事業單位檔案信息資源利用的現狀與優化路徑研究

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

在數字化浪潮席卷全球的當下，信息資源已成為推動社會進步與發展的核心要素之一。事業單位作為國家公共服務的重要機構，其檔案信息資源蘊含著海量的歷史數據、業務記錄與知識沉淀，對單位自身管理決策、公共服務優化以及社會文化傳承等方面均具有不可估量的價值。

從內部管理角度來看，檔案信息助力事業單位梳理業務流程、總結經驗教訓，從而實現管理效能的提升；在對外服務領域，豐富的檔案信息資源能夠為公眾提供更優質、高效的服務，增強事業單位的公信力與社會影響力。然而，當前事業單位檔案信息資源利用現狀卻不容樂觀，面臨著利用意識淡薄、信息化建設滯后以及資源整合困難等重重挑戰，阻礙了檔案信息資源價值的充分釋放。

在此背景下，探究事業單位檔案信息資源利用的現狀，剖析現存問題并探尋切實可行的優化路徑，不僅是提高事業單位檔案管理水平的迫切需求，還是順應時代發展潮流、推動事業單位高質量發展的必然選擇，對于充分發揮檔案信息資源的社會效益與經濟效益具有深遠意義。

一、事業單位檔案信息資源利用對提升公共服務質的意義

1.助力精準服務供給，滿足多元需求

在公共服務領域，事業單位借助檔案信息資源可精準對接公眾多元需求，通過梳理歷年服務對象的檔案數據，如就業服務中求職者的技能水平、薪資期望、就業意向或社保服務中參保人員的年齡結構、繳費記錄及待遇申領需求等，能構建動態需求模型。例如，人社部門分析失業人員檔案里的職業技能等級與失業周期數據，可針對性地開發“訂單式”職業培訓項目；教育部門通過學生檔案中的升學偏好與學科成績分布，優化特長生培養方案。這種基于檔案數據的需求洞察，能夠讓事業單位精準投放高校畢業生就業幫扶、老年群體社保認證等重點領域，有效避免服務供給的盲目性。以數據驅動服務供給與公眾需求的高效匹配，提升公共服務的精準度與覆蓋效能。

2.優化服務流程，提高服務效率

事業單位通過梳理檔案中業務辦理的全流程記錄，能夠定位服務鏈條中的堵點與冗余環節。例如，分析檔案發現，失業人員技能培訓報名需重復提交身份證、失業證明等材料，且審核周期長達7個工作日，可整合材料清單并搭建線上預審系統，將紙質材料轉為電子核驗，審核流程壓縮至3個工作日內。再如，高校畢業生就業報到業務，整合檔案中不同地區的報到流程，提煉共性環節建立標準化模板，推行“線上預約 + 材料郵寄 + 一鍵辦結”模式，畢業生無須現場排隊即可完成報到手續。這種基于檔案數據的流程再造，既通過標準化操作減少人為差錯，又借助數據互通實現“讓檔案跑路代替群眾跑腿”，使公共就業服務從“多環節辦理”升級為“一站式高效服務”。

3.創新服務形式，提升服務品質

事業單位的檔案信息資源不僅是歷史的記錄，還是創新服務形式的寶貴源泉，借助現代信息技術，對檔案信息實施數字化處理與深度挖掘，能夠為創新公共服務形式提供有力支撐。例如，人社部門把高校畢業生就業檔案拆解為“專業技能”“實習經歷”“職業傾向”等數據模塊，嵌入“智能就業助手”小程序，系統能根據檔案標簽自動生成適配崗位清單，并推送崗位培訓課程資源；針對退役軍人就業服務，將其服役檔案中的軍事技能、榮譽記錄等轉化為可視化數字簡歷，通過VR技術模擬面試場景，幫助用人單位直觀了解人才特質。這種基于檔案數據的服務創新，既讓靜態檔案轉化為交互式服務場景，又通過區塊鏈技術確保就業信息的可追溯性，使公共就業服務從“被動咨詢”升級為“智能匹配”，以技術賦能提升服務的精準度與觸達效率。

4.增強服務監督，保障服務質量

檔案信息資源為事業單位公共服務的監督與評估提供了客觀、準確的依據，通過對服務過程記錄、服務結果反饋等檔案信息的收集與分析，能夠全面、真實地了解公共服務的實際運行情況。一方面，事業單位可以開展內部服務質量自查，依據檔案數據評估各項服務指標的完成情況，如業務辦理的準確率、服務承諾的兌現率以及公眾投訴率等，及時發現服務過程中存在的問題與不足，并采取針對性的改進措施。另一方面，公眾與社會監督機構也可以通過合理途徑查閱相關檔案信息，對事業單位的公共服務實施監督，促使事業單位規范服務行為，提升服務質量。

