大數據背景下事業單位檔案管理工作優化策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出要加快檔案數字化轉型，強化檔案數據的安全管理和共享利用。事業單位作為公共服務的重要主體，其檔案管理工作承擔著支持決策、服務公眾和社會治理的關鍵職能。在大數據背景下，傳統的檔案管理模式已難以滿足多源異構數據的處理需求，亟須通過技術創新和機制優化提高管理水平。因而檔案信息的整合與共享、安全管理的強化以及監督機制的完善成為當前研究的重點方向，這些工作的推進不僅有助于提高檔案管理效能，還能更好地適應社會治理現代化的要求。

一、大數據推進檔案管理模式創新的重要性

1.加速檔案信息整合

在信息化時代，大數據技術以其強大的數據采集、存儲和分析能力，為檔案信息的整合提供全新的技術支撐。事業單位檔案具有種類繁多、來源廣泛及結構復雜等特點，涵蓋人事檔案、財務檔案和項目檔案等領域，這些檔案信息分散于不同的業務系統中，形成信息孤島現象。通過大數據技術的應用，可以實現跨部門、跨系統的檔案數據集成，構建統一的數據資源池，從而提升檔案信息的整體性和關聯性。此外，事業單位的公共服務職能決定其檔案信息需要具備高度的時效性和準確性，而大數據技術能夠快速挖掘和整合相關信息，為決策支持和業務協同提供數據基礎。整合能力的提升，有助于實現檔案資源的深度開發與利用，為事業單位履行社會責任和服務公眾提供更為堅實的信息保障。因而加速檔案信息整合不僅是提升檔案管理效率的內在需求，還是適應事業單位數字化轉型趨勢的必然選擇。

2.實現檔案資源開發

在大數據技術的支持下，事業單位檔案資源開發能夠突破傳統管理模式的局限，實現從單一存儲向多元應用的轉變。事業單位檔案涵蓋人事管理、財務運作及項目實施等多領域數據，這些數據之間存在復雜的關聯性，通過大數據分析技術可以揭示檔案信息中隱含的規律與趨勢，為決策優化和業務創新提供科學支撐。同時，事業單位作為公共服務的主要提供者，其檔案資源的開發利用直接關系服務效率與質量的提升。大數據技術通過對檔案數據的整合與挖掘，能夠將分散的信息轉化為系統化的知識體系，從而增強檔案資源的服務效能。此外，檔案資源開發有助于實現數據資產化，推動事業單位在信息化建設中形成可持續發展的數據生態。因而借助大數據實現檔案資源開發，不僅是提升檔案管理價值的必然選擇，還是事業單位適應數字化轉型需求、強化公共服務能力的重要途徑。

3.提升檔案服務質量

事業單位檔案管理的核心目標之一是為社會公眾和內部用戶提供高效、精準的服務，而大數據技術的應用為此自標的實現提供了全新的可能性。在信息化時代，檔案服務已不再局限于傳統的查詢與調閱功能，而是向智能化、個性化方向發展。事業單位檔案具有權威性和公益性的特點，其服務對象涵蓋內部員工、外部單位以及社會公眾，這些用戶對檔案信息的需求呈現出多樣化、動態化的特征。通過大數據技術的支持，檔案服務能夠基于用戶行為數據和服務記錄展開深度分析，從而預測用戶需求并提供定制化服務方案。同時，事業單位作為公共服務的重要提供者，其檔案服務質量直接影響公眾對單位職能履行能力的信任度。借助大數據技術，檔案服務可以更好地滿足社會治理現代化的要求，為公眾提供更加透明、便捷的信息支持。因而提升檔案服務質量不僅是事業單位踐行服務宗旨的內在需求，還是適應信息化社會發展趨勢、提高社會服務能力的重要體現。

二、大數據背景下事業單位檔案管理存在的問題

1.共享機制建設滯后

在大數據背景下，事業單位檔案管理的共享機制建設滯后已成為制約信息資源高效利用的關鍵瓶頸。事業單位檔案資源涵蓋人事檔案、財務檔案和項目檔案等領域數據，但目前各業務系統之間缺乏統一的數據標準和共享規范，導致檔案信息難以實現跨部門、跨系統的互聯互通。此外，事業單位檔案管理中的數據權限劃分不夠明晰，缺乏科學的共享授權機制，導致檔案數據在流轉過程中存在安全隱患，進一步阻礙了信息共享的推進。共享機制建設滯后的不利影響還體現在公共服務效能的降低上，由于檔案信息無法及時共享，事業單位在應對突發事件或開展跨部門協作時，常面臨信息獲取不及時、數據不完整等問題，影響決策的科學性和時效性。同時，也限制了檔案數據的價值挖掘，難以滿足公眾對檔案信息透明化、便捷化的需求，從而削弱了事業單位的社會服務能力與公信力。

