數字化轉型背景下檔案管理效能提升研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在傳統的檔案管理體系中，工作人員不僅需要投入大量時間存儲資料，在檔案后續的檢索和使用過程中還面臨較大難度，對檔案管理的發展極為不利。然而，借助數字化技術的應用，可以實現智能存儲和高效檢索，在增強信息共享效果的同時，顯著提高檔案管理的服務水平。就目前來看，部分單位在檔案管理方面依舊存在技術運用不徹底、數字化應用較為片面等問題。由此可見，圍繞數字化轉型背景下檔案管理效能提升展開研究具有重要意義。

一、基于數字化技術增強檔案管理效能的重要性

借助數字化技術提升檔案管理效能具有多方面的重要意義。從業務角度來看，科學有效的檔案管理可以為后續決策提供有力支持。在當前時代發展背景下，檔案資料類別以及數量日益增加，想要精準完整地開展信息分類及存儲，需要工作人員耗費大量的時間和精力。而借助數字化技術，則可以展開智能篩選、檢索以及存儲，為提升檔案管理效能提供幫助。

在決策輔助方面，數字化技術的使用也可以進一步提升檔案管理信息的精準度，為后續有效決策提供依據。在智能化、數字化技術應用下，系統會完成資料的整理、分析和挖掘，與傳統人工形式相比，信息使用以及分析深度更強，可在現有資料的基礎上，對后續單位發展以及業務狀況展開預測，從而為有效決策提供依據。

二、當前檔案的管理現狀 以龍巖市疾病預防控制中心為例

1.檔案管理工作情況

為進一步了解數字化轉型背景下檔案管理效能的提升路徑，本文將以龍巖市疾病預防控制中心辦公室為案例對其展開研究。從當前來看，該單位具體檔案類型包括文書、業務、科研、會計和人事幾個方面。在日常過程中，行政管理所產生的資料內容屬于文書檔案，包括日常會議總結、相關記錄以及決策執行情況等。業務檔案是核心內容，包括傳染病、慢性病、免疫規劃和衛生監測等。不同檔案內容可以為后續工作提供有效參考。例如，在疫情防控期間，該疾控中心每日會產生大量疫情報告內容，為了有效開展防控和溯源，需要整合監測數據，并基于其展開分析與評估。科研檔案則包括科研項目資料，如申請書、研究報告和學術論文等。會計檔案包括財務憑證、報表和賬簿等，可全面反映當前中心的運營情況，人事檔案則包括員工的錄用、聘請和培訓等相關信息，是關乎員工職業發展的內容。

疾控中心檔案管理內容較為復雜，從流程角度來看，該中心制定了相關收集標準和范圍，確保檔案能夠及時有效地被收集，收集之后會針對不同類別展開分類、編目和裝訂，以便后續使用；在保管方面，為保障資料的完整性，配置了防火、防蟲和防盜等相關設施，并制定了有效的保管制度，明確各方人員的職責和權限，包括管理細則、存放形式以及不同檔案的管理期限等，以此保障檔案質量；在利用方面，則包含多種形式，具體包括查閱、借閱等。該中心現階段配置了信息共享平臺，將所有數據數字化處理后上傳至平臺，以供后續查詢和利用。

2.現階段存在的問題

從當前檔案管理情況來看，部分工作人員由于日常負責內容較多，因而難以制定科學有效的檔案管理規劃，以至于在資源配置方面，無論是人力、物力還是財力都難以滿足實際所需。例如，管理人員不足，存在大量兼職人員，設備采購方面較為落后，經常出現存儲柜老化等情況。除此之外，工作人員在日常管理時缺乏規范性，雖然在檔案管理的過程中會對檔案內容分類，但是沒有具體的標準和方法，以至于存在主觀臆斷的問題，在檔案分類時經常會出現分類錯誤，導致不同類別的檔案混合在一起，為后續查找和利用帶來了一定阻礙。在信息化方面，雖然引入了數字化技術，配置了計算機、打印機和掃描儀等裝置，但是由于使用時間較長，部分設備出現了老化問題，在運行過程中經常會出現故障，難以滿足當前檔案的管理需求，甚至部分設備設施在使用過程中會產生死機等問題，以上情況都會影響檔案信息的利用。由于數字化整體質量不足，部分檢索還需要借助人工配合，此種環境下一旦遇到公共衛生事件，就會導致難以借助檔案來決策，影響決策的有效性。