5.挖掘數據價值，推動公共服務創新

事業單位檔案中蘊藏著海量的歷史數據與業務信息，深度挖掘數據價值，能夠為公共服務創新注入動力。通過對檔案數據展開統計分析、趨勢預測，可把握公眾在不同領域的服務需求。例如，利用教育檔案分析區域入學的需求變化，提前規劃學校布局與師資配置。借助醫療檔案探索疾病分布規律，優化醫療資源分配。同時，將檔案數據與新興技術結合，如通過大數據、人工智能構建公共服務模型，開發智能服務平臺，實現服務的個性化、精準化推送，讓政策咨詢、辦事指南等服務更貼合公眾的實際需求，推動公共服務從傳統模式向智能化、創新化模式轉型，為公眾帶來更優質、更前沿的服務體驗。

二、事業單位檔案信息資源利用的現狀

1.檔案資源儲備與整合現狀

在檔案資源儲備與整合方面，多數事業單位已形成文書、人事及業務等門類的檔案體系，但資源豐富度差異顯著。歷史悠久、業務多元的單位檔案存量龐大，涵蓋紙質文件、電子數據等多種載體，如公立醫院保存著數十年的病歷檔案與科研資料，而新興事業單位檔案積累不足，特色業務檔案尤其缺乏系統歸集。在資源整合上，受管理體制分散、技術標準不統一制約，跨部門檔案信息壁壘明顯。例如，在公共服務部門中，就業檔案由就業服務中心管理，社保檔案歸屬社保經辦機構，社會救助檔案存于民政部門，各機構系統獨立、數據格式不一，導致就業失業狀態、社保繳費記錄以及救助申請等信息難以跨部門關聯利用，既影響內部協同辦理效率，也制約對公眾服務的資源供給能力。

2.信息化建設與數字資源利用現狀

當前，事業單位在檔案信息化建設上已取得一定進展，多數單位配備了基礎的檔案管理軟件，實現了檔案目錄的數字化錄入與檢索，部分發達地區或重點領域的事業單位，更是大力推進檔案全文數字化工作，數字檔案資源占比逐步提升。然而，信息化建設仍面臨諸多瓶頸。一方面，不同時期采購的管理系統存在兼容性問題，數據遷移與整合難度大。另一方面，對數字檔案資源的深度開發利用不足，僅停留在簡單的在線查詢層面，缺乏對數字檔案中蘊含的知識挖掘與數據分析應用。例如，人社部門雖積累了海量的就業登記、社保參保等數字檔案，但在勞動力市場趨勢研判、就業服務精準推送等方面，尚未充分發揮數字檔案資源的價值，未能借助大數據、人工智能等技術實現檔案信息的智能化利用，難以通過檔案數據分析為就業政策制定、社保服務優化等提供更有力的決策支撐。

3.檔案利用服務機制與成效現狀

在檔案利用服務機制上，事業單位普遍設立了檔案查閱窗口，制定了相應的查閱流程與制度，部分單位還開通了線上預約查檔服務，在一定程度上提升了服務的便利性。但服務形式仍較為單一，以被動式查閱服務為主，主動為用戶提供個性化、專題化檔案服務的意識不足。從服務成效來看，在滿足日常工作查考需求方面，檔案利用服務發揮了一定作用，但在助力單位戰略決策、服務社會公眾等深層次需求上，效果不盡如人意。例如，公共文化事業單位在舉辦大型文化活動、開展文化研究時，對檔案信息的挖掘與運用不夠深人，未能充分借助檔案資源打造具有影響力的文化項目。同時，在向公眾開放檔案信息服務時，存在信息公開不全面、獲取渠道不暢通等問題，公眾對檔案服務的滿意度有待提升。

4.檔案專業人才隊伍建設現狀

事業單位檔案專業人才隊伍建設情況差異明顯，大型事業單位或檔案工作受重視程度高的單位，配備了一定數量且具有檔案專業背景的人員，并注重人才培訓與繼續教育，人才隊伍結構相對合理，專業素養能夠滿足檔案管理與利用的基本需求。但在一些基層或小型事業單位，檔案人員多為兼職，缺乏系統的檔案專業知識與技能培訓，對檔案管理的新政策、新技術了解不足，難以適應日益復雜的檔案信息化建設與資源開發利用工作。此外，既懂檔案業務又掌握信息技術的復合型人才稀缺，成為制約事業單位檔案信息資源深度開發利用的關鍵因素，導致在檔案信息化建設推進、數字資源整合利用等工作中人才支撐力度薄弱。

