高校檔案管理數字化轉型的路徑與挑戰研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

信息技術的快速革新與廣泛應用，使數字化轉型發展成為推動各行各業創新變革的核心力量，高校作為知識傳承與創新的關鍵陣地，其檔案管理系統的現代化升級尤為重要。高校檔案既是其發展的真實記錄，又是各類資源的重要載體，也是新時期服務教學、科研和學生工作的重要工具。大數據時代，高校應給予檔案管理服務工作足夠的重視，充分認識高校檔案管理服務的價值和作用。從現實情況來看，目前部分高校在檔案管理服務方面還存在著主觀重視程度不足的問題，檔案管理數字化轉型面臨重重挑戰。另一方面，高校應充分認識在數字時代背景下，現代信息技術對高校檔案管理服務產生的深刻影響。

一、高校檔案管理數字化轉型的重要性

1.提高檔案管理效率

高校檔案管理長期以紙質形式為主，涉及檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計與利用等環節，紙質檔案存在諸多缺陷，如查找困難且易丟失損壞，這些問題對管理效率提高的制約性不言而喻。隨著信息技術的迅速發展，數字化轉型已成為高校檔案管理的必然趨勢，電子化存儲借助先進的數據庫管理系統和檢索技術，實現檔案快速檢索與長期保存的目標。與傳統紙質檔案對比，電子檔案在檢索效率、存儲空間和保存時長等方面優勢顯著，數字化檔案管理系統可自動完成分類、編目和索引等任務，檔案管理自動化水平和管理效率大幅提高。此外，電子檔案還便于遠程訪問和在線查詢，檔案管理人員與用戶可隨時隨地獲取所需檔案，使得檔案管理的便捷性與高效性進一步提升。

2.促進信息共享與利用

高校檔案不僅見證學校歷史，作為文化遺產的重要部分，還蘊含著豐富的信息和知識資源。然而，紙質檔案的傳播方式存在受限性，難以滿足高校及外部對檔案資源的需求。數字化轉型為檔案共享與利用提供了全新的途徑，數字化檔案便于在網絡環境中傳輸，檔案信息共享平臺使教師、學生和管理人員等高校內部用戶可以方便地獲取和利用檔案信息，開展學術研究、教學準備與管理決策等工作。高校在檔案管理服務數字化轉型過程中要充分認識數字化技術的積極作用，通過應用數字化技術形成檔案管理服務平臺，打通不同業務系統，實現檔案信息的互聯互通與高度共享。積極推動檔案信息開放共享，廣泛傳播和利用檔案信息，高校可建立檔案信息共享權限管理機制，為不同用戶設定不同的訪問權限，確保檔案信息合理使用和傳播。

3.支撐智慧校園建設

智慧校園建設可視為高校信息化的高級形式，借助信息化手段提高管理水平、教學能力與科研質量，檔案管理數字化轉型在智慧校園建設中具有重要意義。與教務系統、科研系統和人事系統等其他信息系統實現無縫對接后，檔案信息能夠實現共享與交互，通過數字化手段完成檔案管理，使高校獲取和利用檔案信息更加便捷，為教學、科研與管理等工作提供智能且高效的服務，推動智慧校園的發展。在智慧校園建設中，數字化檔案管理系統可發揮大數據分析和挖掘的強項，對檔案信息展開深度處理與智能分析，為高校決策提供有力支持。比如，分析學生檔案數據時，可以發現學生的學習情況、興趣方向和職業發展規劃等信息，為高校的教學管理和就業指導助力。通過檔案數據挖掘，探尋科研熱點與前沿領域，高校可找到科研方向選擇與項目申報的科學依據。數字化檔案管理系統在提升高校檔案管理的服務質量和用戶滿意度方面也展現出顯著的積極效果。例如，在線查詢、遠程獲取信息和自助式服務等，使用戶獲取和利用檔案信息更加方便，減少對檔案管理人員的依賴性與等待時間，個性化服務定制功能可滿足不同用戶的個性化需求，顯著提升用戶的滿意度和忠誠度。