三、數字化轉型對檔案管理的影響

1.數字化轉型實施情況

現階段，龍巖市疾病預防控制中心辦公室已經認識到數字化轉型的重要意義，強化了基礎設施建設。在硬件方面構建了先進的計算機裝置，為檔案管理提供了工具，該計算機還配有高效處理器以及各類存儲設備，能夠精準快速地開展圖像分析。為了進一步提升檔案存儲管理質量，疾控中心還加大了資金投入，建立了專門的檔案存儲體系，如借助大容量磁帶庫存儲檔案數據，并在此基礎上配備云計算技術，將數據存儲到云端服務器，為后續云端共享提供幫助。而在網絡設施方面，則構建了更為穩定的內部網絡體系，并同時配備防火墻，以此保障數據安全，防止信息被泄露。

2.數字化對檔案管理的影響

雖然數字化轉型過程中疾控中心已經取得了一定工作成果，但也存在部分挑戰，如依舊存在數據被泄露的風險性，若是管理不當或者工作人員安全意識淡薄，則很有可能會出現系統密碼簡單的問題，以至于不法分子能夠很簡單地獲取檔案數據，威脅檔案安全。除此之外，部分系統在兼容性方面存在問題，難以滿足數據遷移需求。目前，疾控中心配置了不同類別的軟件系統強化檔案管理，但由于系統之間存在兼容性問題，很多檔案在格式方面不兼容，會出現接口匹配問題，難以有效地完成資料傳輸與共享，甚至可能會在軟件升級的同時出現資料損失以及功能異常等狀況。

四、數字化轉型下檔案管理效能提升路徑

1.強化數字化管理意識

（1）提高領導重視程度

強化領導重視是推進數字化轉型的關鍵。領導要正確認識引入數字化技術對于檔案管理效率、工作質量以及服務水平方面的影響，并將其納入戰略規劃，從而科學地制訂數字化轉型計劃，提升資源配置質量。例如，在資源投入中，應妥善加大資金投入，用于購置掃描儀、計算機等先進設備設施。除此之外，還要同時開展軟件的研發與采購，選擇更為高效便利的檔案管理系統，以此滿足操作需求。與此同時，領導還要定期組織會議，聽取檔案管理數字化的相關匯報，了解現階段存在的問題并加以解決，如協調部門關系，制定協同化制度等，以此營造良好的數字化環境。

（2）推進全員培訓

為增強工作人員的專業能力，使其能夠科學有效地運用硬件以及軟件實施操作，提升檔案管理質量，疾控中心還要定期對所有工作人員展開培訓，主要是增強工作團體的數字化意識以及專業技能。具體內容方面可以以技術知識應用、安全管理為主。在培訓中要使每一位工作人員都能夠明確數字化轉型的價值以及目標，了解技術應用優勢以及當前引入軟件的操作技巧。在技術培訓方面，可以設計專項內容，如檔案查閱、統計錄人專項操作。培訓時要以云計算、人工智能等技術使用為核心，通過案例以及實操相配合的手段，幫助員工加強技術認知，運用技術解決問題。除此之外，安全培訓也十分關鍵，要向工作人員普及安全知識，使其了解風險防范的必要性，并能夠在日常檔案管理中優化密碼，降低網絡攻擊的可能性。在培訓過程中，要注重形式的選擇，運用多元手段開展培訓，可以系統講授技能知識，借助在線平臺為其提供最新的學習內容，以此增強培訓效果。

2.增強數字化管理能力

（1）完善管理制度

系統有效的制度是保障檔案管理數字化效能的關鍵。

首先，梳理數字化管理流程，制定科學有效的操作指南，使工作人員能夠明確數字化轉型的相關要求，如具體分類標準、相關編號等，從而規范后續圖像處理資料的掃描質量。目前，掃描分辨率應設置在300左右，若是檔案價值較高，則可以進一步提高分辨率。但需要注意，無論怎樣設置分辨率，都需要保障圖像清晰且無噪點。除此之外，在數字化存儲的過程中，要明確格式，統一標準，并及時進行云端備份，以此保障信息安全。

其次，建立健全質量管理制度。要明確質量檢查的相關細則，包括錄入精準度、圖像質量要求等。此方面可以與第三方檢測機構合作，全面評估數字化成果，以此確保數字化檔案符合標準。必要時還要建設追溯機制，在發現編目問題時，及時追溯責任人，并對其問責。

最后，安全管理制度是提升安全管理質量的關鍵要求。應科學引入加密技術，加密存儲和傳輸全過程，以此防止檔案被泄露等情況的出現。在具體工作中，要建立完善的用戶權限管控體系，基于不同職責要求設置訪問權限，確保只有相應的工作人員才能夠訪問并使用。與此同時，還要制定安全防護措施，借助防火墻智能檢測體系，實時掃描安全漏洞，防止惡意入侵。此外，還要同步開展檔案備份，并推進恢復測試，確保在資料損壞時能夠及時備份與修復。

