shù)手段和設備設施，替代人工完成人事檔案管理中重復性的工作，可以真正實現(xiàn)自動化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化的人事檔案管理。在人事檔案管理信息化系統(tǒng)的支持下，自動完成檔案信息的錄入、分類、存儲及檢索等操作，減少了人力和物力的投人。與此同時，在該系統(tǒng)中可通過網(wǎng)絡共享和遠程訪問功能，還能增強事業(yè)單位人事檔案信息的共享性，消除紙質(zhì)檔案在打印、復印和郵寄等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的成本支出。

2.規(guī)范管理操作

從事業(yè)單位管理體系的整體來看，人事檔案管理作為其中的末端部分，雖然對事業(yè)單位的經(jīng)濟效益很難直接產(chǎn)生較大影響，但人事檔案資料的應用水平與事業(yè)單位的發(fā)展存在密切關聯(lián)。從人事檔案的內(nèi)容來看，主要包括人員工作、教育及生活等信息，如果一味依賴人力完成管理工作，極易出現(xiàn)信息漏填、錯填等問題。因而對該項管理工作加強信息化建設，可通過制定統(tǒng)一標準和規(guī)范，開展規(guī)范化、標準化的管理操作。一方面，利用信息化系統(tǒng)明確的人事檔案管理流程，對各環(huán)節(jié)的具體操作提出明確要求和指導，防止因人為因素導致的操作失誤和偏差。另一方面，利用信息化系統(tǒng)的自動審核和校驗功能，還可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤信息，保證檔案信息的準確性和完整性，提高管理操作的規(guī)范化水平。

3.保障檔案安全

在人事檔案管理信息化建設中，應用訪問控制機制實施嚴格的權(quán)限管理，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能完成對檔案信息的訪問與操作。積極做好數(shù)據(jù)備份工作，完善人事檔案管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)恢復功能，使其在出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時可以及時恢復數(shù)據(jù)，結(jié)合防火墻與數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施，使得檔案安全得到保障。

三、事業(yè)單位加強人事檔案管理信息化建設的路徑

1.革新思想，提高重視程度

思想作為行動的先導，人事檔案管理信息化建設如果得到事業(yè)單位領導的高度重視，再加上人事檔案管理人員強烈的信息化意識和較高的信息素養(yǎng)，必然會獲得顯著成效。但從目前相關工作實踐來看，大多數(shù)事業(yè)單位通常會在業(yè)務工作中投人更多的時間和精力，在思想認識上對人事檔案管理缺乏重視，導致該項工作呈現(xiàn)邊緣化的態(tài)勢。面對信息時代對人事檔案管理提出的要求，部分人員始終堅持傳統(tǒng)的思想觀念和工作模式，對人事檔案管理的信息化建設缺乏關注。對此，事業(yè)單位在加強人事檔案管理信息化建設中，應先革新思想觀念，增強事業(yè)單位領導和人事檔案管理人員的信息化管理意識。

首先，作為事業(yè)單位人事檔案管理人員，應明確自身肩負的重要責任，正確看待人事檔案管理的特殊性，樹立大局觀，嚴格按照事業(yè)單位人事檔案管理要求開展各項工作。與此同時，從事業(yè)單位內(nèi)部管理的角度出發(fā)，人事檔案管理作為其中一項重要內(nèi)容，該項管理的主要職能是為單位人員提供信息服務。因而人事檔案管理人員還要增強自身的服務意識，鑒于該項工作所具備的高度政治敏銳性，在接收、保存、管理和調(diào)閱人事檔案材料等環(huán)節(jié)做好保密管理。

其次，事業(yè)單位的領導作為模范和榜樣，應加強對人事檔案管理重要性的全面認識，在持續(xù)推進信息化建設的過程中，將其作為事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃的一項重要內(nèi)容，為其提供支持。比如，事業(yè)單位可加大對人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，引入人事檔案管理信息化建設的成功案例，增強相關人員的信息化意識，以積極的思想和端正的工作態(tài)度，扎實地做好準備工作。