二、高校檔案管理數字化轉型的路徑

1.加強基礎設施建設

在高校檔案管理數字化轉型中，基礎設施建設是首要任務，為轉型提供了硬件支撐，包含高性能服務器、大容量存儲設備以及網絡安全設備設施等。服務器作為檔案管理系統的核心，其性能對系統的運行速度和穩定性存在直接關系，高校選擇服務器時應考慮高處理能力、大內存與能夠快速響應的設備，以確保檔案管理系統高效運行。高校在數字化轉型時，各種硬件設備是支撐轉型實現的基礎設施，這些設備的性能與選擇要求，直接關系檔案管理的數字化實現。存儲設備設施在硬件體系中同樣扮演著不可或缺的角色，它為數字檔案數據的保存提供了靜態性保障。面對高校檔案數據持續擴展的現狀，選購時應以高容量、強可靠性和可擴展性為標準，以滿足不斷增長的存儲需求。網絡安全設備以確保檔案信息的機密性、完整性和可用性為前提，防火墻、人侵檢測系統和數據加密設備的部署構建了多層次防護的結構，這些防護行為與設備滿足了數字檔案在傳輸和存儲中的安全需求。高校在加強基礎設施建設中，技術發展使檔案管理系統可能面臨升級或更換的可能，因而硬件設備應具有兼容性與可擴展性，降低轉型成本與風險，以應對未來可能的技術變革與業務發展。

2.推進檔案資源數字化

高校檔案管理數字化轉型離不開檔案資源的數字化推進，借助掃描與攝影等技術，將紙質檔案轉化為數字形式并存儲。在具體處理中，高校應依據標準規范，確保格式統一和質量保障，數字檔案的長期可用性同樣需要借助數據遷移或仿真等保存手段，以規避技術過時或存儲載體損壞導致的資源丟失風險。在此過程中，所涉及的管理行為和控制措施，為數字化存儲提供了額外的安全與規范保障。

高校在推進檔案資源數字化的過程中，各種具體的技術與管理要求也應一并處理，高效、準確地將紙質檔案轉化為數字檔案，離不開完善的數字化工作流程。辦公自動化和電子政務的普及使電子文件在高校檔案中比重增加，歸檔與管理電子文件也愈加重要，因而應制定明確歸檔范圍、時間和具體要求的制度。通過先進的管理系統，在分類處理電子文件時，高效完成標引、存儲和檢索等任務，從而提高文件管理效率和利用價值，同時也有效助力高校文件歸檔的管理。

3.升級檔案管理系統

在高校檔案管理數字化轉型中，檔案管理系統升級是重要的環節，引入先進的管理系統，檔案管理方式可實現自動化與智能化，效率和準確性顯著提升，升級后的檔案管理系統在具備錄入、存儲、檢索及統計等基本功能的前提下，還能夠應對高校檔案管理特殊要求的處理。檔案管理系統升級后，應能夠支持多種檔案存儲與管理形式，文書、教學以及科研等檔案都包含在內，檢索功能也應滿足多種方式的需求，如通過關鍵詞、全文或日期等，用戶可快速且準確地找到相關的檔案信息。此外，統計分析同樣是檔案管理系統的重要功能之一，能夠提供檔案的利用報告與數據支持，高校的決策與管理可依據這些內容展開。

高校在升級檔案管理系統時，需要注意其開放性與可擴展性，系統應具備與教務、科研等其他信息系統間的數據交換與共享功能，實現檔案信息集成管理。系統還應具備可擴展性，以應對未來檔案管理業務變化和發展。比如，高校業務不斷拓展深化后，系統可能增加新的功能模塊或調整現有的業務流程，設計時充分考慮這些因素，確保系統能夠靈活應對未來變化和發展。檔案管理系統升級后，除功能與技術要求外，還應強化用戶體驗和界面設計，設計應注重簡潔且易于操作，同時考慮用戶的操作習慣與具體要求，這些都對促進系統的廣泛應用具有促進作用。

4.加強人才培養與引進

高校檔案管理數字化轉型的成效，與人才的培養及引進具有至關重要的關聯。為了推動轉型的順利實行，高校應借助培訓與交流活動，提高現有人員在數字化管理技術方面的水平。檔案管理人員可參加相關課程，學習先進的理念和技術方法。同時，邀請專家學者開展學術講座和交流，拓寬管理人員的視野思路，提高管理技能以及積極參加學術交流活動，顯著提升了管理人員的數字化管理理念和技術水平。

高校檔案管理隊伍同樣需要積極引進專業技能人才，此類人才應扎實掌握檔案管理的基礎知識，具備熟練的數字化管理能力以及創新意識與實踐能力，強化隊伍轉型的實踐性與創新性，為高校檔案管理數字化轉型提供人才保障和支持。高校在強化人才培養與引進時，還應注重檔案管理人員的職業發展，為其構建完善的職業發展規劃體系，提供晉升和發展的機會。可以制定合理的激勵機制，如獎勵制度、職稱評定等，激發檔案管理人員的工作積極性與創造力，通過這些措施的實施，吸引更多優秀的人才加入檔案管理隊伍，為高校檔案管理數字化轉型提供源源不斷的人才動力和支持。