三、事業單位檔案信息資源利用的優化路徑

1.檔案資源整合與價值挖掘的優化路徑

建立跨部門檔案資源協同收集機制，制定統一的檔案分類標準與規范，將分散在各業務科室的文書、人事及業務檔案實行系統化歸集，重點加強新興業務領域的檔案資源積累。例如，整合就業服務與社保檔案，通過數據中臺關聯求職者技能培訓記錄、參保繳費年限等信息，形成“個人職業發展檔案鏈”，為精準就業幫扶提供數據支撐。

同時，引入知識圖譜技術，對民生檔案實施語義標注，將碎片化的救助申請、養老服務記錄等轉化為結構化知識單元，開發“公共服務需求分析知識庫”，通過關聯分析不同群體的服務訴求與政策響應效果，形成如“老齡化社會養老服務資源配置專題匯編”等產品，推動檔案資源從基礎存儲向“需求預測一決策支持”的價值鏈條升級，為公共服務政策迭代提供知識化支撐。

2.檔案信息化建設與技術賦能的優化路徑

制定統一的檔案信息化建設標準，對老舊管理系統實施兼容性改造或整體升級，建立基于區塊鏈技術的檔案數據中臺，實現不同時期、不同格式檔案數據的無縫遷移與安全存儲。加大數字檔案資源深度開發力度，運用大數據分析技術對就業登記、社保參保等公共服務檔案實施趨勢預測，如通過分析歷年就業檔案數據構建行業需求預警模型。引入人工智能技術開發檔案智能檢索、自動歸類系統，提高檔案利用效率。同時，探索AR/VR技術在檔案展示中的應用，打造沉浸式檔案利用場景，推動檔案信息化從“數字化存儲”向“智能化服務”升級。

3.檔案利用服務模式創新優化路徑

在檔案利用服務模式創新上，可構建“需求驅動 + 智能供給”的服務體系。通過挖掘服務日志與用戶調研數據，動態繪制“高校畢業生就業檔案需求熱力圖”“老年群體社保查詢關鍵詞圖譜”等需求模型，實現服務精準定位。

例如，整合就業失業登記、職業培訓等檔案數據，開發“就業服務數字孿生平臺”，系統自動根據失業人員檔案中的技能缺口與崗位需求檔案匹配度，推送“培訓一崗位”一體化方案，將傳統被動咨詢轉變為主動干預。面向公眾打造“檔案服務區塊鏈應用場景”，市民憑數字身份即可查詢個人社保繳費、就業記錄等檔案信息，通過智能合約自動觸發退休待遇申領等服務，辦理時效從15個工作日壓縮至實時辦結。同時，建立服務效果反哺機制，將用戶對檔案服務的滿意度數據、需求迭代趨勢等納入檔案資源優化流程，形成“需求感知一服務響應一檔案升級”的閉環創新體系。

4.檔案人才隊伍專業化建設優化路徑

在檔案人才隊伍專業化建設方面，需構建“專業能力 + 技術素養”雙維提升體系。通過定向招聘引入檔案學、信息管理等專業人才，確保省級事業單位檔案部門專業人員占比不低于 70% ，基層單位配備專職檔案員。建立“檔案業務 +AI 技術應用”培訓課程矩陣，如開展檔案數字化加工中的圖像識別技術實訓、區塊鏈存證系統操作培訓等，每年組織不少于40學時的進階培訓。與高校共建“檔案信息化人才實訓基地”，定向培養掌握檔案管理原理與大數據分析技能的復合型人才，通過參與“公共服務檔案知識圖譜構建”等實戰項目，提高技術應用能力。同時，設立檔案專業技術崗位職級晉升通道，將大數據分析認證、檔案智能化系統運維能力等納入考核指標，破解基層單位“人員兼職化、技術碎片化”的人才困境，為檔案資源深度開發提供專業化的人力支撐。

四、結語

在數字化轉型與公共服務升級的時代背景下，事業單位檔案信息資源利用已從傳統保管模式邁向價值挖掘的新階段，通過資源整合打破信息壁壘、技術賦能推動智能升級、服務創新響應多元需求以及人才建設夯實發展根基，釋放檔案數據的乘數效應，讓檔案數據成為事業單位創新發展的“智慧引擎”，在服務決策、惠及民生的實踐中實現檔案價值的最大化。

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作者單位：山東省滕州市公共就業和人才服務中心