2.安全防護體系薄弱

事業單位檔案數據具有敏感性、權威性和長期保存性的特點，涉及人事信息、財務記錄及政策文件等關鍵領域，一旦數據被泄露或篡改，將對單位職能履行和社會穩定造成嚴重影響。然而，當前檔案管理中的安全防護體系建設滯后于信息化發展需求，缺乏系統化的安全架構設計和多層次防護機制。其中，檔案數據存儲與傳輸過程中加密技術應用不足，難以有效抵御外部攻擊；訪問控制機制不健全，權限劃分不夠細化，導致內部人員可能存在越權操作的風險；日志審計與監控能力薄弱，無法及時發現并響應異常行為。此外，隨著檔案數據規模的快速增長和數據共享需求的增加，傳統的安全防護手段已難以應對復雜多變的網絡安全威脅。同時，由于檔案數據的安全隱患直接影響公共服務的質量與效率，其潛在風險可能進一步波及社會治理的穩定性和公信力，使得事業單位在信息化建設中面臨嚴峻挑戰。

3.監督評估流于形式

在大數據背景下，事業單位檔案管理中的監督評估工作仍停留在表面化、靜態化的階段。具體表現為：檔案管理流程缺乏實時監控機制，無法對數據采集、存儲、共享等環節實施全程跟蹤與動態評估；監督評估指標體系不健全，往往偏重于檔案數量和存儲完整性等基礎性指標，而忽視數據質量、安全性及利用效率等關鍵維度。此外，評估手段傳統且單一，主要依賴人工檢查和事后審計，難以適應大數據環境下檔案管理的高效性與精準性需求。監督評估的薄弱性導致檔案管理工作中的問題難以被及時發現和糾正，容易引發數據冗余、信息失真甚至安全隱患。同時，監督評估流于形式還削弱了檔案管理工作的權威性和公信力，使得檔案資源的價值開發與服務水平難以得到有效保障。對于事業單位而言，此現象不僅影響內部管理效能，還容易損害公共服務的質量與公眾信任度，進一步制約檔案管理現代化進程。

三、大數據背景下事業單位檔案管理工作的優化策略

1.建立便民服務的檔案信息共享機制

在大數據背景下，事業單位檔案管理工作亟須通過建立便民服務的檔案信息共享機制來提升服務效能和管理水平。

首先，構建檔案信息共享平臺。檔案信息共享平臺應基于云計算和分布式存儲技術，整合分散于各部門的檔案資源，形成統一的數據資源池。事業單位檔案涵蓋人事管理、財務記錄及項目文檔等多領域數據，其異構性和復雜性要求共享平臺具備強大的兼容性和擴展性。通過制定統一的數據標準和元數據規范，確保不同業務系統之間的檔案數據能夠無縫對接與高效流轉。同時，平臺應引人智能檢索與語義分析技術，支持用戶對檔案信息的精準定位與深度挖掘，從而大幅提高檔案資源的利用效率。

其次，推進檔案數字化。事業單位應加快檔案數字化進程，采用高分辨率掃描、OCR識別等技術將紙質檔案轉化為結構化電子數據，并通過數據清洗與標注提升數據質量。數字化檔案應按照時間序列、主題分類和關聯關系來組織，形成層次清晰、邏輯嚴密的檔案數據庫。在此過程中，應注重保護檔案的原始性與完整性，確保數字化成果與實體檔案的一致性。

最后，建立便捷查詢服務體系。事業單位檔案的服務對象廣泛，包括內部員工、外部單位及社會公眾，其需求具有多樣化和個性化的特征。為此，應依托大數據技術開發智能化查詢系統，通過用戶行為分析和偏好預測，提供定制化的檔案信息服務。例如，針對公眾查詢政策文件的需求，系統可自動推送相關檔案及其背景解讀；對于內部員工的調檔需求，則可通過權限分級實現快速響應。同時，便捷查詢服務體系還應注重用戶體驗，簡化操作流程，提供多終端適配功能，確保用戶能夠隨時隨地獲取所需檔案信息。