三、高校檔案管理數字化轉型的挑戰研究

1.數據安全挑戰

在高校檔案管理數字化轉型過程中，數據安全挑戰尤為嚴峻。盡管數字化檔案的特性使得管理更為便捷，但同時也伴隨著諸多風險。相較于紙質檔案，電子檔案在傳輸和存儲過程中更容易遭受外部威脅。一旦發生非法獲取或篡改，將會給高校帶來嚴重損失，甚至影響學校聲譽。

高校必須加強網絡安全防護體系的構建，技術與管理策略并重。其中，數據加密技術在檔案防護中的重要性顯而易見。在檔案數據傳輸與存儲中借助算法處理后可轉換為密文形式，解密密鑰的權限管理，確保有效避免非法獲取檔案信息的行為。同時，檔案系統的安全防護同樣離不開精細化的訪問控制實施，要求高校在用戶使用權限管理時采取嚴格的策略體系，防止不必要的風險。通過不同層次的訪問權限設定，僅授權人員可瀏覽特定的檔案信息，避免隨意瀏覽或泄露數據。高校還應完善網絡安全監測與應急響應機制，實時監測網絡環境中的異常行為，發現潛在威脅時迅速啟動應急程序，及時控制事態發展，減少損失。還應加強高校檔案管理人員的安全意識培訓，技術措施僅是一部分，可定期開展網絡安全知識講座，舉辦應急演練等活動，提高管理人員的網絡安全意識與應急處理能力。

2.技術更新挑戰

信息技術的迅猛發展，為高校檔案管理的數字化轉型注入了持續動力，然而，技術的不斷更新也帶來了諸多挑戰。在數字化轉型中，檔案管理系統需要適應各種新的技術環境，隨著云計算、人工智能和大數據等技術的演進，檔案管理系統逐漸向智能化與云端化方向過渡，打破地域限制，檔案信息可以實現遠程訪問共享。借助算法模型，智能化對數據深度挖掘和分析處理，為高校檔案管理提供精準且高效的支撐依據。高校在面對技術更新的挑戰時，具備對新技術發展的敏銳洞察力以及及時關注技術發展趨勢顯得尤為重要，并需積極引入先進的理念與方法。在檔案管理系統升級階段，系統兼容性與可擴展性成為關注點，加強與廠商的合作交流同樣重要，使新系統無縫對接現有系統，能夠減少升級成本與風險。檔案管理系統的創新技術成果，通過產學研深度融合，在檔案管理領域的轉化應用能夠有效推動系統性能和水平的提升，并助力技術創新的持續迭代。

新技術的發展對檔案管理人員的專業素養提出了更高要求，與高校檔案管理技能培訓之間存在顯著的相關性。高校應定期組織業務技能培訓，使管理人員能夠掌握并適應新技術、新方法的更新要求，提高管理人員的業務水平與創新表達，強化了檔案管理人員應對技術更新挑戰的適應性，為相關業務提供了人才保障。

3.對法律法規遵循的挑戰

檔案管理與眾多法律法規相關，數字化轉型時應更加嚴格遵守相關法律法規。隨著《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法律法規相繼出臺并不斷完善，高校檔案管理的法律監管和合規要求也愈加嚴格，高校在數字化轉型過程中，檔案管理各環節都必須達到法律法規的規定，避免出現違法違規現象。

高校應加強法律法規的學習和培訓，開展相關講座，提升管理人員的法律意識，確保其在日常工作中主動遵守法律法規，并建立健全檔案管理制度體系，明確各環節的流程標準和規范。在檔案管理的各環節中，規范性和可查性均應具備相應的依據和遵循標準。高校在數字化轉型過程中，還應重視檔案信息的隱私保護與安全管理，在檔案信息的收集、使用、存儲與傳輸中必須遵循相關規定，確保個人信息處理合法、正當與必要。高校可以采取技術措施與管理措施加強隱私保護與安全管理。比如，對包含個人隱私的檔案信息實行脫敏或匿名化處理，建立訪問控制機制和信息安全審計機制等。

四、結論

高校檔案管理數字化轉型順應了時代發展，提升了管理效能，并促進信息資源共享與深度利用。在此進程中，高校需加強信息化基礎設施建設，為檔案管理數字化提供硬件支撐，積極推進檔案資源數字化加工處理，實現檔案信息快速檢索與便捷利用，還需升級完善檔案管理系統，引入信息技術手段，提高檔案管理智能化水平。還應對數據安全與隱私保護保持高度重視，確保檔案信息的完整性與保密性以及相關技術的發展動向，及時更新技術設備與管理理念。檔案管理數字化轉型事關高校的長遠發展，因而主要領導要給予此項工作足夠的重視，主動推進檔案管理數字化轉型工作，從人才引進、思想觀念、制度機制和保障措施等層面入手，為檔案管理數字化轉型提供必要的支持和幫助，更好地推進高校檔案事業的發展。

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作者單位：廣東醫科大學