最后，面對繁雜瑣碎的人事檔案管理工作，還要始終保持較高的專注度，加強對信息化人事檔案管理系統(tǒng)的充分利用，避免在信息錄入等環(huán)節(jié)受人為因素的影響，導致人事檔案出現(xiàn)信息錯誤等問題，保障事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的成效。

2.創(chuàng)新管理模式，完善管理制度

以事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理體系為基礎，在完成信息化建設的過程中還要借助信息技術(shù)不斷創(chuàng)新其管理模式，根據(jù)國家相關政策對人事檔案管理提出的要求，應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，收集人事檔案管理信息化建設的成功經(jīng)驗和先進案例，將工作內(nèi)容信息化作為事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的首要任務。綜合考慮事業(yè)單位的實際情況，提升人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設的針對性，強化該系統(tǒng)與事業(yè)單位合同管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)及人力資源管理系統(tǒng)等相關管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通。以高效的數(shù)據(jù)共享與信息同步，確保人事檔案管理中各項數(shù)據(jù)信息的及時性和準確性，在信息化系統(tǒng)的支持下，改善傳統(tǒng)傳閱和審批紙質(zhì)文件的方式，通過線上業(yè)務流程，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。在信息化系統(tǒng)的支持下，開展更為專業(yè)的管理工作，使得事業(yè)單位人事檔案管理的各項需求能夠通過信息系統(tǒng)功能的不斷完善得到有效滿足。

以信息化人事檔案管理模式為基礎，在具體開展相關管理業(yè)務期間，還要圍繞信息化建設加強相關管理制度的制定與完善，借助制度體系規(guī)范和約束人員工作行為，對人事檔案管理信息化建設的標準、流程和內(nèi)容等提出明確要求，以正確的方向、明確的目標、清晰的思路和規(guī)范的操作，推動事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設有序開展。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》等有關檔案管理信息化建設的法律法規(guī)和政策文件，以及不同形式的人事檔案資料，對其保存格式提出統(tǒng)一性的標準要求，規(guī)范開展人事檔案管理工作。與此同時，事業(yè)單位在人事檔案管理信息化建設相關制度體系的完善中，還要從人事檔案管理的現(xiàn)實需求與事業(yè)單位信息化建設的實際情況兩個層面出發(fā)，加強權(quán)責機制的建立，將事業(yè)單位人事檔案管理職責細化，并落到具體的人員身上，促使人事檔案管理人員在工作崗位上自覺踐行崗位職責，避免在出現(xiàn)問題時相互推矮的情況，積極參與并主動配合人事檔案管理信息化建設。

3.引進優(yōu)秀人才，加強職業(yè)培訓

為盡可能在最大程度上發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案管理中的重要作用和價值，事業(yè)單位在完成信息化建設的過程中，還要加強優(yōu)秀信息技術(shù)人員和檔案管理人才的引進，并圍繞人事檔案管理信息化建設對人員的能力要求，對現(xiàn)有人才積極開展職業(yè)技能培訓活動，提升事業(yè)單位人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，為信息化建設提供強大的人才支撐。在正式開展人才引進和技能培訓工作前，應明確人事檔案管理信息化系統(tǒng)運行、維護和升級等操作對專業(yè)信息技術(shù)人才的要求，并在人事檔案管理的崗位招聘和人員培訓中適當加強對人才信息素養(yǎng)的考查，促使更多先進的信息技術(shù)可以融入事業(yè)單位人事檔案管理體系中。

首先，在檔案人才招聘環(huán)節(jié)，應適當提升精通信息技術(shù)的檔案人才的福利待遇，并借助合同聘任制有效彌補事業(yè)單位編制數(shù)量有限的缺陷，要做到吸引人才，更要做好人才留存。

其次，對于在崗的人事檔案管理人員，事業(yè)單位可定期開展職業(yè)素養(yǎng)教育培訓活動，以人事檔案管理信息化建設對人員素養(yǎng)和職業(yè)能力的各項要求為基礎，合理設計教育培訓的具體內(nèi)容，增強從業(yè)人員的數(shù)字思維和信息素養(yǎng)，在具備一定信息技術(shù)知識的前提下，可實現(xiàn)對人事檔案管理信息化系統(tǒng)的熟練操作。