2.建立三位一體的檔案安全防護機制

在大數據背景下，事業單位檔案管理工作面臨著數據規?？焖僭鲩L和信息安全威脅加劇的雙重挑戰，亟須建立以物理安全防護、技術防護和人員管理制度為核心的三位一體的檔案安全防護機制。

其一，加強物理安全防護。事業單位檔案通常涵蓋人事信息、財務記錄及政策文件等敏感數據，其存儲地點必須具備完善的物理安全保障措施。例如，檔案庫房應配備高效的消防系統，包括自動滅火裝置、煙霧探測器和溫濕度監控設備，以防止火災或環境因素對檔案造成損害。同時，存儲設備應采用高可靠性的硬件設施，并設置多重門禁系統與視頻監控，確保只有授權人員能夠進入關鍵區域。

其二，強化技術防護。大數據環境下，檔案數據的存儲與傳輸過程面臨網絡攻擊、數據被泄露等多重威脅，需要構建多層次的技術防護體系。事業單位可通過部署防火墻、人侵檢測系統（IDS）和數據加密技術，全面保護檔案數據的安全性與完整性。對于存儲中的數據，應采用AES等高級加密算法實施加密處理，防止未經授權的訪問；對于傳輸中的數據，則需結合SSL/TLS協議實現端到端加密，避免數據在傳輸過程中被竊取或篡改。此外，基于區塊鏈技術的分布式賬本可應用于檔案數據的存證與溯源，確保數據的不可篡改性和可信度。

其三，事業單位檔案管理人員作為檔案數據的直接接觸者，其行為規范與責任意識直接影響檔案安全管理的效果。為此，單位應制定嚴格的檔案管理崗位職責與操作規程，明確各類人員的權限范圍和責任邊界。定期開展信息安全培訓與應急演練，增強員工的安全意識和技術能力，使其掌握數據加密、訪問控制等基本技能。同時，應推行雙人復核制度，在涉及敏感檔案數據的操作中實行交叉審核，降低單一人員操作失誤或惡意行為的風險。

3.完善檔案管理效能的監督機制

在信息化與數據驅動的時代，事業單位檔案管理工作面臨著更高的透明性與效率要求，傳統的監督方式已難以滿足大數據環境下的管理需求。因而完善檔案管理效能監督機制成為提高檔案管理水平的重要抓手。為實現這一目標，事業單位應建立檔案管理效能評估標準，圍繞檔案數據的完整性、準確性、安全性和利用效率四大維度展開，并結合大數據技術特點引入量化指標。例如，可以通過檔案數據的存儲量、調用頻率、共享覆蓋率及錯誤率等指標衡量檔案管理的實際效能。同時，評估標準還應注重動態調整，以適應信息化時代檔案管理需求的變化。針對不同類型的檔案數據，如結構化數據和非結構化數據，需制定差異化的評估細則，確保評估結果能夠真實地反映檔案管理的實際水平。

另外，定期對檔案管理工作展開評估。事業單位應依托大數據分析工具，構建實時監控與階段性評估相結合的管理模式。通過部署智能審計系統，對檔案管理全流程實施動態追蹤，包括數據采集、分類、存儲、共享及銷毀等環節，及時發現并糾正管理中的薄弱環節。定期評估則需結合內部審計與外部專家評審，形成多層次、多角度的監督體系。例如，可以引入第三方評估機構，對檔案管理系統的安全性、數據質量和用戶滿意度展開專項評估，為改進工作提供客觀依據。

同時，鼓勵公眾參與監督。通過建立開放式的監督渠道，通過線上平臺或移動應用，向公眾提供檔案管理相關信息的查詢與反饋功能。例如，公眾可以通過系統查看檔案數據的更新頻率、服務響應時間等關鍵指標，并提出改進建議。事業單位還可以定期發布檔案管理效能評估報告，主動接受社會監督，增強公眾對檔案管理工作的信任感。

四、結語

綜上所述，大數據技術為事業單位檔案管理提供了全新的發展機遇，通過優化共享機制、強化安全防護和完善監督體系，能夠有效提升檔案管理的科學性和服務效能。檔案信息的高效整合與深度開發為事業單位履行公共服務職能奠定了堅實基礎，同時，也為社會治理能力的提升提供了重要支撐。未來，隨著人工智能、區塊鏈等新興技術的進一步應用，檔案管理工作將朝著更加智能化、精細化的方向邁進，為公眾提供更高質量的服務體驗。

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作者單位：鄆城縣隨官屯鎮人民政府