（2）培養專業人才

在數字化轉型背景下，若想要提升檔案管理效能，還需要配置專業人才。在引進方面，要拓寬渠道，吸引各方人才，如招聘檔案學、計算機工程等專業的人才，以此提高檔案管理團隊的數字化水平。在培養方面，要制訂培訓計劃，如定期聘請專家授課，通過培訓以及學術交流、規劃等手段，使新員工能夠快速了解檔案管理的要求以及流程，提高業務水平。為了留住人才，還要設置有效的激勵機制，包括健全晉升體系、提供良好的福利待遇等，以此調動檔案管理人員的工作積極性，提升其對單位的忠誠度。

3.規范數字化管理流程

（1）統一檔案標準

在數字化背景下，檔案管理要具有統一性。例如，在分類方面，要依據國家要求，結合疾控預防中心的業務特征以及實際需要，建立分類體系，將業務板塊按照預防控制、免疫規則和衛生監測等類別分類。在明確一級分類之后，還要根據不同疾病的種類、監測項目狀況以及工作年度需求，開展二級、三級或更深層次的分類，確保每一層級都具有合理性。對于傳染病預防檔案來講，可根據不同的傳染病類別，包括呼吸道、消化道等再一次展開級別劃分。在分類的過程中，需要注意不同編目的定義和范圍，防止產生重復或遺漏問題，影響檔案管理質量。與此同時，要統一檔案格式，不同檔案在數字化格式設計方面要具有一致性。例如，文本類可以PDF為主體形式，此類格式兼容性較強，能夠有效滿足文檔保留需求，方便后續調閱。而圖像類檔案則可使用JPEG格式，此類格式圖像清晰度較高，且能夠有效壓縮節約空間。音頻、視頻類檔案則可以使用MP3、MP4等形式，此種格式可以使用不同的軟件播放。基于當前來看，統一檔案格式可增強數字化背景下檔案管理的效能，方便后續檔案使用。

（2）優化工作流程

完善檔案管理數字化流程也是保障管理質量的基礎。要建立完善的線上工作流程，如工作人員在提交調閱申請后，系統便會自動將其傳送給審批人員，審批人員可以在線審核，并將信息反饋給申請人，整個審批過程都由系統推進。若是某資料調閱較為緊急，則可設置綠色通道優先審批，以此保障數字化檔案管理的整體質量。除此之外，在借閱的過程中還要提升靈活度，建立在線訂閱系統，借閱人可以基于系統數據庫借閱不同內容，搜索時只需要輸入關鍵詞即可調閱，若是重要編目，則系統會給予其借閱次數限制，以此保障檔案的安全。

4.深化數字化技術運用

數字化時代，技術類別豐富多樣，對于疾控預防中心檔案管理而言，不僅要引入人工智能技術，還要加大對大數據、區塊鏈等技術的使用，以此增強服務水準。其中，大數據應用潛力整體較高。由于疾控中心數據較多，包含報告、接種記錄和日常監測等內容，可以通過大數據技術展開信息分析，了解當前疾病發展趨勢，并預測其后續暴發的風險，為有關決策提供參考。除此之外，在大數據技術使用下，還可以科學分析疫苗接種情況，為增強疫苗接種覆蓋率提供有力幫助。而人工智能技術中的圖像識別則可以有效掃描檔案中的圖像信息，并配合自然語言處理技術完成檔案標引，方便工作人員后續檢索和使用。除此之外，還可利用人工智能技術智能編目，通過自動生成目錄的方式，降低工作人員編目的工作壓力。區塊鏈技術具有可追溯性特點，可以增強檔案管理的安全度。例如，在檔案存儲過程中，區塊鏈可以提供分布式存儲體系，將內容存儲到不同節點上，防止集中存儲產生隱患。同時，區塊鏈技術還可以保障信息的完整度，一旦編目已經被完整記錄，則區塊鏈不會再次提供篡改功能，可保障信息的真實度。

五、結論

綜上所述，檔案管理數字化轉型可以有效增強資料檢索、調閱及統計的質量和效率，降低工作人員的工作壓力和難度，提升服務質量，為各業務部門開展工作提供有效的數據支撐。除此之外，在數字化運用中，信息共享進一步加強，可以打破原先部門之間的壁壘，提高信息互通效率及檔案利用價值。未來，應繼續加大對數字化轉型的關注，并將其納入戰略規劃中，通過增加資源投入、開展技能培訓等手段，營造良好的數字化轉型條件，為后續數字化發展提供有力保障。

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作者單位：福建省龍巖市疾病預防控制中心