最后，在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的人才培訓中，可加強傳幫帶機制的建立與執(zhí)行，根據(jù)人事檔案管理人員的從業(yè)時間、工作經(jīng)驗以及職業(yè)素養(yǎng)等，建立信息化學習互助小組，有效結(jié)合個人學習與集體學習，促進該崗位人員在培訓過程中實現(xiàn)共同進步，加強對先進信息技術(shù)知識與信息系統(tǒng)操作技巧的掌握，推動事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的創(chuàng)新發(fā)展。

4.應用技術(shù)資源，完善基礎設備設施

由于互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術(shù)的快速發(fā)展與普及應用，促使人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了翻天覆地的變化。事業(yè)單位在與時俱進的發(fā)展中，也對人事檔案管理信息化建設提出了更高要求。在現(xiàn)代化的人事檔案管理工作中，應立足于全局發(fā)展，根據(jù)地域劃分，加強一定范圍內(nèi)不同層級人事檔案管理部門的聯(lián)動，突破傳統(tǒng)模式下地域?qū)θ耸聶n案管理的限制，通過對數(shù)據(jù)傳輸接口提出規(guī)范要求，促使人事檔案管理聯(lián)動范圍進一步擴大。在具體實現(xiàn)這一信息化建設目標的過程中，應加強對先進技術(shù)資源的引進和應用，根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理的實際需求和人事檔案管理制度的標準要求，完成人事檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)，通過管理人員與技術(shù)人員的溝通，選定正確的研發(fā)方向，并在研發(fā)完成后落實業(yè)務評審環(huán)節(jié)，持續(xù)改進系統(tǒng)功能，使其能夠在人事檔案資料的內(nèi)容收集、快速統(tǒng)計及分類存儲等管理工作中得到有效運用，確保事業(yè)單位人事檔案資料的完整性、安全性和時效性。

以功能完善的人事檔案管理信息化系統(tǒng)為基礎，事業(yè)單位在該項管理工作的信息化建設中還要加強網(wǎng)絡連接設備設施、數(shù)字化加工與存儲設備設施、計算機終端設備設施、網(wǎng)絡布線與服務器等基礎設備設施的完善配置。在信息化硬件設備設施的配置中，應結(jié)合人事檔案數(shù)字化處理期間的安全要求，重點強調(diào)其配置的安全性和可靠性，在設備設施采購環(huán)節(jié)優(yōu)先考慮國產(chǎn)設備設施，而對于受專利限制無法實現(xiàn)國產(chǎn)化的部分核心硬件，則應將采購的設備設施送至相關部門完成安全檢查，并加強網(wǎng)絡安全防御系統(tǒng)的設置，使人事檔案信息處理、存儲和應用的安全性得到更全面的保障。

5.增強風險意識，做好安全防護

事業(yè)單位的領導與人事檔案管理人員在信息化建設過程中，應深入了解網(wǎng)絡攻擊對信息系統(tǒng)安全造成的威脅，強化人事檔案管理的風險意識，針對人事檔案管理信息化建設中潛在的安全風險和隱患，提前采取有效的防護措施，切實保障信息安全，防止在管理過程中出現(xiàn)信息被泄露、損毀或丟失等問題。在具體的安全防護工作中，可綜合應用動態(tài)驗證碼、數(shù)字水印及數(shù)字密鑰的多種安全防護技術(shù)，并針對外部網(wǎng)絡攻擊加強網(wǎng)絡防火墻的建設。在運用人事檔案管理信息化系統(tǒng)開展各項工作期間，要定期開展系統(tǒng)維護、檢修與升級，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全漏洞。

四、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位在運營發(fā)展的過程中，要積極響應數(shù)字中國、網(wǎng)絡強國的要求，以對傳統(tǒng)人事檔案資料數(shù)字化與人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設為基礎，充分發(fā)揮思想認識、管理制度、人才隊伍以及技術(shù)資源等在人事檔案管理信息化建設中的優(yōu)勢，提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。

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作者單位：錦州新聞媒體集團